Vorgangsarten

Eine Vorgangsart (operation type) ist eine benannte Dokumentenart. Sie vergeben einen Code und einen Namen, legen fest, welche Sachkonten Dokumente dieser Art verwenden sollen, ob sie in die Umsatzsteuermeldungen einfließen und welche Nummern sie über eine Belegserie (document series) erhalten.

Für die tägliche Arbeit ist keine Vorgangsart zwingend erforderlich. Rechnungen ohne Vorgangsart verwenden die Buchungsregeln des Unternehmens und die Standardnummerierung. Erstellen Sie Vorgangsarten, wenn verschiedene Arten desselben Dokuments auf unterschiedlichen Konten oder in einem anderen Nummernkreis verbucht werden müssen - zum Beispiel normale Verkäufe, Dienstleistungsumsätze und Registrierkassenverkäufe.

Sie finden diese unter Einstellungen (Settings) → Vorgangsarten (Operation types). Die Schaltfläche Neue Vorgangsart (New operation type) öffnet das unten beschriebene Formular.

Das Formular im Detail

Code und Name

Code ist Ihr eigener kurzer Bezeichner mit maximal 20 Zeichen, der innerhalb des Unternehmens eindeutig sein muss. Das Speichern eines zweiten Typs mit demselben Code wird abgelehnt. Der Code erscheint in Fehlermeldungen, wählen Sie daher einen aussagekräftigen Namen wie SALE oder KASA.

Name ist die lesbare Beschreibung mit maximal 20 Zeichen. Diese wird in Listen angezeigt.

Sortierreihenfolge (Sort order) bestimmt die Position in Listen. Kleinere Zahlen werden zuerst angezeigt. Belassen Sie den Wert bei 0, wenn dies für Sie keine Rolle spielt.

Rechnungsart (Invoice type)

Optional. Wenn Sie Rechnung (Invoice), Gutschrift (Credit note), Proforma-Rechnung (Proforma) oder Abschlagsrechnung / Vorauszahlungsrechnung (Advance invoice) wählen, darf diese Vorgangsart nur für diese Dokumentenart verwendet werden. Der Versuch, sie für eine andere Art zu verwenden, wird mit einer Meldung abgelehnt, die den Code nennt. Wenn Sie das Feld leer lassen, passt die Vorgangsart zu jeder Dokumentenart.

Zahler-Partner (Payer partner)

Optional und vorab zur Information: Aktuell liest kein Systemprozess dieses Feld aus. Es wird in der Vorgangsart gespeichert und Ihnen angezeigt, aber kein Beleg, keine Buchung und kein Bericht greift darauf zu. Lassen Sie das Feld leer, es sei denn, Sie möchten es als Notiz verwenden.

Die sechs Kontenfelder

Jedes dieser Felder ersetzt ein Standardkonto, das andernfalls aus den Buchungsregeln des Unternehmens ermittelt würde. Ein leeres Feld bedeutet „Standard verwenden“. Die Felder wirken wie folgt:

Feld	Verwendung auf	Was es ersetzt
Sollkonto (Debit account)	Ausgangsrechnung, bei Ausstellung	Das Debitorenkonto
Habenkonto (Credit account)	Eingangsrechnung, bei Erfassung	Das Kreditorenkonto
Habenkonto (Credit account)	Ausgangsrechnung, bei Ausstellung	Das Erlöskonto, jedoch nur, wenn das Erlöskonto (Income account) leer ist
Umsatzsteuerkonto (VAT account)	Ausgangsrechnung	Das Konto für Umsatzsteuerverbindlichkeiten
Vorsteuerkonto (VAT account)	Eingangsrechnung	Das Konto für abziehbare Vorsteuer
Aufwandskonto (Expense account)	Positionen von Eingangsrechnungen	Das Aufwandskonto; wird nur verwendet, wenn weder die Position noch der Artikel ein eigenes Konto haben
Konto für erhaltene Anzahlungen (Advance account)	Ausgangsrechnung	Das Konto für erhaltene Anzahlungen
Erlöskonto (Income account)	Ausgangsrechnung	Das Erlöskonto, wobei dieses Feld Vorrang vor dem Habenkonto (Credit account) hat

Die Kennzeichen (Flags)

Verkauf (Sale) und Einkauf (Purchase) bestimmen, wo die Vorgangsart verwendet werden darf, und diese Regel wird durchgesetzt. Ein Verkaufsbeleg mit einer Vorgangsart, bei der das Verkaufs-Kennzeichen nicht gesetzt ist, wird mit der Meldung „Keine Verkaufsvorgangsart“ abgelehnt; dasselbe gilt für Einkäufe. Setzen Sie mindestens das Kennzeichen, das Sie benötigen.

Abschreibung (Write-off), Interne Bewegung (Internal movement), Einkaufsretoure (Purchase return), Verkaufsretoure (Sales return), Kommission (Consignment), Produktion (Production), Anlagezugang (Asset in), Anlageabgang (Asset out) und Registrierkassenverkauf (Cash register sale) dienen rein der Klassifizierung. Sie werden gespeichert, angezeigt und können für Filter genutzt werden, führen derzeit jedoch zu keinen automatischen Buchungs- oder Berichtsänderungen.

Umsatzsteuer-Register (VAT register), standardmäßig aktiviert. Wenn Sie dieses Kennzeichen deaktivieren, werden Belege mit dieser Vorgangsart von der litauischen Umsatzsteuervoranmeldung (FR0600) sowie den i.SAF-Umsatz- und Vorsteuerregistern ausgenommen. Verwenden Sie dies für Belegarten, die nicht in die Umsatzsteuermeldungen einfließen dürfen.

SAF-T, standardmäßig aktiviert. Wenn Sie dieses Kennzeichen deaktivieren, werden Belege mit dieser Vorgangsart nicht in die SAF-T-Datei exportiert.

Aktiv (Active), standardmäßig aktiviert. Bei dem Versuch, eine inaktive Vorgangsart in einem Beleg zu verwenden, erfolgt eine Ablehnung mit dem Hinweis „Vorgangsart ist inaktiv“. Deaktivieren Sie dieses Kennzeichen, anstatt einen Typ zu löschen, auf den ältere Belege noch verweisen.

Nummerierung

Eine Vorgangsart enthält von Haus aus keinen Nummernkreis. Unter Einstellungen (Settings) → Belegserie (Document series) erstellen Sie eine Serie und verknüpfen diese mit einer Vorgangsart. Belege, die diese Vorgangsart verwenden, beziehen ihre Nummern dann aus dieser Serie.

Verwendung von Vorgangsarten

• Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen - werden direkt auf dem Beleg ausgewählt; die oben genannten Konten greifen entsprechend.
• Stripe-Importvorlagen (Stripe import templates) - die Felder für Autorisierung, Auszahlung und Provision in einer Stripe-Vorlage verweisen jeweils auf eine Vorgangsart. Diese Dropdown-Menüs bleiben so lange leer, bis Sie hier entsprechende Vorgangsarten anlegen. Siehe hierzu Importieren von Stripe.

Ein Praxisbeispiel

Ein Unternehmen verkauft sowohl Waren als auch Beratungsleistungen und möchte die Beratungserlöse auf einem separaten Konto mit einem eigenen Nummernkreis erfassen.

1. Erstellen Sie eine Vorgangsart mit dem Code CONS, dem Namen „Consulting“, aktivieren Sie das Kennzeichen für Verkauf (Sale), weisen Sie dem Erlöskonto (Income account) das Beratungserlöskonto zu und lassen Sie alle anderen Felder leer.
2. Erstellen Sie unter Einstellungen (Settings) → Belegserie (Document series) eine Serie, zum Beispiel mit dem Präfix KONS, und verknüpfen Sie diese mit CONS.
3. Wählen Sie bei einer neuen Ausgangsrechnung die Vorgangsart CONS. Die Rechnung erhält eine KONS-Nummer, und die Erlöse werden anstelle des Standardkontos auf dem Beratungskonto verbucht.