Was ist ein Bankabgleich? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der Bankabgleich (bank reconciliation) ist die Überprüfung, ob der Bankbestand in Ihrem Hauptbuch (ledger) und der tatsächliche Kontostand der Bank übereinstimmen, sowie die Untersuchung jeglicher Differenzen dazwischen. Er kommt einer externen Monatsprüfung in der Buchhaltung am nächsten, da der Kontoauszug ein Nachweis von einer Partei ist, die kein eigenes Interesse daran hat, dass Ihre Bücher stimmen.

Die Prüfung an sich ist einfach. Die Gründe, warum die beiden Betten voneinander abweichen, machen die Durchführung jedoch so wertvoll.

Warum es überhaupt zu Abweichungen kommt

Das Hauptbuch und der Kontoauszug erfassen dieselbe Realität nach unterschiedlichen Zeitmaßstäben:

• Zeitliche Differenzen (Timing). Sie erfassen eine Lieferantenzahlung am 30. Juni, während die Bank diese erst am 2. Juli ausführt. Das Geld ist in Ihren Büchern bereits abgegangen, befindet sich jedoch noch auf dem Bankkonto.
• Posten, von denen Sie nichts wussten. Bankgebühren, Zinsen, Devisengebühren, Lastschriften, ein Kunde, der zahlt, ohne Sie zu informieren – die Bank weiß es vor Ihnen.
• Fehler. Ihre eigenen (falsch eingegebener Betrag, doppelt erfasste Zahlung) oder, in seltenen Fällen, Fehler der Bank.
• Betrug. Eine Zahlung, die Sie nie autorisiert haben. Aus diesem Grund ist der Abgleich eine Kontrollmaßnahme und keine reine Kosmetik: Er ist oft der einzige routinemäßige Prozess, der so etwas aufdeckt.

Eine Differenz ist normal. Eine ungeklärte Differenz ist das eigentliche Ergebnis.

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wir gleichen den Monat Juni für unser fortlaufendes Beispiel in Euro durch:

Schritt 1 – Die Endpunkte festlegen. Hauptbuchsaldo auf dem Konto 2710 zum 30. Juni: 6.200 €. Endsaldo des Kontoauszugs zum 30. Juni: 6.845 €. Zu klärende Differenz: 645 €.

Schritt 2 – Den Auszug importieren. Laden Sie die Originaldatei der Bank hoch, statt Werte aus einem PDF abzutippen: camt.053 (der ISO 20022 Standard) oder das ältere Format MT940. Beide werden von POST /v1/bank/statements/import unterstützt. Dies erzeugt Banktransaktionen mit Datum, Beträgen, Namen der Gegenparteien, IBANs und Verwendungszwecken.

Schritt 3 – Übereinstimmungen zuordnen. Gehen Sie die Auszugszeilen im Abgleich mit den offenen Posten (open items) durch:

Auszugszeile	Hauptbuchposten
+1.210 UAB Alfa, Ref. „S-1041“	Ausgangsrechnung S-1041 – vollständig ausgleichen
−121 Lieferant GmbH	Eingangsrechnung L-77 – vollständig ausgleichen
−18 „Account maintenance fee“	Nichts im Hauptbuch – neuer Aufwand

Schritt 4 – Verbuchen, was nur die Bank wusste. Die Gebühr über 18 € hat kein Belegdokument; sie wird direkt aus dem Kontoauszug heraus gebucht:

Konto	Soll	Haben
6800 Finanzaufwendungen	18
2710 Bank		18

Schritt 5 – Echte zeitliche Differenzen auflisten. Die Lieferantenzahlung über 663 € vom 30. Juni, welche die Bank am 2. Juli ausführt: Sie ist korrekt in Ihrem Hauptbuch verbucht und fehlt zu Recht auf dem Juni-Auszug. Hierfür ist keine Buchung erforderlich – lediglich eine Erfassung in der Liste.

Schritt 6 – Den Abgleich nachweisen.

Endsaldo laut Kontoauszug               6.845
− Zahlungen im Transit (payments in transit)   −663
+ bereits abgezogene, nun verbuchte Bankgebühr  +18   (nach Schritt 4 in beiden enthalten)
= Abgeglichener Hauptbuchsaldo          6.200 ✓

Der Kontostand im Hauptbuch ist damit bestätigt. Alles, was sich in diesem Schritt nicht erklären lässt, ist der Grund, warum Sie den Abgleich durchgeführt haben.

Schritt 7 – Die Periode sperren. Sobald Bank, Forderungen und Verbindlichkeiten abgeglichen sind, kann die Buchungsperiode geschlossen und gesperrt werden, damit die abgeglichenen Zahlen nachträglich nicht mehr verändert werden können.

Wie viel davon läuft automatisch ab?

Der Großteil. Die Zuordnung einer Zahlung zu einer Rechnung ist reine Mustererkennung: Betrag, Referenz, Gegenpartei, IBAN. Nordlets POST /v1/bank/transactions/suggest-matches bewertet jede offene Rechnung anhand einer Auszugszeile und liefert sortierte Kandidaten samt den Gründen für die jeweilige Bewertung:

Signal	Gewichtung
Betrag entspricht dem verbleibenden Rechnungsversaldo	+50
Belegnummer erscheint im Verwendungszweck	+40
IBAN der Gegenpartei stimmt mit einem Partnerbankkonto überein	+30
Name der Gegenpartei stimmt mit dem Partnernamen überein	+20

Eine Zahlung, die alle vier Kriterien erfüllt, ist eindeutig. Die Bestätigung einer Übereinstimmung über POST /v1/bank/transactions/match gleicht die Rechnung aus, erstellt die Buchungssätze im Hauptbuch und aktualisiert den Zahlungsstatus der Rechnung auf partial oder paid, wodurch ein sale_invoice.paid-Ereignis ausgelöst wird, auf das nachgelagerte Systeme reagieren können.

Menschliche Arbeit bleibt dort, wo sie hingehört: bei Teilzahlungen, einer Sammelüberweisung für fünf Rechnungen, Zahlungen ohne jeglichen Verwendungszweck und allen Fällen, in denen der Betrag aus einem nicht dokumentierten Grund abweicht. Der Leitfaden für Bankimporte behandelt die Dateiformate und den Importablauf im Detail.

Worauf es bei der Umsetzung ankommt

• Mindestens monatlich abgleichen, wenn möglich wöchentlich. Differenzen lassen sich kostengünstig erklären, solange sie frisch sind, während die Rekonstruktion ein Quartal später aufwendig ist.
• Erzwingen Sie niemals einen Saldo. Eine reine Ausgleichsbuchung, damit die Zahlen übereinstimmen, zerstört den gesamten Wert der Kontrolle. Wenn es nicht aufgeht, liegt ein Fehler vor, und genau diese Information ist wertvoll.
• Gleichen Sie jedes Konto ab. Jedes Bankkonto, jede Währung, jede Kreditkarte. Das Konto, das niemand überwacht, ist dasjenige mit den Problemen.
• Untersuchen Sie alte, nicht zugeordnete Posten. Eine Auszugszeile, die seit drei Monaten nicht zugeordnet ist, wartet nicht auf ihre Rechnung – es handelt sich um ein fehlendes Dokument, eine Dopplung oder einen Fehler.
• Trennen Sie die Zuständigkeiten, wo immer möglich. Die Person, die Geld bewegen kann, sollte nicht gleichzeitig diejenige sein, die den Abgleich durchführt.

FAQ

Was ist ein Bankabgleich in einfachen Worten?

Ein Vergleich Ihrer Buchhaltungsaufzeichnungen zu einem Bankkonto mit dem tatsächlichen Kontoauszug der Bank, gefolgt von der Klärung jeder Differenz – sei es durch zeitliche Verzögerung, nicht erfasste Posten oder Fehler –, bis beide Seiten übereinstimmen.

In welchen Formaten können Kontoauszüge importiert werden?

Nordlet unterstützt camt.053 (den in SEPA gebräuchlichen XML-Standard nach ISO 20022) sowie MT940, das ältere SWIFT-Format, das nach wie vor von vielen Banken angeboten wird. Beide werden über denselben Endpunkt importiert und erzeugen identische Banktransaktionen.

Was ist eine Differenz im Rahmen des Abgleichs (reconciling item)?

Jeder Posten, der einen Unterschied zwischen den beiden Salden zu einem bestimmten Stichtag plausibel erklärt – am häufigsten getätigte, aber noch nicht wertgestellte Zahlungen, noch nicht gutgeschriebene Einzahlungen sowie noch nicht im Hauptbuch erfasste Bankgebühren.

Wie oft sollte ein Bankabgleich durchgeführt werden?

Monatlich ist das buchhalterische Minimum, da die Periode ohne ihn nicht zuverlässig abgeschlossen werden kann. Aus operativer Sicht ist ein wöchentlicher oder täglicher Abgleich besser: Er hält die Forderungsübersicht aktuell und verkürzt den Zeitraum, in dem eine unautorisierte Zahlung unbemerkt bleibt.

Was passiert, wenn der Abgleich nicht aufgeht?

In diesem Fall sollten Sie innehalten und die Ursache ermitteln – das ist der eigentliche Sinn der Übung. Häufige Ursachen sind doppelt verbuchte Transaktionen, falsch eingetippte Beträge, auf das falsche Konto gebuchte Zahlungen oder eine Auszugszeile, die niemandem zugeordnet werden kann. Erstellen Sie niemals eine künstliche Ausgleichsbuchung, um die Differenz einfach verschwinden zu lassen.