Was sind Einstandskosten? Fracht, Zoll und die wahren Stückkosten

Einstandskosten sind das, was ein Produkt tatsächlich kostet, bis es versandbereit in Ihrem Lager liegt – der Preis des Lieferanten zuzüglich aller Kosten, die für die Anlieferung anfallen. Fracht, Zölle, Versicherung, Umschlag und Hafengebühren.

Die Differenz zwischen Rechnungspreis und Einstandskosten macht bei importierten Waren routinemäßig 5 bis 20 % aus, und ein Unternehmen, das seine Preise auf Basis des Rechnungspreises kalkuliert, verkauft unbemerkt einige Produkte mit Verlust, während es von einer gesunden Bruttomarge ausgeht.

Was in die Anschaffungskosten von Vorräten gehört

Vorräte werden mit den Kosten bewertet, die für ihren Erwerb und das Verbringen an ihren aktuellen Ort und in ihren gegenwärtigen Zustand anfallen. Das ergibt eine klare Prüffrage: Haben diese Kosten die Ware hierher und in einen verkaufsfertigen Zustand gebracht?

Als Vorräte zu aktivieren (Hinzurechnung zum Buchwert):

• Kaufpreis, abzüglich von Preisnachlässen und Rabatten
• Eingangsfracht und Versandkosten
• Zölle und nicht abziehbare Einfuhrabgaben
• Transportversicherung
• Umschlag-, Hafen- und Terminalgebühren
• Zollabfertigungs- und Speditionsgebühren

Als Aufwand zu erfassen:

• Ausgangsfracht an Kunden – dies sind Vertriebskosten, kein Bestandteil des Vorratsvermögens
• Abziehbare Einfuhrumsatzsteuer – da diese erstattet wird, stellt sie niemals Kosten dar
• Lagerhaltung, nachdem die Waren verkaufsbereit sind (es sei denn, ein Produktionsprozess erfordert dies)
• Verwaltungsgemeinkosten und Gehälter der Einkaufsabteilung
• Außergewöhnlicher Ausschuss sowie Liegegelder (Demurrage) aufgrund eigener Verzögerungen

Die Unterscheidung bei der abziehbaren Umsatzsteuer führt bei Importen oft zu Fehlern: Die Einfuhrumsatzsteuer ist in der Regel abziehbar und wird daher ausgeschlossen, während der Zoll nicht abziehbar ist und somit zu den Anschaffungskosten gehört.

Warum das die Kalkulation verändert

Sie importieren 500 Einheiten zu je 20,00 €, mit Frachtkosten von 1.600 €, Zöllen von 900 € und einer Versicherung von 200 €:

	Betrag
Ware (500 × 20,00)	10.000
Fracht	1.600
Zoll	900
Versicherung	200
Gesamteinstandskosten	12.700
Wahre Stückkosten	25,40

Auf der Rechnung stehen 20,00 €. Die tatsächlichen Kosten betragen jedoch 25,40 € – 27 % mehr. Wenn Sie dieses Produkt für 26 € anbieten in dem Glauben, eine Marge von 30 % zu erzielen, liegt Ihre tatsächliche Marge bei lediglich 2,4 %.

Dieser Effekt pflanzt sich durch die Buchhaltung fort. Eine Unterbewertung der Bestandskosten führt zu einer Unterbewertung der Umsatzkosten (COGS) und einer Überbewertung des Rohertrags, solange die Waren unverkauft auf Lager liegen. Die nicht erfassten Frachtkosten schlagen dann in einer späteren Periode als Betriebsaufwand durch, sodass der Gewinn erst stark und dann schwach erscheint, ohne dass dies auf ein bestimmtes Produkt zurückgeführt werden kann.

Zuordnung der Kosten

Da eine Frachtrechnung häufig mehrere Produkte abdeckt, muss der Betrag aufgeteilt werden. Dafür gibt es zwei vertretbare Grundlagen:

Nach Wert – jeder Artikel trägt einen Anteil, der seinem Wert proportional entspricht. Dies ist sinnvoll für Versicherungen sowie wertabhängige Zölle (ad-valorem) und stellt den üblichen Standard dar:

Artikel	Menge	Stückkosten	Wert	Anteil von 2.700	Neue Stückkosten
A	300	20,00	6.000	1.620	25,40
B	200	20,00	4.000	1.080	25,40

Nach Menge – jede Einheit trägt einen gleichen Anteil. Dies ist angemessen bei Frachtkosten, wenn die Artikel in Größe und Gewicht vergleichbar sind und ein hochpreisiger Artikel nicht einen größeren Kostenanteil tragen soll, der durch das reine Volumen verursacht wurde.

Keine dieser Methoden ist universell richtig. Fracht für einen Container mit identischen Kartons ist ein Mengenproblem, während die Versicherung für eine gemischte Ladung aus billigen und teuren Gütern ein Wertproblem darstellt. Gewicht oder Volumen wären theoretisch die besten Grundlagen für Frachtkosten, rechtfertigen den Aufwand für die Datenerfassung in der Praxis jedoch meist nicht.

Das Zeitproblem

Einstandskosten gehen fast immer nach den Waren ein. Die Lieferung wird am 3. empfangen, die Frachtrechnung trifft am 20. ein und die Rechnung des Zollspediteurs im Folgemonat. Zu diesem Zeitpunkt sind einige Einheiten möglicherweise bereits verkauft.

Hierfür gibt es zwei saubere Optionen: Sie halten den Wareneingang so lange offen, bis alle Kosten bekannt sind (was präzise ist, aber Ihre Bestandsbuchhaltung verzögert), oder Sie buchen den Wareneingang zu Rechnungskosten und erfassen die Nebenkosten bei deren Eintreffen nach (womit die Buchhaltung aktuell bleibt und die Kosten nachträglich angepasst werden). Die meisten Systeme wählen den zweiten Weg, was die Frage aufwirft, was mit bereits verkauften Einheiten geschieht – siehe unten.

Wie Nordlet das löst

Einstandskosten werden über POST /v1/inventory/landed-costs/create implementiert. Sie übergeben einen Betrag mit einem Datum, wählen eine Methode – by_value (nach Wert) oder by_quantity (nach Menge) – und weisen diesen entweder einem Wareneingang oder einer expliziten Liste von Bestandsbewegungen zu.

Die Zuordnung greift direkt auf die FIFO-Schichten zu. Das Gewicht jeder Zielschicht entspricht ihrer verbleibenden Menge (bei by_quantity) beziehungsweise der verbleibenden Menge multipliziert mit den Stückkosten (bei by_value). Der Betrag wird entsprechend aufgeteilt, und die Stückkosten jeder Schicht erhöhen sich um ihren Anteil, geteilt durch ihre verbleibende Menge. Ab diesem Zeitpunkt führt jede Entnahme aus diesen Schichten zu höheren Kosten im Bereich der Umsatzkosten (COGS).

Diese Konsequenz ist gewollt und wichtig zu verstehen: Nur der noch auf Lager befindliche Bestand absorbiert die Kosten. Bereits verkaufte Einheiten werden nicht rückwirkend angepasst, da dies die Umsatzkosten in einer Periode verändern würde, die möglicherweise bereits abgeschlossen und gemeldet ist. Dadurch bleiben gesperrte Perioden tatsächlich gesperrt. Dies bedeutet auch, dass eine zeitnahe Zuordnung von Frachtkosten entscheidend ist – je länger Sie warten, desto mehr Einheiten der Lieferung wurden bereits ohne diese Kosten verbucht. Ist kein Bestand mehr auf Lager vorhanden, wird die Zuordnung abgelehnt, anstatt sie stillschweigend zu verwerfen.

Zuordnungen sind über /v1/inventory/landed-costs/list und /landed-costs/get einsehbar, und ihre Auswirkungen spiegeln sich direkt im Bestandswert via /v1/reports/stock-balance wider.

Es gibt zwei Einschränkungen: Die Zuordnung erfolgt ausschließlich nach Wert oder Menge – es gibt keine Gewichts- oder Volumenbasis – und das Einstandskostendokument passt die Bestandskosten an, anstatt die Lieferantenrechnung selbst zu verwalten, welche als gewöhnliche Eingangsrechnung verbucht wird.

FAQ

Was sind Einstandskosten?

Die Gesamtkosten, um ein Produkt in Ihr Lager und in einen verkaufsfertigen Zustand zu bringen: der Preis des Lieferanten zuzüglich Eingangsfracht, Zölle, Versicherung und Umschlag. Dies ist der Betrag, der Preis- und Marge-Entscheidungen steuern sollte, und nicht der Rechnungspreis.

Sollten Frachtkosten in die Bestandskosten einbezogen werden?

Eingangsfracht ja, da sie Teil der Kosten ist, um die Waren an ihren aktuellen Ort und in ihren gegenwärtigen Zustand zu bringen. Ausgangsfracht an Kunden ist ein Vertriebsaufwand und gehört nicht zu den Vorratskosten.

Ist die Einfuhrumsatzsteuer Teil der Einstandskosten?

Normalerweise nein, da sie abziehbar ist – Sie erhalten sie über Ihre Umsatzsteuervoranmeldung zurück, sodass sie niemals Kosten verursacht. Der Zoll verhält sich anders: Er ist nicht abziehbar und wird daher in den Anschaffungskosten der Waren aktiviert.

Wie sollten Einstandskosten auf Produkte aufgeteilt werden?

Nach Wert, wenn die Kosten mit dem Wert skalieren (Versicherung, wertabhängiger Zoll), und nach Menge, wenn sie mit den Einheiten skalieren (Fracht bei ähnlichen Artikeln). Gewicht oder Volumen sind für Fracht theoretisch besser, rechtfertigen den Aufwand für die Datenerfassung in der Praxis jedoch meist nicht.

Was geschieht mit den Einstandskosten von bereits verkauften Beständen?

In den meisten Systemen, einschließlich Nordlet, absorbiert nur der noch auf Lager befindliche Bestand die Zuordnung – eine Neubewertung verkaufter Einheiten würde die Umsatzkosten in bereits geschlossenen Perioden verändern. Dies ist ein guter Grund, Fracht und Zölle zuzuordnen, sobald die Kosten bekannt sind.