Kas yra pirkimo užsakymas? Užsakymas, sąskaita faktūra ir trys būdai sutikrinti

Pirkimo užsakymas – tai dokumentas, kurį jūs išrašote tiekėjui, nurodydami, ką norite įsigyti, kokia kaina, kokiu kiekiu ir kada pristatyti. Tai pirkėjo dokumentas, o sąskaita faktūra – pardavėjo. Šios krypties supratimas paaiškina beveik viską, kas pateikiama toliau.

Jo paskirtis – aiškiai apibrėžti pirkimo sprendimą dar prieš skiriant lėšas, o ne sužinoti apie jį jau gavus sąskaitą faktūrą.

Pirkimo užsakymas ir sąskaita faktūra

	Pirkimo užsakymas	Sąskaita faktūra
Išrašo	Pirkėjas	Pardavėjas
Reikšmė	„Sutinkame tai įsigyti“	„Esate mums skolingi už tai“
Laikas	Prieš pristatymą	Pristatymo metu arba po jo
Apskaitinis poveikis	Jokio	Pripažįstamos sąnaudos ir mokėtinos sumos
Teisinė galia	Įsipareigojimas įsigyti	Teisinis reikalavimas apmokėti

Šis „jokio“ poveikis yra tai, ką praleidžia dauguma paaiškinimų. Pirkimo užsakymas sukuria įsipareigojimą, o ne prievolę. Nėra gauta jokių prekių, nepatirta jokių sąnaudų ir niekas neatsispindi didžiojoje knygoje, nes pagal kaupimo apskaitos principą sąnaudos atsiranda tada, kai gaunamos prekės arba paslaugos, o ne tada, kai pateikiamas užsakymas.

Įsipareigojimai vadovams vis tiek svarbūs: 40 000 € vertės neįvykdyti užsakymai yra pinigai, kurie iškeliaus, todėl biudžeto valdytojai privalo juos matyti. Tačiau tokie duomenys turi būti įsipareigojimų ataskaitose, o ne buhalteriniame balanse.

Dokumentų grandinė

Kontroliuojamas pirkimas sukuria tris nuoseklius dokumentus:

1. Pirkimo užsakymas – tai, ką sutarėme įsigyti. Išrašomas ir patvirtinamas prieš įvykstant bet kokiems veiksmams.
2. Prekių gavimo aktas – tai, kas faktiškai atkeliavo, prekes gavusio asmens užregistruota pristatymo momentu.
3. Tiekėjo sąskaita faktūra – tai, kas iš mūsų reikalaujama apmokėti.

Kiekvienas iš jų atsako į vis kitą klausimą, o didžiausia vertė gaunama juos sulyginant.

Trijų krypčių sutikrinimas

Sutikrinus šiuos tris dokumentus, dar prieš atliekant mokėjimą galima pastebėti keturias brangiai kainuojančias klaidas:

• Sąskaita išrašyta, nors nieko neužsakyta – neįgaliotas pirkimas arba kieno nors kito sąskaita.
• Sąskaita išrašyta, nors nieko negauta – mokėjimas už prekes, kurios nepristatytos.
• Sąskaita išrašyta didesniam kiekiui nei gauta – kiekio permoka arba pilnai išrašyta sąskaita už dalinį pristatymą.
• Sąskaita išrašyta neteisinga kaina – katalogų kaina vietoje sutartos arba nepastebimai padidinta kaina.

Jei visi trys dokumentai sutampa leistinose ribose, sąskaitą faktūrą galima automatiškai tvirtinti apmokėjimui. Jei nesutampa, pats neatitikimas * tampa* peržiūros objektu – tai kur kas naudingiau nei prašyti darbuotojo akies metodu tikrinti kiekvieną sąskaitą tikintis geriausio.

Nordlet įgyvendina šį sutikrinimą. POST /v1/purchases/invoices/match priima su pirkimo užsakymu susietą sąskaitą faktūrą ir priceTolerancePercent bei palygina eilutes po eilutės, pateikdamas kiekvienos eilutės išvadą:

Išvada	Reikšmė
matched	Užsakytas, gautas ir išsąskaituotas kiekiai sutampa neviršijant leistinos paklaidos
not_on_order	Sąskaitos eilutė neturi atitinkamos užsakymo eilutės
not_received	Sąskaita išrašyta, tačiau pagal šią eilutę nieko negauta
over_invoiced	Išsąskaituotas kiekis viršija gautą kiekį
price_mismatch	Vieneto kaina nuo užsakymo kainos skiriasi labiau nei leistina paklaida

Bendra paketo išvada matched pateikiama tik tuo atveju, jei sutampa kiekviena eilutė. Kiekvienoje eilutėje nurodomi užsakyti, gauti ir išsąskaituoti kiekiai, taip pat dvi vieneto kainos ir nuokrypio procentas, todėl neatitikimas yra išreikštas skaičiais, o ne tik pažymėtas. Eilutės lyginamos pagal prekę, jei ir užsakyme, ir sąskaitoje nurodyta ta pati katalogo prekė, o kitu atveju – pagal aprašymą.

Leistina paklaida (tolerance) taikoma tikslingai: 0,3 % kainos nuokrypėlis dėl apvalinimo ar valiutos konvertavimo neturėtų stabdyti mokėjimų vykdymo, o štai 15 % padidėjimas – turėtų.

Užsakymo gyvavimo ciklas

Užsakymas pereina per aiškias būsenas, o ne per vienintelį atidaryto / uždaryto (open/closed) dokumento požymį: nuo draft → submitted → approved, vėliau prekių gavimo metu tampa partially_received → received, o procesas baigiasi ties closed, be to, bet kuriuo metu galima būsena cancelled.

Tokis detvumas ir leidžia atlikti sutikrinimą. Gavimai registruojami prie užsakymo eilučių naudojant POST /v1/purchases/receipts/create, taip kaupiamas gautas kiekis kiekvienai eilutei – tai yra vidurinis skaičius trijų krypčių palyginime, kurio visiškai trūksta įmonėse, pereinančiose tiesiai iš užsakymo į sąskaitą faktūrą.

Prekių gavimas taip pat turi pasekmių atsargoms: atsargų atveju gavimas yra tai, kas perkelia kiekį ir savikainą į atsargas, kur savikaina ir lieka, kol prekės bus parduotos.

Kada pirkimo užsakymas yra vertingas

Pirkimo užsakymai sukuria papildomų procesų, o procesai kainuoja. Jie atsiperka, kai:

• Lėšas gali įsipareigoti skirti ne tik mokėtojas. Pirkimo užsakymas yra patvirtinimas, užfiksuotas dar prieš atsirandant įsipareigojimui.
• Prekės atvyksta atskirai nuo sąskaitų faktūrų. Neturint gavimo įrašo, į klausimą „ar tai atkeliavo?“ atsakoma tik remiantis atmintimi.
• Kainos yra deramos. Pirkimo užsakymas yra įrodymas, dėl ko buvo sutarta, ir nuoroda, su kuria lyginama sąskaita faktūra.
• Biudžeto valdytojams reikia matomumo į priekį. Neįvykdyti užsakymai rodo planuojamų išlaidų srautą.

Tai nereikalinga administracinė našta dviejų darbuotojų įmonei, perkančiai programinės įrangos prenumeratas, tačiau tiesiog nepakeičiama įmonei, perkančiai atsargas iš dvidešimties tiekėjų. Nė vienas atsakymas nėra klaidingas, klaida yra taikyti procesą ir niekada nesinaudoti sutikrinimu, kuriam jis ir buvo sukurtas.

D.U.K.

Ar pirkimo užsakymas yra teisiškai įpareigojanti sutartis?

Paprastai jis tampa įpareigojančiu, kai tiekėjas jį priima, ir taip sukuria sutartį jo sąlygomis, todėl pirkimo užsakyme turi būti nurodyta kaina, kiekis, pristatymo data ir mokėjimo sąlygos. Tikslus teisių ir pareigų traktavimas priklauso nuo nacionalinės sutartų teisės ir jau sudarytų pagrindinių sutarčių.

Ar pirkimo užsakymas sukuria apskaitinį įrašą?

Ne. Tai įsipareigojimas, o ne ūkinė operacija: jokių prekių negaunta ir jokios prievolės mokėti dar nėra. Pirmasis įrašas didžiojoje knygoje atsiranda tada, kai gaunamos prekės arba užregistruojama tiekėjo sąskaita faktūra.

Kuo skiriasi dviejų ir trijų krypčių sutikrinimas?

Dvejų krypčių sutikrinimas lyginimu apima pirkimo užsakymą ir sąskaitą faktūrą, tai yra užsakytą kainą ir kiekį. Trijų krypčių sutikrinimas prideda prekių gavimo aktą, todėl papildomai patikrinate, ar tai, už ką mokate, iš tikrųjų atkeliavo. Teikiant paslaugas dažnai naudojamas dviejų krypčių sutikrinimas, nes nėra jokių fizinių prekių, kurias reikėtų gauti.

Kas nutinka, jei sąskaita faktūra nesutampa su užsakymu?

Sutikrinimo metu pateikiama konkreti kiekvienos eilutės neatitikimo priežastis (nėra užsakyme, negauta, išsąskaituota per daug arba neteisinga kaina), kartu nurodant kiekius bei nuokrypį. Tai tampa užklausa tiekėjui, o mokėjimas palaukia, kol klausimas bus išspręstas arba išrašyta kreditinė sąskaita faktūra.

Ar vienas pirkimo užsakymas gali turėti kelias sąskaitas faktūras?

Taip, ir tai yra įprasta esant daliniams pristatymams, todėl užsakymo gyvavimo cikle numatyta būsena partially_received, o gauti kiekiai sumuojasi kiekvienai eilutei. Kiekviena sąskaita faktūra sutrupinama su tuo, kas iki tol buvo gauta, o ne su visu užsakymu iš karto.