Undirbókar en almenna bókhaldið: Hvernig raunveruleg kerfi eru skipulögð í lögum

Almenna bókhaldið heldur utan um eina stöðu á hvert reikningsnúmer: viðskiptakröfur, 9.300 €. Undirbók (subledger) heldur utan um smáatriðin á bak við það, til dæmis hvaða viðskiptavinur á í hlut, hvaða reikningur, hvenær hann var gefinn út, hvenær hann er gjaldfallinn og hve mikið er enn ógreitt.

Öll raunveruleg bókhaldskerfi eru uppbyggð á þennan hátt og sú lagskipting er ekki gerð til að hámarka gagnageymslu. Hún er það sem gerir almenna bókhaldinu kleift að vera nógu þjált til að skila út reikningsskilum á meðan rekstrargögnum er haldið nægilega nákvæmum til að reka fyrirtækið.

Samband yfirlitsreiknings og undirbókar

Almenna bókhaldsreikningurinn sem dregur saman undirbók er yfirlitsreikningur (control account). Sambandið byggir á óbreytanlegum lögmálum (invariant):

Summa undirbókarstöðu = Staða yfirlitsreiknings

Viðskiptakröfur í almenna bókhaldinu jafngilda summu opinna reikninga viðskiptavina. Birgðir jafngilda summu birgðavirðis. Fastafjármunir jafngilda summu eignaskrár. Ef eitthvað af þessu stemma ekki er annaðhvort kerfið rangt og þar til þú veist hvoru megin villan er er ekki hægt að treysta hvorugu.

Dæmigerðar undirbókar:

Undirbók	Yfirlitsreikningur	Smáatriði sem hún geymir
Viðskiptakröfur (Accounts receivable)	2410 Viðskiptakröfur	Reikningar eftir viðskiptavinum, aldur, greiðslur
Viðskiptaskuldir (Accounts payable)	4430 Viðskiptaskuldir	Reikningar lánardrottna, gjalddagar
Birgðir (Inventory)	2040 Vörubirgðir	Vörur, magn, FIFO-kostnaðarlög
Fastafjármunir (Fixed assets)	12xx	Einstakar eignir, afskriftatöflur
Laun (Payroll)	4460–4463	Starfsmenn, bruttólaun, frádráttur
Virðisaukaskattur (VAT)	4492 / 2441	Færslur eftir flokkum og hlutfalli

Hvers vegna ekki að setja allt í almenna bókhaldði?

Það væri hægt, en það væri ógerningur í notkun.

Magn gagna. Fyrirtæki sem gefur út 5.000 reikninga á mánuði myndi bæta við 15.000 færslum í almenna bókhaldhald á mánuði eingöngu vegna kröfunnar. Jöfnunarreikningur verður að skjali sem enginn getur lesið.

Mismunandi spurningar. Almenna bókhaldsriðið svarar spurningunni: "Hver er fjárhagsstaða okkar?". Viðskiptakröfubókin svarar spurningunni: "Hver skuldar okkur og hve lengi hafa þeir verið að draga það?", sem er spurning sem inniheldur gjalddaga, tengiliði og greiðsluskilmála sem eiga ekkert erindi á færslulínu í bókhaldi.

Mismunandi lífsferlar. Reikningur fer í gegnum stöðurnar drög, útgefinn, að hluta til greiddur, greiddur, á deilu. Bókhaldið hirðir eingöngu um tvö augnablik: þegar kröfan stofnast og þegar hún er gerð upp. Að móta allan lífsferilinn í færslubókum myndi þýða að bóka færslur vegna breytinga á stöðum sem hafa engin áhrif á bókhaldið sjálft.

Mismunandi geymsla og aðgangur. Samskiptaupplýsingar viðskiptavina, greiðsluskilmálar og lánamörk eru rekstrargögn sem hafa sínar eigin persónuverndar- og aðgangsreglur, en bókhaldið er fjárhagsleg skráning.

Hvernig lögin tengjast saman

Undirbókin er uppruninn og almenna bókhaldsriðið er leitt af henni (derived). Reikningur er stofnaður í söluundirbók; útgefning hans skapar færsluna í bókhaldið. Stefnan skiptir máli - að snúa henni við er leiðin til að skemma kerfi.

Það gefur okkur regluna sem heldur öllu samræmdu: bókaðu aldrei beint á yfirlitsreikning.

Handvirk færslubókarfærsla sem kreditar reikning 2410 til að "laga" stöðu viðskiptavinar breytir almenna bókhaldinu án þess að breyta undirbókinni. Yfirlitsreikningurinn og reikningalistinn eru nú ósammála, hver einasta síðari afstemming mun erfða mismuninn og engin aldursskýrsla mun skýra það, þar sem aldursskýrslan les úr undirbókinni en efnahagsreikningurinn les úr bókhaldinu.

Rétt leiðrétting á stöðu viðskiptavinar er alltaf skjal - greiðsla, kreditnóta, afskrift - vegna þess að skjal uppfærir bæði lögin samtímis.

Að afstemma þau

Við lok hvers tímabils:

1. Leggðu saman undirbókina - heildaropnir reikningar eftir viðskiptavinum.
2. Lestu stöðu yfirlitsreikningsins.
3. Rannsakaðu allan mismun. Algengar ástæður: bein færsla á yfirlitsreikning, skjal bókað á rangt reikningsnúmer, eða greiðsla bókuð aðeins í öðru laginu.
4. Endurtaktu fyrir hverja undirbók - kröfur, skuldir, birgðir, eignir, virðisaukaskatt.

Afstemmingin er fljótleg þegar hún gengur upp og greiningartæki þegar hún gerir það ekki. Ef henni er sleppt þýðir það að misræmið finnst við áramót, þegar færslurnar sem ollu því eru margra mánaða gamlar.

Hvernig Nordlet skiptir þessu í lög

Undirbókar eru í fyrsta flokki en ekki eftiráhugsun og almenna bókhaldið er alltaf leitt af þeim:

• Sölu- og innkaupareikningar eru sínar eigin einingar með lífsferil, viðskiptapartner, dagsetningum og greiðslustöðu; útgefning eða skráning þeirra bókast í bókhaldið í gegnum stillanlegar bókunarreglur.
• Birgðir geyma FIFO-kostnaðarlög með eftirstandandi magni; vöruafskriftir bókast sem COGS á móti birgðayfirlitsreikningi.
• Fastafjármunir geyma kostnað, endingartíma og uppsafnaðar afskriftir á hverja eign; mánaðarlegKeyrsla skilar samantektinni.
• Laun, virðisaukaskattur og uppgjör hafa hver sína smáatriði með sérstökum bókunarreglum.

Þar sem bókunin er reglubundin er yfirlitsreikningur fyrir hverja undirbók stilling en ekki venja, sem þýðir líka að rangt stillt regla er eina leiðin til að rjúfa lögmálið innan frá kerfinu og þess virði að athuga einu sinni þegar fyrirtæki er sett upp.

Handvirkar færslubókarfærslur geta tæknilega séð beinst að hvaða reikningi sem er sem tekur við færslum, þar með talið yfirlitsreikningum. Ekkert kemur í veg fyrir það og aginn er þinn: ef þú finnur þig að bóka á 2410 er það sem þú vilt í raun skjal.

Afstemmingarskjámyndirnar eru POST /v1/reports/partner-balances og /v1/reports/debt-aging fyrir kröfur og skuldir, /v1/reports/stock-balance fyrir birgðir, og /v1/reports/trial-balance fyrir bókhaldshliðina.

FAQ

Hvað er undirbók?

Nákvæm skrá sem styður einn almenna bókhaldsreikning - reikningar viðskiptavina á bak við viðskiptakröfur, stakar eignir á bak við fastafjármuni, birgðalög á bak við birgðir. Hún geymir rekstrarsmáatriðin sem bókhaldið dregur saman.

Hvað er yfirlitsreikningur?

Almenna bókhaldsreikningurinn sem heldur utan um heildartölu undirbókar. Staða hans verður alltaf að vera jöfum summu skráninga undirbókarinnar og mismunur þar á milli er afstemmingarvandamál sem þarf að leysa áður en lokun fer fram.

Hvers vegna ætti ég ekki að bóka beint á yfirlitsreikning?

Vegna þess að það breytir almenna bókhaldinu án þess að breyta undirbókinni, þannig að þetta tvennt er varanlega ósammála. Lagaðu stöðu viðskiptavinar með skjali - greiðslu, kreditnótu eða afskrift - sem uppfærir bæði lögin samtímis.

Hve oft ætti að afstemma undirbókar við almenna bókhaldið?

Á hverju tímabili, sem hluti af lokun. Það er fljótt þegar allt stemmir og mismunurinn sem hún finnur er mun ódýrari að útskýra í þeim mánuði sem hann á sér stað heldur en við áramót.

Er almenna bókhaldið eða undirbókin sannleikurinn?

Undirbókin er uppruninn; almenna bókhaldið er leitt af henni. Skjöl búa til undirbókarfærslur og bókun breytir þeim í færslubókarfærslur, sem er ástæðan fyrir því að leiðréttingar eiga heima á skjölunum.