Kas yra e. sąskaita faktūra? „Peppol“, formatai ir kam privaloma jas naudoti

Elektroninė sąskaita faktūra nėra bet kuri sąskaita faktūra, gauta elektroniniu būdu. Prie el. laiko pridedamas PDF failas yra sąskaitos faktūros atvaizdas – žmogus jį gali perskaityti, tačiau mašina jo negali apdoroti be spėlionių.

E. sąskaita faktūra (e-invoice) – tai sąskaita faktūra, išrašyta, perduota ir gauta struktūrizuotu formatu, kuris leidžia ją apdoroti automatiškai. Ši skirtis dabar labiau teisinė nei techninė: „ViDA“ iš naujo apibrėžia šią sąvoką PVM direktyvoje taip, kad nuo 2030 m. liepos 1 d. tik struktūrizuoti formatai atitinka elektroninės sąskaitos faktūros apibrėžimą. PDF failai šio statuso nebetenka.

Kodėl struktūra yra svarbi

Struktūrizuotoje sąskaitoje faktūroje pateikiami tipizuoti, adresuojami laukai: tiekėjo PVM mokėtojo kodas, eilutės kiekis, PVM tarifas, apmokestinamoji suma pagal tarifą. Pirkėjo sistema juos nuskaito, sulygina su užsakymu, nukreipia tvirtinimui ir užregistruoja didžiojoje knygoje be jokio duomenų suvedimo iš naujo ir be jokių OCR (optinio simbolių atpažinimo) spėlionių.

Ekonominė nauda akivaizdi: mažiau klaidų, greitesnis tvirtinimas, greitesni mokėjimai ir mokesčių administratoriaus galimybė tikrinti sandorius po sandorio, o ne per periodines deklaracijas. Būtent dėl šios paskutinės priežasties diegimą skatina vyriausybės, o ne įmonės.

Standartas: EN 16931

Europos standartas EN 16931 apibrėžia semantinį duomenų modelį – ką sąskaita faktūra reiškia: šalis, identifikatorius, sumas, PVM pasiskirstymą. Jis sąmoningai nėra failo formatas. Praktikoje šį modelį palaiko dvi sintaksės:

• UBL 2.1 (OASIS „Universal Business Language“) – dažniausiai naudojama sintaksė;
• UN/CEFACT CII („Cross Industry Invoice“).

Virš jų yra naudojami CIUS dokumentai (pagrindinių sąskaitų faktūrų naudojimo specifikacijos), kurie susiaurina standartą konkrečiai šaliai arba tinklui: „Peppol BIS Billing 3.0“, Vokietijos „XRechnung“, Rumunijos „CIUS-RO“. CIUS niekada neprideda reikšmių už EN 16931 ribų, o tik apriboja ir nustato reikalavimus jo viduje, todėl išlieka tarpvalstybinis suderinamumas.

Direktyva 2014/55/ES jau padarė EN 16931 privalomu B2G sąskaitų faktūrų išrašymui visoje ES – kiekviena viešojo sektoriaus institucija privalo turėti galimybę ją gauti. B2B sektoriuje dabar atsiranda nacionaliniai privalomi reikalavimai.

„Peppol“: tinklas

„Peppol“ nėra formatas – tai pristatymo tinklas, ir ši skirtis nuolat kelia painiavą.

Jis veikia pagal keturių kampų modelį: siuntėjas → siuntėjo prieigos taškas → gavėjo prieigos taškas → gavėjas. Prie prieigos taško prisijungiate vieną kartą ir galite pasiekti kiekvieną tinklo dalyvį. Dalyviai identifikuojami pagal „Peppol“ ID (schemos identifikatorių ir reikšmę, pavyzdžiui, PVM mokėtojo kodą), kurį galima rasti per paskirstytą paslaugų metaduomenų registrą.

„Peppol BIS Billing 3.0“ yra CIUS, pagal kurį vyksta didžioji dalis Europos keitimosi dokumentais, ir tai praktikoje beveik visada reiškia „Peppol“ sąskaitą faktūrą.

Nacionalinės autorizavimo sistemos

Kelios valstybės narės reikalauja, kad sąskaitos faktūros prieš pasiekiant pirkėją arba jam pasiekiant būtų nukreiptos per vyriausybės platformą – tai iš esmės kitoks modelis nei „Peppol“ tinklo pristatymas:

Šalis	Sistema	Modelis
Italija	SdI („Sistema di Interscambio“)	Autorizavimas (Clearance) – kiekviena B2B ir B2C sąskaita faktūra per platformą, „FatturaPA“ formatas
Lenkija	KSeF	Autorizavimas – FA(3) schema, privalomas etapais iki 2026 m.
Rumunija	e-Factura	Autorizavimas – UBL su „CIUS-RO“, B2B privalomas nuo 2024 m.
Prancūzija	Etapais 2026–2027 m.	Partnerių platformos (PDP) ir skaitmeninė atskaitomybė
Vokietija	Etapais nuo 2025 m.	Pirmiausia gavimo galimybė, vėliau išrašymo prievolės

Pagal autorizavimo modelį valstybė mato sąskaitą faktūrą ją išrašant, o ne po kelių mėnesių pateikus deklaraciją. Tai kryptis, kuria juda PVM administravimas, ir priežastis, dėl kurios „ViDA“ skaitmeninė atskaitomybė nuo 2030 metų visiškai pakeičia prekių ir paslaugų teikimo ataskaitas.

Ką keičia „ViDA“

Tarybos direktyva (ES) 2025/516, įsigaliojusi 2025 m. balandžio 14 d.:

• Jau galioja: valstybės narės gali nustatyti privalomą vietinį B2B e. sąskaitų faktūrų išrašymą be leidimo iš ES prašymo – todėl nacionaliniai reikalavimai sparčiai didėjo 2025 ir 2026 metais.
• Nuo 2030 m. liepos 1 d.: struktūrizuotos e. sąskaitos faktūros tampa numatytuoju standartu tarp ES vykdomuose B2B sandoriuose, pirkėjo sutikimas atitinkamoms sąskaitoms faktūroms nebereikalingas, atsisakoma prekių ir paslaugų teikimo ataskaitų skaitmeninės atskaitomybės naudai ir atsiranda du nauji privalomi rekvizitai – tikslinamos sąskaitos faktūros numeris tikslinamojoje sąskaitoje faktūroje ir tiekėjo banko arba virtualios sąskaitos identifikatoriai.

Verta tiksliai pažymėti, nes tai dažnai klaidingai nušviečiama: priimtame tekste nurodyti „banko sąskaitų numeriai arba virtualių sąskaitų numeriai... ar bet kurie kiti identifikatoriai“, o ne „IBAN“, be to, Komisijos pasiūlyme buvęs reikalavimas nurodyti apmokėjimo datą buvo panaikintas.

Kaip „Nordlet“ tvarko e. sąskaitas faktūras

Sąskaitos faktūros pirmiausia yra struktūrizuoti duomenys, o tik po to dokumentai, todėl bet kurio iš šių formatų generavimas yra atvaizdavimo, o ne konvertavimo žingsnis.

„Peppol BIS 3.0“ – POST /v1/sales/invoices/peppol-xml grąžina UBL, o /peppol-send pristato jį per prieigos tašką. Dalyvių ID nustatomi pagal partnerio „Peppol“ ID, PVM kodą arba registracijos kodą nurodyta tvarka. Kreditiniai dokumentai siunčiami kaip UBL CreditNote dokumentai su tipo kodu 381.

Prieigos taško nustatymas pirmiausia patikrina įmonės nuosavą prieigos tašką ir, jei jo nėra, grįžta prie platformos integruoto taško, todėl įmonė gali naudoti savo teikėją arba platformos operatorių nekeisdama jokių kitų nustatymų.

Nacionaliniai formatai – /v1/sales/invoices/einvoice-xml suformuoja atitinkamą šalies formatą: „FatturaPA FPR12“ Italijai, „KSeF FA(3)“ Lenkijai (patikrinta pagal oficialų XSD) ir UBL su „CIUS-RO“ pritaikymu Rumunijai. /einvoice-send pristato duomenų paketą į tarpinį (bridge) galinį punktą, sukonfigūruotą kiekvienai įmonei.

Kiekvienas atvaizdavimo įrankis grąžina įspėjimus dėl bet kokių duomenų, kurių sąskaitos faktūros duomenys negali pateikti (pavyzdžiui, iš PVM schemos nustatytas Italijos „Natura“ kodas arba adrese trūkstama Rumunijos apskritis), o ne išsigalvoja reikšmę, kuri praeitų patikrinimą, tačiau būtų klaidinga.

Sąžininga riba: „Nordlet“ sukuria ir pristato duomenų paketą, tačiau sertifikuotą nacionalinį transportavimą (SdI akreditavimą, „KSeF“ sesijos duomenis, ANAF SPV OAuth) tvarko jūsų sukonfigūruotas tiltas – akredituotas tarpininkas arba jūsų pačių jungtis (connector). Tai padaryta tyčia: šiems kanalams reikalingi prisijungimo duomenys ir sertifikavimas, kurie priklauso mokesčių mokėtojui, o ne programinės įrangos tiekėjui.

D.U.K.

Ar PDF sąskaita faktūra yra elektroninė sąskaita faktūra?

Teisine prasme – ne. E. sąskaita faktūra turi būti struktūrizuoto formato, leidžiančio ją apdoroti automatiškai; PDF yra sąskaitos faktūros vaizdas. Nuo 2030 m. liepos 1 d. PVM direktyvos apibrėžimas tai aiškiai nustato visoje ES.

Kuo skiriasi „Peppol“ ir EN 16931?

EN 16931 yra semantinis standartas, apibrėžiantis, ką sąskaita faktūra turi apimti. „Peppol“ yra pristatymo tinklas dokumentams keistis, o „Peppol BIS Billing 3.0“ yra jo specifikacija, sukurta remiantis EN 16931. Vienas yra turinys, o kitas – transportavimo būdas.

Kas ES privalo naudoti e. sąskaitas faktūras?

Pagal Direktyvą 2014/55/ES visos viešojo sektoriaus institucijos privalo turėti galimybę gauti EN 16931 atitinkančias sąskaitas faktūras. B2B reikalavimai yra nacionaliniai ir įvedami etapais – Italijoje, Lenkijoje ir Rumunijoje jie jau veikia, Prancūzijoje ir Vokietijoje yra diegiami, o tarptautiniai ES vidaus B2B sandoriai tampa privalomi nuo 2030 m. liepos 1 d. pagal „ViDA“.

Kas yra autorizavimo (clearance) modelis?

Sistema, kurioje sąskaitos faktūros išrašymo metu pereina per vyriausybės platformą, todėl mokesčių administratorius jas mato realiuoju laiku. Italijos SdI, Lenkijos „KSeF“ ir Rumunijos „e-Factura“ veikia būtent taip, skirtingai nuo tiesioginio „Peppol“ tinklo pristatymo tarp prekybos partnerių.

Ar man reikia nuosavo „Peppol“ prieigos taško?

Ne. Prieigos taškai yra paslaugų teikėjai, prie kurių jungiatės, ir dauguma įmonių naudoja kitiems priklausančius taškus. „Nordlet“ palaiko jūsų nuosavo prieigos taško konfigūravimą arba platformoje integruoto taško naudojimą.