Was ist eine Bestellung? Bestellungen im Vergleich zu Rechnungen und der 3-Wege-Abgleich

Eine Bestellung (Purchase Order) ist das Dokument, das Sie an einen Lieferanten senden, um festzulegen, was Sie kaufen möchten, zu welchem Preis, in welcher Menge und mit welchem Liefertermin. Es ist das Dokument des Käufers, während die Rechnung das Dokument des Verkäufers ist. Wenn man diese Rollenverteilung verstanden hat, erklärt sich der Rest wie von selbst.

Der Zweck besteht darin, eine Kaufentscheidung explizit zu treffen, bevor finanzielle Verpflichtungen eingegangen werden, anstatt dies erst beim Eintreffen einer Rechnung festzustellen.

Bestellung vs. Rechnung

	Bestellung	Rechnung
Ausgestellt von	Käufer	Verkäufer
Inhalt	„Wir stimmen dem Kauf zu“	„Sie schulden uns diesen Betrag“
Zeitpunkt	Vor der Lieferung	Bei oder nach der Lieferung
Buchhalterische Wirkung	Keine	Erfasst Aufwand und Verbindlichkeit
Verbindlichkeit	Eine Kaufverpflichtung	Ein rechtlicher Zahlungsanspruch

Diese „keine“ Wirkung ist der Punkt, den die meisten Erklärungen übersehen. Eine Bestellung erzeugt eine Verpflichtung (Commitment), aber keine Verbindlichkeit (Liability). Es wurde noch nichts empfangen, es ist noch kein Aufwand entstanden, und es taucht nichts im Hauptbuch auf, da nach der periodengerechten Abgrenzung (Accrual Accounting) der Aufwand erst bei Erhalt der Güter oder Dienstleistungen entsteht und nicht bei der Bestellung.

Verpflichtungen sind für das Management dennoch wichtig: 40.000 € an offenen Bestellungen sind Gelder, die abfließen werden, und Budgetverantwortliche müssen dies sehen. Sie gehören jedoch in das Verpflichtungsreporting (Commitment Reporting) und nicht in die Bilanz.

Die Dokumentenkette

Ein kontrollierter Einkauf erzeugt drei Dokumente in einer bestimmten Reihenfolge:

1. Bestellung - was wir zu kaufen vereinbart haben. Wird vor allen anderen Schritten ausgestellt und genehmigt.
2. Wareneingangsbeleg - was tatsächlich angekommen ist, erfasst zum Zeitpunkt der Lieferung von der empfangenden Person.
3. Lieferantenrechnung - womit wir belastet werden.

Jedes Dokument beantwortet eine andere Frage, und der eigentliche Nutzen entsteht aus deren Vergleich.

Der Drei-Wege-Abgleich

Wenn Sie die drei Dokumente abgleichen, werden vier kostspielige Fehler vor der Zahlung sichtbar:

• Fkturiert, aber nie bestellt - ein unautorisierter Kauf oder die Rechnung eines Dritten.
• Fakturiert, aber nie erhalten - Bezahlung von Gütern, die nie angekommen sind.
• Fakturiert für eine größere Menge als erhalten - Mengenüberschreitung oder eine Teillieferung, die vollständig berechnet wurde.
• Fakturiert zu einem falschen Preis - Listenpreis statt vereinbartem Preis oder eine unbemerkte Preiserhöhung.

Wenn die drei Dokumente innerhalb der Toleranzgrenzen übereinstimmen, kann die Rechnung automatisiert zur Zahlung freigegeben werden. Stimmen sie nicht überein, ist die Abweichung selbst das Prüfobjekt, was weitaus effizienter ist, als wenn eine Person jede Rechnung manuell prüft und auf Richtigkeit hofft.

Nordlet setzt diesen Abgleich technisch um. POST /v1/purchases/invoices/match nimmt eine mit einer Bestellung verknüpfte Rechnung sowie einen priceTolerancePercent-Wert entgegen, vergleicht Zeile für Zeile und liefert ein Ergebnis pro Zeile:

Ergebnis	Bedeutung
matched	Bestellt, erhalten und fakturiert stimmen innerhalb der Toleranz überein
not_on_order	Die Rechnungszeile hat keine entsprechende Bestellzeile
not_received	Fakturiert, aber für diese Zeile wurde nichts empfangen
over_invoiced	Die fakturierte Menge überschreitet die empfangene Menge
price_mismatch	Der Stückpreis weicht stärker als die Toleranz von der Bestellung ab

Das Gesamtergebnis des Batches lautet nur dann matched, wenn jede einzelne Zeile übereinstimmt. Jede Zeile weist die bestellten, erhaltenen und fakturierten Mengen sowie die beiden Stückpreise und den prozentualen Abweichungswert aus, sodass die Diskrepanz quantifiziert und nicht nur markiert wird. Zeilen werden über Artikel verglichen, sofern sowohl Bestellung als auch Rechnung auf einen Katalogartikel verweisen, und andernfalls anhand der Beschreibung.

Die Toleranz ist dabei gewollt: Eine Preisabweichung von 0,3% aufgrund von Rundungen oder Währungsumrechnungen sollte einen Zahllauf nicht blockieren, eine Erhöhung um 15% hingegen schon.

Der Bestelllebenszyklus

Eine Bestellung durchläuft klare Statuswerte anstelle eines einfachen Flags für „offen/geschlossen“: draft → submitted → approved, gefolgt von partially_received → received bei eintreffender Ware, und endet bei closed, wobei cancelled jederzeit möglich ist.

Diese Granulariät ermöglicht überhaupt erst den Abgleich. Wareneingänge werden mit POST /v1/purchases/receipts/create gegen Bestellzeilen gebucht, wodurch sich eine empfangene Menge pro Zeile aufsummiert. Dies ist die mittlere Zahl im Drei-Wege-Vergleich und genau die Angabe, die in Unternehmen gänzlich fehlt, welche direkt von der Bestellung zur Rechnung übergehen.

Der Wareneingang hat zudem Auswirkungen auf den Bestand: Bei Lagerartikeln sorgt der Eingang dafür, dass Menge und Kosten in das Inventar übernommen werden, wo die Kosten so lange verbleiben, bis die Waren verkauft werden.

Wann sich eine Bestellung lohnt

Bestellungen bedeuten zusätzlichen Prozessaufwand, und Prozesse kosten Geld. Sie lohnen sich in folgenden Fällen:

• Personen, die nicht selbst bezahlen, Ausgaben tätigen können. Die Bestellung dient als Genehmigung, die vor dem Entstehen der Verpflichtung eingeholt wird.
• Waren getrennt von Rechnungen eintreffen. Ohne Wareneingangsbeleg muss die Frage „Ist die Ware angekommen?“ aus dem Gedächtnis beantwortet werden.
• Preise verhandelt werden. Eine Bestellung ist der Nachweis der Vereinbarung und die Referenz, gegen die die Rechnung geprüft wird.
• Budgetverantwortliche eine Vorausschau benötigen. Offene Bestellungen bilden die Pipeline der zugesagten Ausgaben.

Für ein Zwei-Personen-Unternehmen, das Software-Abonnements einkauft, ist dies Overkill, für ein Unternehmen, das Bestände von zwanzig Lieferanten bezieht, jedoch unverzichtbar. Keine der beiden Sichtweisen ist falsch, aber der Fehler besteht darin, den Prozess zu betreiben, ohne jemals den Abgleich zu nutzen, für den er überhaupt geschaffen wurde.

FAQ

Ist eine Bestellung ein rechtlich bindender Vertrag?

Im Allgemeinen wird sie verbindlich, sobald der Lieferant sie annimmt, wodurch ein Vertrag zu diesen Bedingungen zustande kommt. Aus diesem Grund sollte die Bestellung den Preis, die Menge, den Liefertermin und die Zahlungsbedingungen enthalten. Die genaue rechtliche Behandlung hängt vom nationalen Vertragsrecht und eventuell bereits bestehenden Rahmenverträgen ab.

Erzeugt eine Bestellung einen Buchungssatz?

Nein. Sie stellt eine Verpflichtung und keine Transaktion dar: Es ist noch nichts eingegangen und es besteht noch keine Zahlungsverpflichtung. Der erste Buchungssatz im Hauptbuch entsteht erst beim Wareneingang oder bei der Erfassung der Lieferantenrechnung.

Was ist der Unterschied zwischen dem Zwei-Wege- und dem Drei-Wege-Abgleich?

Beim Zwei-Wege-Abgleich werden Bestellung und Rechnung verglichen, also Preis und bestellte Menge. Der Drei-Wege-Abgleich ergänzt den Wareneingang, sodass Sie zusätzlich verifizieren, dass das, wofür Sie bezahlen, auch tatsächlich angekommen ist. Bei Dienstleistungen wird häufig der Zwei-Wege-Abgleich verwendet, da es keine physischen Güter zu empfangen gibt.

Was passiert, wenn die Rechnung nicht zur Bestellung passt?

Der Abgleich gibt den konkreten Grund pro Zeile aus (nicht bestellt, nicht erhalten, zu viel fakturiert oder Preisabweichung) und liefert die Mengen sowie die Abweichung. Dies dient als Klärungsbasis gegenüber dem Lieferanten; die Zahlung wird zurückgestellt, bis das Problem gelöst oder eine Gutschrift ausgestellt wurde.

Kann eine Bestellung mehrere Rechnungen haben?

Ja, das ist bei Teillieferungen sogar der Fall. Aus diesem Grund enthält der Bestelllebenszyklus den Status partially_received und Wareneingänge summieren die empfangene Menge pro Zeile auf. Jede Rechnung wird mit dem bis zu diesem Zeitpunkt erhaltenen Stand abgeglichen und nicht mit der gesamten Bestellung.