Importas iš „Stripe“

Šiame vadove aprašomas „Stripe“ mokėjimų failų importavimas naudojant importavimo šabloną: ką eksportuoti, kaip nustatyti šabloną ir ką sukuria importavimas. API informacija pateikiama skyriuje Banko ir mokėjimų importas.

1. Eksportuokite mokėjimų failą iš „Stripe“

„Stripe“ valdymo skydelyje atidarykite Payments → Export, pasirinkite laikotarpį, palikite parinktį All columns (visi stulpeliai) ir įtraukite naudojamus metaduomenų stulpelius (platforma „Stripe“ eksportuoja kiekvieną metaduomenų raktą kaip stulpelį pavadinimu <key> (metadata), pavyzdžiui, orderNo (metadata)). Atsisiųskite CSV failą. Veikia tiek realios aplinkos (live), tiek bandomojo režimo (test) eksportas.

Eilutės, kuriose nebuvo judinami pinigai, importuojant praleidžiamos: nesėkmingi, atšaukti arba mokėjimo būdo vis dar reikalauja mokėjimo bandymai, taip pat sumos, kurios nebuvo nuskaitytos (captured).

2. Sukurkite banko sąskaitą „Stripe“ sistemai

Kiekvienas importas patenka į banko sąskaitą. Skiltyje Bank paspauskite New bank account, pasirinkite Type: Stripe („Stripe“ sąskaita neturi IBAN), suteikite jai, pavyzdžiui, „Stripe“ pavadinimą, pasirinkite valiutą, kuria priimate mokėjimus, ir jos didžiosios knygos (general ledger) sąskaitą. „Stripe“ likutis veikia kaip banko sąskaita: įplaukos patenka į ją, mokesčiai išskaičiuojami, o išmokėjimai perkelia likutį į jūsų tikrąjį banką.

3. Sukurkite importavimo šabloną

Skiltyje Bank → Import templates paspauskite New import template, pasirinkite tipą Stripe ir suteikite šablonui pavadinimą.

Laukai. Kiekvienas „Stripe“ eksporto stulpelis yra eilutė. Laukelis Required in file nurodo, kad stulpelis privalo būti įkeltoje faile; failas, kuriame trūksta privalomo stulpelio, yra atmetamas, o trūkstami pavadinimai parodyti pranešime. 19 stulpelių, prasidedančių Card …, pagal nutylėjimą yra nepažymėti, nes „Stripe“ jų kai kurioms paskyroms neteikia.

Didžiosios knygos sąskaita. Eilutėms, kurios perkelia pinigus – Amount, Fee, Amount Refunded – galima priskirti didžiosios knygos sąskaitą: esamą arba naujai sukurtą iš tos pačios eilutės. Kiekvienas pinigų judėjimas iš priskirto lauko įregistruojamas importavimo metu: pinigai į (debetas) debetuoja „Stripe“ banko sąskaitą ir kredituoja priskirtą sąskaitą, pinigai iš (kreditas) atlieka atvirkštinį veiksmą, o banko operacija pažymima kaip susieta su tuo dienyno įrašu. Įprastinė sąranka yra tokia:

Laukas	Sąskaita	Poveikis
Fee	PSP mokesčių sąnaudų sąskaita (standartiniame sąskaitų plane – 6800)	Kiekvienas „Stripe“ mokestis apskaitomas kaip sąnaudos
Amount	palikite „Not posted“	Mokesčiai lieka atviri sąskaitų susiejimui (žr. 5 žingsnį)
Amount Refunded	palikite „Not posted“	Grąžinimai tvarkomi per kreditines sąskaitas faktūras (žr. 5 žingsnį)

Sukurti trūkstamus klientus (Create missing customers). Pažymėkite šį laukelį eilutėje Customer Email. Kiekvienam faile esančiam el. pašto adresui, kurio dar neturi joks verslo partneris (partner), sukuriamas klientas: vardas arba pavadinimas imamas iš Customer Description (jei tuščias, naudojamas el. paštas), o adresas – iš Card Address … stulpelių, jei jie pateikti. Esami partneriai atpažįstami pagal el. paštą, neatsižvelgiant į dydžią (case-insensitively), todėl nieko nesukuriama du kartus.

Sukurti partnerį „Stripe“ (Create partner Stripe). Pažymėkite šį laukelį eilutėje Fee. Importavimo metu vieną kartą sukuriamas tiekėjas pavadinimu „Stripe“ (jei toks partneris jau yra, naudojamas esamas) ir kiekvienas mokesčio įrašas dienyne užregistruojamas nurodant „Stripe“ kaip partnerį, todėl mokesčių apskaitoje matoma, kam buvo sumokėta.

Metaduomenų laukai. Pridėkite po vieną eilutę kiekvienam metaduomenų rakto, kurį norite perskaityti importuojant, pavyzdžiui, orderNo. Šioms eilutėms galima priskirti du požymius:

• Sukurti arba susieti sąskaitas faktūras (Create or link invoices) – pažymi raktą, kuris identifikuoja užsakymą (5 žingsnis). Šį požymį gali turėti tik viena eilutė. Šalia jos rodomas sukuriamų sąskaitų faktūrų PVM tarifas ir pasirinktinis Katalogo elementas (Catalog item): kai pasirinkta, kiekviena importo sukurta sąskaitos faktūros eilutė nurodo tą prekę ar paslaugą, todėl pajamos įtraukiamos į elemento sąskaitą; eilutės tekstas vis tiek imamas iš mokėjimo (charge).
• Įmonės požymis (Company flag) – pažymi raktą, kurio reikšmė nurodo, kad pirkėjas yra įmonė (true, 1, yes, company, business arba b2b). Klientai, sukurti iš tokių mokėjimų, yra įmonės tipo partneriai; visi kiti – fiziniai asmenys.

Išsaugokite šabloną.

4. Importuokite failą

Skiltyje Bank pasirinkite „Stripe“ banko sąskaitą, šabloną ir failą, tuomet paspauskite Import. Mygtukas rodo sukimosi indikatorių (spinner), kol importavimas baigiasi; didelis failas gali užtrukti kelias minutes, nes sąskaitos faktūros išrašomos po vieną. Rezultatų eilutėje nurodoma, kiek operacijų buvo importuota, kiek jau egzistavo, kiek pinigų judėjimų įregistruota ir kiek klientų, sąskaitų faktūrų bei kreditinių sąskaitų buvo sukurta. Įspėjimuose pateikiami užsakymai, kurių nepavyko apdoroti, ir priežastys.

Pakartotinai importuoti tą patį failą yra saugu: operacijos atpažįstamos pagal „Stripe“ mokėjimo ID, klientai – pagal el. paštą, užsakymai – pagal jų metaduomenų reikšmę.

5. Ką daro parinktis „Sukurti arba susieti sąskaitas faktūras“

Mokėjimai ir grąžinimai sugrupuojami pagal pasirinkto metaduomenų rakto reikšmę (užsakymo numerį).

• Jei pardavimo sąskaita faktūra šiai reikšmei jau egzistuoja – pardavimo užsakymas, kurio išorinė nuoroda yra ši reikšmė, arba sąskaita faktūra, kurios numeris yra ši reikšmė – mokėjimai priskiriami jai kaip apmokėjimai.
• Kitu atveju klientui sukurta pardavimo sąskaita faktūra: viena eilutė vienam mokėjimui, su mokėjimo eilutės tekstu ir mokėjimo suma su PVM šablono PVM tarifu, o data priskiriama pagal pirmąjį mokėjimą. Ji išrašoma ir įregistruojama nedelsiant, o mokėjimai susiejami su ja, todėl ji rodoma kaip apmokėta. Pardavimo užsakymas su kanalu stripe užregistruojamas su užsakymo numeriu, todėl kitas importas susies, o ne kurs iš naujo.
• Kiekvienas grupėje esantis pinigų grąžinimas tampa išrašyta kreditine sąskaita faktūra tai sąskaitai faktūrai grąžintai sumai, o grąžinimo operacija susiejama su ja.

Grupės be kliento el. pašto, su mokėjimais skirtingomis valiutomis arba kurių esama sąskaita faktūra vis dar yra juodraštis arba jau apmokėta, yra praleidžiamos ir įtraukiamos į įspėjimus. Jų operacijos lieka nesusietos skiltyje Bank → Transactions.

Sąskaitų faktūrų numeriai imami iš einamųjų metų serijos net tiems mokėjimams, kurių data yra ankstesniais metais, todėl istorinis importas nesusikerta su esamais numeriais.

6. Šeši pasirinktiniai laukai šablono apačioje

Dauguma įmonių visus šešis laukus palieka tuščius, o importavimas veikia lygiai taip pat. Jie egzistuoja dviem specifinėms situacijoms: norite, kad kortelių rezervacijos būtų registruojamos kaip dokumentai, arba surenkate pinigus, kurie iš dalies priklauso kažkam kitam.

Kodėl išskleidžiamieji meniu atrodo tušti

Trys „operacijos tipo“ išskleidžiamieji meniu rodo operacijų tipus, kuriuos jūsų įmonė sukūrė skiltyje Settings → Operation types. Jei nesate sukūrę nė vieno, meniu nieko nerodys. Tai nėra klaida – pirmiausia sukurkite operacijos tipą arba palikite lauką tuščią.

Išskleidžiamasis meniu Lender metadata field rodo metaduomenų stulpelių pavadinimus, kuriuos įvedėte į Metadata fields sąrašą aukščiau toje pačioje formoje. Pirmiausia pridėkite metaduomenų lauką ten, ir jis pasirodys čia.

Dalinio grąžinimo etiketė ir Visiško grąžinimo etiketė

Kai importuojant sukuriama kreditinė sąskaita faktūra pinigų grąžinimui, šie laukai nurodo žodį, spausdinamą tos kreditinės sąskaitos faktūros PDF viršuje.

Situacija	Naudojamas žodis	Numatytoji reikšmė
Grąžinama suma yra mažesnė už sąskaitos faktūros totalą	Dalinio grąžinimo etiketė	DEPOZITAS
Grąžinama suma lygi sąskaitos faktūros totalui	Visiško grąžinimo etiketė	ANULIAVIMAS

Pakeiskite juos tik tuo atveju, jei jūsų įmonė ant tokių dokumentų spausdina kitus žodžius. Tai neturi įtakos numeracijai ir apskaitai.

Autorizavimo operacijos tipas

Kortelės autorizavimas yra pinigai, rezervuoti kliento kortelėje, kurių dar nepasisavinote. „Stripe“ eksporte šių eilučių laukas Captured nustatytas į false. Importuojant šios eilutės paprastai ignoruojamos, nes pinigai nejudėjo.

Užpildykite šį lauką, ir kiekviena tokia eilutė taps išrašytu pardavimo dokumentu, naudojant šį operacijos tipą ir dokumentų seriją, į kurią tas operacijos tipas nukreipia. Palikite tuščią, ir šios eilutės bus praleistos, o importavimo rezultatas parodys įspėjimą „authorization(s) skipped: template has no authorization operation type“.

Jei iš anksto nežinote, kad jūsų verslas privalo rodyti rezervacijas kaip dokumentus, palikite šį lauką tuščią.

Išmokėjimo operacijos tipas, Komisinio atlyginimo operacijos tipas ir Paskolos devizų / teikėjo metaduomenų laukas

Šią dalį praleiskite visiškai, nebent jūsų verslas surenka pinigus, kurie priklauso kam nors kitam – prekyvietė (marketplace), mokanti pardavėjams, arba platforma, mokanti paskolos teikėjams. Įprastinė parduotuvė šių laukų niekada neužpildo.

„Stripe“ šią istoriją pateikia dviejuose failuose. Mokėjimų (payments) eksportas nurodo, ką sumokėjo kiekvienas klientas. Atskiras pervedimų (transfers) eksportas nurodo, kiek iš tų pinigų išsiuntėte kitai šaliai. Importui reikia abiejų failų, kad būtų galima apskaičiuoti, ką pasilikote sau.

Skiltyje Bank importavimo forma parodo Stripe transfers export failo lauką, kai egzistuoja bent vienas „Stripe“ šablonas; pasirinkite pervedimų failą šalia mokėjimų failo. Naudojant API, tai yra transfersCsv laukas, esantis bank/statements/import.

Kai pateikti abu failai:

Laukas	Ką jis daro
Payout operation type	Kiekvienam pervedimui kitai šaliai užregistruojamas vienas didžiosios knygos įrašas pervestai sumai. Debeto ir kredito sąskaitos imamos iš šio operacijos tipo. Jei paliekama tuščia, įraše vietoj to naudojamos pardavėjo mokėtinų sumų ir tiekėjo mokėtinų sumų apskaitos taisyklės.
Commission operation type	Dalis, kurią pasiliekate, apskaičiuojama kaip mokėjimo suma, atėmus „Stripe“ mokestį, atėmus pervestą sumą, ir įrašoma tik tada, kai ji yra didesnė už nulį. Sąskaitos imamos iš šio operacijos tipo, kitu atveju – iš pardavėjo mokėtinų sumų ir komisinių pajamų apskaitos taisyklių.
Lender metadata field	„Stripe“ metaduomenų stulpelio, kuriame nurodyta, kam buvo pervesti pinigai, pavadinimas. Sukuriamas partneris su šia reikšme arba panaudojamas esamas, jei toks yra, ir nustatomas abiejuose aukščiau minėtuose įrašuose. Jei paliekama tuščia arba eilutėje nėra reikšmės, pateikiamas įspėjimas „lender not identified“, o įrašas sukuriamas be partnerio.

Jei abu operacijos tipo laukai yra tušti, jokie pervedimo ar komisinio atlyginimo įrašai neįrašomi, nepaisant jokių kitų nustatymų.

7. Išmokėjimai į jūsų banką

Mokėjimų eksporte nėra išmokėjimų eilučių, todėl pinigai, kuriuos „Stripe“ siunčia į jūsų tikrąjį banką, apskaitomi iš išmokėjimų ataskaitos. „Stripe“ valdymo skydelyje atidarykite Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, atsisiųskite ją ir importuokite skiltyje Bank → Settlements į savo tikrąją banko sąskaitą, tuomet įregistruokite kiekvieną išmokėjimą.

Kiekvienai išmokėjimo eilutei, kurios mokėjimą, mokestį ar grąžinimą šis importavimas jau įkėlė į „Stripe“ banko sąskaitą, įregistravimas perkelia eilutės grynąją sumą iš „Stripe“ banko sąskaitos į tikrąją banko sąskaitą. Mokesčiai ir sąskaitų faktūrų apmokėjimai nėra apskaitomi antrą kartą. Eilutės, kurias „Stripe“ išmokėjo, bet kurių šis importas niekada matė, apskaitomos taip, kaip aprašyta skyriuje Banko ir mokėjimų importas.

Kiekvienas išmokėjimas rodo Skirtumą nuo importuotų mokėjimų (Difference to imported payments): tai, ką išmokėjimas pervedė, minus tai, ką „Stripe“ banko sąskaita laikosi tiems pačiams mokėjimams ir grąžinimams. Nulis reiškia, kad išmokėjimas išlygina „Stripe“ sąskaitą. Eilutė su skirtumu arba su judėjimu „Stripe“ sąskaitoje, kuris vis dar neįregistruotas, suskaičiuojama skiltyje Tikrintinos eilutės (Lines to check). Mokėjimų eksportas saugo tik bendrą grąžintą sumą vienam mokėjimui, todėl visos vieno mokėjimo grąžinimo eilutės lyginamos kartu su ta bendra suma.

Jei išmokėjimas buvo įregistruotas prieš importuojant mokėjimų failą, importavimas praleidžia to išmokėjimo mokėjimus, mokesčius bei grąžinimus ir paminėti juos įspėjimuose.

8. Kur ieškoti informacijos vėliau

• Bank → Transactions – kiekvienas importuotas pinigų judėjimas; susietos operacijos jungiasi prie sąskaitos faktūros arba dienyno įrašo.
• Invoices – sukurtos sąskaitos faktūros ir kreditinės sąskaitos faktūros, nurodant užsakymo numerį pastabose.
• Partners – sukurti klientai.
• Ledger → Journal – mokesčių, mokėjimų ir sąskaitų faktūrų įrašai didžiojoje knygoje.

Sąskaitų išrašymas (Billing)

Failai iki 10 MB ir 50 000 judėjimų. Kas 10 importuotų judėjimų skaičiuojami kaip viena API užklausa.