Was ist eine E-Rechnung? Peppol, Formate und wer sie verwenden muss

Eine elektronische Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die auf elektronischem Weg eingegangen ist. Ein als E-Mail-Anhang versendetes PDF ist ein Abbild einer Rechnung - für den Menschen lesbar, aber für Maschinen ohne Schätzungen nicht verarbeitbar.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Diese Unterscheidung ist inzwischen eher rechtlicher als technischer Natur: ViDA schreibt die Definition in der Mehrwertssteuersystemrichtlinie so um, dass ab dem 1. Juli 2030 nur noch strukturierte Formate als elektronische Rechnungen gelten. Ein PDF verliert damit seinen Status.

Warum Struktur wichtig ist

Eine strukturierte Rechnung enthält typisierte, adressierbare Felder: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten, Positionsmengen, Steuersätze, Steuerbemessungsgrundlage je Satz. Das System des Käufers liest diese aus, gleicht sie mit einer Bestellung ab, leitet sie zur Freigabe weiter und verbucht sie - ohne erneute Dateneingabe und ohne OCR-Raten.

Die wirtschaftlichen Vorteile folgen unmittelbar: weniger Fehler, schnellere Freigaben, schnellere Zahlungen und die Möglichkeit für Steuerbehörden, Transaktionen einzeln statt über periodische Voranmeldungen zu prüfen. Letzterer Punkt ist der Grund, warum Regierungen und nicht Unternehmen die Einführung vorantreiben.

Der Standard: EN 16931

Die europäische Norm EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell, also die Bedeutung der Rechnungsinhalte: Parteien, Identifikatoren, Summen, Aufschlüsselung der Umsatzsteuer. Sie ist bewusst kein Dateiformat. Zwei Syntaxen bilden das Modell in der Praxis ab:

• UBL 2.1 (OASIS Universal Business Language) - der gängige Standard
• UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Darüber liegen CIUS-Dokumente (Core Invoice Usage Specifications), die den Standard für ein Land oder ein Netzwerk präzisieren: Peppol BIS Billing 3.0, die deutsche XRechnung oder die rumänische CIUS-RO. Eine CIUS fügt niemals Bedeutungen außerhalb der EN 16931 hinzu, sondern schränkt innerhalb dieser ein und gibt Vorgaben vor. Genau das ermöglicht die länderübergreifende Interoperabilität.

Die Richtlinie 2014/55/EU hat die EN 16931 für B2G-Rechnungen in der gesamten EU bereits verpflichtend gemacht - jede öffentliche Verwaltung muss in der Lage sein, diese zu empfangen. Bei B2B greifen nun die nationalen Verpflichtungen.

Peppol: Das Netzwerk

Peppol ist kein Format, sondern ein Übertragungsnetzwerk - diese Verwechslung tritt in der Praxis häufig auf.

Es basiert auf einem Vier-Ecken-Modell: Absender → Access Point des Absenders → Access Point des Empfängers → Empfänger. Sie verbinden sich einmal mit einem Access Point und können damit jeden Teilnehmer im Netzwerk erreichen. Teilnehmer werden über eine Peppol-ID (eine Kennung für das Schema gefolgt von einem Wert, wie etwa einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) identifiziert, die über ein verteiltes Service-Metadata-Register auffindbar ist.

Peppol BIS Billing 3.0 ist die CIUS, die für den Großteil des europäischen Austauschs verwendet wird, und genau das ist gemeint, wenn umgangssprachlich von einer „Peppol-Rechnung“ gesprochen wird.

Nationale Clearance-Systeme

Mehrere Mitgliedstaaten verlangen, dass Rechnungen über eine staatliche Plattform laufen müssen, bevor oder während sie den Käufer erreichen. Dieses Modell unterscheidet sich grundlegend von der direkten Netzwerkübertragung über Peppol:

Land	System	Modell
Italien	SdI (Sistema di Interscambio)	Clearance - jede B2B- und B2C-Rechnung läuft über die Plattform im FatturaPA-Format
Polen	KSeF	Clearance - FA(3)-Schema, schrittweise Einführung bis 2026
Rumänien	e-Factura	Clearance - UBL mit CIUS-RO, B2B seit 2024 verpflichtend
Frankreich	Gestaffelt 2026–27	Partnerplattformen (PDP) plus e-reporting
Deutschland	Gestaffelt ab 2025	Zunächst Empfangspflicht, Ausstellungspflicht folgt später

Beim Clearance-Modell sieht der Staat die Rechnung im Moment ihrer Ausstellung und nicht erst Monate später in einer Erklärung. Genau dorthin entwickelt sich die Durchsetzung der Mehrwertsteuer, und das ist der Grund, warum ViDAs digitale Meldepflichten die zusammenfassenden Meldungen ab 2030 vollständig ersetzen.

Was sich durch ViDA ändert

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates, in Kraft seit dem 14. April 2025:

• Bereits in Kraft: Mitgliedstaaten können nationale B2B-E-Rechnungen ohne vorherigen Antrag auf eine EU-Ausnahmeregelung verpflichtend machen, weshalb sich nationale Vorschriften durch die Jahre 2025 und 2026 beschleunigt haben.
• Ab dem 1. Juli 2030: Die strukturierte E-Rechnung wird zum Standard für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen innerhalb der EU. Eine Zustimmung des Kunden ist für regelkonforme Rechnungen nicht mehr erforderlich, zusammenfassende Meldungen werden zugunsten digitaler Meldepflichten abgeschafft, und zwei neue Pflichtangaben kommen hinzu: die Nummer der berichtigten Rechnung bei Korrekturrechnungen sowie die Bank- oder Virtuellkontodaten des Lieferanten.

Besonders präzise zu beachten, da in Berichten oft ungenau wiedergegeben: Der angenommene Text spricht von „Nummern von Bankkonten oder Nummern von virtuellen Konten … oder sonstigen Kennungen“, nicht von der „IBAN“. Zudem wurde die im Kommissionsentwurf enthaltene Pflicht zur Angabe des Zahlungsdatums gestrichen.

Wie Nordlet die E-Rechnung handhabt

Da Rechnungen in erster Linie strukturierte Daten und erst an zweiter Stelle Dokumente sind, ist die Generierung dieser Formate ein reiner Ausgabeschritt und keine Konvertierung.

Peppol BIS 3.0 - POST /v1/sales/invoices/peppol-xml gibt das UBL-Dokument zurück, und /peppol-send übermittelt es über einen Access Point. Teilnehmer-IDs werden in genannter Reihenfolge aus der Peppol-ID, dem Steuercode oder der Registrierungsnummer des Geschäftspartners abgeleitet. Gutschriften werden als UBL-CreditNote-Dokumente mit dem Typcode 381 ausgegeben.

Die Auflösung des Access Points prüft zunächst den eigenen Access Point des Unternehmens und greift andernfalls auf den integrierten Access Point der Plattform zurück. Unternehmen können somit ihren eigenen Anbieter einbinden oder den des Betreibers nutzen, ohne weitere Anpassungen vornehmen zu müssen.

Nationale Formate - /v1/sales/invoices/einvoice-xml rendert das jeweilige Format für das Land des Unternehmens: FatturaPA FPR12 für Italien, KSeF FA(3) für Polen (validiert gegen das offizielle XSD) und UBL mit der CIUS-RO-Anpassung für Rumänien. /einvoice-send übermittelt die Nutzdaten an einen für jedes Unternehmen konfigurierten Bridge-Endpunkt.

Jeder Renderer gibt Warnungen für Daten aus, die von den Rechnungsdaten nicht bereitgestellt werden können - wie etwa einen aus dem Mehrwertsteuersystem abgeleiteten italienischen Natura-Code oder einen in der Adresse fehlenden rumänischen Landkreis -, anstatt Werte zu erfinden, die zwar eine Validierung passieren würden, aber sachlich falsch wären.

Die transparente Grenze: Nordlet erstellt und übermittelt die Nutzdaten, während die zertifizierten nationalen Übertragungswege (SdI-Akkreditierung, KSeF-Sitzungsdaten, ANAF SPV OAuth) über eine von Ihnen konfigurierte Bridge abgewickelt werden - etwa über einen akkreditierten Vermittler oder einen eigenen Konnektor. Das ist eine bewusste Entscheidung, da diese Kanäle Zugangsdaten und Zertifizierungen erfordern, die dem Steuerpflichtigen und nicht dem Softwareanbieter gehören.

FAQ

Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Nicht im rechtlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung erlaubt; ein PDF ist lediglich ein Abbild einer Rechnung. Ab dem 1. Juli 2030 macht die Definition der Mehrwertsteuersystemrichtlinie dies EU-weit explizit zur Pflicht.

Worin besteht der Unterschied zwischen Peppol und EN 16931?

EN 16931 ist der semantische Standard, der den Inhalt einer Rechnung definiert. Peppol ist ein Übertragungsnetzwerk für den Dokumentenaustausch, und Peppol BIS Billing 3.0 ist die darauf aufbauende Spezifikation basierend auf EN 16931. Das eine ist der Inhalt, das andere der Transportweg.

Wer muss in der EU die E-Rechnung nutzen?

Gemäß der Richtlinie 2014/55/EU müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, EN 16931-Rechnungen zu empfangen. B2B-Vorgaben sind national geregelt und werden schrittweise eingeführt (Italien, Polen und Rumänien haben sie bereits, Frankreich und Deutschland befinden sich in der Umsetzung). Innerhalb der EU wird B2B im Rahmen von ViDA ab dem 1. Juli 2030 verpflichtend.

Was ist ein Clearance-Modell?

Ein System, bei dem Rechnungen im Moment ihrer Ausstellung über eine staatliche Plattform geleitet werden, sodass die Steuerbehörde sie in Echtzeit einsehen kann. Italiens SdI, Polens KSeF und Rumäniens e-Factura funktionieren nach diesem Prinzip, im Gegensatz zu Peppols direktem Netzwerkversand zwischen Handelspartnern.

Benötige ich einen eigenen Peppol Access Point?

Nein. Access Points sind Dienstleister, mit denen Sie sich verbinden, und die meisten Unternehmen nutzen die Dienste von Dritten. Nordlet unterstützt sowohl die Konfiguration eines eigenen Access Points als auch die Nutzung des plattformeigenen Dienstes.