Proforma-Rechnung vs. reguläre Rechnung: Wann welche Dokumentenart zählt
Was eine Proforma-Rechnung ist und was nicht, warum sie keine Umsatzsteuerpflicht und keinen Buchungssatz erzeugt und wann Sie sie anstelle einer Rechnung oder Anzahlungsrechnung einsetzen sollten.
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, erfüllt jedoch keine der Funktionen einer Rechnung. Sie ist ein preislich und inhaltlich wie eine Rechnung gestaltetes Angebot: Hier sind die voraussichtlichen Kosten, hier ist der zu zahlende Betrag, hier sind unsere Bankdaten. Sie erzeugt weder eine Forderung noch einen Umsatzerlös, weder eine Umsatzsteuerpflicht noch irgendeinen Buchungssatz.
Das ist kein Mangel, sondern genau der Zweck. Mithilfe einer Proforma-Rechnung können Sie einem Kunden exakt mitteilen, was er schulden wird, ohne dass dadurch die Konsequenzen einer echten Rechnungsstellung ausgelöst werden.
Der entscheidende Unterschied
| Proforma-Rechnung | Rechnung | |
|---|---|---|
| Rechtlicher Status | Ein geschäftliches Angebot | Ein Buchungsbeleg nach dem Umsatzsteuerrecht |
| Erzeugt eine Forderung | Nein | Ja |
| Realisiert Umsatzerlöse | Nein | Ja (bei Leistungserbringung) |
| Löst Umsatzsteuer aus | Nein | Ja - die Umsatzsteuer wird fällig |
| Fortlaufende Nummerierung | Nicht erforderlich | Erforderlich |
| Wird im Hauptbuch verbucht | Nein | Ja |
| Kunde kann Vorsteuer abziehen | Nein | Ja |
Die Zeile zur Umsatzsteuer hat Gewicht. Die Ausstellung eines Dokuments, das als Rechnung gilt, führt dazu, dass die Umsatzsteuer für diesen Zeitraum in der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abzuführen ist, unabhängig davon, ob der Kunde Sie bereits bezahlt hat. Eine Proforma-Rechnung bewirkt dies nicht, da sie keine Rechnung im Sinne der Mehrwertsteuerrichtlinie ist – und folglich kann Ihr Kunde daraus auch keine Vorsteuer geltend machen, so sehr er es sich auch wünscht.
Das gilt in beide Richtungen. Die Annahme einer Proforma-Rechnung von einem Lieferanten und der Vorsteuerabzug daraus ist ein Fehler, der vom Finanzamt nicht anerkannt wird; Sie benötigen hierfür die echte Rechnung.
Wann eine Proforma-Rechnung das richtige Dokument ist
- Anzahlungsanforderungen, bei denen noch keine Lieferung erfolgt ist. Häufig im Export, bei der Auftragsfertigung und in neuen Kundenbeziehungen: erst bezahlen, dann produzieren wir.
- Angebote, die der Kunde im Rechnungsformat benötigt, um eine Bestellung (Purchase Order) auszulösen oder einen internen Freigabeprozess zu starten.
- Zoll- und Versandpapiere für den Warenversand, bei denen eine Handelsrechnung noch nicht angebracht ist – etwa für Muster, Ersatzlieferungen oder Reparaturwaren.
- Bestätigung von Beträgen vor Abschluss eines Geschäfts, bei denen das Ausstellen einer echten Rechnung eine Umsatzsteuerpflicht für einen möglicherweise nicht zustande kommenden Verkauf auslösen würde.
Wann sie das falsche Dokument ist
Der typische Fehler besteht darin, eine Proforma-Rechnung zu verwenden, um die Umsatzsteuer für einen bereits getätigten Umsatz hinauszuzögern. Wenn die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden, besteht die Rechnungspflicht und der Zeitpunkt der steuerlichen Leistungserbringung ist erreicht – das Versenden einer Proforma-Rechnung verschiebt die Umsatzsteuer nicht, sondern bedeutet lediglich, dass die vorgeschriebene Rechnung nicht ausgestellt wurde. Die Finanzbehörden setzen Fristen für die Rechnungsstellung, und die Steuerschuld entsteht unabhängig davon.
Ein weiterer, subtilerer Fehler ist die Handhabung von Proformas als eigene Nummerierungsserie, gegen die Kunden Zahlungen leisten, ohne dass jemals die echten Rechnungen ausgestellt werden. Das Geld geht ein, es wird nichts verbucht, und der Abrechnungszeitraum schließt mit fehlenden Umsätzen ab.
Die Alternative: Die Anzahlungsrechnung
Wenn Sie eine Zahlung vor der Lieferung und eine korrekte Buchführung wünschen, ist das in den meisten EU-Jurisdiktionen richtige Instrument eine Anzahlungsrechnung (Abschlagsrechnung) und keine Proforma-Rechnung.
Eine Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung: Sie ist nummeriert, löst die Umsatzsteuer auf die Anzahlung aus und wird verbucht. Auf diese Rechnung eingegangenes Geld ist kein Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit, da Sie dem Kunden noch Waren oder Dienstleistungen schulden. Im litauischen Kontenrahmen wird dies auf dem Konto 4440, erhaltene Anzahlungen, verbucht:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| 2410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | 1.210 | |
| 4440 Erhaltene Anzahlungen | 1.000 | |
| 4492 Umsatzsteuer | 210 |
Wenn die Waren schließlich geliefert werden, wird die Anzahlung mit der Schlussrechnung verrechnet und die Verbindlichkeit wandelt sich in einen Erlös um. Dies entspricht demselben Periodenabgrenzungsprinzip wie bei Rechnungsabgrenzungsposten: vereinnahmte liquide Mittel für noch nicht erbrachte Leistungen stellen eine Verbindlichkeit dar, keinen Ertrag.
Die Entscheidung läuft somit auf drei Optionen hinaus:
- Proforma-Rechnung – der Kunde benötigt ein Dokument, aber Sie möchten noch keine buchhalterischen oder steuerlichen Konsequenzen auslösen.
- Anzahlungsrechnung – Sie möchten vor der Lieferung bezahlt werden, unter Berücksichtigung der korrekten Umsatzsteuer und Buchung im Hauptbuch.
- Rechnung – die Lieferung oder Leistung wurde erbracht.
Wie Nordlet damit umgeht
Eine Ausgangsrechnung besitzt einen Typ: invoice, credit_note, advance oder proforma. Dieser Typ bestimmt, was bei ihrer Ausstellung geschieht.
Rechnungen, Gutschriften und Anzahlungsrechnungen werden im Hauptbuch verbucht – sie erhalten eine Nummer aus ihrer jeweiligen Nummernserie, schreiben die Buchungssätze, erzeugen die Forderung und fließen in die Umsatzsteuervoranmeldung ein. Proforma-Rechnungen werden überhaupt nicht verbucht: Sie werden ausgestellt, in einer separaten Serie nummeriert und können als PDF versendet werden, es wird jedoch keine Buchungstransaktion erzeugt, es erscheint keine Forderung, und sie tauchen niemals in der Umsatzsteuervoranmeldung oder den i.SAF-Registern auf.
Da sie nicht verbucht werden, sind Proforma-Rechnungen auch von der Forderungsberichterstattung ausgenommen – sie erscheinen weder in Forderungsstrukturanalysen noch in den Kontokorrentsalden, was auch korrekt ist: Noch schuldet Ihnen niemand etwas.
Der praktische Ablauf sieht vor, eine Proforma-Rechnung auszustellen und bei verbindlicher Zusage des Kunden die echte Rechnung (oder eine Anzahlungsrechnung bei Vorauszahlung) als separates Dokument zu erstellen. Nordlet wandelt eine Proforma-Rechnung nicht direkt in eine Rechnung um, eben weil es sich um unterschiedliche Dokumente mit unterschiedlichen Nummernkreisen handelt.
FAQ
Ist eine Proforma-Rechnung ein rechtliches Dokument?
Sie ist ein geschäftliches Angebot und kein Buchungsbeleg. Sie kann Teil eines Vertrags sein und wird für Zollzwecke sowie interne Freigabeprozesse weithin akzeptiert, ist jedoch keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts, begründet keine Zahlungsverpflichtung und kann nicht für den Vorsteuerabzug verwendet werden.
Muss ich für eine Proforma-Rechnung Umsatzsteuer entrichten?
Nein. Eine Proforma-Rechnung löst keine Umsatzsteuerpflicht aus, und der Empfänger kann daraus keine Vorsteuer abziehen. Wenn die Lieferung oder Leistung jedoch bereits stattgefunden hat, entsteht die Umsatzsteuervoranmeldung direkt durch den Umsatz selbst – das Ausstellen einer Proforma-Rechnung anstelle der erforderlichen Rechnung schiebt die Steuerpflicht nicht auf.
Darf ein Kunde eine Proforma-Rechnung bezahlen?
Ja, und das geschieht ständig – genau dafür sind Proforma-Rechnungen für Vorauszahlungen gedacht. Sobald das Geld jedoch eingeht, erfordert die Transaktion ein echtes Dokument: entweder eine Anzahlungsrechnung oder die Endrechnung, je nachdem, ob die Lieferung bereits erfolgt ist.
Worin besteht der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung und einer Anzahlungsrechnung?
Eine Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung – nummeriert, steuerauslösend und verbucht, wobei die Vorauszahlung bis zur Lieferung als Verbindlichkeit erfasst wird. Eine Proforma-Rechnung ist keines von alledem. Verwenden Sie eine Anzahlungsrechnung, wenn Sie vor der Lieferung bezahlt werden möchten und dies korrekt verbuchen müssen.
Muss eine Proforma-Rechnung fortlaufend nummeriert werden?
Nach Umsatzsteuerrecht ist dies nicht erforderlich, da es sich um keine Umsatzsteuerrechnung handelt. In der Praxis empfiehlt sich dennoch die Verwendung einer separaten Nummernserie – zur internen Nachverfolgbarkeit und um zu verhindern, dass eine Proforma-Rechnung in Ihren Unterlagen oder denen des Kunden versehentlich mit einer echten Rechnung verwechselt wird.