Kas yra apskaitos laikotarpis? Finansiniai metai, laikotarpių užrakinimas ir uždarymas

Apskaitos laikotarpis yra laiko tarpas, kurį apima tam tikri finansiniai rodikliai: mėnuo, ketvirtis, finansiniai metai. Be jo pelnas neturi prasmės - frazė „uždirbo 38 000 €“ ką nors reiškia tik tada, kai pridedate „kurį laikotarpį“. Laikotarpiai taip pat suteikia apskaitai drausmės: kiekviena ūkinė operacija priklauso tik vienam laikotarpiui, laikotarpiai uždaromi nuosekliai, o kai laikotarpio rodikliai yra ataskaitoje, jie nebegali keistis. Šis paskutinis reikalavimas – užrakinimas – skiria knygas, kuriomis galima remtis, nuo tų, kurias galima tik apibūdinti.

Finansiniai metai ir juose esantys laikotarpiai

Finansiniai metai yra atskaitomybės vienetas įstatymų nustatytai atskaitomybei ir pelno mokesčiui. Jie dažniausiai sutampa su kalendoriniais metais (Lietuvoje tai yra numatytoji parinktis), tačiau įmonės, kur leidžia įstatymai, gali taikyti kitus metus, paprastai siekdamos juos suderinti su sezoniškumo verslo ciklu.

Metų viduje apskaita tvarkoma mėnesio laikotarpiais, nes tai yra ritmas, kuriuo atsiranda prievolės: PVM deklaracijos ir i.SAF registrai kas mėnesį, darbo užmokesčio deklaracijos kas mėnesį, vadovybės atskaitomybė kas mėnesį. Ketvirtis yra svarbus ten, kur taikomos ketvirtinės prievolės (OSS deklaracijos, kai kurie avansiniai mokėjimai), tačiau mėnuo yra pagrindinis apskaitos gyvenimo vienetas.

Dėl dviejų taisyklių laikotarpiai veikia sklandžiai:

1. Kiekviena operacija data priskiriama lygiai vienam laikotarpiui – tam laikotarpiui, kuriam įvykis priklauso ekonomiškai, o ne tam, kurį kažkas spėjo ją užregistruoti. Tai yra kaupimo principas, ir didžioji dalis darbo pasibaigus laikotarpiui skiriasi jam užtikrinti (žr. koreguojamieji įrašai).
2. Laikotarpiai uždaromi eilės tvarka. Negalima prasmingai uždaryti kovo, kol vasaris vis dar keičiasi – vasario uždarymo likučiai yra kovo atidarymo likučiai.

Ką reiškia „uždaroma didžioji knyga“

Mėnesio uždarymas yra kontrolinis sąrašas, o ne ceremonija:

1. Surinkite viską – gautas sąskaitas faktūras, importuotus ir sutrikrintus banko išrašus, užregistruotą darbo užmokestį.
2. Sutaikykite likučius – didžiosios knygos banko likutį su banko išrašu; pirkėjų ir tiekėjų kontrolines sąskaitas su jų detalizacija pagal partnerius.
3. Koreguokite – nusidėvėjimą, kaupimus, būsimųjų laikotarpių sąnaudas ir pajamas, atidėjimus: koreguojamieji įrašai, kurie suderina didžiąją knygą su kaupimo principu.
4. Peržiūrėkite – suformuokite bandomąjį balansą, patikrinkite, ar nėra klaidingos pusės likučių ir sąskaitų, kurios neįprastai pasikeitė palyginti su praėjusiu mėnesiu.
5. Teikkite ataskaitas – PVM deklaraciją ir i.SAF pagal uždarytus rodiklius, o prireikus ir ataskaitas.
6. Užrakinkite – pakeiskite laikotarpio statusą, kad į jį nebebūtų galima įtraukti jokių įrašų.

Metų pabaigos uždarymas yra tas pats sąrašas, tik sudėtingesnis: papildomai atliekamos atsargų inventorizacijos, sudaromi uždarymo įrašai, kuriais pajamos ir sąnaudos pervedamos į nuosavą kapitalą, parengiamos įstatymų nustatytos ataskaitos, kurių iš jūsų pareikalaus finansinė būklė (balance sheet) skaitovas.

Kodėl užrakinimas svarbesnis, nei atrodo

Užrakinimas yra tai, kas pateikiamus skaičius paverčia tinkamais cituoti. Tuo momentu, kai pateikiama PVM deklaracija, laikotarpio PVM sąskaitos yra nurodytos oficialiame dokumente; jei po to į tą mėnesį patenka įrašas – atgaline data įtraukta vėluojanti tiekėjo sąskaita faktūra ar „nedidelis pataisymas“ – apskaita nepastebimai išsiskiria su deklaracija. Kiekvienas vėlesnis klausimas („kodėl didžioji knyga nesutampa su deklaracija?“) dabar tampa archeologija.

Užrakintas laikotarpis tą nepastebimą išsiskyrimą pavers aiškiu sprendimu. Vėluojanti sąskaita faktūra užregistruojama dabartiniame atvirame laikotarpyje arba (jei skirtumas yra reikšmingas) uždarytas laikotarpis sąmoningai atidaromas iš naujo, pakoreguojamas, pateikiamas iš naujo ir vėl užrakinamas, paliekant matomą pėdsaką. Abi baigtys yra sąžiningos; trečioji, tylioji baigtis yra tai, ko užrakinimas ir egzistuoja tam, kad būtų išvengta.

Ta pati logika apsaugo ir nuo mažiau nekaltų pakeitimų: laikotarpių užrakinimas kartu su didžiąja knyga (general ledger), į kurią įrašai tik pridedami, yra dvi struktūrinės audito pėdsako garantijos. Viena neleidžia perrašyti istorijos, o kita – jos tyliai pratęsti.

Laikotarpiai kaip API objektas

Nordlet sistemoje laikotarpiai yra duomenys, turintys būseną, o ne susitarimas. POST /v1/ledger/periods/list rodo kiekvieną mėnesį kaip open (atvirą) arba locked (užrakintą); POST /v1/ledger/periods/lock uždaro mėnesį, o /periods/unlock jį vėl atidaro, ir abi šios veiksmai įrašomi į audito žurnalą – kas, kada, kurį laikotarpį. Užrakinimas yra užtikrinamas įrašų traukimo metu: bet kokia operacija, kurios data priskirta užrakintam laikotarpiui, yra atmestas, nesvarbu, ar ji gaunama iš rankinio žurnalo įrašo, dokumentų srauto, ar importo. Užrakinimas taip pat sužadina pajamų pripažinimo variklio laikotarpio uždarymo ciklą, todėl atidėtos pajamos pripažįstamos iki laikotarpio ribos prieš mėnesiui užšąlant. Užrakinus paskutinį finansinių metų mėnesį, taip pat užregistruojamas metų pabaigos uždarymas: viena ūkinė operacija, kurios data yra paskutinė finansinių metų diena ir kuri perkelia visus tų metų pajamų bei sąnaudų likučius į nepaskirstytojo pelno sąskaitą, nustatytą įrašų traukimo taisyklėse. Pakartotinis užrakinimas jos dukart neužregistruoja, o to mėnesio atrakinimas ją anuliuoja, kad kitas užrakinimas iš naujo uždarytų metus. Knygų uždarymas tampa API užklausų seka su tomis pačiomis garantijomis, kurias rūpestingas buhalteris užtikrintų rankiniu būdu – be priklausomybės nuo to, ar visi viską prisimins.

D.U.K.

Kas paprastais žodžiais yra apskaitos laikotarpis?

Laiko tarpas, kurį apima tam tikra apskaita – darbiniams tikslams paprastai mėnuo, o įstatymų nustatytai atskaitomybei – finansiniai metai. Kiekviena operacija data priskiriama tiksliai vienam laikotarpiui, o uždaryti laikotarpiai yra užrakinami nuo tolimesnių įrašų traukimo.

Ar finansiniai metai gali skirtis nuo kalendorinių metų?

Taip, ten, kur leidžia šalies įstatymai – įmonėms su sezoniniais ciklais tai dažnai patogiau. Kalendoriniai metai yra numatytasis variantas Lietuvoje ir didžiojoje ES dalyje; jų keitimas yra oficialus sprendimas, o ne apskaitos nustatymas.

Ką reiškia uždaryti apskaitą?

Baigti laikotarpį: surinkti visas operacijas, sutaikyti likučius, užregistruoti laikotarpio pabaigos koregavimus, peržiūrėti bandomąjį balansą, parengti ataskaitas – ir tada užrakinti laikotarpį, kad pateikti rodikliai nebegalėtų keistis.

Kas nutinka, jei įtraukiu įrašą į uždarytą laikotarpį?

Sistemoje su privalomuoju užrakinimu įrašas atmetamas – operacija priklauso dabartiniam atviram laikotarpiui arba uždarytas laikotarpis turi būti sąmoningai atidarytas, pakoreguotas ir iš naujo užrakintas paliekant audito pėdsaką. Sistemos, leidžiančios tyliai kelti atgalines datas į ataskaitose pateiktus laikotarpius, leidžia didžiajai knygai ir deklaracijoms nespastebimai išsiskirti.

Kodėl apskaita tvarkoma kas mėnesį, jei ataskaitos rengiamos kasmet?

Nes prievolės atsiranda kas mėnesį – PVM, i.SAF, darbo užmokesčio deklaracijos – ir todėl, kad klaidos aptinkamos, kol jos dar šviežios. Įmonė, kuri uždaroma tik kasmet, kiekvieną sausį atlieka dvylikos mėnesių archeologinius kasinėjimus.