Kas yra kaupiamosios pajamos? Ir kaupiamosios sąnaudos, jų atspindys
Uždirbtos, bet dar neišrašytos pajamos, patirtos, bet dar negautos sąnaudos, abiejų tipų įrašai ir jų panaikinimas, kai galiausiai gaunamas dokumentas.
Kaupiamosios pajamos (accrued revenue) yra pajamos, kurias uždirbote, bet dar neišrašėte joms sąskaitos faktūros. Kaupiamosios sąnaudos (accrued expenses) yra išlaidos, kurias patyrėte, bet už kurias dar nesate gavę sąskaitos. Tai ta pati koncepcija, nukreipta į priešingas puses, ir jos abi egzistuoja todėl, kad kalendorius ir popierizmas nesutampa.
Pagal kaupimo apskaitos principą, laikotarpis turi atspindėti tai, ką jis uždirbo ir ką sunaudojo, o ne tai, kas laiku pateko į dokumentus. Kai darbas atliekamas kovą, o sąskaita išrašoma balandį, kovui vis tiek reikia priskirti šias pajamas.
Kaupiamosios pajamos
Konsultacijų įmonė kovą atlieka sutartų darbų už 5 000 €. Pagal sutartį atsiskaitoma ketvirčiuose, todėl sąskaita bus išrašyta tik balandį. Kovas jas uždirbo:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 2910 Kaupiamosios pajamos | 5 000 | |
| 5001 Paslaugų pajamos | 5 000 |
Atkreipkite dėmesį į debetą: kaupiamosios pajamos yra turtas - jūsų reikalavimo teisė, kuri dar nevirto gautina suma, nes nėra išrašytos sąskaitos faktūros. Jos priskiriamos šalia gautinų sumų, tačiau iš esmės skiriasi: jūsų niekas neprašė sumokėti, todėl jos neturi termino ir negali būti įtrauktos į pradelstų sumų ataskaitą.
Kai balandį išrašoma sąskaita faktūra, kaupimas panaikinamas, kad nebūtų apskaitoma dukart:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 2410 Gautinos sumos | 6 050 | |
| 2910 Kaupiamosios pajamos | 5 000 | |
| 4492 Mokėtinas PVM | 1 050 |
Pajamos nebėra kredituojamos iš naujo - jos buvo pripažintos kovą. Balandis tik paverčia kaupimą sąskaitoje išrašyta gautina suma ir sukuria PVM prievolę, nes PVM seka paskui sąskaitą faktūrą, o ne apskaitinį kaupimą. Dėl šio laiko skirtumo kaupimas niekada neatstoja operatyvaus sąskaitų faktūrų išrašymo.
Dažni atvejai: darbai, atlikti tarp atsiskaitymo datų; etapai pagal sutartis, kai pristatymas aplenkia sąskaitos išrašymo momentą; uždirbtos, bet dar negautos palūkanos; bei pagal suvartojimą skaičiuojami mokesčiai, kurie matuojami kas mėnesį, bet sąskaitos išrašomos vėliau.
Kaupiamosios sąnaudos - atspindys
Gruodžio mėnesio elektra sunaudojama gruodį, o komunalinių paslaugų įmonė sąskaitą pateikia sausį. Be atitinkamo įrašo gruodis atrodo neįprastai pelningas, o sausis - neįprastai brangus:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 6209 Administracinės sąnaudos | 400 | |
| 49 Kaupiamosios sąnaudos | 400 |
Kaupiamosios sąnaudos yra įsipareigojimas - prievolė, kurią patyrėte neturėdami sąskaitos faktūros. Tai jas skiria nuo mokėtinų sumų, kurios yra pagrįstos tiekėjo dokumentu. Šis skirtumas svarbus laikotarpio pabaigoje: mokėtinas sumas galite suskaičiuoti, o kaupimus privalote identifikuoti.
Tipiniai atvejai: komunalinės ir ryšio paslaugos, už kurias sąskaitos pateikiamos vėliau; uždirbti, bet kitą mėnesį išmokami atlyginimai ir premijos; priskaičiuotos paskolų palūkanos; audito ir teisiniai mokesčiai už jau atliktus darbus; bei darbuotojų uždirbtos, bet nepanaudotos atostogos.
Panaikinimo tvarka
Kaupimas yra įvertinimas, o galutinis dokumentas yra faktas. Švarus mechanizmas yra atvirkštinis įrašas (reversing entry) pirmąją naujo laikotarpio dieną.
Gruodį kaupiame 400 €, sausio 1 d. jį panaikiname, o vėliau, gavus faktinę sąskaitą, ją įtraukiame į apskaitą įprastai:
- Jei sąskaita yra 412 €, sausio mėnesio sąnaudos yra 412 − 400 = 12 € neto. Gruodis išlaiko savo 400 €, o sausis prisiima skirtumą.
- Jei sąskaita yra 380 €, sausio mėnesyje susidaro −20 €, nedidelis kredito likutis.
Nereikia atmintinai saugoti, kuri sąskaita atitinka kurį kaupimą, o joks kaupimas nepaliekamas tūnoti balansyje kelerius metus. Tiek kaupimas, tiek jo panaikinimas matomi papildymo principu veikiančioje didžiojoje knygoje, todėl audito pėdsakas skaitomas kaip istorija, o ne kaip pataisymas.
Pasenę kaupimai yra klasikinė klaida: kaupiamosios sąnaudos, kurių niekas nepanaikino, ir po trejų metų vis dar tebyra balansyje, nes sąskaita buvo gauta ir užregistruota atskirai. Kaupiamųjų sąskaitų peržiūra kiekvieno laikotarpio uždarymo metu padeda to išvengti.
Kaupimai ir atidėjimai
Šios sąvokos nuolat painiojamos, o skirtumas slypi tik laiko tėkmėje:
| Kaupimas (Accrual) | Atidėjimas (Deferral) | |
|---|---|---|
| Pajamos | Uždirbtos, bet dar neišrašytos → turtas | Išrašytos/gautos, bet dar neuždirbtos → įsipareigojimas |
| Sąnaudos | Patirtos, bet dar negautos sąskaitos → įsipareigojimas | Sumokėtos, bet dar nesunaudotos → turtas |
| Dokumentas | Ateina vėliau | Atėjo anksčiau |
Kaupimas aplenkia popierizmą, o atidėjimas atsilieka nuo jo. Abi sąvokos yra koreguojamieji įrašai, registruojami laikotarpio pabaigoje, ir abi egzistuoja tam, kad sumos atsidurtų tinkamu laikotarpiu.
Kaip Nordlet tvarko šį procesą
Pajamų atidėjimai automatizuoti: pajamų pripažinimo variklis saugo sąskaitose išrašytas, bet dar neuždirbtas sumas ir išrašo jas pagal grafiką, taip pat automatiškai uždarant laikotarpį.
Kaupimai nėra automatizuoti, ir verta tiesiogiai paaiškinti kodėl: kaupimas yra vertinimas dėl atliktų darbų arba sunaudotų išteklių, kurių joks sistemoje esantis dokumentas dar registruoja. Niekas Didžiojoje knygoje nežino, kad kovo mėnesio konsultacijų valandos buvo suteiktos, kol kas nors tuo nepasirūpina.
Todėl darbo eiga yra tokia: identifikuoti kaupimus kaip laikotarpio pabaigos kontrolinio sąrašo dalį, įtraukti juos per POST /v1/ledger/journal/transactions/create ir užregistruoti panaikinimą naujuoju laikotarpiu. Tai yra įprasti subalansuoti žurnalo įrašai su visišku audito pėdsaku, kuriems taikoma tokia pati atviro laikotarpio patkrauka kaip ir viskam kitam. Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai ir neišrašytos sutarties eilutės yra įprastos vietos, kur ieškoti sumų kaupimui.
D.U.K.
Kas yra kaupiamosios pajamos?
Pajamos, kurios buvo uždirbtos, bet dar neišrašytos sąskaita faktūra - darbas atliktas, tačiau atsiskaitymo įvykis dar neįvyko. Jos apskaitomos kaip turtas ir virsta gautina suma, kai galiausiai išrašoma sąskaita faktūra.
Kuo skiriasi kaupiamosios pajamos nuo gautinų sumų?
Gautina suma yra pagrįsta išrašyta sąskaita faktūra su mokėjimo terminu, o kaupiamosios pajamos - ne, nes niekas dar nebuvo paprašytas sumokėti. Gautinos sumos rodomos vėlavimo ir išieškojimo ataskaitose, o kaupiamosios pajamos - ne.
Ar kaupiamosios sąnaudos yra tas pats, kas mokėtinos sumos?
Ne. Mokėtinos sumos yra pagrįstos jūsų gauta tiekėjo sąskaita faktūra. Kaupiamosios sąnaudos apima patirtas išlaidas, kai sąskaita dar negauta, todėl suma yra jūsų įvertinimas. Abi jos yra trumpalaikiai įsipareigojimai ir priklauso tam laikotarpiui, kurį patiriamos sąnaudos.
Ar kaupimai turi įtakos PVM?
Ne. PVM seka paskui sąskaitą faktūrą, o ne apskaitinį kaupimą, todėl pajamų kaupimas nesukuria PVM prievolės, o sąnaudų kaupimas nesuteikia atskaitomo PVM. Abu jie atsiranda kartu su dokumentu.
Kodėl kito laikotarpio pradžioje kaupimai panaikinami?
Tam, kad tikroji sąskaita faktūra galėtų būti įtraukta į apskaitą įprastai, nereikalaujant niekieno derinti jos su įverčiu. Panaikinimas anuliuoja kaupimą, sąskaita užregistruojama visa apimtimi, o skirtumas tarp įverčio ir fakto automatiškai patenka į naująjį laikotarpį.