Kas yra koreguojamieji įrašai? Kaupimai, perkėlimai ir laikotarpio uždarymas

Koreguojamieji įrašai yra žurnalo įrašai, įtraukiami laikotarpio pabaigoje, kad apskaita tiksliai atspindėtų realią padėtį. Kasdienė buhalterija dokumentus registruoja jiems atvykus – sąskaitas faktūras, išrašus, darbo užmokesčio lapelius. Tačiau kai kurie ūkiniai faktai neateina dokumentų pavidalu laiku: atlikti darbai, už kuriuos dar neišrašyta sąskaita, praėjusią liepą apdraustas turtas, kurio nauda suvartojama palaipsniui, ar nepastebimai dėvinti įranga. Koreguojamieji įrašai užregistruoja šiuos faktus, ir būtent jie skiria prasmingą pelno (nuostolių) ataskaitą, pagrįstą kaupimo principu, nuo paprasto popierizmo sąrašo.

Visi jie tarnauja vienam principui – laikotarpio atribojimui (cut-off): kiekvienas laikotarpis priskiria lygiai tiek uždirbtų pajamų ir patirtų sąnaudų, kiek priklauso, ne daugiau ir ne mažiau, nepriklausomai nuo to, kada judėjo pinigai ar popieriai.

Keturios įrašų grupės

1. Kaupiamosios sąnaudos – patirtos, bet dar neapmokėtos

Gruodžio mėnesio elektros energija suvartojama gruodį, o sąskaita gauta sausį. Be koregavimo gruodis būtų pagražintas, o sausis nuskriaustas. Kaupimas eurais:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6209 Administracinės sąnaudos	400
49 Kaupiamosios sąnaudos		400

Sausio mėnesį gauta sąskaita registruojama kaupimo, o ne sausio mėnesio sąnaudų sąskaita. Paskolų palūkanų kaupimas ir neapmokestinti subrangos darbai tvarkomi tokiu pačiu būdu.

2. Kaupiamosios pajamos – uždirbtos, bet dar neišrašytos sąskaitos

Konsultacijų įmonė kovo mėnesį baigia 5 000 € sutartų darbų, o sąskaita išrašoma balandį. Kovas jas užsidirbo, todėl jas registruoja kovas:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2910 Kaupiamosios pajamos	5 000
5001 Paslaugų pajamos		5 000

Balandžio mėnesio sąskaita tada panaikina kaupiamųjų pajamų turtą, o ne padvigubina pajamas.

3. Atidėtiniai ir išankstiniai mokėjimai – pinigai pajudėjo, ekonominė nauda dar ne

Kaupimų veidrodinis atvaizdas. Dvi kryptys:

Ateinančių laikotarpių sąnaudos (išankstiniai apmokėjimai) – 1 200 € draudimas, sumokėtas už ateinančius metus, registruojamas kaip turtas ir paverčiamas sąnaudomis po vieną mėnesį (D 6209 / K išankstiniai apmokėjimai, po 100 € kas mėnesį).

Ateinančių laikotarpių pajamos – klientas sausio mėnesį sumoka 2 400 € už 12 mėnesių prenumeratą. Sausis negali šių pinigų iškart pripažinti pajamomis; tai yra įsipareigojimas – prievolė teikti paslaugas dar vienuolika mėnesių:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2710 Bankas	2 400
4440 Gauti avansai		2 400

Kiekvieną mėnesį koreguojamasis įrašas atskleidžia po 200 € (D 4440 / K 5001), faktiškai suteikiant paslaugą. Šis pajamų perkėlimo principas yra visas prenumeratos ir SaaS apskaitos pagrindas, susistemintas pajamų pripažinimo gairėse.

4. Vertinimai – nusidėvėjimas ir atidėjiniai

Kai kurie koregavimai fiksuoja vartojimą arba riziką, kurios joks būsimas dokumentas tiksliai nepatvirtins. Mėnesinis 6 000 € vertės mašinos nusidėvėjimas per penkerius metus:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6206 Nusidėvėjimo sąnaudos	100
1229 Sukauptas nusidėvėjimas		100

Atidėjiniai (abejotinos skolos, garantiniai įsipareigojimai) vadovaujasi ta pačia logika: dabar registruojamos apskaičiuotos sąnaudos, koreguojant turto ar įsipareigojimo kontrasą, vėliau patikslinant, kai paaiškėja reali situacija. Šie įrašai apima profesinį vertinimą (naudingą tarnavimo laiką, atgautinumą), todėl jie priskiriami apskaitos peržiūrai, o ne pirminiam registravimo srautui, kaip apibrėžta skyriuje buhalterinė apskaita lyginant su finansine apskaita.

Atvirkštiniai įrašai: kitos dienos rytas

Kaupimai yra apytiksliai, o dokumentai viską išsprendžia. Švarus mechanizmas yra atvirkštinis įrašas: pirmąją naujo laikotarpio dieną kaupimas įregistruojamas atvirkštine tvarka, todėl, kai atvyksta tikroji sąskaita faktūra, ji užsiregistruoja įprastai, o grynasis poveikis patenka tiksliai ten, kur reikia. Bet koks skirtumas tarp 400 € įverčio ir 412 € sąskaitos automatiškai patenka į naują laikotarpį. Įrašus tik papildančioje didžiojoje knygoje kaupimas, atvirkštinis įrašas ir sąskaita faktūra yra įregistruoti; niekas nebuvo taisoma rankiniu būdu, o audito pėdsakas skaitomas kaip nuosekli istorija.

Laikotarpio uždarymas praktikoje

Koregavimo etapas yra trečiasis apskaitos laikotarpio uždarymo žingsnis: po duomenų surinkimo ir suderinimo, prieš peržiūrą ir užrakinimą. Praktinis kontrolinis sąrašas:

• neapmokestinti pristatymai išrašyti (kaupiamos pajamos) ir gauti (kaupiamos sąnaudos);
• šį laikotarpį suvartoti išankstiniai apmokėjimai (abiem kryptimis);
• ateinančių laikotarpių pajamos pripažintos už tai, kas buvo suteikta;
• užregistruotas nusidėvėjimas ir amortizacija;
• atidėjiniai peržiūrėti atsižvelgiant į naują informaciją.

Tuomet parengiamas koreguotas bandomasis balansas, iš jo sudaromos ataskaitos ir laikotarpis užrakinamas. Nuo šio momento uždaromasis laikotarpis yra taikomas ne tik ketinimų lygmeniu – į uždarytą mėnesį nebegalima įrašyti nieko naujo.

Sistemoje Nordlet pasikartojantys koregavimai atliekami savaime: pajamų pripažinimo variklis pagal grafiką perkelia ir išgrynina prenumeratos pajamas, o užrakinus laikotarpį per POST /v1/ledger/periods/lock, viskas įvyksta automatiškai, nusidėvėjimo sąnaudos registruojamos per turto modulį. Tai, kas lieka rankiniam darbui (vienetiniai kaupimai, atidėjiniai), atliekama iškvietimu POST /v1/ledger/journal/transactions/create, taikant tokius pačius balanso ir atviro laikotarpio patvirtinimo reikalavimus kaip ir viskam kitam.

D.U.K.

Kas yra koreguojamieji įrašai paprasta kalba?

Laikotarpio pabaigos žurnalo įrašai, registruojantys ekonominius faktus, kurių dar nepatvirtino joks dokumentas – patirtos, bet neapmokėtos sąnaudos, uždirbtos, bet neišrašytos pajamos, suvartoti išankstiniai mokėjimai, dūlantis turtas, kad laikotarpio rodikliai atspindėtų tai, kas iš tikrųjų jame įvyko.

Kuo skiriasi kaupimas (accrual) nuo perkėlimo (deferral)?

Laiko kryptimi. Kaupimas registruoja pajamas arba sąnaudas prieš pinigų judėjimą ar sąskaitos išrašymą (uždirbta / patirta dabar, popieriai vėliau). Perkėlimas paskirsto jau judėjusius pinigus į laikotarpius, kuriems jie ekonomiškai priklauso (sumokėta dabar, sunaudota vėliau).

Kodėl ateinančių laikotarpių pajamos yra įsipareigojimas, o ne pajamos?

Todėl, kad pinigams atitinka nesuteikta prievolė. Iš anksto apmokėta metinė prenumerata yra vienuolikos mėnesių paslaugų skola; ji mėnuo po mėnesio virsta pajamomis, kai suteikiama paslauga. Vadinti tai pajamomis gavimo momentu iškraipo laikotarpio vaizdą ir nuslepia įsipareigojimą.

Kas yra atvirkštinis įrašas?

Tikslus kaupimo atspindys, įregistruotas kito laikotarpio pradžioje. Tai leidžia galutinei tikrajai sąskaitai faktūrai užsiregistruoti įprastai, o grynosioms sąnaudoms pasilikti laikotarpyje, kuris jas patyrė, ir išlaiko visą seką matomą didžiojoje knygoje, vietoj to, kad ji būtų ištrinta ar pakeista.

Kurie koreguojamieji įrašai gali būti automatizuoti?

Pasikartojantys, taisyklėmis pagrįsti įrašai: nusidėvėjimo grafikai, prenumeratos pajamų perkėlimas ir pripažinimas, pasikartojantys kaupimai. Žmogaus įsikišimo reikalauja vertinimai, glūdintys už įverčių – naudingas tarnavimo laikas, atgautinumas, atidėjinių dydžio nustatymas, ir vienetiniai kaupimai, kuriuos sugalvoti gali tik su verslu glaudžiai susijęs asmuo.