Kelių valiutų apskaita: realizuoti ir nerealizuoti valiutų kursų svyravimų pelnai bei nuostoliai
Kaip registruojamos ir perkainojamos užsienio valiutos operacijos, kuo skiriasi realizuoti ir nerealizuoti skirtumai ir kodėl privaloma saugoti abu valiutų dydžius.
Kai išrašote sąskaitą faktūrą (invoice) valiuta, kuri nėra jūsų bazine valiuta, susiduriate su dviem problemomis. Klientas jums skolingas 10 000 USD; jūsų apskaita tvarkoma EUR; o valiutos kursas sąskaitos išrašymo dieną skirsis nuo to, kuris galios apmokėjimo dieną.
Šis skirtumas yra valiutos kurso svyravimo rezulatas, ir tai yra tikras pelnas arba nuostolis, o ne suapvalinimo pasekmė. Kelių valiutų apskaita (multi-currency accounting) yra sritis, skirta teisingai ir laiku užregistruoti šiuos skirtumus tinkamoje vietoje.
Trys valiutos, o ne viena
Kiekviena užsienio valiutos operacija apima iki trijų valiutų:
- Operacijos valiuta – valiuta, kuria išreikštas dokumentas. Klientas skolingas 10 000 USD.
- Funkcinė (bazinė) valiuta – valiuta, kuria tvarkoma jūsų didžioji knyga (ledger) ir rengiamos finansinės ataskaitos. „Nordlet“ sistemoje tai yra įmonės bazinė valiuta, nustatoma pagal šalį sukuriant įmonę.
- Pateikimo valiuta – valiuta, kuria teikiamos ataskaitos, jei ji skiriasi. Ji daugiausia svarbi atliekant konsolidavimą.
Pirmoji šios sistemos kūrimo taisyklė: saugokite sumą ir operacijos, ir bazine valiuta, taip pat panaudotą kursą. Saugant tik konvertuotą sumą nelieka galimybės pasakyti klientui, kiek jis skolingas savo pačio valiuta, o saugant tik užsienio valiutos sumą, kiekvieną ataskaitą teks konvertuoti iš naujo – tik kokiu kursu ir iš kurio laikotarpio? Sistemas, kuriose ši dalis padaryta neteisingai, vėliau pataisyti pridedant naują stulpelį neįmanoma.
Operacijos registravimas
Išrašote JAV klientui 10 000 USD sąskaitą faktūrą, kai kursas yra 1,10 USD už 1 EUR:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 2410 Pirkėjų skolos (10 000 USD) | 9 090,91 | |
| 5001 Paslaugų pardavimo pajamos | 9 090,91 |
Gautina suma yra 10 000 USD ir 9 090,91 EUR. Abu šie dydžiai teisingi, ir abiejų reikia.
Realizuoti skirtumai
Klientas sumoka 10 000 USD, kai kursas pasikeičia iki 1,05:
Gauta: 10 000 USD ÷ 1,05 = 9 523,81 EUR
Užregistruota: 10 000 USD ÷ 1,10 = 9 090,91 EUR
Pelnas: 432,90 EUR
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 2710 Bankas (USD sąskaita) | 9 523,81 | |
| 2410 Pirkėjų skolos | 9 090,91 | |
| 5803 Teigiama valiutų kursų įtaka | 432,90 |
Šis pelnas yra realizuotas – operacija baigta, pinigai gauti, o skirtumas yra galutinis. Jis priskiriamas finansinės veiklos rezultatui, o ne pajamoms: jūs nepardavėte daugiau prekių ar paslaugų, tiesiog pasikeitė valiutos kursas.
Veidrodinis atvejis registruojamas sąskaitoje 6803 kaip neigiama valiutų kursų įtaka.
Nerealizuoti skirtumai
Tarkime, baigiasi ataskaitinis laikotarpis, o klientas vis dar neatsiskaitė. Jūsų apskaitoje tebėra 10 000 USD gautina suma, užregistruota kaip 9 090,91 EUR, o paskutinės dienos kursas rodo, kad ji verta 9 523,81 EUR.
Apskaitos standartai reikalauja, kad piniginiai straipsniai (monetary items) – gautinos sumos, mokėtinos sumos, grynieji pinigai, paskolos užsienio valiuta – būtų perkainojami pagal balansinės dienos kursą, o susidaręs skirtumas būtų pripažįstamas pelnu arba nuostoliu:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 2410 Pirkėjų skolos | 432,90 | |
| 5803 Teigiama valiutų kursų įtaka | 432,90 |
Šis pelnas yra nerealizuotas – pinigai dar negauti, o kursas rytoj gali pasikeisti į priešingą pusę. Vis dėlto jis pripažįstamas, nes balansas privalo atspindėti tikrąją reikalavimo vertę ataskaitine data.
Nepiniginiai straipsniai (non-monetary items) neperkainojami. Atsargos, ilgalaikis turtas ir išankstiniai apmokėjimai, įsigyti už užsienio valiutą, lieka registruoti istorinis kursu, nes jie nėra reikalavimai į konkretų valiutos vienetų skaičių.
Kai sąskaita galiausiai apmokama, anksčiau pripažintas nerealizuotas skirtumas tampa realizuotu. Sistemų realizacijoje arba panaikinamas perkainojimas kito laikotarpio pradžioje ir leidžiama atsiskaitymui užregistruoti pilną skirtumą, arba sekama perkainota balansinė vertė ir registruojamas tik prieaugis – abiem atvejais gaunama ta pati galutinė suma, o šių metodų maišymas sukeltų dvigubą skaičiavimą.
Koks kursas ir kada taikomas
- Operacijos data – kursas, galiojęs sąskaitos faktūros išrašymo arba apmokėjimo dieną. Dauguma sistemų naudoja centrinių bankų skelbiamus kursus; euro zonoje tai dažniausiai yra ECB orientacinis kursas, o Lietuvos praktikoje vadovaujamasi apskaitos tikslais skelbiamais kursais.
- Balansinės dienos (closing) kursas – kursas, galiojantis ataskaitine data, naudojamas piniginių straipsnių perkainojimui.
- Vidutinis kursas – tam tikrais atvejais leidžiamas pajamoms ir sąnaudoms per laikotarpį apskaičiuoti kaip supaprastintas būdas.
Kurį variantą bepasirinktumėte, taikykite jį nuosekliai ir išsaugokite kursą prie pačios operacijos. Teiginys „mes naudojome ECB kursą“ po kelerių metų nebeatkuriamas, o išsaugotas konkretaus dokumento kursas – išlieka.
Kaip tai sprendžia „Nordlet“
Sąskaitos faktūros turi savo valiutą, o didžioji knyga tvarkoma įmonės bazine valiuta – tai įmonės šalies nacionalinė valiuta, nebent sukuriant įmonę buvo pasirinkta kita. Išrašant ar registruojant dokumentą, nustatomas jo datos valiutos kursas ir išsaugoma prie dokumento, o sumos bazine valiuta apskaičiuojamos remiantis juo. Tokiu būdu kiekviena užsienio valiutos sąskaita faktūra išsaugo ir pradinę sumą, ir konvertavimui panaudotą kursą.
Kursai gaunami iš valiutų kursų lentelės, kuri palaiko tiek centraliai importuojamus kursus, tiek įmonės specifinius nustatymus. Jei tam tikrai dienai (pavyzdžiui, savaitgaliui ar šventei) kurso nėra, sistema automatiškai pritaiko paskutinį galiojusį kursą, o ne nutraukia veiksmą. Importuojami kursai nurodomi už 1 EUR; įmonei, kurios bazinė valiuta nėra euras, kursas perskaičiuojamas per eurą, o įmonės nustatytas individualus kursas visada rodo užsienio valiutos vienetų skaičių 1 įmonės bazinės valiutos vienetui.
Realizuoti valiutų kursų skirtumai apskaičiuojami automatiškai. Kai banko išrašo suderinimo (bank reconciliation) metu mokėjimas susiejamas su sąskaita faktūra, skirtumas tarp sąskaitoje užregistruotos bazinės sumos ir mokėjimo bazinės sumos nukreipiamas per tam skirtas registravimo taisykles: bank.fxGain į sąskaitą 5803 ir bank.fxLoss į sąskaitą 6803. Daliniai mokėjimai sukuria proporcingus skirtumus. Mokėjimas nebūtinai turi būti tos pačios valiutos kaip sąskaita: 915 EUR, gauti į euro sąskaitą, gali padengti 1 000 USD sąskaitą faktūrą. Suderinimo metu paimama suma, padengta sąskaitos valiuta (invoiceAmount); jei ji nenurodyta, mokėjimo bazinė vertė konvertuojama pagal sąskaitoje išsaugotą kursą, neviršijant likusios atviros sumos. Sąskaitos apmokėta suma padidėja ta sąskaitos valiutos suma, o skirtumas tarp mokėjimo bazinės vertės ir pagal sąskaitos kursą nurašytos bazinės vertės tampa realizuotu skirtumu. Atšaukus suderinimą, tiksliai atstatoma užregistruota suma.
Atvirų likučių perkainojimas ataskaitinio laikotarpio pabaigoje nėra automatizuotas. Tai yra sąmoningai palikta spraga: nerealizuotų skirtumų, susidariusių dėl užsienio valiutos gautinų sumų, mokėtinų sumų ir banko sąskaitų likučių, sistema pati neskaičiuoja ir neregistruoja. Laikotarpio pabaigoje šis perkainojimas atliekamas kaip rankinis žurnalo įrašas (journal entry), remiantis atvirais likučiais per POST /v1/reports/partner-balances ir balansinės dienos kursu.
Įmonių grupėms konsolidavimas yra atskiras mechanizmas: kiekvieno nario ataskaitos konvertuojamos į grupės pateikimo valiutą taikant balansinės dienos kursą, o konvertavimo faktorius pateikiamas atskirai kiekvienam nariui, kad poveikis būtų matomas, o ne paslėptas bendruose skaičiuose.
D.U.K.
Kuo skiriasi realizuoti ir nerealizuoti valiutos kursų svyravimų pelnai?
Realizuotas pelnas atsiranda tada, kai užsienio valiutos operacija yra užbaigiama – pinigai pajudėjo ir skirtumas tampa galutinis. Nerealizuotas pelnas atsiranda perkainojant atvirą likutį ataskaitine data; pinigai dar nebuvo gauti, o kursas iki atsiskaitymo momento vėl gali pasikeisti.
Kokį valiutos kursą reikėtų naudoti sąskaitai faktūrai?
Kursą, galiojusį operacijos dieną, dažniausiai – centrinio banko paskelbtą kursą. Svarbiausia yra šį kursą taikyti nuosekliai ir išsaugoti jį prie dokumento, kad vėliau būtų galima paaiškinti konvertavimo logiką.
Ar užsienio valiutos kursų pelnas yra pajamų dalis?
Ne. Jis priskiriamas finansinės veiklos rezultatui ir yra atskirtas nuo pagrindinės veiklos pajamų, nes valiutos kurso pokytis nėra prekių ar paslaugų pardavimas. Valiutos kursų pelno traukimas į pajamas iškreipia prekybinės veiklos rezultatus.
Kuriuos likučius reikia perkainoti laikotarpio pabaigoje?
Piniginius straipsnius: gautinas sumas, mokėtinas sumas, grynuosius pinigus ir paskolas užsienio valiuta. Nepiniginiai straipsniai, tokie kaip atsargos, ilgalaikis turtas ir išankstiniai apmokėjimai, lieka registruoti istorinis kursu.
Ar turėčiau sumas saugoti originalia, ar konvertuota valiuta?
Abiem, taip pat ir naudotu kursu. Saugant tik konvertuotą sumą prarandama informacija apie tai, kiek klientas yra skolingas iš tikrųjų, o saugant tik užsienio valiutos sumą, kiekvieną kartą prireiks pakartotinio konvertavimo neaiškiu kursu. Kiekviena patikima kelių valiutų didžioji knyga išsaugo visus tris dydžius.