Pinigų ir kaupimo principo apskaita: kurį pasirinkti ir kada privaloma pereiti

Pinigų apskaitos principas (cash basis) registruoja pajamas, kai gauti pinigai, o sąnaudas, kai pinigai sumokėti. Kaupimo apskaitos principas (accrual accounting) registruoja pajamas, kai jos yra uždirbtos, o sąnaudas, kai jos yra patirtos, neatsižvelgiant į to, kada juda pinigai. Šis skirtumas atrodo techninis, tačiau iš tikrųjų yra esminis: taikant šiuos du metodus, ta pati įmonė tą patį mėnesį gali atrodyti arba pelninga, arba nuostolinga, ir tik vienas iš jų parodo, ar pelnas yra realus.

Tas pats mėnesis, du skirtingi būdai

Kovo mėnesio konsultacijų įmonė: atlieka 10 000 € vertės projektą (klientas sumoka gegužę), sumoka 3 000 € atlyginimų už kovo mėnesio darbus ir gauna 6 000 € pagal vasario mėnesio sąskaitą faktūrą.

	Pinigų principas	Kaupimo principas
Pajamos	6 000	10 000
Sąnaudos	3 000	3 000
Kovo mėn. rezultatas	3 000	7 000

Pagal pinigų principą registruojamas senų pajamų gavimas ir tai priskiriama kovo mėnesio rezultatams. Pagal kaupimo principą parodoma tai, ką kovą įmonė sukūrė iš tikrųjų: 10 000 € vertės projektas, kuriam uždirbti patirtos 3 000 € sąnaudos. Kaupimo principo rezultatas atsako į klausimą, kurį iš tikrųjų užduoda vadovybė, – ar šio mėnesio darbas atsipirko? – o piniginė išraiška atsako į kitą klausimą: kas nutiko banko sąskaitos likučiui? Abudu klausimai svarbūs, tačiau tik vienas iš jų nusako, ką reiškia „pelnas“.

Ką kiekvienas metodas daro teisingai

Pinigų principas yra paprastas, pigus ir apsaugo nuo vienos konkrečios saviapgaulės: jis niekada nerodo popierinio pelno iš klientų, kurie nesumoka. Individualiai veiklai (sole trader) be ilgalaikių atidėjimų ir atsargų – pavyzdžiui, turgavietės prekyvietei (marketplace) ar kirpyklai – jis pakankamai tiksliai atspindi kaupimo principą, todėl didelių skirtumų nebūna.

Kaupimo principas suderina pajamas su joms uždirbti skirtomis sąnaudomis, todėl ataskaitiniai laikotarpiai tampa palyginami, o maržos – prasmingos. Už tai tenka sumokėti tam tikrą mechanizmą reikalaujančią kainą: gautinas sumas, mokėtinas sumas, koregavimo įrašus (adjusting entries) kaupimo ir atidėjimo atvejams bei laikotarpio uždarymo drausmę. Būtent šį mechanizmą ir užtikrina dvejybinis įrašas (double-entry bookkeeping) – kaupimo apskaita yra prigimtinis jo režimas.

Klasikiniai kaupimo principo spąstai nusipelno atskiro sakinio: pelnas nėra pinigai. Kaupimo principu parengta pelno (nuostolio) ataskaita gali rodo sveiką pelną, kol gautinos sumos auga, o banko sąskaita tuštėja – dėl to ir egzistuoja pinigų srautų ataskaita bei dėl to „pelningos“ įmonės vis tiek žlunga. Kaupimo principas to neslepia; jis pateikia šią informaciją finansinėje būklės ataskaitoje (balance sheet) kiekvienam, kas skaito giliau nei vien pelno (nuostolio) ataskaitą.

Kas ES gali naudoti pinigų principą

Tendencijos visose ES šalyse yra vienodos: įmonės tvarko buhalteriją pagal kaupimo principą, o mažiausi juridinio statuso neturintys verslai gali naudoti pinigų apskaitą.

• Ribotos atsakomybės bendrovės rengia privalomas finansines ataskaitas pagal nacionalinius Verslo apskaitos standartus (VAS) arba Tarptautinius finansinės atskaitomybės standartus (TFAS), ir abu šie rėmai remiasi kaupimo principu. Lietuvoje įmonės privalo tvarkyti apskaitą pagal kaupimo principą, vadovaudamosi Verslo apskaitos standartais. UAB, tvarkanti apskaitą pinigų principu, ne pasirenka alternatyvą, o nevykdo savo prievolių.
• Individualia veikla užsiimantys asmenys ir savarankiškai dirbantys asmenys paprastai gali naudoti pinigų principu pagrįstus apskaitos registrus, neviršydami nacionalinių ribų – pavyzdžiui, Lietuvoje individualios veiklos pajamos gyventojų pajamų mokesčiui apskaičiuoti dažniausiai pripažįstamos pinigų principu.
• PVM taisyklės veikia nepriklausomai nuo jūsų apskaitos: pagal nutylėjimą jos remiasi sąskaitomis faktūromis, o tam tikrose valstybėse narėse smulkiajam verslui taikomos specialios pinigų apskaitos schemos.

Specifinės detalės priklauso nuo nacionalinių teisės aktų ir keičiasi, tačiau bendra struktūra – kaupimo principas įmonėms ir pinigų principas, toleruojamas smulkiajam verslui – išlieka stabili visoje ES.

Kada privalote pereiti (ir kada vertėtų tai padaryti)

Privalote pereiti, kai įregistruojate įmonę. Tą dieną, kai jūsų verslas tampa bendrove, pradedami taikyti privalomi kaupimo apskaitos reikalavimai – tai dažniausias priverstinis perėjimas, kurį geriausia atlikti turint tikrą pradinį balansą: pirmąją dieną suformuotas gautinas sumas, mokėtinas sumas, atsargas ir iš anksto apmokėtas išlaidas, o ne bandyti jas atkurti vėliau.

Turėtumėte pereiti anksčiau, jei bent vienas iš šių teiginių yra teisingas:

• Klientai atsiskaito pagal sąskaitų faktūrų apmokėjimo terminus – kai pinigų gavimas nuo atlikto darbo vėluoja savaitėmis, pinigų principo mėnesiai praranda prasmę.
• Valdote atsargas – prekių pirkimas nėra sąnaudos; jų pardavimas yra sąnaudos. Pinigų principas negali to atspindėti.
• Priimate avansinius mokėjimus arba prenumeratas – už neatliktus darbus gauti pinigai yra įsipareigojimas, o ne pajamos; tik kaupimo principas tai parodo teisingai.
• Jūsų duomenis skaito pašaliniai asmenys – bankai, investuotojai ir pirkėjai bet kuriuo atveju perskaičiuos jūsų duomenis pagal kaupimo principą, tik remdamiesi prastesne informacija nei jūs.

Pats perėjimas yra pradinio balanso sudarymo pratimas: nustatykite, kas jums skolingas, kam skolingi jūs, kokias atsargas turite ir už ką sumokėjote iš anksto, užregistruokite tai kaip pradinį įrašą ir nuo tos dienos apskaitą veskite taikydami kaupimo principą.

Automatizuotas kaupimo principo variklis

Istorinis prieštaravimas kaupimo principui – per daug buhalterinio darbo smulkiai komandai – dabar jau yra praeitas etapas, kurį išsprendė automatizavimas. „Nordlet“ didžioji knyga (ledger) iš prigimties remiasi kaupimo principu: išrašyta pardavimo sąskaita faktūra akimirksniu užregistruoja pajamas ir gautiną sumą, banko importo metu gauti mokėjimai panaikina gautiną sumą, iš anksto apmokėtos išlaidos iki pristatymo vedamos kaip įsipareigojimai, o pajamų pripažinimo variklis atideda ir paskirsto prenumeratos pajamas laikotarpis po laikotarpio, įskaitant ir automatinį uždarymą laikotarpio pabaigoje. Buhalterinės apskaitos sąnaudos, kurios kažkada pateisino pinigų principo naudojimą, šiandien yra darbas, kurį atlieka programinė įranga.

D.U.K.

Kuo skiriasi pinigų principas ir kaupimo apskaita?

Pinigų apskaitos principas registruoja pajamas ir sąnaudas, kai juda pinigai; kaupimo principas registruoja pajamas, kai jos uždirbtos, ir sąnaudas, kai jos patirtos. Kaupimo principas matuoja veiklos rezultatus, o pinigų principas – pinigų judėjimą banke. Tą patį mėnesį šie du metodai gali parodyti visiškai skirtingus rezultatus.

Kuris būdas geresnis smulkiam verslui?

Jei apmokėjimai gaunami iš karto ir nėra atsargų, pinigų principas yra pakankamas ir paprastesnis. Atsiradus sąskaitų faktūrų apmokėjimo terminams, prekių likučiams ar išankstiniams apmokėjimams, kaupimo principas lieka vieninteliu metodu, kurio „pelnas“ turi prasmę, o naudojant automatizuotą buhalterinę apskaitą jo priežiūros kaštai beveik išnyko.

Ar ribotos atsakomybės bendrovė ES gali naudoti pinigų apskaitą?

Teisiškai privalomai buhalterijai – iš esmės ne. ES nacionaliniai teisiniai rėmai (įskaitant Lietuvos VAS) reikalauja, kad įmonės tvarkytų apskaitą pagal kaupimo principą. Supaprastinimai pagal pinigų principą egzistuoja daugiausia individualia veikla užsiimantiems asmenims ir savarankiškai dirbantiems asmenims, neviršijantiems nacionalinių ribų.

Ar PVM taiko pinigų, ar kaupimo taisykles?

Ne jūsų pasirinktu būdu: PVM turi savo terminų taisykles, kurios dažniausiai remiasi sąskaitomis faktūromis, o kai kuriose šalyse smulkiajam verslui siūlomos specialios pinigų apskaitos schemos. Jūsų pasirinktas apskaitos metodas nepakeičia jūsų PVM prievolių.

Kaip pereiti nuo pinigų prie kaupimo principo?

Nustatykite perėjimo datą ir suformuokite pradinį balansą: neapmokėtas klientų sąskaitas faktūras (gautinas sumas), neapmokėtas tiekėjų sąskaitas (mokėtinas sumas), turimas atsargas, sumokėtus ir gautus avansus. Užregistruokite tai kaip pradinį įrašą ir nuo tos dienos apskaitą veskite pagal kaupimo principą. Įmonės steigimas yra natūralus momentas šiam žingsniui – tuomet šis perėjimas taip pat tampa privalomas.