Ingyenes számviteli szoftver: mi az, ami valóban ingyenes, és mi az ára később

Az ingyenes számviteli szoftverek négy típusa, az egyes verziók valós tartalma, valamint az a pont, ahol az ingyenes már nem a legolcsóbb opció.

Igen, léteznek ingyenes számviteli szoftverek, és egy nagyon kis vállalkozás számára ezek megfelelő választást jelentenek. Négy fő típusuk létezik: a kereskedelmi termékek ingyenes csomagjai (free tier), a saját szerverre telepíthető nyílt forráskódú (open-source) programok, mint a GnuCash vagy az Odoo Community, a táblázatkezelők, valamint a bankok által az üzleti ügyfeleiknek biztosított számlázási vagy könyvelési eszközök. Mindegyik teljesen ingyenesen használható. Ami különbözik, az a korlátozásokköre, az, hogy a szolgáltató miből tesz szert bevételre, illetve hogy milyen költségek jelentkeznek később: az adatmigráció, a hiányzó ellenőrzések, a kézi adóbevallások és a saját idenk.

Ez a cikk nem az ingyenes szoftverek elleni kiáltvány. Ez egy leírás arról, hogy mit kapunk a pénzünkért, hogy a döntést tények alapján hozhassuk meg.

Az ingyenes szoftverek négy típusa

Típus	Példák a kategóriára	Mi az ingyenes	Hogyan termel bevételt a szolgáltató
Kereskedelmi termék ingyenes csomagja	Kezdő csomagok számla-, felhasználó- vagy funkciókorlátokkal	Alapszintű számlázás és könyvelés a korlátokig	Frissítések a korlát elérésekor; fizetési tranzakciók feldolgozása; bérszámfejtési kiegészítők
Nyílt forráskódú, saját szerveres	GnuCash, Odoo Community kiadás és hasonlók	Maga a szoftver, korlátok nélkül	Tárhely, támogatás és a vállalati (enterprise) kiadás értékesítése azoknak, akiknek arra van szükségük
Táblázatkezelők	Bevételi és kiadási táblázatok	Minden, struktúra nélkül	Semmi; a költséget teljes egészében a saját idenk adja
Banki eszközök	Számlázás vagy könyvelés üzleti bankszámlán belül	Egyszerű számlázás, tranzakciók kategorizálása az adott bankból	Számlavezetési díjak és hitelezés; az eszköz a banknál tartja az ügyfelet

Mi az, ami valóban ingyenes, és hol vannak a korlátok

A kereskedelmi termékek ingyenes csomagjai jellemzően a következőket korlátozzák: a felhasználók száma (gyakran csak egy), a havi számlák vagy ügyfelek száma, a banki kapcsolódások, a dokumentumtárhely, a támogatás (csak közösségi), valamint az elérhető modulok (a bérszámfejtés, a készletkezelés, a devizakezelés és az API általában ki van zárva). A közzétett árak elemzése alapján az adóbevallások és az e-számlázás nagyon ritkán érhetők el az ingyenes csomagokban, mivel a nemzeti adóbevallások, valamint a Peppol vagy hatósági csatornák fenntartása költséget jelent a szolgáltatónak.

A nyílt forráskódú szoftvereknek nincsenek korlátai, de a tárhely, a biztonsági mentések, a frissítések és a helyi jogszabályoknak való megfelelés (lokalizáció) a mi feladatunk. Az Odoo Community például szervert, adatbázist, országspecifikus lokalizációs modulokat és valakit igényel, aki elvégzi a frissítéseket. A GnuCash egyetlen számítógépen fut, és eleve egyszemélyes használatra tervezték.

A táblázatkezelőknek nincsenek korlátaik és ellenőrzési pontjaik sem. Semmi sem akadályozza meg egy múltbeli bejegyzés szerkesztését, a nem egyező könyvelési tételeket vagy egy képletekben elkövetett hibát, és ebből magától soha nem lesz áfabevallás.

A banki eszközök csak az adott bank számláira korlátozódnak, és jellemzően a számlázásra meg a kategorizálásra terjednek ki. Ritkán tartalmaznak teljes főkönyvet, és ha elhagyjuk a bankot, a szoftvert is el kell hagynunk.

A később jelentkező költségek

Ezek azok a költségek, amelyek nem tűnnek fel az első hónapban, és amelyek miatt az ingyenes szoftver három év távlatából gyakran a legdrágább opciónak bizonyul.

Migráció. Amikor kinőjük az ingyenes eszközt, az adatoknak mozogniuk kell: legalább a nyitóegyenlegeknek, általában a nyitott számláknak és a tárgyi eszközöknek, néha pedig a teljes naplónak. Minél olcsóbb egy eszköz, annál kevésbé strukturált az exportálhatósága. Számoljunk néhány napnyi munkával vagy a könyvelő óradíjával.

Hiányzó audit nyomvonal (audit trail). Az ingyenes eszközök, és különösen a táblázatkezelők gyakran lehetővé teszik bármely tétel módosítását vagy törlését anélkül, hogy annak nyomamaradna. Ez addig rendben is van, amíg nincs adóhatósági vizsgálat, befektetői átvilágítás vagy vitás ügy az ügyféllel, amikor is a „mit mutattak a könyvek aznap” kérdésre nincs megbízható válasz. A megváltoztathatatlan (immutable) főkönyvekről szóló szójegyzék-bejegyzés bemutatja, hogy néz ki erre az alternatíva.

Időszakok lezárásának hiánya. Miután egy áfabevallást benyújtottak, az alapjául szolgáló adatok nem változhatnak meg. Időszakzárás nélkül egy visszadátumozott tétel észrevétlenül hibásnak tünteti fel a beküldött bevallást, és ez senkinek sem tűnik fel a következő ellenőrzésig.

Nincsenek áfa-nyilvántartások vagy bevallások. A szoftver rögzíti a számlákat, de nem készíti el a hazai áfabevallást, az összesítő jelentést, vagy ahol szükséges, az áfa-nyilvántartásokat. Valaki ezeket minden hónapban kézzel rakja össze. Magyarországon ezek az ÁFA-bevallás és a különféle adatszolgáltatások; minden országnak megvan a maga megfelelője.

Kézi adóbevallások. A bérszámfejtési bevallásokat, az Intrastatot, az éves beszámolót és az e-számlázási kötelezettségeket valahol el kell végezni. Ha a szoftver nem csinálja meg, akkor Ön vagy a könyvelője végzi el óradíj ellenében.

Idő. A legnagyobb és legkevésbé látható költség. A kézi banki egyeztetés, a szállítói számlák újraírása, a bevallások összeállítása és a táblázatkezelői hibák javítása minden hónapban órákat vesz igénybe. Az Ön idejének bármilyen ésszerű értéke mellett ezek gyorsan meghaladják egy kisebb előfizetés árát.

Függőség. Egy ingyenes csomag, amely megváltoztatja a korlátait, egy banki eszköz, amely eltűnik, amikor bankot vált, vagy egy nyílt forráskódú projekt, amelyet abbahagynak, mind olyan helyzetet teremt, ahol az Ön számára alkalmatlan időpontban kell migrálnia.

Mikor jó választás az ingyenes

Az éves áfaalany-mentességi értékhatár alatt van, és nincsenek alkalmazottai, így a bevallása kimerül az éves szja-bevallásban és nagyjából ennyi.
Alacsony a forgalma: havonta csak néhány számla és banki tétel fordul elő.
Egy könyvelő végzi az évzárást az Ön nyilvántartásai alapján, és elégedett a formátummal.
Egy üzleti ötletet tesztel, és lehet, hogy egy éven belül abbahagyja.
Nyílt forráskódú szoftver esetén: Ön vagy a csapat egyik tagja valóban szeretné üzemeltetni és karbantartani, és ezt a jövőben is folytatni fogja.

Ezekben az esetekben a fizetős rendszerek által hozzáadott ellenőrzések olyan kockázatoktól védenek, amelyekkel még nem is rendelkezik, és a pénzt jobban is el lehet költeni máshol.

Mikor NEM jó választás az ingyenes

Áfaalany, és havonta vagy negyedévente ad be áfabevallást.
Alkalmazottai vannak, és bérszámfejtési adatszolgáltatásai vannak.
Más EU-s országok fogyasztóinak értékesít, és OSS-re van szüksége, vagy alacsony értékű árut importál, és IOSS szükséges.
Olyan országban tevékenykedik, ahol van e-számlázási kötelezettség, vagy hamarosan lesz.
A saját szoftvere hoz létre tranzakciókat: webshop, előfizetéses számlázási rendszer, piactér.
Tőkét kíván bevonni, auditot tervez vagy el akarja adni a céget, és a könyveknek ki kell állniuk a vizsgálatot.
Egynél több jogi entitással rendelkezik.

Ezen a ponton az ingyenes eszköz hiányzó ellenőrzései már nem elméleti problémák. Az áfabevallás elrontásának vagy egy beküldés utáni visszadátumozott tételnek a költsége nagyobb, mint bármilyen előfizetés.

Összehasonlítás egy kis, forgalom alapon mérő csomaggal

A releváns összehasonlítás nem az ingyenes és egy drága rendszer között áll fenn, hanem az ingyenes és a legolcsóbb olyan fizetős csomag között, amely már rendelkezik a szükséges ellenőrzésekkel. A Nordlet Starter csomagja csak egy adatpont a sok közül; mások is léteznek.

	Tipikus ingyenes csomag	Nordlet Starter
Havi díj	0 €	10 €, áfa nélkül
Felhasználók	Gyakran egy	Korlátlan
Cégek	Egy	Korlátlan
Modulok	Alapvető számlázás és könyvelés; a bérszámfejtés, készlet, API és bevallások általában kizárva	Minden modul: számlázás, főkönyv, bank, készlet, bérszámfejtés, tárgyi eszközök, teljesítményarányos árbevétel-elszámolás, áfa- és OSS/IOSS-bevallások, Peppol, konszolidáció, teljes körű API
Forgalom	Számlák vagy ügyfelek szerint korlátozva	Havi 3000 kérés benne van, utána 0,004 € kérésenként
Audit nyomvonal és időszakzárás	Változó; gyakran hiányzik	Minden változás naplózva; a lezárt időszakok elutasítják a könyvelési tételeket HTTP 409 hibával
Banki integrációk	Gyakran korlátozott vagy fizetős	PSD2 integrációk, camt.053 és MT940 import, Stripe import; 10 importált tétel számít egy kérésnek
Próbaidőszak	Az ingyenes csomag maga a próbaidőszak	14 nap, 5 € próbaegyenleggel, kártya megadása nélkül; utána korlátlan számú tesztcég (sandbox)

Egy egyéni vállalkozó, aki havonta tíz számlát állít ki és ötven banki tételt importál, nagyjából negyven kérést használ el, így a díj a 10 €-s alapdíj marad. Amit a 10 € megvásárol, az az audit nyomvonal, az időszakzárás, a könyvekből előállított áfabevallás, valamint a teljes körű exportálással történő távozás lehetősége. Hogy ez megéri-e az évi 120 eurót, az attól függ, hogy a fenti két lista közül melyik írja le az Ön helyzetét. A teljes árlista megtalálható az árazási oldalon, és az árképzési útmutatónk* bemutatja, hogy más szolgáltatók milyen modelleket használnak.

Ha ingyenesről indul és később vált

Tervezze meg a váltást még azelőtt, hogy szükség lenne rá.

Vezesse tiszta módon az összes számlaszámot az első naptól kezdve, kihagyások nélkül. A számozási szabályok attól függetlenül érvényesek, hogy a szoftver ezt kikényszeríti-e vagy sem.
Havonta egyeztesse a bankot, még akkor is, ha táblázatkezelőt használ, hogy a váltáskor a nyitóegyenlegek ismertek legyenek.
Őrizze meg a szállítói számlákat fájlként, dátum és szám szerint elnevezve.
Válasszon ki egy átállási dátumot egy időszak végén, általában az év végén vagy egy áfa-időszak végén.
Használja az új rendszer importálóját a kézi rögzítés helyett. A Nordlet migrációs importálója egyetlen hívással betölti a számlatükröt, a partnereket, a nyitóegyenlegeket vagy a teljes előzményt, a nyitott számlákat, a tárgyi eszközöket és a készletet, és még az adatbázisba írás előtt ellenőrzi az egész csomagot.

FAQ

Létezik teljesen ingyenes számviteli szoftver?

Igen. Az olyan nyílt forráskódú programok, mint a GnuCash, korlátok nélkül ingyenesek, és számos kereskedelmi termék rendelkezik ingyenes csomaggal. Maga a szoftver ingyenes, de a tárhely, a karbantartás, a bevallások és az Ön ideje nem az, ráadásul az ingyenes csomagok korlátozzák a forgalmat vagy a funkciókat.

Biztonságosan használható az ingyenes számviteli szoftver egy áfaalany vállalkozás számára?

Rögzíteni tudja a tranzakciókat, de a legtöbb ingyenes eszköz nem készíti el a hazai áfabevallást, és nem zárja le az időszakokat a beküldés után, így a megfeleléssel kapcsolatos munka kézi jellegű, és a beküldött adatok nincsenek védve a későbbi módosításoktól. Egy adóalany vállalkozás számára ez a két hiányosság általában többe kerül, mint egy kisebb előfizetés.

Mi a különbség az ingyenes és a nyílt forráskódú számviteli szoftverek között?

Az ingyenes csomagok egy szolgáltató korlátozott kezdő csomagjai, amelyeket a szolgáltató hosztol. A nyílt forráskódú szoftver olyan kód, amelyet saját maga futtathat korlátozások nélkül, és ahol a tárhely, a frissítések és a támogatás az Ön felelőssége, vagy külön kell megvásárolnia.

Használhatok táblázatkezelőt számviteli rendszerként?

Egy nagyon kis méretű, áfaalany nem lévő vállalkozás esetében, ahol a könyvelő végzi az évzárást, sokan ezt teszik. A táblázatkezelő nem rendelkezik audit nyomvonallal, egyenleg-ellenőrzéssel és bevallási funkcióval sem, így amint a bevallások havi rendszerességűvé válnak, vagy egynél több ember rögzít adatokat, már nem felel meg a célra.

Mennyibe kerül a legolcsóbb fizetős számviteli szoftver?

A mainstream termékek közzétett induló csomagjai 2026-ban jellemzően havi tíz és húsz euró között mozognak áfa nélkül, kiegészítők nélkül. A Nordlet Starter csomagja havi 10 € áfa nélkül, az összes modullal és 3000 kéréssel.