Proforma sąskaita faktūra ir įprasta sąskaita faktūra: kada kurią naudoti
Kas yra ir kas nėra proforma sąskaita faktūra, kodėl ji nesukuria prievolės mokėti PVM bei neformuoja įrašo didžiojoje knygoje ir kada ją naudoti vietoj įprastos ar avansinės sąskaitos faktūros.
Proforma sąskaita faktūra (proforma invoice) atrodo kaip sąskaita faktūra, tačiau neatlieka jokių sąskaitai faktūrai būdingų funkcijų. Tai komercinis pasiūlymas, suformatuotas kaip mokėjimo dokumentas: štai kiek tai kainuos, štai kiek reikia sumokėti, štai mūsų banko rekvizitai. Ji nesukuria jokio gautinos sumos reikalavimo, jokių pajamų, jokios PVM prievolės ir jokio įrašo didžiojoje knygoje (ledger).
Tai nėra trūkumas – tai yra pagrindinė jos paskirtis. Proforma leidžia tiksliai nurodyti klientui, kiek jis skolinsis ar mokės, nesukeliant jokių realaus sąskaitos faktūros išrašymo teisinių ar apskaitos pasekmių.
Esminis skirtumas
| Proforma sąskaita faktūra | Sąskaita faktūra | |
|---|---|---|
| Teisinis statusas | Komercinis pasiūlymas | Apskaitos dokumentas pagal PVM įstatymą |
| Sukuria gautiną sumą | Ne | Taip |
| Pripažįsta pajamas | Ne | Taip (kai uždirbamos) |
| Sukelia PVM prievolę | Ne | Taip – atsiranda mokėtinas PVM |
| Nuosekli numeracija | Nebūtina | Būtina |
| Registruojama didžiojoje knygoje | Ne | Taip |
| Klientas gali atskaita PVM | Ne | Taip |
PVM eilutė yra ta vieta, kuri turi tikrą svorį. Dokumento, atitinkančio sąskaitos faktūros reikalavimus, išrašymas reiškia, kad pardavimo PVM tampa mokėtimas valstybei už tą laikotarpį teikiamoje PVM deklaracijoje, nepriklausomai nuo to, ar klientas jums sumokėjo. Proforma to nedaro, nes ji nėra sąskaita faktūra PVM direktyvos prasme – ir atitinkamai jūsų klientas negali nuo jos atskaitos pirkimo PVM, kad ir kaip norėtų.
Tai veikia į abi puses. Proformos priėmimas iš tiekėjo ir PVM atskaita pagal ją yra klaida, kuri bus atmesta patikrinimo metu; jums reikalingas tikrasis dokumentas.
Kada proforma yra tinkamas dokumentas
- Avansinio mokėjimo prašymai, kai prekės dar nepristatytos. Tai dažna praktika eksporto, užsakomosios gamybos ir naujų klientų santykiuose: pirma sumokate, po to gaminate.
- Pasiūlymai, kurių klientui reikia sąskaitos faktūros formatu, kad galėtų sukurti pirkimo užsakymą arba pradėti vidinį tvirtinimo procesą.
- Muitinės ir gabenimo dokumentai siunčiamoms prekėms, kurioms komercinė sąskaita faktūra dar netinkama – pavyzdžiams, pakaitinėms prekėms, prekėms remontui.
- Sumų patvirtinimas prieš sudarant sandorį, kai tikrosios sąskaitos faktūros išrašymas sukurtų PVM prievolę už pardavimą, kuris gali ir neįvykti.
Kada ji netinkama
Didžiausia klaida yra naudoti proformą siekiant atidėti PVM prievolę už jau įvykusį pardavimą. Jei prekės pristatytos arba paslaugos suteiktos, atsiranda prievolė išrašyti sąskaitą faktūrą ir įvyksta mokestinis laikotarpis – proformos išsiuntimas PVM neatideda, jis tik reiškia, kad privaloma sąskaita faktūra nebuvo išrašyta. Valstybės narės nustato terminus sąskaitoms faktūroms išrašyti, o mokestinė prievolė atsiranda bet kuriuo atveju.
Kita klaida yra subtilesnė: naudoti proformas kaip atskirą numeracijos seriją, pagal kurią klientai moka, bet niekuomet neišrašyti tikrųjų sąskaitų faktūrų. Pinigai atkeliauja, niekas neužregistruojama, o laikotarpis uždaromas be pajamų.
Alternatyva – avansinė sąskaita faktūra
Jei norite gauti apmokėjimą prieš pristatymą ir užtikrinti teisingą apskaitą, tinkamas instrumentas daugelyje ES jurisdikcijų yra avansinė sąskaita faktūra (prepayment invoice), o ne proforma.
Avansinė sąskaita faktūra yra tikra sąskaita faktūra: ji turi numerį, sukelia PVM prievolę nuo avanso ir registruojasi apskaitoje. Pagal ją gauti pinigai nėra pajamos – tai įsipareigojimas, nes jūs esate skolingi klientui prekes arba paslaugas. Lietuvos sąskaitų plane ji patenka į 4440 sąskaitą, gauti avansai:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 2410 Gautinos sumos už prekes ir paslaugas | 1 210 | |
| 4440 Gauti avansai | 1 000 | |
| 4492 Mokėtinas PVM | 210 |
Kai prekės galiausiai pristatomos, avansas sudengiamas su galutine sąskaita faktūra, o įsipareigojimas virsta pajamomis. Tai tas pats pajamų ir sąnaudų kaupimo principas kaip ir koregavimo įrašuose: už nepristatytą darbą gauti pinigai yra skola, o ne pajamos.
Taigi sprendimą sudaro trys pasirinkimai:
- Proforma – klientui reikia dokumento, bet jūs dar nenorite jokių apskaitos ar mokesčių pasekmių.
- Avansinė sąskaita faktūra – norite gauti apmokėjimą prieš pristatymą, taikant tinkamą PVM ir apskaitos tvarką.
- Sąskaita faktūra – prekių tiekimas arba paslaugų teikimas jau įvyko.
Kaip tai tvarko Nordlet
Pardavimo sąskaita faktūra turi tipą: invoice (sąskaita faktūra), credit_note (kreditinė sąskaita), advance (avansinė sąskaita) arba proforma. Šis tipas apibrėžia, kas nutinka ją išrašant.
Sąskaitos faktūros, kreditinės sąskaitos ir avansinės sąskaitos registruojamos didžiojoje knygoje – joms priskiriamas numeris iš atskiros serijos, sukūriami didžiosios knygos įrašai, sugeneruojama gautina suma ir duomenys įtraukiami į PVM deklaraciją. Proformos visai registruojamos didžiojoje knygoje: jos išrašomos, numeruojamos atskiroje serijoje ir gali būti išsiųstos kaip PDF failas, tačiau jokia finansinė operacija nesukuriama, gautinos sumos neatsiranda, o pati proforma niekuomet nepasiekia PVM deklaracijos ar i.SAF registrų.
Kadangi proformos neregistruojamos apskaitoje, jos taip pat neįtraukiamos į gautinų sumų ataskaitas – jos nepasirodys senėjimo ataskaitose ar partnerių skolų likučiuose, o tai yra visiškai teisinga, nes kol kas jums niekas nesiskolina.
Praktinis procesas yra toks: išrašoma proforma, o klientui patvirtinus užsakymą, kaip atskiras dokumentas išrašoma tikroji sąskaita faktūra (arba avansinė sąskaita faktūra, jei mokama iš anksto). Nordlet nekeičia proformos į įprastą sąskaitą faktūrą tiesiogiai sistemoje būtent todėl, kad tai yra skirtingi dokumentai su skirtinga numeracija.
D.U.K.
Ar proforma sąskaita faktūra yra teisiinis dokumentas?
Tai yra komercinis pasiūlymas, o ne apskaitos dokumentas. Ji gali būti sutarties dalimi ir yra plačiai priimama muitinės bei vidaus patvirtinimo tikslais, tačiau pagal PVM įstatymą ji nėra sąskaita faktūra, nesukuria prievolės mokėti ir negali būti naudojama PVM atskaitai.
Ar turiu mokėti PVM pagal proformą sąskaitą faktūrą?
Ne. Proforma nesukuria prievolės sumokėti pardavimo PVM, o gavėjas negali atsiskaityti pirkimo PVM pagal ją. Visgi, jei sandoris jau įvyko, PVM prievolė atsiranda dėl paties prekių tiekimo ar paslaugų teikimo – proformos išrašymas vietoj privalomos sąskaitos faktūros šios prievolės neatideda.
Ar klientas gali apmokėti proforma sąskaitą faktūrą?
Taip, ir tai vyksta nuolat – tam ir yra skirtos avansinės proformos. Tačiau pinigams atkeliavus, operacijai reikalingas tikras dokumentas: arba avansinė sąskaita faktūra, arba galutinė sąskaita faktūra, priklausomai nuo to, ar prekės jau buvo pristatytos.
Kuo skiriasi proforma nuo avansinės sąskaitos faktūros?
Avansinė sąskaita faktūra yra tikra sąskaita faktūra – numeruojama, sukelianti PVM prievolę ir registruojama apskaitoje, o gautas avansas iki pristatymo apskaitomas kaip įsipareigojimas. Proforma nėra jokia iš šių dalių. Avansinę sąskaitą faktūrą naudokite tada, kai norite gauti apmokėjimą prieš pristatymą ir teisingai jį apskaityti.
Ar proforma sąskaitai faktūrai reikalinga nuosekli numeracija?
Pagal PVM įstatymą – ne, kadangi tai nėra PVM sąskaita faktūra. Praktikoje vis tiek verta naudoti atskirą numeracijos seriją vidiniam atsekamumui užtikrinti ir tam, kad proformos nebūtų įmanoma supainioti su tikra sąskaita faktūra nei jūsų apskaitoje, nei kliento sistemoje.