Subledger vs General Ledger: Kif is-Sistemi Reali huma Strutturati

Il-ledger ġenerali (general ledger) iżomm bilanċ wieħed għal kull kont: receivables kummerċjali, 9,300 €. Subledger iżomm id-dettall warajh - liema klijent, liema fattura, maħruġa meta, dovuta meta, kemm għad fadal miftuħ.

Kull sistema tal-kontabilità reali hija strutturata b'dan il-mod, u din l-istrutturar mhijiex ottimizzazzjoni tal-ħażna. Hija dik li tħalli l-ledger ġenerali jibqa' żgħir biżżejjed biex jipproduċi dikjarazzjonijiet finanzjarji filwaqt li d-dettall operazzjonali jibqa' rikk biżżejjed biex tmexxi n-negozju.

Ir-relazzjoni tal-kont ta' kontroll

Il-kont tal-ledger ġenerali li jiġbor fih subledger huwa kont ta' kontroll (control account). Ir-relazzjoni hija invarjanti:

Somma tal-bilanċi tas-subledger = Bilanċ tal-kont ta' kontroll

Ir-receivables kummerċjali fil-ledger ġenerali huma ugwali għas-somma tal-fatturi miftuħa tal-klijenti. L-inventarju huwa ugwali għas-somma tal-valutazzjonijiet tal-istokk. L-assi fissi huma ugwali għas-somma tar-reġistru tal-assi fissi. Jekk xi waħda minn dawn tfalli, wieħed mit-tnejn huwa żbaljat, u sakemm ma tkunx taf liema, l-ebda wieħed ma jista' jiġi fdat.

Is-subledgers tas-soltu:

Subledger	Kont ta' kontroll	Dettall li jżomm
Accounts receivable	2410 Trade receivables	Fatturi għal kull klijent, età, pagamenti
Accounts payable	4430 Trade payables	Fatturi tal-fornituri, dati ta' skadenza
Inventarju	2040 Goods for resale	Oġġetti, kwantitajiet, saffi tal-ispiża FIFO
Assi fissi	12xx	Assi individwali, skedi ta' deprezzament
Payroll	4460–4463	Impjegati, gross, tnaqqis
VAT	4492 / 2441	Tranżazzjonijiet skont il-klassifikatur u r-rata

Għaliex mhux kollox fil-ledger ġenerali?

Tista' tagħmilha. Kien ikun impossibbli biex tużah.

Volum. Kumpanija li toħroġ 5,000 fattura fix-xahar iżżid 15,000 linja tal-ledger ġenerali fix-xahar għar-receivables waħedهم. Trial balance isir dokument li ħadd ma jista' jaqrah.

Mistoqsijiet differenti. Il-ledger ġenerali jwieġeb "x'inhi l-pożizzjoni finanzjarja tagħna?" Is-subledger tar-receivables jwieġeb "min għandu jagħtina l-flus, u kemm huma tard?" - mistoqsija li fiha dati ta' skadenza, kuntenti u termini ta' pagament, li l-ebda waħda minnhom ma tappartjeni fuq linja tal-ledger.

Ċikli ta' ħajja differenti. Fattura tgħaddi minn abbozz, maħruġa, imħallsa parzjalment, imħallsa, ikkontestata. Il-ledger jimpurtah biss minn żewġ mumenti: meta r-receivable tqum u meta tiġi saldata. Li timmudella ċ-ċiklu tal-ħajja kollu f'ġurnal entries ikun ifisser li ddaħħal entrati għal bidliet fl-istat li m'għandhomx effett kontabilistiku.

Żamma u aċċess differenti. Id-dettalji tal-kuntatt tal-klijenti, it-termini ta' pagament u l-limiti ta' kreditu huma data operazzjonali bir-regoli tagħhom stess tal-privatezza u l-aċċess; il-ledger huwa r-rekord finanzjarju.

Kif is-saffi jikkonnettjaw

Is-subledger huwa s-sors, u l-ledger ġenerali huwa derivat minnu. Fattura tinħoloq fis-subledger tal-bejgħ; il-ħruġ tagħha jdaħħal il-ġurnal entry. Id-direzzjoni tgħodd - li titreġġa' lura huwa kif is-sistemi jiġu korrotti.

Dan jagħti r-regola li żżomm kollox konsistenti: qatt m'għandek tpoġġi entrata direttament f'kont ta' kontroll.

Ġurnal entry manwali li jikkredita 2410 biex "jirranġa" bilanċ ta' klijent ibiddel il-ledger ġenerali mingħajr ma jbiddel is-subledger. Il-kont ta' kontroll u l-lista tal-fatturi issa ma jaqblux, kull rikonċiljazzjoni ta' wara wara wirja Wirt id-differenza, u l-ebda rapport tal-età ma jispjegaha, minħabba li r-rapport tal-età jaqra s-subledger u l-karta tal-bilanċ taqra l-ledger.

Ir-rimedju korrett għal bilanċ ta' klijent huwa dejjem dokument - pagament, nota ta' kreditu, write-off - minħabba li dokument jaġġorna ż-żewġ saffi flimkien.

Ir-rikonċiljazzjoni tagħhom

F'kull għeluq ta' perjodu:

1. Agħmel is-somma tas-subledger - total ta' fatturi miftuħa għal kull klijent.
2. Aqra l-bilanċ tal-kont ta' kontroll.
3. Investiga kwalunkwe differenza. Kawżi komuni: ġurnal dirett fil-kont ta' kontroll, dokument imdaħħal fil-kont ħażin, jew pagament applikat f'saff wieħed biss.
4. Irrepeti għal kull subledger - receivables, payables, inventarju, assi, VAT.

Ir-rikonċiljazzjoni tkun malajr meta taħdem u dijanjostika meta ma taħdimx. Li tħalliha barra jfisser li tiskopri d-diverġenza fi tmiem is-sena, meta l-entrati li kkawżawha ilhom xhur fil-passat.

Kif Nordlet jistrutturaha

Is-subledgers huma l-ewwel klassi aktar milli xi ħaġa miżjuda wara, u l-ledger ġenerali huwa dejjem derivat:

• Fatturi tal-bejgħ u tax-xiri huma entitajiet tagħhom stess b'ċiklu tal-ħajja, sieħeb, dati u status ta' pagament; il-ħruġ jew ir-reġistrazzjoni tagħhom jidħol fil-ledger permezz ta' regoli ta' posting konfiguratibbli.
• L-inventarju iżomm is-saffi tal-ispiża FIFO bi kwantitajiet li fadal; il-konsum tal-istokk jidħol bħala COGS kontra l-kont ta' kontroll tal-istokk.
• L-assi fissi iżommu l-ispiża, il-ħajja u d-deprezzament akkumulat għal kull assi; it-tħaddim mensili jdaħħal is-sommarju.
• Payroll, VAT u saldamenti kull wieħed għandu d-dettall tiegħu b'regoli ta' posting dedikati.

Minħabba li l-posting huwa mmexxi mir-regoli, il-kont ta' kontroll għal kull subledger huwa konfigurar aktar milli konvenzjoni - li jfisser ukoll li regola kkonfigurata ħażin hija l-uniku mod kif tikser l-invarjant minn ġewwa s-sistema, u ta' min tiċċekkjaha darba meta tkun qed twaqqaf kumpanija.

Ġurnal entries manwali jistgħu teknikament jimmiraw għal kwalunkwe kont li jista' jkun hemm posting fuqu, inklużi l-kontijiet ta' kontroll. Xejn ma jżommok milli tagħmel dan, u d-dixxiplina hija tiegħek: jekk issib lilek innifsek tagħmel ġurnal entry għal 2410, il-ħaġa li verament trid hija dokument.

Il-veduti tar-rikonċiljazzjoni huma POST /v1/reports/partner-balances u /v1/reports/debt-aging għar-receivables u payables, /v1/reports/stock-balance għall-inventarju, u /v1/reports/trial-balance għan-naħa tal-ledger.

FAQ

X'inhu subledger?

Rekord dettaljat li jappoġġja kont wieħed tal-ledger ġenerali - fatturi tal-klijenti wara r-receivables kummerċjali, assi individwali wara l-assi fissi, saffi tal-istokk wara l-inventarju. Dan iżomm id-dettall operazzjonali li l-ledger jiġbor fih.

X'inhu kont ta' kontroll?

Il-kont tal-ledger ġenerali li jġorr it-total ta' subledger. Il-bilanċ tiegħu għandu dejjem ikun ugwali għas-somma tar-rekords tas-subledger, u differenza bejniethom hija problema ta' rikonċiljazzjoni li trid tiġi riżolta qabel l-għeluq.

Għaliex m'għandniex nagħmlu posting dirett f'kont ta' kontroll?

Minħabba li dan ibiddel il-ledger ġenerali mingħajr ma jibiddel is-subledger, u b'hekk it-tnejn li huma ma jaqblux b'mod permanenti. Aġġusta bilanċ ta' klijent b'dokument - pagament, nota ta' kreditu jew write-off - li jaġġorna ż-żewġ saffi flimkien.

Kemm-il darba s-subledgers għandhom jiġu rikonċiljati mal-ledger ġenerali?

Kull perjodu, bħala parti mill-għeluq. Dan ikun mgħaġġel meta kollox jaqbel, u d-differenzi li jaqbad huma ferm irħas biex tispjegahom fix-xahar li jseħħu milli fi tmiem is-sena.

Il-ledger ġenerali jew is-subledger huwa s-sors tal-verità?

Is-subledger huwa s-sors; il-ledger ġenerali huwa derivat minnu. Id-dokumenti joħolqu rekords tas-subledger, u l-posting jibdilhom f'ġurnal entries - u huwa għalhekk li l-korrezzjonijiet jappartjenu fil-livell tad-dokument.