Was ist die Mehrwertsteuer? Wie sie von der Rechnung bis zur Steuererklärung tatsächlich funktioniert

Die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) ist eine Verbrauchssteuer, die in Raten entlang der Lieferkette erhoben wird. Jedes Unternehmen in der Kette berechnet Mehrwertsteuer auf seine Verkäufe, zieht die Mehrwertsteuer auf seine Einkäufe ab (Vorsteuer) und zahlt die Differenz an den Staat. Die Steuer lastet vollständig auf dem Endverbraucher – alle Beteiligten davor fungieren lediglich als unbezahlte Einnehmer.

Wenn man diesen einen Satz verstanden hat, klären sich die meisten Unklarheiten bezüglich der Mehrwertsteuer, einschließlich des größten Irrtums: Die Mehrwertsteuer ist nicht Ihr Geld und war es auch nie.

Die Lieferkette

Ein Steuersatz von 21 %, dargestellt an einer Wertschöpfungskette vom Holz bis zum Wohnzimmer:

Schritt	Verkaufspreis (netto)	MwSt. berechnet	MwSt. abgezogen	An Staat gezahlt
Sägewerk → Möbelhersteller	100	21	0	21
Möbelhersteller → Geschäft	300	63	21	42
Geschäft → Endverbraucher	500	105	63	42
			Summe	105

Der Staat vereinnahmt 105 €, was genau 21 % des Endpreises von 500 € entspricht. Jedes Unternehmen hat die Steuer nur auf den Wert gezahlt, den es selbst hinzugefügt hat – jeweils 100, 200 bzw. 200 €. Der Endverbraucher, der die Vorsteuer nicht abziehen kann, trägt die gesamte Last.

Aus diesem Grund ist die Mehrwertsteuer für Unternehmen neutral. Die Aussage „Wir zahlen viel Mehrwertsteuer“ beruht meist auf einem Missverständnis: Die Mehrwertsteuerbelastung eines Handelsunternehmens liegt bei Null, und der geschuldete Saldo spiegelt lediglich Umsätze wider, die die Einkäufe übersteigen.

Umsatzsteuer, Vorsteuer und die Buchungen

Umsatzsteuer (Output VAT) ist die Steuer, die Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen. Sie stellt ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung eine Verbindlichkeit dar:

Konto	Soll	Haben
2410 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen	605
5001 Umsatzerlöse aus Dienstleistungen		500
4492 Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)		105

Vorsteuer (Input VAT) ist die Steuer, die Ihnen Lieferanten in Rechnung stellen. Sie ist ein Vermögenswert – ein Anspruch gegenüber dem Staat:

Konto	Soll	Haben
6209 Verwaltungsaufwand	300
2441 Vorsteuer	63
4430 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen		363

Beachten Sie, dass die Mehrwertsteuer niemals die Gewinn- und Verlustrechnung berührt. Die Umsatzerlöse betragen 500, der Aufwand 300 – beides Nettobeträge ohne Mehrwertsteuer. Die Steuer verbleibt vollständig in der Bilanz, bis sie beglichen wird. Genau deshalb hält ein Unternehmen, das 2.100 € an vereinnahmter Umsatzsteuer ausweist, Geld in den Händen, das nie sein eigenes war.

Zum Periodenende werden die beiden Konten verrechnet und die Differenz wird gezahlt oder erstattet:

An den Staat zu zahlende MwSt. = Umsatzsteuer − Vorsteuer

Wann die Mehrwertsteuer fällig wird

Der Steuertatbestand (tax point) bestimmt, zu welchem Abrechnungszeitraum eine Transaktion gehört. Im Allgemeinen wird die Mehrwertsteuer fällig, wenn die Waren geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden. Die Ausstellung einer Rechnung oder der Empfang einer Vorauszahlung können diesen Zeitpunkt jedoch vorziehen. Nach den Standardregeln der Periodenabgrenzung entsteht die Steuerschuld mit der Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob der Kunde jemals zahlt. Aus diesem Grund ist die Behandlung von Forderungsausfällen ein separater und an bestimmte Bedingungen geknüpfter Prozess.

Einige Mitgliedstaaten bieten Ist-Versteuerung (cash accounting) für kleinere Unternehmen an, bei der sich die Mehrwertsteuer nach dem tatsächlichen Zahlungseingang richtet. Dies muss auf der Rechnung mit dem entsprechenden Hinweis vermerkt werden. Es handelt sich hierbei um eines der vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale.

Steuersätze, Befreiungen und Nullsätze

Jeder Mitgliedstaat legt seine Steuersätze innerhalb der EU-Vorgaben selbst fest: einen Normalsatz von mindestens 15 % sowie ermäßigte Sätze für bestimmte Kategorien. Litauen wendet den Normalsatz von 21 % sowie ermäßigte Sätze an, Deutschland 19 % und 7 %, Ungarn 27 %. Bei den meisten grenzüberschreitenden B2C-Lieferungen gilt der Steuersatz des Bestimmungslandes, weshalb Steuersatztabellen für alle relevanten Akteure im EU-Handel wichtig sind.

Drei Dinge, die ähnlich aussehen, es aber nicht sind:

• Nullsatz (Zero-rated) – steuerpflichtig mit 0 %. Sie berechnen keine Mehrwertsteuer und können Ihre Vorsteuer geltend machen. Exportlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen funktionieren auf diese Weise.
• Steuerfrei (Exempt) – außerhalb des Anwendungsbereichs der Steuer. Sie berechnen keine Mehrwertsteuer und können die damit zusammenhängende Vorsteuer nicht abziehen. Beispiele hierfür sind Finanzdienstleistungen, Versicherungen, das Gesundheitswesen und das Bildungswesen.
• Nicht steuerbar (Out of scope) – überhaupt keine Mehrwertsteuer-Transaktion in Ihrem Land, typischerweise weil der Ort der Lieferung woanders liegt.

Diese Unterscheidung ist keineswegs akademisch: Ein steuerbefreites Unternehmen verbucht seine Vorsteuer als echten Kostenfaktor, während ein Unternehmen mit Nullsatz die Vorsteuer zurückerhält und sich oft in einer dauerhaften Erstattungsposition befindet.

Wie Nordlet die Mehrwertsteuer verarbeitet

Die steuerliche Behandlung wird direkt ermittelt, anstatt manuell eingegeben zu werden. Die Mehrwertsteuer-Engine berücksichtigt das Land und den steuerlichen Status des Unternehmens, das Land und den geschäftlichen Status des Kunden, die Art der Lieferung sowie das Datum und gibt das anwendbare Verfahren zurück – Inland, innergemeinschaftliche B2B-Lieferung, Reverse-Charge-Verfahren, OSS, IOSS, Export, steuerfrei oder nicht steuerbar – inklusive des jeweiligen Steuersatzes. Dieses Verfahren steuert die Buchungssätze, die Rechnungsvermerke und die Umsatzsteuererklärung.

Die Steuersätze stammen aus einer datenbankbasierten Tabelle, die mit der TEDB-Datenbank der Europäischen Kommission synchronisiert wird und die jeweiligen Gültigkeitsdaten enthält. Eine Steueränderung wird dadurch als neue, datierte Zeile erfasst und nicht als Code-Anpassung, sodass historische Rechnungen stets den Steuersatz behalten, der zum Zeitpunkt ihrer Ausstellung galt. Für Fälle, in denen die Standardeinstellungen nicht greifen, lassen sich unternehmensspezifische Ausnahmeregelungen hinterlegen.

Jede ausgestellte Rechnung friert einen Mehrwertsteuer-Nachweissatz (VAT evidence snapshot) ein – den VIES-Prüfnachweis mit Zeitstempel, die Version der Steuersatztabelle, das Signal des Rechnungslandes sowie die daraus resultierende Klassifizierung. Auf diese Weise kann eine vor zwei Jahren getroffene Entscheidung mit den damals vorhandenen Eingabedaten rekonstruiert werden, anstatt sie aus den heutigen Daten abzuleiten.

Von dort aus fließen die Beträge in die Umsatzsteuererklärung für das jeweilige Heimatland des Unternehmens sowie in Litauen zusätzlich in die i.SAF-Rechnungsregister.

FAQ

Wer zahlt eigentlich die Mehrwertsteuer?

Der Endverbraucher. Unternehmen in der Lieferkette berechnen sie, ziehen die ihnen in Rechnung gestellte Vorsteuer ab und führen die Differenz ab. Die Mehrwertsteuer ist somit nur für diejenigen ein Kostenfaktor, die keinen Vorsteuerabzug geltend machen können, vor allem Endverbraucher und steuerbefreite Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist der Betrag, den Sie Ihren Kunden bei Verkäufen in Rechnung stellen, und stellt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Staat dar. Die Vorsteuer ist der Betrag, den Ihnen Lieferanten bei Einkäufen in Rechnung stellen, und ist abzugsfähig. Sie zahlen dem Staat den Überschuss der Umsatzsteuer über die Vorsteuer.

Taucht die Mehrwertsteuer in der Gewinn- und Verlustrechnung auf?

Nein. Umsatzerlöse und Aufwendungen werden jeweils ohne Mehrwertsteuer (netto) ausgewiesen; die Steuer verbleibt so lange als Verbindlichkeit oder Forderung in der Bilanz, bis sie beglichen wird. Die Mehrwertsteuer beeinflusst den Cashflow und das Betriebskapital, nicht jedoch den Gewinn.

Was ist der Unterschied zwischen dem Nullsatz und der Steuerbefreiung?

Lieferungen mit Nullsatz sind mit 0 % steuerpflichtig, und Sie können die damit zusammenhängende Vorsteuer weiterhin abziehen. Steuerfreie Umsätze liegen außerhalb der Steuer und schließen den Vorsteuerabzug aus, wodurch diese Vorsteuer zu echten Kosten wird.

Wann wird die Mehrwertsteuer fällig – bei Rechnungsstellung oder bei Zahlung?

Normalerweise zum Zeitpunkt des Steuertatbestands, in der Regel bei Lieferung oder Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob der Kunde zahlt. Einige Mitgliedstaaten bieten Ist-Versteuerungsverfahren für kleinere Unternehmen an, die die Fälligkeit auf den Zeitpunkt der Zahlung verlegen. Dies muss auf der Rechnung angegeben werden.