Δωρεάν λογιστικό λογισμικό: Τι είναι πραγματικά δωρεάν και ποιο είναι το κόστος αργότερα

Τα τέσσερα είδη δωρεάν λογιστικού λογισμικού, τι περιλαμβάνει πραγματικά το καθένα και το σημείο όπου το δωρεάν παύει να είναι η φθηνότερη επιλογή.

Ναι, υπάρχει δωρεάν λογιστικό λογισμικό και για μια πολύ μικρή επιχείρηση μπορεί να αποτελέσει τη σωστή επιλογή. Διατίθεται σε τέσσερις τύπους: δωρεάν βαθμίδες (free tiers) εμπορικών προϊόντων, προγράμματα ανοιχτού κώδικα (open-source) που εγκαθιστάτε μόνοι σας όπως το GnuCash ή το Odoo Community, υπολογιστικά φύλλα (spreadsheets) και τα εργαλεία τιμολόγησης ή τήρησης βιβλίων που προσφέρουν ορισμένες τράπεζες στους επιχειρηματικούς πελάτες τους. Το καθένα είναι απολύτως δωρεάν στη χρήση του. Αυτό που διαφέρει είναι οι περιορισμοί, ο τρόπος με τον οποίο ο πάροχος αποκομίζει έσοδα και το κόστος που εμφανίζεται αργότερα: η μετεγκατάσταση, οι ελλιπείς έλεγχοι, οι χειροκίνητες υποβολές δηλώσεων και ο προσωπικός σας χρόνος.

Αυτό το άρθρο δεν αποτελεί επιχείρημα κατά του δωρεάν λογισμικού. Είναι μια περιγραφή του τι λαμβάνετε, ώστε η απόφαση να λαμβάνεται με βάση τα πραγματικά δεδομένα.

Τα τέσσερα είδη δωρεάν λογισμικού

Είδος	Παραδείγματα κατηγορίας	Τι είναι δωρεάν	Πώς κερδίζει ο πάροχος
Δωρεάν βαθμίδα εμπορικού προϊόντος	Προγράμματα εισαγωγικού επιπέδου με όρια σε τιμολόγια, χρήστες ή δυνατότητες	Βασική τιμολόγηση και τήρηση βιβλίων έως το όριο	Αναβαθμίσεις όταν φτάσετε το όριο, επεξεργασία πληρωμών, πρόσθετα μισθοδοσίας
Ανοιχτού κώδικα, αυτοφιλοξενούμενο	GnuCash, έκδοση Odoo Community και παρόμοια	Το ίδιο το λογισμικό, χωρίς περιορισμούς	Φιλοξενία, υποστήριξη και η έκδοση enterprise, που πωλούνται σε όσους τα χρειάζονται
Υπολογιστικά φύλλα	Ένα φύλλο εσόδων και εξόδων	Τα πάντα, χωρίς καμία δομή	Τίποτα· το κόστος είναι εξ ολοκλήρου ο χρόνος σας
Εργαλεία παρεχόμενα από τράπεζες	Τιμολόγηση ή τήρηση βιβλίων εντός ενός επαγγελματικού τραπεζικού λογαριασμού	Αپلή τιμολόγηση, κατηγοριοποίηση συναλλαγών από τη συγκεκριμένη τράπεζα	Προμήθειες λογαριασμού και δανειοδοτήσεις· το εργαλείο σας κρατάει στην τράπεζα

Τι είναι πραγματικά δωρεάν και ποιοι είναι οι περιορισμοί

Οι δωρεάν βαθμίδες των εμπορικών προϊόντων συνήθως περιορίζουν έναν ή περισσότερους από τους εξής παράγοντες: τον αριθμό των χρηστών (συχνά έναν), τον αριθμό των τιμολογίων ή πελατών ανά μήνα, τις συνδέσεις τραπεζικών ροών (bank feeds), την αποθήκευση εγγράφων, την υποστήριξη (μόνο μέσω κοινότητας) και τα διαθέσιμα módulos (η μισθοδοσία, η αποθήκη, το πολλαπλό νόμισμα και το API συνήθως εξαιρούνται). Οι δηλώσεις και η ηλεκτρονική τιμολόγηση, σύμφωνα με την ανάγνωση των δημοσιευμένων προγραμμάτων από εμάς, περιλαμβάνονται σπάνια σε μια δωρεάν βαθμίδα, διότι οι εθνικές δηλώσεις και τα κανάλια Peppol ή clearance κοστίζουν χρήματα στον πάροχο για τη συντήρησή τους.

Το λογισμικό ανοιχτού κώδικα δεν έχει περιορισμούς, αλλά η φιλοξενία, τα αντίγραφα ασφαλείας (backups), οι ενημερώσεις και η τοπική προσαρμογή (localisation) βαρύνουν εσάς. Το Odoo Community, για παράδειγμα, απαιτεί έναν διακομιστή (server), μια βάση δεδομένων, modules τοπικής προσαρμογής για τη χώρα και κάποιον να εφαρμόζει τις ενημερώσεις. Το GnuCash εκτελείται σε έναν υπολογιστή και είναι σχεδιασμένο για έναν μόνο χρήστη.

Τα υπολογιστικά φύλλα δεν έχουν περιορισμούς ούτε ελέγχους. Τίποτα δεν εμποδίζει την τροποποίηση ενός ιστορικού, μια ανισόρροπη εγγραφή ή ένα σφάλμα σε τύπο, και τίποτα δεν παράγει περιοδική δήλωση ΦΠΑ.

Τα τραπεζικά εργαλεία περιορίζονται στους λογαριασμούς της συγκεκριμένης τράπεζας και συνήθως στην τιμολόγηση και την κατηγοριοποίηση. Σπάνια διαθέτουν ένα πλήρες γενικό καθολικό (general ledger), και η αλλαγή τράπεζας συνεπάγεται την απώλεια του εργαλείου.

Το κόστος που εμφανίζεται αργότερα

Αυτό είναι το κόστος που δεν φαίνεται τον πρώτο μήνα και αποτελεί τον λόγο για τον οποίο το δωρεάν λογισμικό αποδεικνύεται μερικές φορές η πιο ακριβή επιλογή σε βάθος τριετίας.

Μετεγκατάσταση. Όταν ξεπεράσετε το δωρεάν εργαλείο, το ιστορικό πρέπει να μεταφερθεί: τουλάχιστον τα υπόλοιπα ενάρξεως, συνήθως τα ανοιχτά τιμολόγια και τα πάγια στοιχεία, και ενίοτε το πλήρες ημερολόγιο. Όσο φθηνότερο είναι το εργαλείο, τόσο λιγότερο δομημένη τείνει να είναι η εξαγωγή δεδομένων του. Προϋπολογίστε ημέρες εργασίας ή ώρες λογιστή.

Έλλειψη διαδρομής ελέγχου (audit trail). Τα δωρεάν εργαλεία, και τα υπολογιστικά φύλλα ειδικότερα, συχνά επιτρέπουν την τροποποίηση ή τη διαγραφή οποιασδήποτε εγγραφής χωρίς να κρατείται αρχείο. Αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα μέχρι τη στιγμή ενός φορολογικού ελέγχου, μιας έρευνας δέουσας επιμέλειας (due diligence) από επενδυτή ή μιας διαφοράς με πελάτη, οπότε το ερώτημα "τι έλεγαν τα βιβλία σε εκείνη την ημερομηνία" δεν έχει αξιόπιστη απάντηση. Η καταχώριση στο γλωσσάρι σχετικά με τα αμετάκλητα καθολικά εξηγεί πώς μοιάζει η εναλλακτική λύση.

Απουσία κλειδώματος περιόδου (period locking). Από τη στιγμή που υποβάλλεται μια δήλωση ΦΠΑ, τα στοιχεία στα οποία βασίστηκε δεν πρέπει να αλλάξουν. Χωρίς κλείδωμα, μια αναδρομική εγγραφή καθιστά σιωπηρά λανθασμένη την υποβληθείσα δήλωση και κανείς δεν το προσέχει μέχρι τον επόμενο έλεγχο.

Απουσία μητρώων ή δηλώσεων ΦΠΑ. Το λογισμικό καταγράφει τα τιμολόγια αλλά δεν παράγει την εθνική δήλωση ΦΠΑ, τον ανακεφαλαιωτικό πίνακας VIES ή, όπου απαιτείται, τα βιβλία εισερχομένων και εξερχομένων τιμολογίων. Κάποιος τα συγκεντρώνει με το χέρι κάθε μήνα. Στη Λιθουανία αυτά είναι τα μητρώα i.SAF και η δήλωση FR0600· κάθε χώρα έχει το αντίστοιχό της.

Χειροκίνητες υποβολές. Οι δηλώσεις μισθοδοσίας, το Intrastat, οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις και οι υποχρεώσεις ηλεκτρονικής τιμολόγησης πρέπει να διεκπεραιωθούν κάπου. Εάν το λογισμικό δεν το κάνει, το κάνετε εσείς ή ο λογιστής σας, με χρέωση ανά ώρα.

Χρόνος. Το μεγαλύτερο και λιγότερο ορατό κόστος. Η χειροκίνητη τραπεζική συμφωνία (reconciliation), η εκ νέου καταχώριση τιμολογίων προμηθευτών, η σύνθεση δηλώσεων και η διόρθωση σφαλμάτων στα υπολογιστικά φύλλα μεταφράζονται σε ώρες κάθε μήνα. Με οποιαδήποτε λογική αποτίμηση του χρόνου σας, ξεπερνούν γρήγορα μια μικρή συνδρομή.

Εξάρτηση. Μια δωρεάν βαθμίδα που αλλάζει τα όριά της, ένα τραπεζικό εργαλείο που εξαφανίζεται όταν αλλάζετε τράπεζα, ή ένα έργο ανοιχτού κώδικα που σταματά να συντηρείται, εξαναγκάζουν σε μετεγκατάσταση σε χρόνο που δεν επιλέξατε εσείς.

Πότε το δωρεάν είναι η σωστή επιλογή

Βρίσκεστε κάτω από το όριο εγγραφής στο ΦΠΑ της χώρας σας και δεν έχετε εργαζόμενους, οπότε οι υποχρεώσεις σας περιορίζονται σε μια ετήσια φορολογική δήλωση και ελάχιστα άλλα.
Ο όγκος σας είναι μικρός: μια χούφτα τιμολόγια και τραπεζικές γραμμές τον μήνα.
Ένας λογιστής κλείνει τη χρήση σας από τα αρχεία σας και είναι ικανοποιημένος με τη μορφή τους.
Δοκιμάζετε μια επιχειρηματική ιδέα και ενδέχεται να σταματήσετε εντός ενός έτους.
Για λογισμικό ανοιχτού κώδικα: εσείς ή κάποιος στην ομάδα θέλετε πραγματικά να το τρέξετε και να το συντηρήσετε, και θα συνεχίσετε να το κάνετε.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι έλεγχοι που προσθέτει ένα σύστημα επί πληρωμή προστατεύουν από κινδύνους που δεν αντιμετωπίζετε ακόμη, και τα χρήματα αξιοποιούνται καλύτερα αλλού.

Πότε το δωρεάν δεν είναι η σωστή επιλογή

Είστε εγγεγραμμένοι στο ΦΠΑ και υποβάλλετε μηνιαίες ή τριμηνιαίες δηλώσεις.
Έχετε εργαζόμενους και δηλώσεις μισθοδοσίας.
Πωλείτε σε καταναλωτές σε άλλες χώρες της ΕΕ και χρειάζεστε OSS, ή εισάγετε αγαθά χαμηλής αξίας και χρειάζεστε IOSS.
Βρίσκεστε σε χώρα με υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή πρόκειται να εισέλθετε σε αυτήν.
Το δικό σας λογισμικό δημιουργεί συναλλαγές: ένα ηλεκτρονικό κατάστημα (storefront), ένα σύστημα τιμολόγησης συνδρομών, μια αγορά (marketplace).
Αναμένεται να αντλήσετε κεφάλαια, να ελεγχθείτε ή να πωλήσετε την εταιρεία, και τα βιβλία πρέπει να αντέξουν σε έλεγχο (due diligence).
Έχετε περισσότερες από μία νομικές οντότητες.

Σε αυτό το σημείο, οι ελλιπείς έλεγχοι του δωρεάν εργαλείου παύουν να είναι θεωρητικοί. Το κόστος ενός λανθασμένου ΦΠΑ ή μιας αναδρομικής εγγραφής μετά την υποβολή είναι μεγαλύτερο από οποιαδήποτε συνδρομή.

Η σύγκριση με ένα μικρό πρόγραμμα βάσει χρήσης (metered plan)

Η σχετική σύγκριση δεν γίνεται μεταξύ του δωρεάν και μιας ακριβής σουίτας. Γίνεται μεταξύ του δωρεάν και του φθηνότερου προγράμματος επί πληρωμή που διαθέτει τους απαραίτητους ελέγχους. Το πρόγραμμα Starter της Nordlet αποτελεί ένα σημείο αναφοράς· υπάρχουν και άλλα.

	Τυπική δωρεάν βαθμίδα	Nordlet Starter
Μηνιαία χρέωση	€0	€10, εξαιρουμένου του ΦΠΑ
Χρήστες	Συχνά ένας	Απεριόριστοι
Εταιρείες	Μία	Απεριόριστες
Moduls	Βασική τιμολόγηση και τήρηση βιβλίων· η μισθοδοσία, η αποθήκη, το API και οι δηλώσεις συνήθως εξαιρούνται	Όλα τα modules: τιμολόγηση, καθολικό, τράπεζα, αποθήκη, μισθοδοσία, πάγια, αναγνώριση εσόδων, δηλώσεις ΦΠΑ και OSS/IOSS, Peppol, ενοποίηση, πλήρες API
Όγκος	Περιορίζεται από τιμολόγια ή πελάτες	3.000 αιτήματα (requests) τον μήνα περιλαμβάνονται, έπειτα €0.004 ανά αίτημα
Διαδρομή ελέγχου και κλείδωμα περιόδου	Ποικίλλει· συχνά απουσιάζουν	Κάθε αλλαγή καταγράφεται· οι κλειδωμένες περίοδοι απορρίπτουν τις αναρτήσεις με HTTP 409
Τραπεζικές ροές	Συχνά περιορισμένες ή επί πληρωμή	Ροές PSD2, εισαγωγή camt.053 και MT940, εισαγωγή Stripe· 10 εισαγόμενες κινήσεις μετρούν ως ένα αίτημα
Δοκιμή	Η δωρεάν βαθμίδα λειτουργεί ως δοκιμή	14 ημέρες με πιστώσεις δοκιμής €5, χωρίς απαίτηση κάρτας· απεριόριστες εταιρείες sandbox στη συνέχεια

Ένας ατομικός επιχειρηματίας που εκδίδει δέκα τιμολόγια τον μήνα και εισάγει πενήντα τραπεζικές γραμμές χρησιμοποιεί ίσως σαράντα αιτήματα, επομένως η χρέωση περιορίζεται στη βάση των €10. Αυτό που αγοράζουν τα €10 είναι η διαδρομή ελέγχου, το κλείδωμα περιόδου, η δήλωση ΦΠΑ που παράγεται από τα βιβλία και η δυνατότητα αποχώρησης με μια πλήρη εξαγωγή δεδομένων. Το αν αυτό αξίζει €120 τον έτος εξαρτάται από ποια από τις δύο παραπάνω λίστες σάς περιγράφει. Ο πλήρης τιμοκατάλογος βρίσκεται στη σελίδα τιμολόγησης, και ο οδηγός τιμολόγησής μας εξηγεί τα μοντέλα που χρησιμοποιούν άλλοι πάροχοι.

Εάν ξεκινήσετε δωρεάν και μετακινηθείτε αργότερα

Σχεδιάστε τη μετακίνηση προτού τη χρειαστείτε.

Διατηρήστε ένα καθαρό αρχείο κάθε αριθμού τιμολογίου, χωρίς κενά, από την πρώτη ημέρα. Οι κανόνες αρίθμησης ισχύουν είτε το λογισμικό σας τους επιβάλλει είτε όχι.
Συμφωνήστε τους λογαριασμούς με την τράπεζα μηνιαίως, ακόμη και σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ώστε τα υπόλοιπα ενάρξεως κατά την αλλαγή να είναι γνωστά.
Διατηρήστε τα τιμολόγια των προμηθευτών ως αρχεία, με ονομασία βάσει ημερομηνίας και αριθμού.
Επιλέξτε μια ημερομηνία μετάβασης στο τέλος μιας περιόδου, συνήθως στο τέλος του έτους ή στο τέλος μιας περιόδου ΦΠΑ.
Χρησιμοποιήστε το εργαλείο εισαγωγής του νέου συστήματος αντί να πληκτρολογείτε ξανά. Το εργαλείο μετεγκατάστασης της Nordlet αναλαμβάνει το σχέδιο λογαριασμών (chart of accounts), τους συνεργάτες, τα υπόλοιπα ενάρξεως ή το πλήρες ιστορικό, τα ανοιχτά τιμολόγια, τα πάγια και το απόθεμα σε μία μόνο κλήση, επικυρώνοντας ολόκληρο το πακέτο πριν καταγράψει οτιδήποτε.

FAQ

Υπάρχει κάποιο εντελώς δωρεάν λογιστικό λογισμικό;

Ναι. Προγράμματα ανοιχτού κώδικα όπως το GnuCash είναι δωρεάν χωρίς περιορισμούς, και αρκετά εμπορικά προϊόντα διαθέτουν δωρεάν βαθμίδες. Το λογισμικό είναι δωρεάν· η φιλοξενία, η συντήρηση, οι δηλώσεις και ο χρόνος σας δεν είναι, ενώ οι δωρεάν βαθμίδες περιορίζουν τον όγκο ή τις δυνατότητες.

Είναι ασφαλές το δωρεάν λογιστικό λογισμικό για μια επιχείρηση εγγεγραμμένη στο ΦΠΑ;

Μπορεί να καταγράψει τις συναλλαγές, αλλά τα περισσότερα δωρεάν εργαλεία δεν παράγουν την εθνική δήλωση ΦΠΑ ούτε κλειδώνουν τις περιόδους μετά την υποβολή, επομένως η εργασία συμμόρφωσης είναι χειροκίνητη και τα υποβληθέντα στοιχεία δεν προστατεύονται από μεταγενέστερες αλλαγές. Για μια εγγεγραμμένη επιχείρηση, αυτά τα δύο κενά συνήθως κοστίζουν περισσότερο από μια μικρή συνδρομή.

ποια είναι η διαφορά μεταξύ δωρεάν και ανοιχτού κώδικα λογιστικού λογισμικού;

Οι δωρεάν βαθμίδες αποτελούν το εισαγωγικό πρόγραμμα ενός προμηθευτή με περιορισμούς, φιλοξενούμενο από τον ίδιο. Το λογισμικό ανοιχτού κώδικα είναι κώδικας που μπορείτε να εκτελέσετε μόνοι σας χωρίς περιορισμούς, όπου η φιλοξενία, οι ενημερώσεις και η υποστήριξη αποτελούν δική σας ευθύνη ή αγοράζονται ξεχωριστά.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω ένα υπολογιστικό φύλλο ως λογιστικό μου σύστημα;

Για μια πολύ μικρή, μη εγγεγραμμένη στο ΦΠΑ επιχείρηση, όπου ο λογιστής πραγματοποιεί το κλείσιμο του έτους, πολλές επιχειρήσεις το πράττουν. Ένα υπολογιστικό φύλλο δεν διαθέτει διαδρομή ελέγχου, έλεγχο ισορροπίας ούτε δυνατότητα υποβολής δηλώσεων, οπότε παύει να επαρκεί μόλις οι δηλώσεις γίνουν μηνιαίες ή όταν η επιχείρηση διαθέτει περισσότερα από ένα άτομα που καταχωρούν δεδομένα.

Πόσο κοστίζει το φθηνότερο λογιστικό λογισμικό επί πληρωμή;

Τα δημοσιευμένα προγράμματα εισαγωγικού επιπέδου για τα κυρίαρχα προϊόντα το 2026 κυμαίνονται τυπικά από δέκα έως είκοσι ευρώ τον μήνα προ προσθέτων. Το πρόγραμμα Starter της Nordlet κοστίζει €10 τον μήνα εξαιρουμένου του ΦΠΑ, με όλα τα modules να περιλαμβάνονται και 3.000 αιτήματα.