Sjálfvirkni á virðisaukaskattsreglum ESB með skýjabókhaldsforritaskilum (cloud accounting API)

Hagnýtur leiðarvísir fyrir vettvanga og markaðstorg sem þurfa áreiðanlegt bókhald, réttan virðisaukaskatt og endurskoðunarslóð sem stendurst tímans tönn.

Virðisaukaskattur innan Evrópusambandsins er ekki lengur reiknivandamál, heldur sönnunarvandamál. Skatthlutföll eru birt, mörkum er náð og OSS-skil eru vel skjalfest. Það sem veldur því að fyrirtæki falla í endurskoðun, og það sem brýtur kerfi vettvanga þegar umfang vex, er vangetan til að endurgera hvernig ákveðin virðisaukaskattsákvörðun var tekin á tilteknum reikningi, með því að nota þær reglur og gögn sem voru til staðar á þeim tíma. Skýjabókhaldsforritaskil geta sjálfvirknivætt þetta ferli frá upphafi til enda, en aðeins ef þau eru hönnuð út frá ákvörðunarnetverki en ekki bara skatthlutfallinu.

Sá greinarmunur mótar allt sem hér á eftir fer.

Hvað „sjálfvirkni á ESB-vsk“ þýðir í raun og veru

Fyrir vettvang sem selur vörur eða þjónustu til margra landa innan ESB er sjálfvirkni á virðisaukaskatti keðja háðra ákvarðana:

Er viðskiptavinurinn fyrirtæki (B2B) eða einstaklingur (B2C) og hvar er hann staðsettur?
Hvaða lands skatthlutfall á við, í hvaða skattaflokki, á dagsetningu reikningsins?
Ber reikningurinn viðskiptavakt (reverse-charge), OSS-skil, IOSS-skil eða innlenda skattskyldu?
Var markaðstorgið hinn ímynduði seljandi (deemed supplier) eða var það söluaðilinn?
Hvaða gögn styðja hverju þessara svars og er hægt að endurtaka ferlið síðar?

Að sjálfvirknivæða töluna án þess að sjálfvirknivæða rökin á bak við hana er það sem skapar hið klassíska endurskoðunarvandamál: réttar samtölur, en engin verjanleg slóð. Nútímatölvukerfi fyrir skatta kynna í auknum mæli endurskoðunarhæfar sönnunarslóðir og sögulega uppflettingu á skatthlutföllum einmitt vegna þess að eftirlit beinir nú sjónum sínum að því hvernig virðisaukaskattsákvörðun var náð, ekki bara hver hún var.

Skýjabókhaldsforritaskil eru hinn eðlilegi staður til að geyma þessa slóð, þar sem þau geyma þegar reikninginn, færslubókarfærsluna og viðskiptaselinn. Nordlet er byggt í kringum þessa hugmynd: óbreytanleg tvíþætt bókhaldsbók (immutable double-entry ledger), vsk-rökfræði eftir löndum, VIES-staðfesting og i.SAF-skilagenerering, allt aðgengilegt í gegnum eina REST-þjónustu með tegundum í forritunarsöfnum og vefkrókum (webhooks). Forritaskilin eru ekki þunn skel yfir bókhaldið, heldur skráningarkerfi ákvörðunarinnar sjálfrar.

Þrír eiginleikar forritaskilanna sem bera þyngdina

Mestöll vinna við vsk-sjálfvirkni snýst um þrjá eiginleika sem bókhaldsforritaskilin verða að bjóða upp á með skýrum hætti.

1. Skatthlutföll og skattaflokkar, tengdir við dagsetningu. Skatthlutföll breytast. Flokkar breytast. Lækkuð skatthlutföll eru bætt við og tekin út. Sú nálgun sem virkar, eins og fram kemur í leiðbeiningum Sage fyrir þróunaraðila um vsk-umbætur ESB og bókhaldsforritaskil, er að kortleggja vörur og þjónustu í skattaflokka og tengja þá flokka síðan við landsbundna kóða ásamt gildistökudagsetningum. Að harðkóða skatthlutfall á hverja vöru í hverju landi er andmynstrið sem safnast hægt og rólega upp þar til breytt skatthlutfall brýtur eitthvað ári síðar.

2. Staðfesting á vsk-númerum (VAT ID) með öruggri varaleið við bilun. VIES er hin opinbera uppspretta fyrir landamærayfirferð á B2B-viðskiptum. Það er þó einnig stundum óáreiðanlegt. Skynsamlegar útfærslur skyndiminni (cache) staðfestingar með stuttum líftíma (TTL), reyna aftur við bilun og beina óljósum tilvikum í yfirferðarbiðröð í stað þess að stöðva sölu. Sú hugmynd að VIES verði að heppnast samstillt (synchronously) fyrir hverja einustu færslu er ástæðan fyrir því að vettvangar búa til sín eigin kerfisbilun.

3. Söfnun gagna og óbreytanleiki. Hver einasta vsk-ákvörðun ætti að geyma inntak sitt: staðsetningarmerki viðskiptavinar, vsk-númer og tímatímavottun (timestamp) staðfestingar, skattaflokk, útgáfu skatthlutfallstöflu, viðeigandi fyrirkomulag (innlent, OSS, IOSS, viðskiptavakt) og hlutverk markaðstorgsins. Sú skrá þarf að lifa af breytingar á skatthlutföllum og uppsetningu. Óbreytanlegt bókhald með lokun tímabila, sem Nordlet framfylgir á stigi forritaskilanna, þýðir að ekki er hægt að endurskrifa lokað mánuð í kyrrþey til að láta síðari endurskoðun líta snyrtilegar út.

Þessir þrír eiginleikar eru grunnurinn. Allt annað, þar með talið OSS-skil, i.SAF-myndun og afstemmingar, byggir ofan á þetta.

Að módelgera vsk-ákvörðunina, ekki bara skatthlutfallið

Algengasta vandamálið við samþætt bókhald er að meðhöndla skattareit á reikningi sem úttak úr uppflettingu. Það er það ekki. Hann er úttak úr litlu ákvörðunarnetverki, og það er netverkið sem þarf að vista.

Módel sem virkar:

Flokkun á mótaðila. B2B eða B2C. Ef B2B, staðfestu vsk-númer gegn VIES og geymdu svörunina, þar á meðal tímatímavottun og stöðu. Ef B2C, skráðu að minnsta kosti tvö staðsetningarmerki: heimilisfang á reikningi, IP-tölu eða landfræðilega staðsetningu og land útgáfu greiðslumiðils þegar það á við.
Ákvörðun um afhendingarstað. Fyrir rafræna þjónustu fylgir vsk staðsetningu viðskiptavinarins, ekki seljanda. Fyrir vörur eru reglurnar breytilegar eftir uppruna og áfangastað sendingar. Forritaskilin ættu að merkja hverja reikningslínu með hinum ákveðna afhendingarstað og þeim merkjum sem notuð voru.
Val á fyrirkomulagi. Innlent, OSS (landamæra B2C innan ESB), IOSS (innflutningur að lágu virði) eða viðskiptavakt. Mörkaskilyrði, sérstaklega 10.000 evra þröskuldurinn fyrir landamæra B2C rafræna þjónustu, þarf að reikna út frárennandi glugga (rolling window), ekki út frá stökum reikningi einum og sér.
Ákvörðun skatthlutfalls. Flettu upp skatthlutfalli landsins fyrir skattaflokkinn á dagsetningu reikningsins. Geymdu útgáfu skatthlutfallstöflunnar sem var notuð.
Bókun í bókhaldið. Skrifaðu tvíþætta færslu með vsk til greiðslu skipt eftir landi og fyrirkomulagi, þannig að hægt sé að skila OSS-skýrslum og innlendum vsk-skýrslum án þess að endurreikna gögnin.

Öll skref ættu að vera sýnileg í gegnum forritaskilin. Vefkrókar eins og sale_invoice.paid leyfa niðurstreymiskerfum að bregðast við stöðubreytingum án þess að senda stöðugar fyrirspurnir (polling). Auðkenningarlyklar (idempotency keys) koma í veg fyrir tvíteknar færslubókarfærslur þegar netvilla á sér stað á röngum tíma. Hvort tveggja er ekki framandi, en hvort tveggja er ófrávíkjanlegt í umfangi vettvanga.

OSS, IOSS og 10.000 evra þröskuldurinn

Fyrir hugbúnað sem þjónustu (SaaS) og rafræna þjónustu er hagnýta sjálfvirknivandamálið OSS. Seljandi sem selur yfir landamæri B2C innan ESB notar skatthlutfall heimalands síns þar til 10.000 evra þröskuldurinn er yfirstígur á núverandi eða síðasta almanaksári, og skiptir síðar yfir í skatthlutfall aðildarríkis viðskiptavinarins og skilar skatti á fjögurra mánaða fresti í gegnum OSS. Hagnýtar leiðbeiningar um vsk-samræmi fyrir SaaS og rafræna þjónustu lýsa þessu sem gagnavinnsluvanda, ekki skráningarvanda.

Flæðið sem bókhaldsforritaskilin þurfa að styðja:

Fylgjast með landamæratekjum B2C gagnvart þröskuldinum á síbreytilegum grundvelli, per almanaksár.
Skipta sjálfkrafa um skatthlutfallsuppflettingu úr heimalandi yfir í áfangastaðland þegar þröskuldurinn er yfirstígur, án þess að dagsetja eldri reikninga afturvirkt.
Hópa færslum saman eftir aðildarríki, fyrirkomulagi og gjaldmiðli fyrir ársfjórðungsleg OSS-skil.
Staðla fjárhæðir í EUR á réttum gengisdegi fyrir OSS-skil.
Flytja út skilagögnin á sniði sem skilamiðlari eða skilþjónusta getur lesið.

Nordlet leysir þetta með vsk-rökfræði eftir löndum í bókhaldi og skýrslugerð sem hópar eftir fyrirkomulagi og aðildarríki: OSS-skil eru reiknuð út frá reikningunum sjálfum, með leiðréttingum fyrir fyrri tímabil, og 10.000 evra þröskuldinum er fylgt eftir sjálfkrafa. Skýrslan er leidd út frá bókhaldi, ekki endurgerð frá grunni í hverjum ársfjórðungi. Það er tilgangurinn með þessu, að setja ákvörðunarnetverkið inn í bókhaldið í stað þess að hafa það í sérstöku töflureikni.

IOSS fylgir sömu formgerð fyrir innflutning að lágu virði, með öðrum þröskuldum og annarri skýrslu.

Flæði markaðstoga og vettvanga eru sinn eigin flokkur

Að meðhöndla markaðstorg sem venjulega B2C-rás er sú staðreynd þar sem ótrúlega margar útfærslur fara úrskeiðis. Í mörgum tilfellum innan ESB er vettvangurinn hinn ímynduði seljandi (deemed supplier) og ber ábyrgð á innheimtu og skilum á virðisaukaskatti. Eigin bókhald söluaðilans ætti að endurspegla að vettvangurinn, en ekki endanlegur viðskiptavinur, sé hinn vsk-tengdi mótaðili fyrir þessar færslur.

Það er hér sem samþætt bókhaldsforritaskil sanna gildi sitt. Vettvangurinn veit, við söluna, hvort hann hafi komið fram sem ímyndaður seljandi. Þá staðreynd þarf að skrifa inn í reikningsskrána og flytja í bókhaldið, þannig að bókhaldið tvítelji ekki vsk sem vettvangurinn hefur þegar sýslað með. Að senda merki um skatthlutverk í gegnum forritaskilin, og endurspegla þau í skýrslum, er munurinn á hreinu bókhaldi og afstemmingu sem gengur aldrei upp.

Fyrir vettvanga sem byggja á Nordlet er þetta í fyrsta flokki: reikningar bera vatScheme (þar á meðal marketplace_deemed) og deemedSupplier fána, og meðferðarvísirinn (treatment resolver) skilar viðeigandi fyrirkomulagi ásamt lagagrundvelli þess samkvæmt tilskipun 2006/112/EB. Með stuðningi við mörg félög (multi-company) getur bókhald vettvangsins og bókhald söluaðilans búið undir sömu forritaskilum, með mismunandi félögum og mismunandi hlutverkum, án þess að vsk-færslur leki á milli þeirra.

Hvað ViDA breytir og hvað ekki

Virðisaukaskattur á stafrænni öld (ViDA - VAT in the Digital Age) breytir eðli sjálfvirkninnar úr „reikna og bóka“ yfir í „reikna, bóka og senda“. Rafrænir reikningar og rafræn skýrslugerð nálægt rauntíma til skattyfirvalda verða hluti af ferlinu. Það kemur ekki í stað bókhaldsforritaskilanna, heldur gerir skipulögð reikningsgögn þeirra að þeirri uppsprettu sem er speruð yfir í skilagáttina.

Tvær hagnýtar afleiðingar:

Reikningslýsigögn (metadata) þurfa að vera ríkari en flest eldri snið leyfa. Peppol BIS 3.0 reitir, skipulögð sundurliðun vsk per línu og auðkenni fyrirkomulags ættu að vera í fyrsta flokki í bókhaldsforritaskilunum, ekki bætt við sem frjálsum textaathugasemdum.
Bókhaldsskjalið og skilaða skjalið þurfa að vera í samstilltum takti. Ef kreditnóta er gefin út þarf skilagáttin að sjá leiðréttinguna með sömu auðkenni. Óbreytanlegt bókhald og skýr rekjanleiki skjala gerir þetta auðvelt. Laust bókhald gerir það sársaukafullt.

Undirbúningur fyrir ViDA snýst minna um nýja eiginleika og meira um að herða aga þess sem þegar er til staðar.

Stutt samanburður á sjálfvirkni nálgunum

Nálgun	Sönnunargögn fyrir vsk-ákvörðun	OSS/IOSS meðhöndlun	Hlutverkamódel fyrir markaðstorg	Hentar fyrir samþætta vettvanga
Handvirkt bókhald með töflureiknum	Veik, endurgerð eftir á	Handvirkt, villugjjarnt	Yfirleitt hunsað	Slæmt
Eldri bókhaldið með viðbótarskattaeiningu	Að hluta til, oft utan bókhaldsins	Styðst við en í sílóum	Takmarkað	Slæmt til í meðallagi
Almenn bókhaldið (Xero, QuickBooks stíll)	Fer eftir aga samþættingar	Breytilegt eftir markaði og viðbótum	Ekki opinberlega staðfest fyrir deemed-supplier í ESB	Í meðallagi
Nordlet (Fyrirritaskilafyrst, ESB-áhersla)	Óbreytanlegt bókhald, vsk-lýsigögn á reikningi, lokun tímabila	Innbyggður vsk eftir löndum, i.SAF, VIES, OSS-tilbúin hópun	Í fyrsta flokki: `vatScheme`, `deemedSupplier` per reikning	Sterkt

Töflan endurspeglar inntakið sem er tiltækt fyrir þessa grein. Þar sem eiginleiki keppinautar er ekki skjalfestur í rannsóknargögnum er hann skilinn eftir sem ekki opinberlega staðfestur í stað þess að gera ráð fyrir honum.

Hvað á að byggja fyrst ef þú ert að byrja núna

Ef teymi er að setja upp samþættan ESB-vsk í sjálfvirkni á skýjabókhaldsforritaskilum er röðin sem sparar mestu endurvinnuna:

Módelgerðu mótaðilann og staðsetningarmerki hans áður en allt annað er gert. Hver einasta niðurstreymisákvörðun byggir á þessu. Geymdu merkin, ekki bara hið leiddi land.
Byggðu skattaflokkalagið. Kortleggðu vörur og þjónustu í flokka. Kortleggðu flokka í landskóða. Kortleggðu aldrei vörur beint við skatthlutföll.
Tengdu VIES staðfestingu við skyndiminni og yfirferðarbiðröð. Ekki leyfa að aðgengi að VIES stöðvi greiðsluferlið þitt.
Sendu út og taktu á móti vefkrókum fyrir stöðubreytingar á reikningum. Notaðu auðkenningarlykla við allar skriftur.
Lokaðu tímabilum um leið og þau klárast. Framfylgdu því í forritaskilum, ekki í reglum.
Leiddu OSS-skil út frá bókhaldi. Ef skilarnar þurfa sérstakan töflureikni er bókhaldið ekki að bera nóg af lýsigögnum.
Bættu aðeins þá við rafrænum reikningum og samþættingu við skilagáttir. Inntaksgögnin þurfa að vera rétt í fyrsta lagi.

Flest þetta eru einnar tíma fjárfestingar sem skila sér hvern ársfjórðung. Ótakmörkuð sandkassafyrirtæki (sandbox company) er ódýrasti staðurinn til að sanna ferlið frá enda til enda.

FAQ

Er VIES-staðfesting nóg til að sanna að B2B-sala hafi verið rétt undanþegin vsk?

Ekki ein og sér. VIES staðfestir að vsk-númer sé gilt á ákveðnum tímapunkti. Endurskoðunarverjanleg skrá inniheldur einnig tímatímavottun athugunarinnar, svörunarkerfið, uppgefið land viðskiptavinar og sönnun þess að vörur eða þjónusta hafi verið afhentar þeim skráða aðila. Geymdu þetta allt í tengslum við reikninginn.

Getur vettvangur treyst á að markaðstorgið sjái um virðisaukaskattinn og sleppt eigin rökfræði?

Aðeins fyrir þær tilteknu færslur þar sem markaðstorgið er hinn ímynduði seljandi samkvæmt reglum ESB. Bókhald söluaðilans þarf samt að endurspegla þessar færslur rétt og öll sala utan þess umfangs, þar með talið bein sala og B2B-flæði, er á ábyrgð söluaðilans. Öruggari valkosturinn er að módelgera hlutverkið skýrt fyrir hverja færslu.

Hversu oft breytast vsk-hlutföll innan ESB það mikið að það skipti máli?

Nóg til þess að harðkóðuð hlutföll valdi raunverulegum vandamálum. Lækkuð skatthlutföll breytast, tímabundin hlutföll eru kynnt til sögunnar og falla úr gildi og nýjar reglur aðildarríkja birtast. Skatthlutfallslag með gildistökudagsetningum er ekki ofgnótt í hönnun, heldur grunnkrafa.

Hver er munurinn á OSS og IOSS í framkvæmd?

OSS nær yfir landamæra B2C-sölu á vörum og rafrænni þjónustu innan ESB, skilað á ársfjórðungsfresti í gegnum eitt aðildarríki. IOSS nær yfir innflutning að lágu virði til ESB, venjulega neysluvörur undir 150 evrum. Bæði eru leidd út úr sömu bókhaldsgögnum ef bókhaldið merkir hverja færslu með sínu fyrirkomulagi.

Þýðir óbreytanlegt bókhald að leiðréttingar séu ómögulegar?

Nei. Leiðréttingar eiga sér stað með nýjum færslum, ekki með því að breyta gömlum. Kreditnóta snýr við reikningi, mótbókun leiðréttir ranga færslu. Það sem óbreytanleikinn kemur í veg fyrir er þögul endurskrifun sögunnar, sem er nákvæmlega það hegðunarmynstur sem endurskoðendur leita að.