Kas yra sąnaudų centras? Analitiniai matmenys už sąskaitų plano ribų

Sąnaudų centras (cost center) yra verslo dalis, kurią norite matuoti atskirai – padalinys, vieta, komanda, įrenginys. Jis atsako į klausimą „kur atsirado šios sąnaudos?“, o sąskaitų planas atsako į klausimą „kokio pobūdžio tai buvo sąnaudos?“.

Šių dviejų klausimų atskyrimas yra vienas vertingiausių sprendimų nustatant didžiąją knygą (general ledger), o padaryta klaidš šioje srityje – viena dažniausių ir sunkiausiai atitaisomų.

Klaida, kurios tai padeda išvengti

Labai viliojanti yra pagunda padalinį užkoduoti pačioje sąskaitoje:

6209-01  Administracinės sąnaudos - Vilniaus biuras
6209-02  Administracinės sąnaudos - Kauno biuras
6209-03  Administracinės sąnaudos - Rygos biuras

Dabar pabandykite tai padaryti su darbo užmokesčiu, nuoma, programine įranga, kelionėmis ir nusidėvėjimu trims biurams, keturiems padaliniams ir kelioms dešimtims projektų. Sąskaitų planas išauga eksponentiškai: 20 sąnaudų sąskaitų × 3 biurai × 4 padaliniai sudaro 240 sąskaitų, o penkto padalinio pridėjimas reiškia būtinybę sukurti dar 60 naujų.

Seka dar rimtesnių problemų:

• Subyra atskaitomybė. Teisės aktais reglamentuotos finansinės ataskaitos formuojamos pagal sąskaitų kodus. Sąskaitų planas su padalinių prierašais reikalauja, kad šie prierašai būtų pašalinti pagal kažkieno prižiūrimas taisykles.
• Neįmanoma vykdyti užklausų per kelis matmenis. Norint gauti „bendras kelionių sąnaudas vienam padaliniui“, tenka analizuoti sąskaitų kodus kaip tekstines eilutes.
• Sąskaitų planas nustoja atitikti nacionalinį šabloną, todėl kiekvienas susiejimas su PVM deklaracija ar įstatymų nustatyta forma tampa individualiu rankiniu darbu.
• Praktikoje tai negrįžtama. Istoriniai įrašai už kelerius metus yra užregistruoti šiuose koduose, o lyginamieji duomenys priklauso nuo jų.

Matmenys vietoje to

Alternatyva – išlaikyti sąskaitų planą švarų ir žymėti kiekvieną didžiosios knygos eilutę matmenimis (dimensions):

	Sąskaita	Sąnaudų centras	Projektas
Darbo užmokestis, Vilniaus kūrimo komanda, A projektas	6204	VLN-DEV	PRJ-A
Darbo užmokestis, Kauno palaikymas, A projektas	6204	KNS-SUP	PRJ-A
Kelionės, Vilniaus kūrimo komanda, B projektas	6209	VLN-DEV	PRJ-B

Viena darbo užmokesčio sąskaita. Galima gauti atsakymą į bet kokį klausimų derinį: sąnaudos pagal sąskaitą, pagal centrą, pagal projektą arba bet kokią jų sankirtą, nesukuriant nė vienos naujos sąskaitos. Pridėjus penktą padalinį, pridedamas vienas sąnaudų centras, o ne šešiasdešimt sąskaitų.

Bendroji taisyklė: sąskaitų planas turi atspindėti operacijos pobūdį ir įstatymų nustatytus atskaitomybės reikalavimus. Viskas, kas susiję su organizacine struktūra, priklauso matmenims.

Sąnaudų centrai, pelno centrai ir projektai

• Sąnaudų centras – padalinys, kuris patiria sąnaudas ir kurio veikla vertinama pagal efektyvumą: IT, personalo skyrius, finansai, sandėlis.
• Pelno centras (profit center) – padalinys, turintis ir pajamų, ir sąnaudų, kurio veikla vertinama pagal indėlį (naudą): produktų linija, filialas, dukterinė įmonė.
• Projektas – laiko apribota veikla, apimanti kelis padalinius, kurios sėkmė matuojama bendromis sąnaudomis, lyginant jas su biudžetu arba uždirbtomis pajamomis.

Jie nepakeičia vienas kito. Darbo užmokestis gali priklausyti palaikymo sąnaudų centrui ir klientų projektui vienu metu, ir būtent dėl to jie yra atskiri matmenys, o ne vienas bendras laukas.

Paskirstymas (allocation) yra kitas žingsnis: bendrosios sąnaudos, tokios kaip nuoma ar IT, priskiriamos sąnaudų centrui, kuris negeneruoja pajamų, o vadovybės atskaitomybėje (management reporting) jos dažnai pereliamos į pajamas generuojančius padalinius pagal darbuotojų skaičių, plotą ar naudojimą. Paskirstymas yra vadovybės atskaitomybės priemonė; ji nekeičia įstatymų nustatytos buhalterinės apskaitos, todėl paskirstytą vaizdą verta aiškiai atskirti nuo faktiškai užregistruoto.

Kaip matmenys įgyvendinami „Nordlet“

Kiekvienoje didžiosios knygos eilutėje galima naudoti du nepriklausomus matmenis: sąnaudų centrą ir projektą. Jie yra žurnalo įrašo eilutės savybės, o ne pačios sąskaitos, todėl ta pati sąskaita gali būti naudojama su bet kokiu šių savybių deriniu.

Sąnaudų centrai valdomi per POST /v1/ledger/cost-centers/create ir gali būti organizuojami į sąnaudų centrų grupes (cost center groups), kurios suteikia vieną grupavimo lygį – tai naudinga norint sugrupuoti padalinius į bendras funkcijas.

Projektai yra atskiras matmuo su savo gyvavimo ciklu, todėl apie projektą galima teikti ataskaitas per visą jo gyvavimo laikotarpį, neatsižvelgiant į tai, kurie padaliniai prie jo prisidėjo.

Matmenys keliauja iš pirminių dokumentų į įrašus: sąskaitos faktūros eilutėse ir pirkimo sąskaitos faktūros eilutėse nurodomas sąnaudų centras bei projektas, o šios reikšmės perkeliamos į žurnalo įrašus, kai dokumentas patvirtinamas. Tai reiškia, kad žymėjimas atliekamas ten, kur yra kontekstas – dokumento lygmenyje, žmogaus, kuris žino, kodėl šios sąnaudos atsirado, – o ne kaip vėlesnis buhalterinis formalumas.

Ataskaitas galima gauti per POST /v1/reports/cost-center (sąnaudų centrų vaizdui), projektų ataskaitas – projektų vaizdui, o filtruluotoms didžiosios knygos detalėms gauti skirta /v1/reports/gl-detail.

Dvi objektyvios ribos. Sąnaudų centrai yra plokšti, išskyrus priklausymą grupėms – čia nėra savavališko gylio hierarchijos, todėl trijų lygių organizacinę struktūrą reikia modeliuoti naudojant grupes ir pavadinimų suteikimo taisykles. Be to, nėra paskirstymo raktų (distribution keys): bendrų netiesioginių išlaidų paskirstymas iš vieno sąnaudų centro kitiems nėra automatizuotas, todėl toks paskirstymas atliekamas rankiniu žurnalo įrašu, perkeliančiu sąnaudas tarp centrų.

D.U.K.

Kas yra sąnaudų centras buhalterijoje?

Tai atskiras verslo vienetas – padalinys, vieta, komanda, naudojamas sekti, kur atsiranda sąnaudos. Jis registruojamas kaip matmuo didžiosios knygos eilutėse, atskirai nuo sąskaitos, kurioje fiksuojamas sąnaudų pobūdis.

Kuo skiriasi sąnaudų centras ir sąskaita?

Sąskaitoje fiksuojamas operacijos pobūdis (darbo užmokestis, nuoma, kelionės) ir ji lemia įstatymų nustatytą atskaitomybę. Sąnaudų centras nurodo, kur tai įvyko. Jų maišymas sąskaitų koduose padaugina sąskaitų skaičių ir sugadina atskaitomybės susiejimą.

Ar turėčiau įtraukti padalinius į savo sąskaitų planą?

Ne. Tam naudokite matmenis. Padalinių kodavimas sąskaitų numeriuose lemia eksponentinį plano augimą, padaro neįmanomas užklausas per kelis matmenis be tekstinių eilučių analizės ir praktiškai yra negrįžtamas žingsnis, kai tik istorija užregistruojama tuose koduose.

Kuo skiriasi sąnaudų centras ir projektas?

Sąnaudų centras yra nuolatinis organizacinis vienetas, o projektas – laiko apribota veikla, paprastai apimanti kelis tokius vienetus. Abu jie yra matmenys, ir viena operacija gali turėti abu iš jų vienu metu.

Ar operacija gali priklausyti keliems sąnaudų centrams?

Viena didžiosios knygos eilutė turi vieną sąnaudų centrą, tačiau operaciją galima padalinti į kelias eilutes su skirtingais centrais. Tais atvejais, kai sąnaudos tikrai priklauso keliems vienetams, jas galima išskaidyti įvedimo metu arba vėliau paskirstyti atskiru įrašu.