Kas yra mokėtinos sumos? Ir kodėl tai ne tik „sąskaitos“

Mokėtinos sumos (accounts payable) yra tai, ką jūsų įmonė skolina tiekėjams už jau gautas, bet dar neapmokėtas prekes ir paslaugas. Balanse tai yra trumpalaikis įsipareigojimas, esantis greta PVM ir darbo užmokesčio įsipareigojimų.

Vadinimas jas tiesiog „sąskaitomis“ yra ta vieta, kur įmonės daro klaidą. Sąskaita yra popieriaus lapas, kuriame prašoma pinigų. Mokėtinų sumų funkcija sprendžia, ar tas prašymas yra teisėtas, ar prekės tikrai atkeliavo, ar kaina sutampa su sutarta, kada mokėti ir kaip viską užregistruoti, dar prieš judant pinigams. Didžioji dalis mokėjimų sukčiavimo ir permokų įvyksta ten, kur į šią funkciją žiūrima kaip į paprastą duomenų suvedimą.

Įrašai

Tiekėjo sąskaitos faktūros registravimas 100 € sumai plius 21 % PVM:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6209 Administracinės sąnaudos	100
2441 Gautinas PVM	21
4430 Mokėtinos sumos tiekėjams		121

Sąnaudos pripažįstamos dabar, kai išteklius buvo sunaudotas, o ne tada, kai pinigai iškeliauja iš sąskaitos. Pirkimo PVM tampa atskaitomas tuo pačiu metu, todėl sąskaitų faktūrų registravimas laiku yra pinigų srautų valdymo sprendimas, o ne tik buhalterinė higiena: neužregistruotos sąskaitos reiškia neatskaitytą PVM.

Kai sąskaita apmokama:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
4430 Mokėtinos sumos tiekėjams	121
2710 Bankas		121

Įsipareigojimas išnyksta, pinigai sumažėja, o sąnaudos neregistruojamos – jos jau buvo užregistruotos anksčiau.

Jei perkamos atsargos, o ne paslaugos, debetas keliauja į atsargas, o ne į sąnaudas, ir savikaina pasiekia pelno (nuostolio) ataskaitą tik tada, kai prekės yra parduodamos. Šis skirtumas yra vienintelė priežastis, kodėl veikia bendrasis pelningumas; žr. bendrasis pelnas ir veiklos pelnas.

Kodėl tai yra kontrolės funkcijos dalis

Nuo tiekėjo sąskaitos faktūros gavimo iki pinigų išsiuntimo momento reikia atsakyti į keturis klausimus:

1. Ar mes tai užsakėme? Sąskaita be atitinkamo užsakymo yra arba nesankcionuotas pirkimas, arba kažkieno kito sąskaita.
2. Ar mes tai gavome? Užsakymas nereiškia gavimo. Mokėjimas už nepristatytas prekes yra dažniausia ir brangiausia klaida vykdant mokėtinų sumų apskaitą.
3. Ar teisinga kaina? Tiekėjai išrašo sąskaitas katalogo kainomis, pritaiko ne tą nuolaidą arba tyliai pakeičia sąlygas.
4. Ar jau už tai sumokėjome? Dubliuoti mokėjimai dažniausiai įvyksta tada, kai ta pati sąskaita gaunama du kartus – vieną kartą el. paštu, kitą kartą kartu su prekėmis.

Trijų krypčių sutretinimas (three-way match) atsako į pirmuosius tris klausimus vienu metu, palygindamas pirkimo užsakymą, prekių gavimo dokumentą ir sąskaitą faktūrą. Nordlet tai įgyvendina automatiškai: POST /v1/purchases/invoices/match palygina sąskaitą faktūrą su susietu užsakymu eilutė po eilutės ir grąžina kiekvienos eilutės statusą – matched, not_on_order, not_received, over_invoiced arba price_mismatch, kartu su konfigūruojama kainų paklaida, kad nereikšmingi apvalinimo skirtumai neblokuotų mokėjimo. Šio proceso mechanika aprašyta straipsnyje Kas yra pirkimo užsakymas?.

Į ketvirtąjį klausimą atsako pati didžioji knyga: pirkimo sąskaitos yra unikalios kiekvienam tiekėjui ir dokumento numeriui, todėl to paties dokumento registravimas antrą kartą yra atmetamas, o ne tyliai padvigubinamas.

Mokėjimų terminas yra finansavimo sprendimas

Mokėtinos sumos yra pigiausias finansavimas, koks tik prieinamas daugumai įmonių – tai tiekėjo kreditas su 0 % palūkanomis. Kiekviena diena, kai teisėtai sulaikote pinigus savo sąskaitoje, yra diena, kai jums nereikia paskolos. Dėl to mokėjimų vykdymas tampa svarbiu sprendimu, priklausomu nuo trijų apribojimų:

• Sąlygos. Apmokėjus 30 dienų mokėjimo termino sąskaitą 3-iąją dieną, tiekėjui suteikiama nemokama paskola.
• Nuolaidos už ankstyvą apmokėjimą. Sąlyga „2/10 net 30“ (2 % nuolaida apmokėjus per 10 dienų, o standartinis terminas 30 dienų) – tai yra 2 % nuolaida sumokėjus 20 dienų anksčiau, kas metine išraiška sudaro maždaug 36 %. Tokia nuolaida pasinaudoti beveik visada yra teisingas žingsnis, tačiau pati matematika dažnai nustebina žmones.
• Santykių ir teisiniai aspektai. Pavėluoti mokėjimai ES turi teisinę kainą: Direktyva 2011/7/ES dėl kovos su pavėluotu mokėjimu, atliktu pagal komercines sutartis, suteikia kreditoriams teisę į įstatyme numatytas palūkanas ir išieškojimo išlaidas, o kelios valstybės narės nustato griežtesnių apribojimų B2B mokėjimo terminams. Tiekėjų finansavimo terminų tempimas yra strategija, turinti savo kainą.

Balansas, kurį valdote, tiesiogiai atsispindi apyvartiniame kapitale: mokėtinos sumos yra vienintelis trumpalaikis įsipareigojimas, kuris finansiškai remia verslą, o jo neišsekina.

Kur slypi rizika

• Sukčiavimas su sąskaitomis. Dažniausia forma yra ne netikras tiekėjas, o tikro tiekėjo banko rekvizitai, pakeisti el. laišku, kuris atrodo kaip atsiųstas pačio tiekėjo. Apsauga nuo to yra banko rekvizitų pasikeitimų tikrinimas kitu kanalu (out of band), niekada neatsakant į rekvizitų keitimo prašymą tuo pačiu el. paštu.
• Neregistruoti įsipareigojimai laikotarpio pabaigoje. Prekės gautos gruodį, sąskaita atkeliauja sausį, o jos niekas nepriskaitė: gruodžio mėnesio pelnas yra pervertintas, o buhalterinis laikotarpis uždaromas neteisingai. Tam ir yra skirti kaupimo principu atliekami koreguojamieji įrašai.
• Tvirtinimo kliūtys. Sąskaitos, įstrigusios laukiant patvirtinimo, virsta vėluojančiais mokėjimais, sugadintais santykiais, prarastomis nuolaidomis už ankstyvą apmokėjimą ir slepia tikrąjį įsipareigojimą, kol galiausiai pasirodo ataskaitose.
• Praleistas pirkimo PVM. Sąskaitos, užregistruotos po PVM deklaracijos pateikimo, atideda atskaitomą PVM vėlesniam laikotarpiui arba visai jį praranda.

Ką daro produktas

Tiekėjų sąskaitos faktūros registruojamos per POST /v1/purchases/invoices/create ir patvirtinamos per /invoices/register – būtent šiuo momentu įrašomi aukščiau minėti didžiosios knygos įrašai ir pirkimo PVM patenka į PVM deklaraciją. Dokumentus galima gauti naudojant OCR nuskaitymą, o ne suvedinėti rankiniu būdu.

Mokėjimų pusėje POST /v1/bank/payments/export sukuria SEPA pain.001 kredito pervedimo failą pasirinktoms atviromis sąskaitoms, kurį bankas įvykdo; gautas banko išrašas yra importuojamas ir sutretinamas su šiomis sąskaitomis, taip uždarant ciklą. Neapmokėti likučiai matomi per POST /v1/reports/debt-aging { side: 'payables' }, naudojant tuos pačius intervalus kaip ir gautinoms sumoms, aprašytus skolų senėjimo ataskaitose.

Dalykai, kurie šiuo metu nėra įgyvendinti: nėra tvirtinimo darbų srauto variklio (sąskaita gali būti juodraščio arba užregistruota – daugiapakopės tvirtinimo grandinės lieka jūsų pačių procesų dalimi) ir nėra automatinio dubliavimo aptikimo, išskyrus tiekėjo ir dokumento numerio unikalumo apribojimą.

D.U.K.

Ar mokėtinos sumos yra sąnaudos?

Ne. Sąnaudos registruojamos tada, kai gaunamos prekės ar paslaugos; mokėtinos sumos yra įsipareigojimas, sukurtas tuo momentu ir panaikinamas, kai sumokate. Sąskaitos apmokėjimas niekada nesukuria sąnaudų – jis tik padengia jau anksčiau užregistruotas sąnaudas.

Kas yra trijų krypčių sutretinimas?

Tai trijų dokumentų palyginimas prieš atliekant mokėjimą: pirkimo užsakymo (kas buvo sutarta), prekių gavimo dokumento (kas atkeliavo) ir tiekėjo sąskaitos faktūros (kainos, kuri pateikta apmokėjimui). Jei visi trys dokumentai sutampa leistinos paklados ribose, sąskaita gali būti apmokstama be žmogaus įsikišimo; jei nesutampa, neatitikimas yra būtent tai, ką reikia peržiūrėti.

Kuo skiriasi mokėtinos sumos ir kaupiamosios sąnaudos?

Mokėtina suma yra pagrįsta gauta tiekėjo sąskaita faktūra. Kaupiamosios sąnaudos apima kažką, kas buvo sunaudota, bet dar neišrašyta sąskaita – pavyzdžiui, gruodžio mėnesio elektra, už kurią sąskaita gauta sausį. Abi pozicijos yra įsipareigojimai; skirtumas tik tas, ar dokumentas jau egzistuoja.

Ar turėčiau apmokėti tiekėjų sąskaitas kuo greičiau?

Tik tada, kai yra taikoma vertinga nuolaida arba to reikalauja verslo santykiai. Kitu atveju apmokėti sąskaitą jos termino paskutinę dieną yra teisinga: tiekėjo kreditas yra nemokamas finansavimas, ir juo naudotis nėra nesąžininga praktika, kol pinigai sumokami laiku.

Ar į mokėtinas sumas įeina PVM?

Taip – mokėtina suma yra bendra suma, kurią esate skolingi tiekėjui, įskaitant PVM. PVM dalis registracijos metu yra išskiriama į gautino PVM turtą, todėl sąnaudos ir įsipareigojimas skiriasi lygiai PVM suma.