Mandantenfähige Buchhaltung: Realisierte und nicht realisierte Währungskurseffekte

Sobald Sie in einer anderen Währung als Ihrer Basiswährung fakturieren, haben Sie zwei Probleme. Der Kunde schuldet Ihnen 10.000 USD, Ihre Bücher werden in EUR geführt, und der Wechselkurs am Tag der Rechnungsstellung wird nicht derselbe sein wie am Tag der Zahlung.

Diese Abweichung ist eine Fremdwährungskurseffektdifferenz (foreign exchange difference), und es handelt sich dabei um einen tatsächlichen Gewinn oder Verlust – keinen Rundungsfehler. Die Mehrwährungsbuchhaltung (multi-currency accounting) ist die Disziplin, diese Differenzen am richtigen Ort und zum richtigen Zeitpunkt zu erfassen.

Drei Währungen statt einer

Jede Fremdwährungstransaktion betrifft bis zu drei Währungen:

• Transaktionswährung (transaction currency) – die Währung, auf die das Dokument lautet. Der Kunde schuldet 10.000 USD.
• Funktionale Währung bzw. Basiswährung (functional / base currency) – die Währung, in der Ihre Bücher geführt und die Abschlüsse erstellt werden. In Nordlet ist dies die Basiswährung des Unternehmens, die bei der Erstellung des Unternehmens anhand des Landes festgelegt wird.
• Präsentationswährung (presentation currency) – die Währung, in der Sie berichten, falls diese abweicht. Dies ist hauptsächlich bei der Konsolidierung relevant.

Die erste Regel bei der Implementierung lautet: Speichern Sie den Betrag sowohl in der Transaktionswährung als auch in der Basiswährung sowie den verwendeten Kurs. Wenn Sie nur den umgerechneten Betrag speichern, verlieren Sie die Möglichkeit, dem Kunden mitzuteilen, was er in seiner eigenen Währung schuldet. Wenn Sie nur den Fremdwährungsbetrag speichern, muss jeder Bericht neu umgerechnet werden – zu welchem Kurs und von welchem Zeitpunkt? Systeme, die diesen Punkt falsch machen, lassen sich nachträglich nicht durch das Hinzufügen einer Spalte reparieren.

Erfassung einer Transaktion

Sie stellen einem US-Kunden eine Rechnung über 10.000 USD aus, wenn der Kurs bei 1,10 USD pro EUR liegt:

Konto	Soll	Haben
2410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (10.000 USD)	9.090,91
5001 Umsatzerlöse		9.090,91

Die Forderung beträgt 10.000 USD und 9.090,91 EUR. Beides ist richtig, und beides wird benötigt.

Realisierte Differenzen

Der Kunde zahlt 10.000 USD, während sich der Kurs auf 1,05 verschoben hat:

Eingegangen: 10.000 USD ÷ 1,05 = 9.523,81 EUR
Erfasst:     10.000 USD ÷ 1,10 = 9.090,91 EUR
Gewinn:                           432,90 EUR

Konto	Soll	Haben
2710 Bank (USD-Konto)	9.523,81
2410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen		9.090,91
5803 Erträge aus Kursdifferenzen		432,90

Der Gewinn ist realisiert – die Transaktion ist abgeschlossen, das Geld ist eingegangen, und die Differenz ist permanent. Sie gehört in das finanzielle Ergebnis, nicht in die Umsatzerlöse: Sie haben nicht mehr verkauft, sondern der Wechselkurs hat sich verändert.

Der spiegelbildliche Fall wird auf Konto 6803 (Aufwendungen aus Kursdifferenzen) gebucht.

Nicht realisierte Differenzen

Nehmen wir nun an, die Periode endet und der Kunde hat noch nicht bezahlt. Sie halten nach wie vor eine Forderung über 10.000 USD, erfasst mit 9.090,91 EUR, während der Stichtagskurs besagt, dass sie 9.523,81 EUR wert ist.

Rechnungslegungsvorschriften verlangen, dass monetäre Posten (monetary items) – Forderungen, Verbindlichkeiten, Barmittel und Kredite in Fremdwährung – zu jedem Abschlussstichtag zum Stichtagskurs umgerechnet werden, wobei die Differenz erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung erfasst wird:

Konto	Soll	Haben
2410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	432,90
5803 Erträge aus Kursdifferenzen		432,90

Dieser Gewinn ist nicht realisiert – es ist noch nichts eingegangen, und der Kurs könnte sich morgen wieder umkehren. Er wird dennoch erfasst, da die Bilanz ausweisen muss, welchen Wert die Forderung am Abschlussstichtag hat.

Nicht-monetäre Posten werden nicht umgerechnet. Vorräte, Anlagevermögen und in Fremdwährung geleistete Anzahlungen verbleiben zu ihren historischen Kursen, da sie keinen Anspruch auf eine feste Anzahl von Währungseinheiten darstellen.

Wenn die Rechnung schließlich beglichen wird, wird die zuvor erfasste nicht realisierte Differenz zu einer realisierten Differenz. Implementierungen kehren entweder die Neubewertung zu Beginn der nächsten Periode um und lassen die Zahlung die vollständige Differenz buchen, oder sie verfolgen den neu bewerteten Buchwert und buchen nur den Zuwachs – beide Wege führen zum selben Gesamtergebnis, und eine Vermischung führt zu einer doppelten Erfassung.

Welcher Kurs und zu welchem Zeitpunkt?

• Transaktionstag – der Kurs am Tag der Rechnungsstellung oder Zahlung. Die meisten Systeme verwenden den von der Zentralbank veröffentlichten Kurs; im Euroraum ist dies typischerweise der EZB-Referenzkurs, und die litauische Praxis folgt den für buchhalterische Zwecke veröffentlichten Kursen.
• Stichtagskurs (closing rate) – der Kurs am Bilanzstichtag, der für die Neubewertung monetärer Posten verwendet wird.
• Durchschnittskurs (average rate) – für Erträge und Aufwendungen über eine Periode hinweg manchmal als Vereinfachungsregelung zulässig.

Für welche Methode Sie sich auch entscheiden, wenden Sie sie konsistent an und speichern Sie den Kurs direkt beim Geschäftsvorfall. „Wir haben den EZB-Kurs verwendet“ lässt sich Jahre später nicht mehr rekonstruieren; ein pro Dokument gespeicherter Kurs hingegen schon.

Wie Nordlet damit umgeht

Rechnungen führen ihre eigene Währung, und das Hauptbuch (ledger) wird in der Basiswährung des Unternehmens geführt: der Landeswährung des Unternehmenslandes, es sei denn, bei der Erstellung wurde eine andere gewählt. Wenn ein Dokument ausgestellt oder registriert wird, wird der Wechselkurs für das entsprechende Datum ermittelt und auf dem Dokument gespeichert, und die Beträge in Basiswährung werden auf dieser Grundlage berechnet – sodass jede Fremdwährungsrechnung sowohl ihren Nominalbetrag als auch den Kurs behält, zu dem sie umgerechnet wurde.

Die Kurse stammen aus der Wechselkurstabelle, die sowohl zentral importierte Kurse als auch unternehmensspezifische Überschreibungen (overrides) unterstützt. Bei der Abfrage wird auf den neuesten Kurs am oder vor dem Datum zurückgegriffen, anstatt an einem Wochenende oder Feiertag einen Fehler auszugeben. Importierte Kurse werden pro 1 EUR angegeben; für ein Unternehmen, dessen Basiswährung nicht der Euro ist, werden sie über den Euro kreuzweise berechnet, und eine unternehmensspezifische Kursüberschreibung wird stets als Einheiten der Fremdwährung pro 1 Einheit der Basiswährung des Unternehmens angegeben.

Realisierte Währungskurseffekte werden automatisiert. Wenn eine Zahlung in der Bankabstimmung mit einer Rechnung abgeglichen wird, wird die Differenz zwischen dem erfassten Basisbetrag der Rechnung und dem Basisbetrag der Zahlung über dedizierte Buchungsregeln gebucht – bank.fxGain auf Konto 5803 und bank.fxLoss auf Konto 6803. Teilzahlungen erzeugen proportionale Differenzen. Die Zahlung muss nicht in der Währung der Rechnung erfolgen: 915 EUR, die auf einem Euro-Konto eingehen, können eine Rechnung über 1.000 USD begleichen. Der Abgleich verwendet den in der Rechnungswährung beglichenen Betrag (invoiceAmount); wird dieser weggelassen, wird der Basiswert der Zahlung zum auf der Rechnung gespeicherten Kurs umgerechnet, begrenzt auf den noch offenen Betrag. Der bezahlte Betrag der Rechnung erhöht sich um diesen Betrag in Rechnungswährung, und der Restbetrag zwischen dem Basiswert der Zahlung und dem zum Rechnungskurs aufgelösten Basiswert ergibt die realisierte Differenz. Das Rückgängigmachen des Abgleichs macht exakt den Betrag rückgängig, den er aufgezeichnet hat.

Die stichtagsbezogene Neubewertung offener Posten ist nicht automatisiert. Dies ist eine bewusste Lücke: Nicht realisierte Differenzen auf Fremdwährungsforderungen, -verbindlichkeiten und Bankguthaben werden vom System weder berechnet noch gebucht. Zum Periodenende erfolgt diese Neubewertung als manueller Buchungssatz, gestützt auf die offenen Posten in POST /v1/reports/partner-balances und den Stichtagskurs.

Für Unternehmensgruppen stellt die Konsolidierung einen separaten Mechanismus dar: Die Abschlüsse jedes Mitglieds werden mit dem Stichtagskursfaktor in die Präsentationswährung der Gruppe umgerechnet, wobei der Umrechnungsfaktor pro Mitglied ausgewiesen wird, damit der Effekt sichtbar bleibt, anstatt verborgen zu sein.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen realisierten und nicht realisierten Währungsgewinnen?

Ein realisierter Gewinn entsteht, wenn eine Fremdwährungstransaktion abgewickelt wird – das Geld ist geflossen und die Differenz ist permanent. Ein nicht realisierter Gewinn entsteht durch die Neubewertung eines offenen Postens zum Bilanzstichtag; es ist noch nichts eingegangen, und der Kurs kann sich vor der Begleichung erneut verändern.

Welcher Wechselkurs sollte für eine Rechnung verwendet werden?

Der Kurs am Transaktionstag, typischerweise ein von einer Zentralbank veröffentlichter Kurs. Am wichtigsten ist es, diesen konsistent anzuwenden und den verwendeten Kurs auf dem Dokument zu speichern, damit die Umrechnung später nachvollzogen werden kann.

Sind Fremdwährungsgewinne Teil der Umsatzerlöse?

Nein. Sie gehören in das finanzielle Ergebnis, getrennt von den operativen Umsatzerlösen – eine Kursbewegung ist kein Verkauf. Die Ausweisung von Währungsgewinnen innerhalb der Umsatzerlöse stellt die Ertragslage zu gut dar.

Welche Salden müssen zum Periodenende neu bewertet werden?

Monetäre Posten: Forderungen, Verbindlichkeiten, Barmittel und Kredite in Fremdwährung. Nicht-monetäre Posten wie Vorräte, Anlagevermögen und geleistete Anzahlungen verbleiben zu ihrem historischen Kurs.

Soll ich Beträge in der Originalwährung oder umgerechnet speichern?

Beide, plus den verwendeten Kurs. Wenn Sie nur den umgerechneten Betrag speichern, geht verloren, was der Kunde tatsächlich schuldet; wenn Sie nur den Fremdwährungsbetrag speichern, sind Sie gezwungen, zu einem unbekannten Kurs neu umzurechnen. Jedes seriöse Mehrwährungs-Hauptbuch speichert alle drei Werte.