Import von Stripe

Diese Anleitung behandelt den Dateiimport von Stripe-Zahlungen über eine Importvorlage: welche Daten exportiert werden müssen, wie die Vorlage eingerichtet wird und welche Einträge der Import erzeugt. Die Details zur API finden Sie unter Bank- und Zahlungsimporte.

1. Zahlungsdatei aus Stripe exportieren

Öffnen Sie im Stripe-Dashboard den Bereich Payments (Zahlungen) → Export, wählen Sie den Datumsbereich aus, behalten Sie All columns (Alle Spalten) bei und schließen Sie die von Ihnen verwendeten Metadatenspalten ein (Stripe exportiert jeden Metadatenschlüssel als Spalte mit dem Namen <key> (metadata), zum Beispiel orderNo (metadata)). Laden Sie die CSV-Datei herunter. Sowohl Exporte im Live-Modus als auch im Test-Modus funktionieren.

Zeilen ohne finanzielle Transaktionen werden beim Import übersprungen: Zahlungsversuche, die fehlgeschlagen oder abgebrochen wurden oder noch eine Zahlungsmethode erfordern, sowie Belastungen, die nie eingezogen (captured) wurden.

2. Ein Bankkonto für Stripe erstellen

Jeder Import landet auf einem Bankkonto. Klicken Sie unter Bank auf New bank account (Neues Bankkonto), wählen Sie den Type: Stripe (Typ: Stripe) aus (ein Stripe-Konto besitzt keine IBAN), benennen Sie es beispielsweise „Stripe“, wählen Sie die Abrechnungswährung und das entsprechende Sachkonto (Ledger account) aus. Das Stripe-Guthaben verhält sich wie ein Bankkonto: Zahlungen gehen ein, Gebühren gehen ab, und Auszahlungen (Payouts) übertragen den Saldo auf Ihre echte Bank.

3. Importvorlage erstellen

Klicken Sie unter Bank → Import templates (Importvorlagen) auf New import template (Neue Importvorlage), wählen Sie den Typ Stripe und vergeben Sie einen Namen.

Fields (Felder). Jede Spalte des Stripe-Exports entspricht einer Zeile. Das Kontrollkästchen Required in file (In Datei erforderlich) gibt an, dass die Spalte in der hochgeladenen Datei vorhanden sein muss; eine Datei, in der eine erforderliche Spalte fehlt, wird abgewiesen, und die fehlenden Namen werden angezeigt. Die 19 Spalten mit der Bezeichnung Card … sind standardmäßig nicht ausgewählt, da Stripe diese für einige Konten weglässt.

Ledger account (Sachkonto). Die Zeilen, die Geldbeträge bewegen – Amount, Fee, Amount Refunded –, können einem Sachkonto zugewiesen werden, entweder einem bestehenden oder einem neuen, das direkt aus derselben Zeile erstellt wird. Jede aus einem zugewiesenen Feld hervorgehende Bewegung wird zum Zeitpunkt des Imports gebucht: Zahlungseingänge belasten (debit) das Stripe-Bankkonto und schreiben dem zugewiesenen Konto gut (credit), Zahlungsausgänge bewirken das Gegenteil, und die Banktransaktion wird als diesem Buchungssatz zugeordnet markiert. Die übliche Konfiguration sieht wie folgt aus:

Feld	Konto	Auswirkung
Fee	Ein Aufwandskonto für PSP-Gebühren (6800 im Standardkontenrahmen)	Jede Stripe-Gebühr wird als Aufwand gebucht
Amount	„Not posted“ (Nicht gebucht) belassen	Zahlungen bleiben für den Rechnungsabgleich offen (siehe Schritt 5)
Amount Refunded	„Not posted“ (Nicht gebucht) belassen	Rückerstattungen werden über Gutschriften abgewickelt (siehe Schritt 5)

Create missing customers (Fehlende Kunden erstellen). Aktivieren Sie diese Option in der Zeile Customer Email. Für jede E-Mail-Adresse in der Datei, zu der noch kein Geschäftspartner (Partner) existiert, wird ein Kunde angelegt: Der Name stammt aus Customer Description (bei leerem Feld die E-Mail-Adresse), die Adresse aus den Spalten Card Address …, sofern vorhanden. Bestehende Geschäftspartner werden anhand ihrer E-Mail-Adresse (Groß-/Kleinschreibung wird nicht berücksichtigt) erkannt, sodass nichts doppelt erstellt wird.

Create partner Stripe (Partner Stripe erstellen). Aktivieren Sie diese Option in der Zeile Fee. Der Import legt einmalig einen Lieferanten (Supplier-Partner) namens Stripe an (ein bereits existierender Partner mit diesem Namen wird wiederverwendet) und erfasst jeden Gebühreneintrag im Journal mit Stripe als Partner, sodass aus den Gebührenbuchungen hervorgeht, wer bezahlt wurde.

Metadata fields (Metadatenfelder). Fügen Sie pro Metadatenschlüssel, den der Import auslesen soll, eine Zeile hinzu, zum Beispiel orderNo. Für diese Zeilen können zwei Kennzeichnungen (Flags) gesetzt werden:

• Create or link invoices (Rechnungen erstellen oder verknüpfen) – markiert den Schlüssel, der eine Bestellung identifiziert (Schritt 5). Nur eine Zeile darf diese Kennzeichnung tragen. Ein Steuersatz für erstellte Rechnungen erscheint daneben, sowie ein optionaler Catalog item (Katalogartikel): Wenn dieser ausgewählt ist, verweist jede vom Import erstellte Rechnungsposition auf dieses Produkt oder diese Dienstleistung, sodass der Umsatz auf das Konto des Artikels gebucht wird; der Text der Position stammt nach wie vor von der Belastung (Charge).
• Company flag (Unternehmenskennzeichnung) – markiert einen Schlüssel, dessen Wert angibt, dass es sich bei dem Käufer um ein Unternehmen handelt (true, 1, yes, company, business oder b2b). Kunden, die aus solchen Belastungen erstellt werden, sind Geschäftspartner vom Typ Unternehmen; alle anderen sind Privatpersonen.

Speichern Sie die Vorlage.

4. Datei importieren

Wählen Sie unter Bank das Stripe-Bankkonto, die Vorlage und die Datei aus und klicken Sie auf Import. Die Schaltfläche zeigt einen Ladekreis (Spinner), bis der Import abgeschlossen ist; eine große Datei kann einige Minuten in Anspruch nehmen, da Rechnungen einzeln ausgestellt werden. Die Ergebniszeile gibt an, wie viele Transaktionen importiert wurden, wie viele bereits existierten, wie viele Bewegungen gebucht wurden und wie viele Kunden, Rechnungen und Gutschriften erstellt wurden. Warnungen listen die Bestellungen auf, die nicht verarbeitet werden konnten, inklusive der jeweiligen Ursache.

Es ist unbedenklich, dieselbe Datei erneut zu importieren: Transaktionen werden anhand der Stripe-Belastungs-ID (Charge ID) erkannt, Kunden über ihre E-Mail-Adresse und Bestellungen über ihren Metadatenwert.

5. Funktion von „Create or link invoices“ (Rechnungen erstellen oder verknüpfen)

Belastungen und Rückerstattungen werden nach dem Wert des gewählten Metadatenschlüssels (der Bestellnummer) gruppiert.

• Wenn bereits eine Ausgangsrechnung für diesen Wert existiert – ein Kundenauftrag (Sales Order), dessen externe Referenz diesem Wert entspricht, oder eine Rechnung, deren Nummer diesem Wert entspricht –, werden die Belastungen als Zahlungen mit dieser abgeglichen.
• Andernfalls wird eine Ausgangsrechnung für den Kunden erstellt: eine Position pro Belastung, mit dem Positionstext der Belastung und dem Bruttobetrag der Belastung zum Steuersatz der Vorlage, datiert auf das Datum der ersten Belastung. Sie wird sofort ausgestellt und gebucht, und die Belastungen werden ihr zugeordnet, sodass sie als bezahlt angezeigt wird. Ein Kundenauftrag mit dem Vertriebskanal (Channel) stripe wird unter der Bestellnummer erfasst, sodass der nächste Import eine Verknüpfung vornimmt, anstatt eine neue Rechnung zu erstellen.
• Jede Rückerstattung in der Gruppe wird zu einer ausgestellten Gutschrift gegen diese Rechnung über den erstatteten Betrag, und die Rückerstattungstransaktion wird dieser zugeordnet.

Gruppen ohne Kunden-E-Mail, mit Belastungen in unterschiedlichen Währungen oder solche, deren bestehende Rechnung sich noch im Entwurfsstatus befindet oder bereits bezahlt wurde, werden übersprungen und in den Warnungen aufgeführt. Ihre Transaktionen bleiben unter Bank → Transactions (Transaktionen) unzugeordnet.

Rechnungsnummern entstammen der Nummernserie des laufenden Jahres, selbst für Belastungen, die in früheren Jahren datiert sind, damit historische Importe nicht mit bestehenden Nummern kollidieren.

6. Die sechs optionalen Felder am unteren Rand der Vorlage

Die meisten Unternehmen lassen alle sechs Felder leer, und der Import funktioniert exakt genauso. Sie existieren für zwei spezielle Szenarien: Sie möchten Kartenreservierungen als Belege erfassen, oder Sie nehmen Geld ein, das teilweise einer anderen Person gehört.

Warum die Dropdown-Menüs leer erscheinen

Die drei Dropdown-Menüs für den „Operationstyp“ (Operation Type) listen die Operationstypen auf, die Ihr Unternehmen unter Settings → Operation types (Einstellungen → Operationstypen) angelegt hat. Wenn Sie keine angelegt haben, bleibt das Dropdown-Menü leer. Das ist kein Fehler; erstellen Sie zuerst einen Operationstyp oder lassen Sie das Feld leer.

Das Dropdown-Menü Lender metadata field (Kreditgeber-Metadatenfeld) listet die Namen der Metadatenspalten auf, die Sie weiter oben in demselben Formular in die Liste Metadata fields (Metadatenfelder) eingegeben haben. Fügen Sie dort zuerst ein Metadatenfeld hinzu, damit es hier angezeigt wird.

Partial refund label (Bezeichnung für Teilrückerstattung) und Full refund label (Bezeichnung für vollständige Rückerstattung)

Wenn der Import eine Gutschrift für eine Rückerstattung erstellt, legen diese Felder fest, welcher Text oben auf dem PDF dieser Gutschrift ausgedruckt wird.

Situation	Verwendeter Begriff	Standardwert
Die Rückerstattung ist geringer als der Rechnungsgesamtwert	Partial refund label	DEPOZITAS
Die Rückerstattung entspricht dem Rechnungsgesamtwert	Full refund label	ANULIAVIMAS

Ändern Sie diese nur dann, wenn Ihr Unternehmen auf solchen Dokumenten andere Bezeichnungen ausgibt. Sie haben keine Auswirkungen auf die Nummerierung und beeinflussen nicht die Buchhaltung.

Authorization operation type (Operationstyp für Autorisierungen)

Eine Kartenautorisierung ist ein auf der Karte eines Kunden reservierter Betrag, den Sie noch nicht eingezogen haben. Im Stripe-Export ist bei diesen Zeilen Captured auf false gesetzt. Der Import ignoriert sie normalerweise, da kein Geld geflossen ist.

Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, wird jede derartige Zeile zu einem ausgestellten Verkaufsbeleg, wobei dieser Operationstyp und die Belegserie, auf die dieser Operationstyp verweist, verwendet werden. Wenn Sie es leer lassen, werden diese Zeilen übersprungen, und das Importergebnis zeigt die Warnung „authorization(s) skipped: template has no authorization operation type“ (Autorisierung(en) übersprungen: Vorlage hat keinen Autorisierungs-Operationstyp).

Wenn Sie nicht bereits wissen, dass Ihr Unternehmen Reservierungen als Belege ausweisen muss, lassen Sie das Feld leer.

Payout operation type, Commission operation type und Lender metadata field

Überspringen Sie diesen Abschnitt vollständig, es sei denn, Ihr Unternehmen nimmt Gelder ein, die einer anderen Partei gehören – etwa ein Marktplatz, der Verkäufer auszahlt, oder eine Plattform, die Kreditgeber auszahlt. Ein gewöhnlicher Shop füllt diese Felder niemals aus.

Stripe bildet diesen Sachverhalt in zwei Dateien ab. Der Zahlungsexport (payments export) gibt an, was jeder Kunde gezahlt hat. Ein separater Transferexport (transfers export) gibt an, welchen Betrag Sie an die andere Partei weitergeleitet haben. Der Import benötigt beide Dateien, um zu ermitteln, was bei Ihnen verbleibt.

Auf der Bank-Ansicht zeigt das Importformular ein Dateiauswahlfeld Stripe transfers export an, sobald mindestens eine Stripe-Vorlage existiert; wählen Sie dort die Transferdatei neben der Zahlungsdatei aus. Über die API entspricht dies dem Feld transfersCsv unter bank/statements/import.

Wenn beide Dateien vorhanden sind:

Feld	Funktion
Payout operation type	Für jede Überweisung an die andere Partei wird ein Buchungssatz für den überwiesenen Betrag erstellt. Die Soll- und Habenkonten (Debit and credit accounts) stammen aus diesem Operationstyp. Wenn das Feld leer gelassen wird, werden stattdessen die Buchungsregeln für Verbindlichkeiten gegenüber Verkäufern und Lieferanten verwendet.
Commission operation type	Der Teil, der bei Ihnen verbleibt, berechnet sich als Belastungsbetrag abzüglich der Stripe-Gebühr abzüglich des transferierten Betrags, und wird nur dann verbucht, wenn dieser größer als Null ist. Die Konten stammen aus diesem Operationstyp, andernfalls aus den Buchungsregeln für Verkäuferverbindlichkeiten und Provisionserlöse.
Lender metadata field	Der Name der Stripe-Metadatenspalte, die enthält, an wen das Geld geflossen ist. Ein Partner mit diesem Wert wird erstellt (oder bei Existenz wiederverwendet) und für die beiden vorgenannten Buchungssätze hinterlegt. Bleibt das Feld leer oder enthält eine Zeile den Wert nicht, wird die Warnung „lender not identified“ (Kreditgeber nicht identifiziert) ausgegeben und der Buchungssatz ohne Partner geschrieben.

Wenn beide Felder für den Operationstyp leer sind, werden unabhängig von anderen Einstellungen überhaupt keine Transfer- oder Provisionsbuchungen erstellt.

7. Auszahlungen auf Ihr Bankkonto

Der Zahlungsexport enthält keine Auszahlungszeilen, weshalb das Geld, das Stripe an Ihre echte Bank überweist, stattdessen aus dem Auszahlungsbericht (Payout Report) gebucht wird. Öffnen Sie im Stripe-Dashboard Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized (Berichte → Auszahlungen → Auszahlungsabstimmung, detailliert), laden Sie die Datei herunter und importieren Sie diese unter Bank → Settlements (Auszahlungsabrechnungen) auf Ihr echtes Bankkonto, um anschließend jede Auszahlung zu verbuchen.

Für jede Auszahlungszeile, deren Belastung, Gebühr oder Rückerstattung dieser Import bereits auf dem Stripe-Bankkonto verbucht hat, verschiebt das Buchen den Nettobetrag der Zeile vom Stripe-Bankkonto auf das echte Bankkonto. Gebühren und Rechnungszahlungen werden nicht doppelt gebucht. Zeilen, die von Stripe ausgezahlt wurden, die dieser Import jedoch nie erfasst hat, werden wie unter Bank- und Zahlungsimporte beschrieben gebucht.

Jede Auszahlung zeigt die Difference to imported payments (Differenz zu importierten Zahlungen) an: den durch die Auszahlung bewegten Betrag abzüglich des Betrags, den das Stripe-Bankkonto für dieselben Belastungen und Rückerstattungen hält. Der Wert Null bedeutet, dass die Auszahlung das Stripe-Konto ausgleicht. Eine Zeile mit einer Differenz oder mit einer Bewegung auf dem Stripe-Konto, die noch ungebucht ist, wird unter Lines to check (Zu prüfende Zeilen) gezählt. Der Zahlungsexport enthält lediglich den Gesamtbetrag der Rückerstattungen pro Belastung, weshalb alle Rückerstattungszeilen einer Belastung gemeinsam mit diesem Gesamtbetrag abgeglichen werden.

Wenn eine Auszahlung gebucht wurde, bevor die Zahlungsdatei importiert wurde, überspringt der Import die Belastungen, Gebühren und Rückerstattungen dieser Auszahlung und führt sie namentlich in den Warnungen auf.

8. Wo Sie im Anschluss nachschauen können

• Bank → Transactions (Transaktionen) – jede importierte Bewegung; zugeordnete Bewegungen verlinken direkt auf die Rechnung oder den Buchungssatz.
• Invoices (Rechnungen) – erstellte Rechnungen und Gutschriften, mit der Bestellnummer im Notizfeld.
• Partners (Geschäftspartner) – erstellte Kunden.
• Ledger → Journal (Hauptbuch → Journal) – die Buchungen für Gebühren, Zahlungen und Rechnungen.

Abrechnung (Billing)

Dateien bis zu 10 MB und 50.000 Bewegungen. Jeweils 10 importierte Bewegungen zählen als eine API-Anfrage.