Was ist eine Rechnung? Pflichtangaben nach EU-Mehrwertsteuerrecht

Eine Rechnung ist keine Zahlungsaufforderung. Sie ist ein Dokument, dessen Inhalt gesetzlich vorgeschrieben ist, da sie zwei Aufgaben erfüllt, von denen das Steuersystem abhängt: Sie begründet die Steuerschuld des Lieferers und sie dient dem Leistungsempfänger als Beleg für den Vorsteuerabzug. Ist der Inhalt fehlerhaft, bricht die zweite Hälfte dieses Systems zusammen. Daher ist das „Fehlen eines Pflichtangabefelds“ kein reiner Formfehler.

In der EU sind die erforderlichen Angaben harmonisiert. Artikel 226 der Richtlinie 2006/112/EG (Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie) legt diese Angaben fest, und diese Aufzählung ist bewusst abschließend: „Für Mehrwertsteuerzwecke sind nur die folgenden Angaben vorgeschrieben“.

Die Pflichtangaben

Artikel 226 führt 15 nummerierte Punkte sowie drei im Jahr 2010 hinzugefügte, mit Buchstaben versehene Punkte auf, insgesamt also 18:

Punkt	Was enthalten sein muss
1	Das Ausstellungsdatum
2	Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig ist
3	Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers
4	Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, sofern dieser die Steuerschuldner greift oder es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung nach Artikel 138 handelt
5	Der vollständige Name und die vollständige Anschrift sowohl des Lieferers als auch des Kunden
6	Die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise der Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistungen
7	Das Datum der Lieferung oder der sonstigen Leistung (oder einer Anzahlung), sofern dieses vom Ausstellungsdatum abweicht und feststellbar ist
7a	Der Hinweis „Istbesteuerung“ (Cash accounting), sofern der Lieferer diese Methode anwendet
8	Der Steuermassstab für jeden Steuersatz oder jede Befreiung, der Stückpreis ohne Mehrwertsteuer sowie etwaige Rabatte, sofern sie nicht im Stückpreis enthalten sind
9	Der anwendbare Steuersatz
10	Der zu entrichtende Steuerbetrag
10a	Der Hinweis „Gutschrift“ (Self-billing), sofern die Rechnung vom Kunden anstelle des Lieferers ausgestellt wird
11	Bei einer steuerfreien Lieferung ein Verweis auf die einschlägige Bestimmung der EU oder des nationalen Rechts oder ein anderer Hinweis darauf, dass der Umsatz steuerfrei ist
11a	Der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse charge), sofern der Kunde die Steuer schuldet
12	Bei neuen Fahrzeugen die Merkmale zur Identifizierung gemäß der Richtlinie
13	Der Hinweis „Differenzbesteuerung - Reisebüros“ (Margin scheme - Travel agents), sofern diese Sonderregelung anwendbar ist
14	Die Hinweise „Differenzbesteuerung - Gebrauchtgegenstände“, „- Kunstgegenstände“ oder „- Sammlungsstücke und Antiquitäten“ (Margin scheme - Second-hand goods, Works of art, Collector's items and antiques), je nach Sachverhalt
15	Sofern ein Steuervertreter steuerpflichtig ist, dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie Name und Anschrift

Drei damit zusammenhängende Regeln sind in der Praxis von Bedeutung. Ein im Bestimmungsmitgliedstaat nicht ansässiger Lieferer, der Umsätze im Wege der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge) ausführt, darf die Punkte 8, 9 und 10 weglassen und stattdessen den steuerpflichtigen Betrag anhand von Menge und Art beschreiben (Artikel 226a). Die Mitgliedstaaten können die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden in Fällen verlangen, die über Punkt 4 hinausgehen (Artikel 227). Zudem dürfen Beträge in jeder beliebigen Währung angegeben werden, vorausgesetzt, der zu entrichtende Steuerbetrag wird auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats ausgewiesen, in dem die Steuer geschuldet wird (Artikel 230).

Die exakt vorgeschriebenen Wortlaute

Die Punkte 7a, 10a, 11a, 13 und 14 erfordern wörtliche Hinweise - also genau die vorgegebenen Begriffe und keine Umschreibungen. Hier scheitern Rechnungen bei Prüfungen am häufigsten, da beispielsweise „Umsatzsteuer reverse charge gemäss Art. 196“ nicht dem von der Richtlinie vorgegebenen Wortlaut entspricht.

Das nationale Recht legt die Sprache für diese Hinweise fest. Das litauische Umsatzsteuergesetz (PVMĮ) spiegelt Artikel 226 Punkt für Punkt wider und schreibt die litauischen Fassungen vor: „Atvirkštinis apmokestinimas“ (Reverse Charge), „Pinigų apskaitos sistema“ (Istbesteuerung) und „Sąskaitų faktūrų išsirašymas“ (Gutschriftverfahren).

Der Verweis auf die Steuerbefreiung nach Punkt 11 ist flexibler gestaltet. Hier stehen drei Alternativen zur Auswahl - der Verweis auf die Richtlinie, der Verweis auf die nationale Vorschrift oder jeder andere Hinweis auf die Steuerbefreiung -, wobei die Erläuterungen der Kommission (Explanatory Notes) bestätigen, dass bereits das einzelne Wort „Steuerfrei“ (Exempt) ausreicht. Sie klären zudem eine häufige Überschneidung: Ist ein Umsatz sowohl steuerfrei als auch dem Reverse-Charge-Verfahren unterworfen, reicht der alleinige Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (Reverse charge) aus.

Wann Sie eine Rechnung ausstellen müssen

Artikel 226 regelt, für welche Umsätze eine Rechnung ausgestellt werden muss: Umsätze an andere Steuerpflichtige oder nichtsteuerpflichtige juristische Personen, Fernverkäufe, innergemeinschaftliche Lieferungen nach Artikel 138 sowie Anzahlungen. Finanz- und Versicherungsdienstleistungen, die nach Artikel 135 Absatz 1 Buchstaben a bis g steuerfrei sind, erfordern keine Rechnung.

Artikel 222 harmonisiert die Frist für genau zwei Kategorien:

Für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen (Artikel 138) und für grenzüberschreitende Dienstleistungen, bei denen der Kunde die Steuer schuldet (Artikel 196), ist die Rechnung spätestens am fünfzehnten Tag des Monats auszustellen, der auf den Monat folgt, in dem der steuerbare Umsatz ausgeführt wurde.

Für alle anderen Umsätze legen die Mitgliedstaaten ihre Fristen selbst fest. Diese Asymmetrie überrascht viele: Es gibt keine EU-weite Frist für inländische Rechnungen.

Kleinbetragsrechnungen

Nicht jede Rechnung muss alle 18 Pflichtangaben enthalten. Nach Artikel 220a müssen die Mitgliedstaaten eine vereinfachte Rechnung (Kleinbetragsrechnung) zulassen, wenn:

• der Rechnungsbetrag 100 EUR nicht übersteigt (oder den entsprechenden Betrag in Landeswährung);
• das Dokument eine vorherige Rechnung ändert (ein Dokument nach Artikel 219 wie eine Gutschrift beziehungsweise Korrekturrechnung); oder
• der Lieferer die Kleinunternehmerregelung nach Artikel 284 anwendet - ein Tatbestand, der durch die Richtlinie über die Kleinunternehmerregelung hinzugefügt wurde und seit dem 1. Januar 2025 gilt.

Nach Artikel 238 dürfen die Mitgliedstaaten nach Konsultation des Mehrsteuerausschusses zusätzliche Erleichterungen gewähren, sofern der Betrag über 100 EUR, aber nicht über 400 EUR liegt oder wenn die Handelspraxis die vollständige Erfüllung aller Pflichtangaben besonders erschwert. Ob der Schwellenwert von 400 EUR verfügbar ist, hängt somit vom jeweiligen Land ab.

Eine vereinfachte Rechnung muss gemäß Artikel 226b dennoch folgende Angaben enthalten: das Ausstellungsdatum, die Identifizierung des Lieferers, die Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Dienstleistungen, den zu entrichtenden Steuerbetrag oder die zu seiner Berechnung erforderlichen Angaben sowie bei einem Änderungsdokument einen eindeutigen Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und die geänderten Details.

Hierbei gelten zwei wichtige Einschränkungen. Eine Vereinfachung ist niemals zulässig bei Fernverkäufen, steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen von Gegenständen oder grenzüberschreitenden Reverse-Charge-Umsätzen eines nicht ansässigen Lieferers, also genau bei jenen grenzüberschreitenden Sachverhalten, bei denen die Rechnung der Steuerverwaltung dient. Zudem dürfen die Mitgliedstaaten nicht mehr verlangen, als die Artikel 226, 227 und 230 erlauben.

Was sich durch ViDA ändert

Die Richtlinie (EU) 2025/516 des Rates - das Paket „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (VAT in the Digital Age, ViDA), in Kraft seit dem 14. April 2025 - reformiert weite Teile dieses Bereichs, überwiegend mit Wirkung zum 1. Juli 2030:

• Zwei neue Pflichtangaben in Artikel 226. Nummer 16: Bei einer Berichtigungsrechnung die fortlaufende Nummer der korrigierten Rechnung. Nummer 17: Die Bankkontonummern, virtuellen Kontonummern oder sonstigen Kennungen des Lieferers, die eine eindeutige Identifizierung der Konten ermöglichen, auf die die Rechnung beglichen werden kann. (Der angenommene Gesetzestext verwendet bewusst nicht den Begriff „IBAN“, und eine in der ursprünglichen Kommissionsempfehlung enthaltene Fristangabe für die Bezahlung wurde gestrichen.)
• „Dreiecksgeschäft“ wird dem Hinweis zur Steuerschuldnerschaft hinzugefügt, sofern der Kunde nach Artikel 197 haftet.
• Der Begriff „elektronische Rechnung“ wird enger gefasst. Artikel 217 verlangt künftig ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht - ein einfaches PDF genügt dann nicht mehr, während hybride Formate (strukturierte Daten plus eine für Menschen lesbare Ansicht) weiterhin zulässig bleiben.
• E-Rechnungen werden zum Standard gemäß Artikel 218 unter Bezugnahme auf die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß der Richtlinie 2014/55/EU; eine Zustimmung des Kunden ist für konforme B2B-Rechnungen nicht mehr erforderlich.
• Die Frist nach Artikel 222 verkürzt sich auf 10 Tage nach Eintritt des steuerbaren Ereignisses.
• Zusammenfassende Meldungen (ZM) werden abgeschafft und durch digitale Meldepflichten ersetzt.

Eine Änderung ist bereits in Kraft: Seit dem 14. April 2025 dürfen die Mitgliedstaaten obligatorische B2B-E-Rechnungen im Inland ohne vorherige Einholung einer Ausnahmegenehmigung einführen, weshalb die nationalen Verpflichtungen stark an Fahrt aufgenommen haben.

Wie Nordlet dies handhabt

Rechnungen werden aus strukturierten Daten anstelle von Vorlagen erstellt, sodass die Pflichtangaben direkt aus den Stammdaten und Transaktionsdaten stammen und nicht manuell eingetippt werden müssen. Firmenname, Registrierungsnummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die entsprechenden Daten des Geschäftspartners, fortlaufende Nummern aus dokumententypspezifischen Serien, Ausstellungs- und Fälligkeitsdaten, positionsspezifische Mengen, Beschreibungen, Stückpreise, Steuersätze sowie die steuerpflichtigen Beträge und Steuerbeträge je Steuersatz werden in der Rechnung geführt und auf dem PDF in englischer, litauischer oder deutscher Sprache ausgegeben.

Die steuerliche Behandlung der Rechnung wird durch die Mehrwertsteuer-Engine (VAT engine) ermittelt. Diese bestimmt, ob ein Umsatz im Inland ausgeführt wird, eine innergemeinschaftliche Lieferung, ein Reverse-Charge-Umsatz, steuerfrei oder im Ausland steuerbar ist, und legt folglich fest, welche Hinweise nach Artikel 226 anzuwenden sind. Für den strukturierten Datenaustausch bildet die Peppol BIS 3.0-Ausgabe dieselben Daten auf die Norm EN 16931 ab - jenen Standard, den ViDA zum Standard machen wird -, während nationale E-Rechnungsformate (wie das italienische FatturaPA, das polnische KSeF FA(3) oder das rumänische CIUS-RO UBL) aus derselben Datenquelle generiert werden.

Zwei wichtige Praxishinweise: Die wörtlich vorgeschriebenen Hinweise werden über das zugewiesene Mehrwertsteuerschema der Rechnung gesteuert. Ist ein Schema falsch hinterlegt, führt dies zu einer technisch fehlerhaften Rechnung - dies sollte bei der Ersteinrichtung von grenzüberschreitenden Verkäufen stets überprüft werden. Zudem stellt die Kleinbetragsrechnung keinen separaten Dokumentenmodus dar; Rechnungen können stets mit den vollständigen Pflichtangaben versehen werden, was uneingeschränkt zulässig ist, da die Vereinfachung eine Option und keine Pflicht darstellt.

Weiterführende Literatur: Welche Angaben eine Gutschrift enthalten muss und warum eine Proforma-Rechnung keine Rechnung im steuerlichen Sinn ist.

FAQ

Was sind die Pflichtangaben auf einer EU-Mehrwertsteuerrechnung?

Artikel 226 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie listet diese auf: das Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Nummer, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferers, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, Name und Anschrift beider Parteien, Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen, das Lieferdatum (sofern es vom Ausstellungsdatum abweicht), der steuerpflichtige Betrag je Steuersatz, der Steuersatz, der Steuerbetrag sowie spezifische Hinweise für Steuerbefreiungen, das Reverse-Charge-Verfahren, die Istbesteuerung, das Gutschriftverfahren und Differenzbesteuerungen.

Kann eine Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt werden?

Ja. Artikel 230 erlaubt jede beliebige Währung, vorausgesetzt, der zu entrichtende Steuerbetrag wird auch in der Landeswährung des Mitgliedstaats ausgewiesen, in dem die Steuer geschuldet wird, umgerechnet nach den Wechselkursregeln der Richtlinie.

Was ist eine vereinfachte Rechnung und wann kann ich sie verwenden?

Eine Rechnung mit reduziertem Inhalt, die für Beträge bis zu 100 EUR, für Dokumente zur Änderung einer früheren Rechnung sowie für Lieferer im Rahmen der Kleinunternehmerregelung zulässig ist; die Mitgliedstaaten können diesen Betrag auf bis zu 400 EUR anheben. Sie ist niemals für Fernverkäufe, steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen oder grenzüberschreitende Reverse-Charge-Umsätze eines nicht ansässigen Lieferers zulässig.

Muss ich den Begriff „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ wörtlich schreiben?

Ja - Artikel 226 Nummer 11a verlangt diesen wörtlichen Hinweis, und das nationale Recht legt den genauen Wortlaut in der Landessprache fest (in Litauen: „Atvirkštinis apmokestinimas“). Eine bloße Beschreibung des Mechanismus anstelle des vorgeschriebenen Begriffs stellt einen Formfehler dar, selbst wenn die Bedeutung klar ist.

Wann muss eine Rechnung ausgestellt werden?

Für innergemeinschaftliche Lieferungen von Gegenständen und grenzüberschreitende Reverse-Charge-Dienstleistungen spätestens am fünfzehnten Tag des Monats, der auf den steuerbaren Umsatz folgt. Für andere Umsätze wird die Frist national festgelegt. Ab dem 1. Juli 2030 verkürzt ViDA die harmonisierte Frist auf 10 Tage nach dem steuerbaren Ereignis.