Kas yra banko sąskaitų suderinimas? Žingsnis po žingsnio vadovas

Banko sąskaitų suderinimas (bank reconciliation) yra procedūra, kurios metu patikrinama, ar didžiosios knygos (general ledger) banko sąskaitos likutis sutampa su paties banko įrašais, bei ištiriami visi tarp jų esantys neatitikimai. Tai pats artimiausias apskaitos atitikmuo kas mėnesį atliekamam išoriniam auditui, nes banko išrašas yra įrodymas, kurį pateikia šalis, neturinti jokio suinteresuotumo dėl jūsų apskaitos teisingumo.

Pats patikrinimas yra paprastas. Tačiau priežastys, kodėl šie du skaičiai skiriasi, ir daro šį darbą prasmingą.

Kodėl jie iš vis skiriasi

Didžiojoje knygoje ir išraše ta pati reali situacija fiksuojama skirtingu laiku:

• Laiko skirtumas (Timing). Jūs užregistruojate mokėjimą tiekėjui birželio 30 d., o bankas jį įvykdo liepos 2 d. Pinigai iš jūsų apskaitos jau išėję, bet banke dar yra.
• Operacijos, apie kurias nežinojote. Banko mokesčiai, palūkanos, valiutos keitimo mokesčiai, tiesioginis debetas, be perspėjimo sumokėjęs klientas – bankas apie tai sužino anksčiau už jus.
• Klaidos. Jūsų (įvesta neteisinga suma, mokėjimas užregistruotas dukart) arba, rečiau, pačioje bankininkystės sistemoje.
• Sukčiavimas. Mokėjimas, kurio niekada neautorizavote. Dėl šios priežasties sąskaitų suderinimas yra kontrolės priemonė, o ne tik paprastas tvarkymasis: tai dažnai vienintelis įprastas procesas, galintis tai aptikti.

Neatitikimas yra normalus dalykas. Nepaaiškintas neatitikimas yra tai, ką reikia rasti.

Žingsnis po žingsnio vadovas

Atlikime birželio mėnesio suderinimą mūsų pavyzdžiui, sumos – eurais:

1 žingsnis – Sutvarkykite pradines pozicijas. Didžiosios knygos sąskaitos 2710 likutis birželio 30 d.: 6 200 €. Banko išrašo pabaigos likutis birželio 30 d.: 6 845 €. Neatitikimas, kurį reikia paaiškinti: 645 €.

2 žingsnis – Importuokite išrašą. Įkelkite paties banko failą, o ne perrašinėkite duomenis iš PDF: camt.053 (ISO 20022 standartą) arba senesnį MT940. Abu formatai palaikomi per POST /v1/bank/statements/import, sukuriant banko operacijas su datomis, sumomis, kontrahentų pavadinimais, IBAN numeriais ir mokėjimo aprašymais.

3 žingsnis – Sugretinkite tai, kas sutampa. sulyginkite išrašo eilutes su atviromis pozicijomis:

Išrašo eilutė	Didžiosios knygos įrašas
+1 210 UAB Alfa, ref. "S-1041"	Pardavimo sąskaita faktūra S-1041 – apmokėta pilnai
−121 Lieferant GmbH	Pirkimo sąskaita faktūra L-77 – apmokėta pilnai
−18 "Account maintenance fee"	Didžiojoje knygoje nieko nėra – naujos sąnaudos

4 žingsnis – Užregistruokite tai, ką žinojo tik bankas. 18 € mokestis neturi pirminio dokumento; jis registruojamas tiesiogiai iš išrašo:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6800 Finansinės sąnaudos	18
2710 Bankas		18

5 žingsnis – Sudarykite laikinų neatitikimų sąrašą. Birželio 30 d. mokėjimas tiekėjui, kurio suma 663 € ir kurį bankas įvykdo liepos 2 d.: jūsų didžiojoje knygoje jis užregistruotas teisingai, birželio mėnesio išraše jo teisingai nėra. Jam nereikia jokio įrašo – tik įtraukimo į sąrašą.

6 žingsnis – Įrodykite suderinimą.

Banko išrašo pabaigos likutis            6 845
− kelyje esantys mokėjimai                 −663
+ banko jau nuskaičiuotas, dabar užregistruotas mokestis  +18   (po 4 žingsnio jau yra abiejuose)
= Suderintas didžiosios knygos likutis   6 200 ✓

Didžiosios knygos likutis patvirtintas. Viskas, ko negalima paaiškinti šiame žingsnyje, yra priežastis, dėl kurios atlikote suderinimą.

7 žingsnis – Užrakinkite laikotarpį. Kai banko duomenys, pirkėjų ir tiekėjų skolos sutampa, apskaitotikotarpį galima uždaryti ir užrakinti, kad suderinti rodikliai vėliau nepasikeistų.

Kiek viso šio darbo padaroma automatiškai

Didžioji dalis. Mokėjimo sugretinimas su sąskaita faktūra yra šabloninis darbas: suma, mokėjimo paskirtis (reference), kontrahentas, IBAN. Nordlet funkcija POST /v1/bank/transactions/suggest-matches įvertina kiekvieną atvirą sąskaitą faktūrą pagal išrašo eilutę ir pateikia rikiuotus kandidatus su kiekvieno įverčio priežastimis:

Signalas	Svoris
Suma sutampa su likusia sąskaitos faktūros suma	+50
Dokumento numeris nurodytas mokėjimo paskirtyje	+40
Kontrahento IBAN sutampa su partnerio banko sąskaita	+30
Kontrahento pavadinimas sutampa su partnerio pavadinimu	+20

Mokėjimas, atitinkający visus keturis kriterijus, yra nedviprasmiškas. Patvirtinus atitikimą per POST /v1/bank/transactions/match, sąskaita faktūra uždaroma, įrašai užregistruojami didžiojoje knygoje, o sąskaitos faktūros mokėjimo būsena pakeičiama į partial (iš dalies apmokėta) arba paid (apmokėta), taip sugeneruojant įvykį sale_invoice.paid, į kurį gali reaguoti kitos sistemos.

Žmogaus rankų reikia ten, kur ir priklauso: daliniams mokėjimams, vienam pavedimui už penkias sąskaitas faktūras, mokėjimams be jokios mokėjimo paskirties ir visiems atvejams, kai suma nesutampa dėl priežasties, kurios niekas neaprašė. Banko importo vadove detaliai aprašyti failų formatai ir importavimo eiga.

Kaip tai daryti gerai

• Suderinimą atlikite bent kartą per mėnesį, o jei galite – kas savaitę. Neatitikimus pigiau paaiškinti, kol jie švieži, ir brangu atkurti praėjus ketvirčiui.
• Niekada nepritempkite balanso per jėgą. Dirbtinis įrašas siekiant sulyginti skaičius sugadina visą kontrolės vertę. Jei nesutampa, vadinasi, kažkas yra negerai, o tai yra vertinga informacija.
• Suderinkite visas sąskaitas. Kiekvieną banko sąskaitą, kiekvieną valiutą, kiekvieną kortelę. Sąskaita, kurios niekas stebi, yra ta, kurioje kyla problemų.
• Ištirkite senas nesugretintas pozicijas. Išrašo eilutė, kuri nesugretinta jau tris mėnesius, nelaukia savo sąskaitos faktūros – tai trūkstamas dokumentas, dublikatas arba klaida.
• Atskirkite funkcijas, kur įmanoma. Asmuo, galintis pervesti pinigus, neturėtų būti vienintelis asmuo, atliekantis šį suderinimą.

D.U.K.

Kas yra banko sąskaitų suderinimas paprastai?

Tai jūsų apskaitos įrašų apie banko sąskaitą palyginimas su pačio banko išrašu, po kurio paaiškinamas kiekvienas neatitikimas – laiko skirtumas, neregistruotos operacijos ar klaidos – kol abu skaičiai sutampa.

Kokiais formatais galima importuoti banko išrašus?

Nordlet palaiko camt.053 (ISO 20022 XML standartą, naudojamą visoje SEPA zonoje) ir MT940 – senesnį SWIFT formatą, kurį vis dar siūlo daugelis bankų. Abu importuojami per tą patį galinį punktą (endpoint) ir sukuria identiškas banko operacijas.

Kas yra suderinimo elementas (reconciling item)?

Bet koks dalykas, kuris teisėtai paaiškina skirtumą tarp dviejų likučių tam tikru laiko momentu – dažniausiai tai išduoti, bet dar neįskaityti mokėjimai, dar neįskaityti indėliai ir didžiojoje knygoje dar neįtraukti banko mokesčiai.

Kaip dažnai reikia atlikti banko sąskaitų suderinimą?

Minimalus apskaitos reikalavimas yra kas mėnesį, nes be to negalima patikimai uždaryti laikotarpio. Operatyvumui geriau kas savaitę arba kasdien: tai palaiko dabartinę gautinų sumų būklę ir sutrumpina laiką, per kurį neautorizuotas mokėjimas lieka nepastebėtas.

Ką daryti, jei suderinimo balansas nesutampa?

Tuomet sustokite ir raskite priežastį – tai ir yra viso šio veiksmo tikslas. Dažniausios priežastys yra dukart užregistruota operacija, neteisingai įvesta suma, į ne tą sąskaitą įtrauktas mokėjimas arba išrašo eilutė, kurios niekas neatpažįsta. Niekada nedėkite išlyginamojo įrašo tik tam, kad skirtumas pranyktų.