Was sind Verbindlichkeiten? Und warum das nicht nur Rechnungen sind

Verbindlichkeiten (Accounts Payable) sind das, was Ihr Unternehmen Lieferanten für bereits erhaltene, aber noch nicht bezahlte Waren und Dienstleistungen schuldet. In der Bilanz handelt es sich dabei um kurzfristige Verbindlichkeiten (Current Liability), die neben Umsatzsteuer- und Lohnverpflichtungen stehen.

Sie einfach als „Rechnungen“ zu bezeichnen, ist der Punkt, an dem Unternehmen Fehler machen. Eine Rechnung ist ein Stück Papier, das um Geld bittet. Die Kreditorenbuchhaltung bzw. das Kreditorenmanagement ist hingegen die Funktion, die darüber entscheidet, ob diese Anforderung legitim ist, ob die Ware tatsächlich angekommen ist, ob der Preis mit der Vereinbarung übereinstimmt, wann gezahlt wird und wie das Ganze verbucht wird - und das alles, bevor Geld fließt. Die meiste Zahlungsbetrug und die meisten Überzahlungen entstehen dort, wo diese Funktion als reine Dateneingabe behandelt wird.

Die Buchungssätze

Erfassung einer Lieferantenrechnung über 100 EUR plus 21 % Mehrwertsteuer:

Konto	Soll	Haben
6209 Verwaltungsaufwand	100
2441 Vorsteuer (VAT receivable)	21
4430 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Trade payables)		121

Der Aufwand wird jetzt erfasst, als die Ressource verbraucht wurde - nicht erst, wenn das Geld das Unternehmen verlässt. Die Vorsteuer wird im selben Moment abziehbar, weshalb die zeitnahe Erfassung von Lieferantenrechnungen eine Entscheidung des Cashflows und nicht nur Buchhaltungshygiene ist: nicht erfasste Rechnungen bedeuten nicht geltend gemachte Vorsteuer.

Bei Bezahlung der Rechnung:

Konto	Soll	Haben
4430 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Trade payables)	121
2710 Bank		121

Die Verbindlichkeit erlischt, der Bankbestand sinkt, und es wird kein Aufwand gebucht - das ist bereits geschehen.

Handelt es sich bei dem Einkauf um Vorräte (Inventar) statt um eine Dienstleistung, geht die Sollbuchung auf das Lager statt auf den Aufwand, und die Kosten erreichen die Gewinn- und Verlustrechnung erst beim Verkauf der Waren. Diese Unterscheidung ist der Grund, warum die Bruttomarge (Gross Margin) funktioniert; siehe Bruttogewinn vs. operativer Gewinn.

Warum es eine Kontrollfunktion ist

Zwischen dem Eintreffen einer Lieferantenrechnung und dem Abfluss des Geldes müssen vier Fragen beantwortet werden:

1. Haben wir das bestellt? Eine Rechnung ohne zugehörige Bestellung (Purchase Order) ist entweder ein unautorisierter Einkauf oder die Rechnung eines Dritten.
2. Haben wir es erhalten? Bestellt ist nicht gleich erhalten. Die Bezahlung nicht gelieferter Waren ist der häufigste teure Fehler im Kreditorenbereiche.
3. Stimmt der Preis? Lieferanten fakturieren zum Listenpreis, wenden den falschen Rabatt an oder ändern stillschweigend die Konditionen.
4. Haben wir das schon bezahlt? Doppelte Zahlungen passieren am häufigsten, wenn dieselbe Rechnung zweimal eingeht - einmal per E-Mail, einmal mit der Ware.

Der Dreierabgleich (Three-way Match) beantwortet die ersten drei Fragen auf einmal, indem er Bestellung, Wareneingang und Rechnung vergleicht. Nordlet setzt dies um: POST /v1/purchases/invoices/match vergleicht eine Rechnung Zeile für Zeile mit ihrer verknüpften Bestellung und liefert ein Ergebnis pro Zeile - matched, not_on_order, not_received, over_invoiced oder price_mismatch, und das mit einer konfigurierbaren Preistoleranz, damit triviale Rundungsdifferenzen die Zahlung nicht blockieren. Die Mechanik wird unter Was ist eine Bestellung? erläutert.

Die vierte Frage wird durch das Hauptbuch selbst beantwortet: Eingangsrechnungen sind pro Lieferant und Belegnummer eindeutig, sodass die Erfassung derselben Rechnung abgewiesen statt stillschweigend dupliziert wird.

Der Zahlungszeitpunkt ist eine Finanzierungsentscheidung

Verbindlichkeiten sind die günstigste Finanzierung, die den meisten Unternehmen zur Verfügung steht - Lieferantenkredit zu 0 % Zinsen. Jeder Tag, an dem Sie Liquidität legitim halten, ist ein Tag, an dem Sie keinen Kredit benötigen. Das macht den Zahllauf zu einer echten Entscheidung mit drei Rahmenbedingungen:

• Zahlungsbedingungen (Terms). Die Bezahlung einer 30-Tage-Rechnung an Tag 3 verschafft dem Lieferanten einen kostenlosen Kredit.
• Skonti (Early-payment discounts). „2/10 net 30“ - 2 % Rabatt bei Zahlung 20 Tage früher - entspricht annualisiert etwa 36 %. Diesen Skonto zu nutzen, ist fast immer richtig, und die Rechenoperation überrascht oft.
• Geschäftsbeziehungen und Recht. Zahlungsverzug hat in der EU rechtliche Kosten: Die Richtlinie 2011/7/EU zur Bekämpfung von Zahlungsverzug berechtigt Gläubiger zu Verzugszinsen und einer Pauschale für Inkassokosten, und mehrere Mitgliedstaaten auferlegen strengere Grenzen für B2B-Zahlungsbedingungen. Das Ausreizen von Lieferanten ist eine Strategie mit Preisschild.

Das Gleichgewicht, das Sie steuern, zeigt sich direkt im Working Capital: Verbindlichkeiten sind die einzige kurzfristige Verbindlichkeit, die das Unternehmen finanziert, statt es zu belasten.

Wo die Risiken liegen

• Rechnungsbetrug. Die häufigste Form ist kein gefälschter Lieferant, sondern die Bankverbindung eines echten Lieferanten, die durch eine täuschend echt wirkende E-Mail geändert wurde. Die Abwehr besteht darin, Änderungen von Bankverbindungen über einen zweiten Kanal (Out-of-Band) zu verifizieren, niemals über die anfragende E-Mail.
• Nicht erfasste Verbindlichkeiten zum Periodenende. Im Dezember erhaltene Waren, deren Rechnung im Januar eintrifft, die jedoch niemand abgrenzt: Der Dezembergewinn wird zu hoch ausgewiesen und die Abrechnungsperiode fehlerhaft abgeschlossen. Genau dafür gibt es Rechnungsabgrenzungen bzw. Berichtigungsbuchungen (Adjusting Entries).
• Freigabe-Engpässe. Rechnungen, die auf ihre Freigabe warten, führen zu Zahlungsverzug, beschädigten Beziehungen und verlorenen Skonti und verschleiern die wahre Schuldenlast, bis sie auftauchen.
• Verlorene Vorsteuer. Nach Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung erfasste Rechnungen verschieben die abziehbare Vorsteuer in eine spätere Periode oder lassen sie verfallen.

Was das Produkt tut

Lieferantenrechnungen werden über POST /v1/purchases/invoices/create erfasst und mit /invoices/register verbucht. Zu diesem Zeitpunkt werden die oben genannten Buchungssätze geschrieben und die Vorsteuer fließt in die Umsatzsteuervoranmeldung ein. Belege können statt durch Eintippen per OCR-Erfassung eingelesen werden.

Auf der Zahlungsseite erzeugt POST /v1/bank/payments/export eine SEPA-pain.001-Zahlungsdatei für ausgewählte offene Rechnungen, die von der Bank ausgeführt wird. Der resultierende Kontoauszug wird importiert und mit diesen Rechnungen abgeglichen, womit sich der Kreis schließt. Offene Salden sind über POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' } unter Verwendung derselben Altersstruktur (Buckets) wie bei Forderungen sichtbar, wie in Altersstrukturanalyse (Aging Reports) beschrieben.

Zwei Dinge sind heute - offen gesagt - nicht implementiert: Es gibt keine Freigabe-Workflow-Engine (eine Rechnung ist Entwurf oder gebucht - mehrstufige Freigabeketten finden in Ihren eigenen Prozessen statt) und keine automatische Duplikaterkennung, die über die Eindeutigkeitsprüfung von Lieferant plus Belegnummer hinausgeht.

FAQ

Sind Verbindlichkeiten ein Aufwand?

Nein. Der Aufwand wird verbucht, wenn die Waren oder Dienstleistungen empfangen werden. Verbindlichkeiten sind die in diesem Moment entstehende Schuld, die bei der Bezahlung beglichen wird. Die Bezahlung einer Rechnung erzeugt niemals einen Aufwand - sie gleicht lediglich einen bereits erfassten aus.

Was ist der Dreierabgleich (Three-way Match)?

Der Vergleich von drei Dokumenten vor der Bezahlung: die Bestellung (was vereinbart wurde), der Wareneingang (was angekommen ist) und die Lieferantenrechnung (was berechnet wird). Stimmen alle drei innerhalb der Toleranzen überein, kann die Rechnung ohne menschliche Einzelfallentscheidung bezahlt werden. Falls nicht, zeigt die Abweichung genau den Punkt, der geprüft werden muss.

Was ist der Unterschied zwischen Verbindlichkeiten und Rückstellungen bzw. abgegrenzten Aufwendungen (Accrued Expenses)?

Eine Verbindlichkeit (Payable) ist durch eine eingegangene Lieferantenrechnung belegt. Eine abgegrenzte Aufwendung (Accrued Expense) deckt etwas ab, das verbraucht, aber noch nicht fakturiert wurde - etwa den im Januar in Rechnung gestellten Dezember-Strom. Beides sind Verbindlichkeiten; der Unterschied liegt darin, ob das Dokument bereits existiert.

Soll ich Lieferanten so früh wie möglich bezahlen?

Nur, wenn es sich lohnt (Skonto) oder Beziehungsgründe vorliegen. Andernfalls ist die Zahlung zum Fälligkeitsdatum korrekt: Lieferantenkredite sind zinsfreie Finanzierungen, und sie zu nutzen ist keine unfaire Praxis, solange fristgerecht gezahlt wird.

Enthalten Verbindlichkeiten die Umsatzsteuer?

Ja - die Verbindlichkeit ist der Bruttobetrag, den Sie dem Lieferanten inklusive Umsatzsteuer schulden. Der Umsatzsteueranteil wird bei der Erfassung in einen abziehbaren Vorsteuerwert getrennt, weshalb sich Aufwand und Verbindlichkeit exakt um die Umsatzsteuer unterscheiden.