Was ist Quellensteuer? Wann sie in der EU anwendet

Die Quellensteuer (withholding tax) ist eine Steuer, die vom Zahler direkt von einer Zahlung einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wird, anstatt dass der Empfänger sie nachträglich entrichtet. Der Empfänger erhält den Nettobetrag sowie eine Bescheinigung darüber, dass der Restbetrag an den Staat geflossen ist.

Dies hat einen praktischen Grund: Ein Land möchte im Inland entstehendes Einkommen besteuern, aber der Empfänger befindet sich im Ausland und entzieht sich dem direkten Vollzugriff der Behörden. Wenn der lokale Zahler den Einbehalt übernimmt, löst das dieses Einziehungsproblem, da das Geld die Jurisdiktion niemals unbesteuert verlässt.

Wo sie zur Anwendung kommt

Die Quellensteuer knüpft in der Regel an passive grenzüberschreitende Einkünfte an, seltener an aktive Handelseinkünfte:

• Dividenden an ausländische Aktionäre
• Zinsen aus Darlehn an nicht ansässige Kreditgeber
• Lizenzgebühren (royalties) - Lizenzen, Patente, Markenrechte und mitunter Software
• Bestimmte Dienstleistungsgebühren - Management-, technische und Beratungsgebühren in einigen Ländern
• Zahlungen an Unternehmen in Jurisdiktionen auf schwarzen Listen, häufig zu Strafsätzen

Normaler Handel löst dies selten aus: Der Kauf von Waren von einem ausländischen Lieferanten erfordert keinen Einbehalt. Der Verkauf von Softwarelizenzen in bestimmte Länder hingegen schon. Die Unterscheidung zwischen einer Dienstleistung und einer Lizenzgebühr ist der Gegenstand der meisten Streitigkeiten und in der Praxis äußerst schwierig - ein SaaS-Abonnement kann nach dem Verständnis des einen Landes eine Dienstleistung und nach dem eines anderen eine Lizenzgebühr sein.

Inlandsquellensteuer existiert ebenfalls, wird jedoch oft übersehen, weil sie anders heißt: Der Lohnsteuerabzug des Arbeitgebers auf Gehälter ist exakt derselbe Mechanismus, ebenso wie der Einbehalt auf Dividenden, die an inländische natürliche Personen ausgeschüttet werden.

Drei Regelungsebenen

Der tatsächlich zur Anwendung kommende Steuersatz ergibt sich aus dem Zusammenspiel mehrerer Ebenen:

1. Nationales Recht. Jeder Staat legt seinen eigenen innerstaatlichen Steuersatz fest - üblicherweise 10–20 % auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren, bei schwarzen Listen entsprechend höher.

2. Doppelbesteuerungsabkommen (DBA). Bilaterale Abkommen senken den innerstaatlichen Steuersatz, oft erheblich und bisweilen auf null. Die Vergünstigungen aus Abkommen erfolgen nicht automatisch: Sie erfordern in der Regel eine ordnungsgemäß datierte Ansässigkeitsbescheinigung (certificate of tax residence) des Empfängers sowie häufig einen formellen Antrag. Ohne Bescheinigung gilt der nationale Satz, weshalb diese Bescheinigung das wichtigste Dokument in diesem Bereich ist.

3. EU-Richtlinien. Innerhalb der EU können zwei Richtlinien die Quellensteuer zwischen verbundenen Unternehmen vollständig eliminieren:

• Die Mutter-Tochter-Richtlinie (Parent-Subsidiary Directive) beseitigt den Steuerabzug auf Dividenden einer Tochtergesellschaft an eine qualifizierte Muttergesellschaft in einem anderen Mitgliedstaat, vorbehaltlich von Beteiligungsschwellen und Mindesthaltedauern.
• Die Zins- und Lizenzgebührenrichtlinie (Interest and Royalties Directive) beseitigt den Steuerabzug auf Zins- und Lizenzzahlungen zwischen verbundenen Unternehmen in verschiedenen Mitgliedstaaten.

Beide Richtlinien enthalten Anti-Missbrauchsbestimmungen und setzen voraus, dass der Empfänger der wirtschaftliche Eigentümer (beneficial owner) ist. Die Durchleitung einer Zahlung über eine Briefkastengesellschaft zur Erlangung eines günstigeren Steuersatzes ist genau das Szenario, das die allgemeine Missbrauchsverhinderungsvorschrift (GAAR) verhindern soll.

Die Position Litauens ist in diesem Zusammenhang erwähnenswert: In den allermeisten Standardfällen wird keine Quellensteuer auf Dividenden, Zinsen oder Lizenzgebühren erhoben, die an Unternehmen in EWR-Staaten oder in Abkommensstaaten gezahlt werden. Dies macht das Land auf der Zahlungsseite zu einer recht unkomplizierten Jurisdiktion. Ein litauisches Unternehmen, das ausländische Einkünfte erhält, muss sich jedoch nach den jeweiligen Einbehaltsregeln des Quellenlandes richten.

Die Buchungssätze

Ein litauisches Unternehmen zahlt eine Lizenzgebühr in Höhe von 10.000 € an einen Lizenzgeber in einem Land, in dem ein Abkommen einen Quellensteuersatz von 5 % vorsieht:

Konto	Soll	Haben
6209 Lizenzaufwendungen	10.000
4430 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Netto an Lieferant)		9.500
4499 Verbindlichkeiten aus Quellensteuer		500

Die vollen 10.000 € stellen Ihren Aufwand dar, denn der Steuerabzug mindert nicht die Kosten der Dienstleistung. Sie zahlen 9.500 € an den Lieferanten und 500 € an das Finanzamt und stellen dem Lieferanten eine Quellensteuerbescheinigung aus.

Auf der Empfängerseite ist das Haben der Ort, an dem Wert realisiert oder verloren wird:

Konto	Soll	Haben
2710 Bank	9.500
2435 Forderungen / Guthaben aus Quellensteuer	500
5001 Umsatzerlöse		10.000

Der Umsatz beträgt brutto 10.000 €. Ob die 500 € auf Ihre Körperschaftsteuer angerechnet werden können oder einen endgültigen Aufwand darstellen, hängt von den Vorschriften Ihres Landes und dem jeweiligen Abkommen ab. Ein über den Abkommenssatz hinausgehender Steuerabzug ist im Allgemeinen nicht anrechenbar, sondern kann nur vom Quellenstaat über ein Erstattungsverfahren zurückgefordert werden. Dieses Verfahren ist oft so langwierig, dass Unternehmen den Betrag stillschweigend abschreiben. Das ist die reale Kostenfolge einer fehlenden Ansässigkeitsbescheinigung.

Brutto-Vergütungsklauseln (gross-up clauses) kehren die Lastenverteilung um: Besagt ein Vertrag, dass der Empfänger 10.000 € netto erhalten muss, tragen Sie die Steuer zusätzlich, wodurch sich Ihre Kosten bei einem Steuersatz von 5 % auf 10.526 € erhöhen. Lesen Sie den Vertrag vor der Berechnung.

Die Checkliste für die Praxis

1. Zahlungsart bestimmen. Dienstleistung, Lizenzgebühr, Zins oder Dividende - die Klassifizierung entscheidet über alles.
2. Nationalen Steuersatz des Quellenlandes prüfen.
3. Prüfen, ob ein DBA vorliegt oder eine EU-Richtlinie den Einbehalt ausschließt.
4. Ansässigkeitsbescheinigung vor der Zahlung einholen. Nachträgliche Anträge sind Erstattungsverfahren, und Erstattungen dauern Jahre.
5. Einbehalten, abführen und melden gemäß den Fristen des Quellenlandes.
6. Bescheinigung ausstellen an den Empfänger - ohne diese kann er seine Steuergutschrift nicht geltend machen.

Status in Nordlet

Quellensteuer ist nicht implementiert. Es gibt keine Quellensteuerberechnung, keine Abkommenssatztabelle, keine Nachverfolgung von Ansässigkeitsbescheinigungen und keine Quellensteuererklärung. Der einzige vergleichbare Aspekt, der existiert, ist der litauische Lohnsteuerabzug (Personal Income Tax und Sozialversicherungsbeiträge, die von Gehältern abgezogen werden, einschließlich der Meldungen GPM313 und SAM). Dies entspricht zwar demselben Mechanismus im nationalen Arbeitskontext, erstreckt sich jedoch nicht auf grenzüberschreitende Zahlungen an Lieferanten.

In der Praxis bedeutet dies, dass eine steuerabzugspflichtige Zahlung manuell erfasst wird: Buchen Sie den Bruttoaufwand, teilen Sie die Verbindlichkeit über Journalbucheinträge in den Nettobetrag für den Lieferanten und den Anteil des Finanzamts auf, und verwalten Sie die Bescheinigungen außerhalb des Systems. Die Lieferantenrechnung wird mit ihrem Bruttobetrag erfasst, und die Zahlung gleicht weniger als den Saldo aus, sodass die Differenz eine bewusste Buchung erfordert und nicht als ungeklärter Teilbetrag stehen bleiben darf.

FAQ

Was ist Quellensteuer?

Eine Steuer, die vom Zahler direkt von einer Zahlung einbehalten und an das Finanzamt abgeführt wird, sodass der Empfänger einen Nettobetrag plus eine Bescheinigung erhält. Sie dient als Einziehungsmechanismus zur Besteuerung von Einkünften, bei denen sich der Empfänger außerhalb des Zugriffsbereichs des steuererhebenden Landes befindet.

Gilt die Quellensteuer für normale Lieferantenrechnungen?

In der Regel nicht. Sie zielt auf passive Einkünfte ab - Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren - und in einigen Ländern auf bestimmte Dienstleistungsgebühren. Der Kauf von Waren von einem ausländischen Lieferanten löst sie im Allgemeinen nicht aus, die Lizenzierung von Software hingegen schon.

Wie reduzieren Steuerabkommen die Quellensteuer?

Bilaterale Abkommen legen Höchstsätze fest, die unter dem nationalen Recht liegen, bisweilen sogar bei null. Die Reduzierung erfolgt nicht automatisch: Der Empfänger muss normalerweise eine Ansässigkeitsbescheinigung vorlegen, andernfalls muss der Zahler den vollen innerstaatlichen Steuersatz anwenden.

Ist die Quellensteuer dasselbe wie die Mehrwertsteuer?

Nein. Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchssteuer, die auf einen Preis aufgeschlagen wird und von Unternehmen im Allgemeinen als Vorsteuer abziehbar ist. Die Quellensteuer ist eine vom Rechnungsbetrag einbehaltene Einkommensteuer, die den Auszahlungsbetrag an den Empfänger mindert. Sie wird auf dessen Einkommensteuer angerechnet, anstatt erstattet zu werden.

Kann die Quellensteuer zurückgefordert werden?

Der auf den Abkommenssatz entfallende Teil wird in der Regel im Heimatland auf die Körperschaftsteuer des Empfängers angerechnet. Beträge, die über den Abkommenssatz hinaus einbehalten wurden, sind meist nicht anrechenbar und müssen über ein Erstattungsverfahren vom Quellenstaat zurückgefordert werden. Aus diesem Grund ist es weit wichtiger, den Steuersatz vor der Zahlung korrekt zu ermitteln, als ihn im Nachhinein zu korrigieren.