Kas yra sąskaita faktūra? Privalomi duomenys pagal ES PVM teisę

Sąskaita faktūra nėra tik prašymas atlikti mokėjimą. Tai dokumentas, kurio turinį griežtai apibrėžia įstatymai, nes jis atlieka du mokesčių sistemai gyvybiškai svarbius dalykus: nustato tiekėjo PVM prievolę ir yra įrodymas, kuriuo remdamasis pirkėjas atskaito tą patį PVM. Suklydus turinyje, antroji grandis subyra, todėl rekvizito trūkumas nėra tik formatus pažeidžiantis nesklandumas.

ES reikalaujamas turinys yra suderintas. 2006 m. lapkričio 28 d. Tarybos direktyvos 2006/112/EB (PVM direktyvos) 226 straipsnyje išdėstyti rekvizitai, ir šis sąrašas yra tyčia išsamus: "PVM sumetimais reikalaujama nurodyti tik šiuos duomenis".

Privalomi rekvizitai

226 straipsnyje pateikiami 15 numeruotų punktų bei trys raidiniai punktai, pridėti 2010 metais, iš viso 18:

Punktas	Kas turi būti nurodyta
1	Išrašymo data
2	Eilės numeris, pagrįstas viena ar keliomis serijomis, kuris vienareikšmiškai identifikuoja sąskaitą faktūrą
3	Tiekėjo PVM mokėtojo kodas
4	Pirkėjo PVM mokėtojo kodas, kai pirkėjas privalo sumokėti PVM arba kai prekių tiekimas yra prekių tiekimas Bendrijos viduje pagal 138 straipsnį
5	Pilnas tiekėjo ir pirkėjo pavadinimas bei adresas
6	Prekių kiekis ir pobūdis arba paslaugų apimtis ir pobūdis
7	Prekių tiekimo arba paslaugų teikimo data (arba avanso mokėjimo data), jei ji skiriasi nuo išrašymo datos ir ją galima nustatyti
7a	Nuoroda „Pinigų apskaitos sistema", jei tiekėjas taiko šią schemą
8	Apmokestinamoji vertė pagal kiekvieną tarifą arba neapmokestinamąją veiklą, vieneto kaina be PVM ir visos nuolaidos, kurios dar neįtrauktos į vieneto kainą
9	Taikomas PVM tarifas
10	Mokėtina PVM suma
10a	Nuoroda „Sąskaitų faktūrų išsirašymas", jei sąskaitą faktūrą išrašo pirkėjas, o ne tiekėjas
11	Kai prekių tiekimas ar paslaugų teikimas yra neapmokestinamas, nuoroda į taikomą ES arba nacionalinės teisės aktų nuostatą arba bet kokia kita nuoroda, rodanti neapmokestinimą
11a	Nuoroda „Atvirkštinis apmokestinimas", kai PVM sumokėti privalo pirkėjas
12	Naujos transporto priemonės atveju – ją identifikuojantys duomenys
13	Nuoroda „Naudotų prekių apmokestinimo schema – kelionių agentūros", kai taikoma ši schema
14	Nuoroda „Naudotų prekių apmokestinimo schema", „Meno kūriniai" arba „Kolekciniai daiktai ir antikvariniai daiktai", atsižvelgiant į atveju taikytinas nuostatas
15	Jeigu mokėti PVM privalo mokesčių atstovas, to atstovo PVM mokėtojo kodas, pavadinimas ir adresas

Praktikoje svarbios trys susijusios taisyklės. Tiekėjas, kurio buveinė nėra apmokestinimo valstybėje narėje ir kuris teikia prekes ar paslaugas taikydamas atvirkštinį apmokestinimą, gali praleisti 8, 9 ir 10 punktus, o apmokestinamąją vertę apibūdinti nurodydamas kiekį ir pobūdį (226a straipsnis). Valstybės narės gali reikalauti pirkėjo PVM kodo ir kitais atvejais, nei numatyta 4 punkte (227 straipsnis). Be to, sumos gali būti išreikštos bet kuria valiuta, su sąlyga, kad mokėtina PVM suma taip pat pateikiama tos valstybės narės, kurioje mokėtinas mokestis, nacionaline valiuta (230 straipsnis).

Tikslios formuluotės

7a, 10a, 11a, 13 ir 14 punktai reikalauja pažymių formuluočių – būtent tų žodžių, o ne perfrazavimo. Štai čia sąskaitos faktūros dažniausiai neišlaiko patikrinimo, nes frazė „PVM atvirkštinis apmokestinimas pagal 196 str." nėra ta, kurią nurodo Direktyva.

Nacionalinė teisė nustato tų nuorodų kalbą. Lietuvos PVMĮ 80 straipsnis punktas į punktą atspindi 226 straipsnį ir nustato lietuviškas formas: „Atvirkštinis apmokestinimas", „Pinigų apskaitos sistema" ir „Sąskaitų faktūrų išsirašymas".

Nuoroda į neapmokestinimą pagal 11 punktą yra lanksti. Ji siūlo tris alternatyvas – nurodyti Direktyvą, nurodyti nacionalinę nuostatą arba pateikti bet kokią kitą nuorodą, nurodančią neapmokestinimą, o Komisijos aiškinamuosiuose raštuose patvirtinama, kad pakanka vienintelio žodžio „Neapmokestinama". Jos taip pat išsprendžia dažną sutapimą: kai prekių tiekimas yra ir neapmokestinamas, ir jam taikomas atvirkštinis apmokestinimas, pakanka vienintelės nuorodos „Atvirkštinis apmokestinimas".

Kada privaloma išrašyti sąskaitą faktūrą

220 straipsnis nustato, kokiems tiekimams reikalaujama sąskaitos faktūros: tiekimams kitam apmokestinamajam asmeniui arba neapmokestinamajam juridiniam asmeniui, nuotolinei prekybai, prekių tiekimui Bendrijos viduje pagal 138 straipsnį ir avansiniams mokėjimams. Finansinės ir draudimo paslaugos, neapmokestinamos pagal 135 straipsnio 1 dalies a–g punktus, sąskaitos faktūros nereikalauja.

222 straipsnis suvienodina terminą tik dviem kategorijoms:

Prekių tiekimo Bendrijos viduje (138 straipsnis) ir tarptautinių paslaugų, kai PVM privalo sumokėti pirkėjas (196 straipsnis), atvejais sąskaita faktūra turi būti išrašyta ne vėliau kaip kito mėnesio, einančio po mėnesio, kurį įvyko apmokestinamasis įvykis, penkioliktą dieną.

Visais kitais atvejais valstybės narės pačios nusistato terminus. Šis asimetriškumas žmones stebina: nėra jokio ES mastu galiojančio termino vietinei sąskaitai faktūrai.

Supaprastintos sąskaitos faktūros

Ne kiekvienai sąskaitai faktūrai reikia visų 18 rekvizitų. Pagal 220a straipsnį valstybės narės privalo leisti supaprastintą sąskaitą faktūrą, kai:

• sąskaitos faktūros suma neviršija 100 EUR (arba atitinkamos sumos nacionaline valiuta);
• dokumentas tikslina ankstesnę sąskaitą faktūrą (219 straipsnio dokumentą – kreditinę sąskaitą faktūrą); arba
• tiekėjas taiko mažųjų įmonių neapmokestinimo schemą pagal 284 straipsnį – tai atvejis, pridėtas MVĮ schemos direktyvos ir taikomas nuo 2025 m. sausio 1 d.

Pagal 238 straipsnį valstybės narės, pasikonsultuokite su PVM komitetu, gali papildomai leisti supaprastinimą, kai suma yra didesnė nei 100 EUR, bet neviršija 400 EUR, arba kai dėl komercinės praktikos visiškas reikalavimų laikymasis yra ypač sunkus. Taigi, ar galima taikyti 400 eurų ribą, priklauso nuo šalies.

Supaprastintoje sąskaitoje faktūroje pagal 226b straipsnį vis tiek turi būti nurodyta: išrašymo data; tiekėjo identifikavimas; prekių arba paslaugų tipo identifikavimas; mokėtina PVM suma arba informacija, reikalinga jai apskaičiuoti; o tikslinamojo dokumento atveju – vienareikšmė nuoroda į originalią sąskaitą faktūrą ir keičiamus duomenis.

Dvi svarbios ribos. Supaprastinimas niekada negali būti taikomas nuotolinei prekybai, neapmokestinamam prekių tiekimui Bendrijos viduje arba tarptautiniams tiekimams taikant atvirkštinį apmokestinimą, kai tiekėjas nėra įsisteigęs šalyje – tai yra būtent tie tarptautiniai atvejai, kai sąskaita faktūra atlieka mokesčių administravimo funkciją. Be to, valstybės narės negali reikalauti daugiau, nei leidžia 226, 227 ir 230 straipsniai.

Ką keičia ViDA

Tarybos direktyva (ES) 2025/516 – „PVM skaitmeniniame amžiuje" (VAT in the Digital Age) paketas, įsigaliojęs 2025 m. balandžio 14 d., iš esmės perrašo didžiąją šios dalies dalį, daugiausia įsigaliosiančią 2030 m. liepos 1 d.:

• Du nauji rekvizitai 226 straipsnyje. 16 punktas: tikslinamojoje sąskaitoje faktūroje – taisomos sąskaitos faktūros eilės numeris. 17 punktas: tiekėjo banko sąskaitų numeriai ar virtualių sąskaitų numeriai arba bet kokie kiti identifikatoriai, vienareikšmiškai nurodantys sąskaitas, į kurias galima atlikti apmokėjimą. (Priimtam tekste sąmoningai nėra rašoma „IBAN", o Komisijos pasiūlyme buvęs reikalavimas nurodyti apmokėjimo datą buvo pašalintas.)
• „Trikampis sandoris" prisijungia prie atvirkštinio apmokestinimo nuorodos, kai pirkėjas yra atsakingas pagal 197 straipsnį.
• „Elektroninė sąskaita faktūra" susiaurėja. 217 straipsnis reikalaus struktūrizuoto elektroninio formato, leidžiančio atlikti automatinį apdorojimą – paprastas PDF failas nebeatitiks reikalavimų, o hibridiniai formatai (struktūrizuoti duomenys kartu su žmogui skaitomu vaizdavimu) – atitiks.
• E. sąskaitų faktūrų išrašymas tampa numatytuoju (default) pagal 218 straipsnį, remiantis Europos elektroninių sąskaitų faktūrų standartu pagal Direktyvą 2014/55/ES, o reikalavimas gauti pirkėjo sutikimą dėl reikalavimus atitinkančių B2B sąskaitų faktūrų nebėra taikomas.
• 222 straipsnyje nustatytas terminas sutrumpėja iki 10 dienų nuo apmokestinamojo įvykio.
• Panaikinamos prekių tiekimo Bendrijos viduje ataskaitos (ES pardavimo sąrašai), jas pakeičia skaitmeninis teikimas.

Vienas pakeitimas jau veikia: nuo 2025 m. balandžio 14 d. valstybės narės gali nustatyti privalomą vietinį B2B e. sąskaitų faktūrų išrašymą be prašymo suteikti nukryptuojančią nuostatą – todėl nacionaliniai reikalavimai įgavo pagreitį.

Kaip tai sprendžia Nordlet

Sąskaitos faktūros formuojamos iš struktūrizuotų duomenų, o ne naudojantis šablonu, todėl privalomi rekvizitai imami iš įrašų, o ne suvedami rašančiojo asmens. Įmonės pavadinimas, registracijos kodas ir PVM mokėtojo kodas, partnerio atitikmenys, nuosekli numeracija pagal dokumentų tipo seriją, išrašymo ir apmokėjimo datos, kiekis eilutėje, aprašymas, vieneto kaina, PVM tarifas, apmokestinamoji vertė ir PVM suma pagal tarifą yra įtraukiami į sąskaitą faktūrą ir atvaizduojami PDF formatu anglų, lietuvių arba vokiečių kalbomis.

Sąskaitoje faktūroje nurodomas PVM režimas nustatomas naudojant PVM varikliuką, kuris nusprendžia, ar prekių tiekimas yra vietinis, tiekimas Bendrijos viduje, taikomas atvirkštinis apmokestinimas, neapmokestinama veikla ar sandoris nepatenka į PVM taikymo sritį, ir atitinkamai nustato, kurios iš 226 straipsnio nuorodos turi būti taikomos. Struktūrizuotam keitimuisi Peppol BIS 3.0 išvestis suderina tuos pačius duomenis su EN 16931 standartu – standartu, kurį ViDA pavers numatytuoju – o nacionaliniai e. sąskaitų faktūrų formatai (Italijos FatturaPA, Lenkijos KSeF FA(3), Rumunijos CIUS-RO UBL) generuojami iš to paties šaltinio.

Dvi atviros pastabos. Pažymios formuluotės priklauso nuo sąskaitos faktūros PVM schemos, todėl neteisingai nustatyta schema sukuria techniškai ydingą sąskaitą faktūrą – tai verta patikrinti pirmą kartą konfigūruojant tarptautinius pardavimus. Supaprastintas sąskaitų faktūrų išrašymas nėra atskiras dokumento režimas: sąskaitose faktūrose pateikiami visi rekvizitai, o tai visada leidžiama, nes supaprastinimas yra pasirinkimas, o ne prievolė.

Susiję skaitiniai: ką turi turėti kreditinė sąskaita faktūra, ir kodėl išankstinė sąskaita faktūra iš viso nėra sąskaita faktūra.

D.U.K.

Kokie yra privalomi ES PVM sąskaitos faktūros rekvizitai?

PVM direktyvos 226 straipsnyje jie išvardyti: išrašymo data, unikalus eilės numeris, tiekėjo PVM mokėtojo kodas, pirkėjo PVM mokėtojo kodas (kai taikoma), abiejų šalių pavadinimai ir adresai, tiekiamo objekto kiekis ir pobūdis, tiekimo data (jei ji skiriasi nuo išrašymo datos), apmokestinamoji vertė pagal tarifą, PVM tarifas, PVM suma, taip pat specialios nuorodos dėl neapmokestinimo, atvirkštinio apmokestinimo, pinigų apskaitos sistemos, sąskaitų faktūrų išsirašymo ir maržos schemų.

Ar sąskaita faktūra gali būti išrašyta užsienio valiuta?

Taip. 230 straipsnis leidžia naudoti bet kurią valiutą, su sąlyga, kad mokėtina PVM suma taip pat pateikiama tos valstybės narės, kurioje mokėtinas PVM, nacionaline valiuta, konvertuojant ją pagal Direktyvos valiutos keitimo taisykles.

Kas yra supaprastinta sąskaita faktūra ir kada galiu ją naudoti?

Tai sumažinto turinio sąskaita faktūra, leidžiama sumoms iki 100 EUR, dokumentams, kuriančiams ankstesnės sąskaitos faktūros pataisymus, ir tiekėjams, kuriems taikoma MVĮ išimtis; valstybės narės gali padidinti šią ribą iki 400 EUR. Ji niekada negali būti naudojama nuotolinei prekybai, neapmokestinamam prekių tiekimui Bendrijos viduje arba tarptautinio tiekimo atveju taikant atvirkštinį apmokestinimą, kai tiekėjas nėra įsisteigęs šalyje.

Ar privalau tiksliai parašyti „Atvirkštinis apmokestinimas"?

Taip – 226 straipsnio 11a punktas reikalauja būtent šios pažymios formuluotės, o nacionalinė teisė nustato jos formuluotę vietine kalba (lietuvių k.: „Atvirkštinis apmokestinimas"). Mechanizmo aprašymas vietoje nurodytos frazės yra trūkumas, net jei prasmė yra aiški.

Kada turi būti išrašyta sąskaita faktūra?

Prekių tiekimo Bendrijos viduje ir tarpvalstybinių paslaugų taikant atvirkštinį apmokestinimą atvejais – iki kito mėnesio, einančio po apmokestinamojo įvykio mėnesio, penkioliktos dienos. Kitų tiekimų atvejais terminas nustatomas nacionaliniu lygmeniu. Nuo 2030 m. liepos 1 d. ViDA sutrumpina suderintą terminą iki 10 dienų po apmokestinamojo įvykio.