Buhhalterinė apskaita ir finansinė apskaita: kuo jos iš tikrųjų skiriasi?

Buhalterinė apskaita yra tai, kas įvyko, registravimas, o finansinė apskaita - tai, ką tai reiškia, sprendimas. Buhalteris užtikrina, kad kiekviena sąskaita faktūra, mokėjimas ir darbo užmokesčio apskaičiavimas virstų teisingu, sudataisytu ir subalansuotu įrašu didžiojoje knygoje. Apskaitos specialistas paverčia šią didžiąją knygą finansinėmis ataskaitomis, mokesčių deklaracijomis bei sprendimais ir atsako už pakeliui priimtus vertinamuosius sprendimus: kaip skaičiuoti nusidėvėjimą, kada pripažinti pajamas, kokius atidėjimus sudaryti. Mažose įmonėse šias abi sritis atlieka vienas asmuo, o didelėse - ištisi skyriu, tačiau darbo pasidalijimas yra realus, ir jis daug pasako apie tai, kaip organizuojama profesija ir jai skirta programinė įranga.

Ką apima buhalterinė apskaita

Buhalterinė apskaita yra sistemingas ūkinių operacijų fiksavimas, praktiškai apimantis šiuos dalykus:

• pardavimo ir pirkimo sąskaitų faktūrų registravimą kaip žurnalo įrašus naudojant teisingas sąskaitas, datas ir PVM apmokestinimo tvarką;
• banko išrašo eilučių gretinimą su sąskaitomis faktūromis ir mokėjimų registravimą;
• darbo užmokesčio apskaitos registravimą;
• gautinų ir mokutininų sumų priežiūrą - kas ir kiek skolingas, kiek esame skolingi patys;
• popierinių dokumentų grandinės išsaugojimą: kiekvienas įrašas turi būti atsekamas iki pirminio dokumento.

Rezultatas yra išsami ir tiksli didžioji knyga. Geros buhalterinės apskaitos požymis yra nepastebimas, tačiau esminis: nieko netrūksta, niekas nepasidubliavo, viskas pateko į tinkamą laikotarpį. Reikalingi įgūdžiai yra tikslumas, nuoseklumas ir puikus sąskaitų plano bei debeto ir kredito taisyklių išmanymas.

Ką apima finansinė apskaita

Finansinė apskaita prasideda ten, kur baigiasi operacijų registravimas:

• Laikotarpio pabaigos uždarymas - korekcinių įrašų atlikimas pasibaigus laikotarpiui: nusidėvėjimas, kaupimai, būsimųjų laikotarpių sąnaudos, atidėjimai, o tada peržiūra ir užrakinimas (žr. apskaitos laikotarpiai);
• Ataskaitos - baltoanso, pelno (nuostolių) ataskaitos ir pinigų srautų ataskaitos rengimas bei aiškinimas pagal taikomą sistemą (Lietuvos VAS, IFRS);
• Mokesčiai - PVM deklaracijos, pelno mokestis, su darbo užmokesčiu susijusios deklaracijos ir su tuo susijęs planavimas;
• Vertinamieji sprendimai - klausimai, į kuriuos nėra mechaninio atsakymo: ar šios plėtros išlaidos yra turtas, ar sąnaudos? Ar tą gautiną sumą vis dar galima atgauti? Per kiek metų skaičiuojamas šio įrenginio nusidėvėjimas? Kada uždirbamos pajamos pagal 12 mėnesių sutartį?
• Konsultacijos - ką skaičiai reiškia kainodarai, samdymui, finansavimui.

Reguliuojama profesijos dalis sutelkta čia: auditai, ataskaitų pasirašymas, profesinė atsakomybė. Buhalterinės apskaitos klaidos yra ištaisomos, o finansinės apskaitos vertinamieji sprendimai yra ginami.

Klasikinis pasiskirstymas viename cikle

Etapas	Kas atlieka
Gaunamas dokumentas (sąskaita faktūra, išrašas, algalapis)	Buhalterinė apskaita
Įrašas įtraukiamas į didžiąją knygą	Buhalterinė apskaita
Suderinimai - banko, gautinų ir mokutininų sumų	Buhalterinė apskaita
Laikotarpio pabaigos koregavimai	Finansinė apskaita
Bandomojo balansų peržiūra, uždarymas, užrakinimas	Finansinė apskaita
Finansinės ataskaitos ir mokesčių deklaracijos	Finansinė apskaita
Analizė, planavimas, konsultacijos	Finansinė apskaita

Riba yra bandomasis balansas: buhalterinė apskaita jį pateikia, o finansinė apskaita perima darbą nuo jo.

Kaip automatizavimas iš naujo nubrėžė ribą

Didžioji dalis klasikinės buhalterinės apskaitos yra šablonų taikymas: šio tiekėjo sąskaitos faktūros keliauja į tą sąnaudų sąskaitą, ši išrašo eilutė susisiekia su ta sąskaita faktūra, šis darbo užmokesčio skaičiavimas sukuria tas penkias didžiosios knygos eilutes. Šablonų taikymas yra būtent tai, ką programinė įranga atlieka puikiai, o įvairių jungčių (API) pagrindu veikiančioje sistemoje dokumentų fiksavimo etapas žmogui tampa beveik nebereikalingas: sistemoje Nordlet išrašant pardavimo sąskaitą faktūrą jos įrašas sukuriamas automatiškai, banko importavimas suderina ir užregistruoja išrašo eilutes, pajamų pripažinimas veikia pagal grafiką, o kiekvienas įrašas per tas pačias taisykles patenka į vieną bendrą didžiąją knygą.

Ko automatizavimas neperima, tai vertinamųjų sprendimų lygmens. Programinė įranga gali kas mėnesį registruoti nusidėvėjimą, tačiau naudingą tarnavimo laiką nusprendė nustatyti žmogus. Ji gali atidėti pajamas, tačiau pripažinimo šabloną parinko žmogus. Praktikoje tai reiškia, kad „buhalteris“ vis dažniau tampa išimčių valdymo specialistu - asmenimi, kuris sprendžia tai, ko taisyklės negalėjo išspręsti, o finansinės apskaitos specialistų vertinamojo pobūdžio darbas išlieka toks pat ir yra geriau aprūpinamas duomenimis. Vertės hierarchija pasikeitė: operacijų registravimas pigu, o žinojimas, kas turėjo būti užregistruota, liko vertingas.

Kurio iš jų jums reikia?

Mažai įmonei sąžiningas atsakymas yra toks: automatizuota buhalterinė apskaita ir periodinė finansinė apskaita. Kasdienis dokumentų fiksavimas yra programinės įrangos problema, tačiau mėnesio uždarymas, metinės ataskaitos ir mokestinė padėtis nusipelno profesionalo žvilgsnio. Brangiai kainuojanti klaida yra priešingas paskirstymas - mokėti žmogui už sąskaitų faktūrų pervedimą rankiniu būdu, kol niekas netikrina, ar pajamos buvo pripažintos tinkamais metais.

D.U.K.

Kuo paprastais žodžiais skiriasi buhalterinė apskaita nuo finansinės apskaitos?

Buhalterinė apskaita registruoja operacijas - išsamiai, tiksliai, tinkamu laikotarpiu. Finansinė apskaita jas interpretuoja - uždaro knygas, rengia ataskaitas, tvarko mokesčius ir priima vertinamuosius sprendimus, kurių registravimo metu padaryti neįmanoma.

Ar buhalteris gali parengti finansines ataskaitas?

Techniškai jis jas surinkti gali, tačiau ataskaitos remiasi finansinės apskaitos vertinamaisiais sprendimais (turto naudingo tarnavimo laiku, atidėjiniais, pajamų pripažinimu), kurie yra apskaitos specialisto atsakomybė, o daugelyje jurisdikcijų įstatymų nustatytoms ataskaitoms parengti reikalaujama apskaitos specialisto dalyvavimo. Bandomasis balansas yra natūralus perdavimo taškas.

Ar buhalterinę apskaitą pakeičia programinė įranga?

Didžiąją jos mechaninę dalį - taip. Dokumentų gavimas, registravimas ir gretinimas yra šabloninis darbas, kurį automatizavimas atlieka patikimai. Žmogaus kompetencijos reikalauja išimčių valdymas ir visa kita, kas kyla iš vertinamųjų sprendimų, o tai jau yra finansinė apskaita.

Ar mažoms įmonėms reikia ir buhalterio, ir apskaitos specialisto?

Joms reikia abiejų funkcijų, nebūtinai dviejų atskirų žmonių. Įprastas šiuolaikinis modelis yra duomenų fiksavimas programinėje įrangoje ir apskaitos specialistas, peržiūrintis laikotarpio uždarymą bei deklaracijas. Rizikinga neturėti nė vieno iš šių patikros lygmenų.

Ar finansinė apskaita tiesiog pažangi buhalterinė apskaita?

Ne, tai skirtingo pobūdžio darbas su tais pačiais duomenimis. Buhalterinėje apskaitoje kiekvienas įrašas turi teisingą atsakymą; finansinėje apskaitoje jo dažnai nėra, todėl jos išvados yra ginčijamos apskaitos politikoje, o ne tikrinamos pagal kvitus.