Kas yra kreditinė sąskaita faktūra? Kada ir kaip ją išrašyti (su pavyzdžiais)

Kreditinė sąskaita faktūra (credit note) yra dokumentas, kuris sumažina sumą, kurią klientas turi sumokėti pagal jau išrašytą sąskaitą faktūrą. Tai yra sąskaitų išrašymo koregavimo mechanizmas ir priežastis, dėl kurios tinkamai tvarkoma didžioji knyga niekada nekeičia ir netrina jau išrašytos sąskaitos faktūros.

Šis principas ir yra esmė. Išrašyta sąskaita faktūra jau buvo išsiųsta klientui, įtraukta į teisiškai privalomą numeracijos seką, užregistruota didžiojoje knygoje ir įtraukta į PVM deklaraciją. Jos keitimas po fakto reikštų, kad jūsų ir kliento egzemplioriai nesutampa, numeracijoje atsiranda „skolė“, o pateikta deklaracija nebeatitinka apskaitos registruotų duomenų. Kreditinė sąskaita faktūra pakoreguoja sumą, tačiau palieka istoriją nepaliestą, pritaikant tą pačią papildymo (append-only) logiką kaip ir koreguojantis stornavimo įrašas.

Kada išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą

• Grąžintos prekės. Klientas grąžina dalį užsakymo arba visą užsakymą.
• Nuolaida po pardavimo. Kiekio nuolaida (rebate), nuolaida kaip geros valios gestas po nusiskundimo arba suderintas kainos koregavimas.
• Sąskaitos išrašymo klaida. Neteisingas kiekis, neteisinga kaina, neteisingas PVM tarifas - bet koks pirminėje sąskaitoje per didelis nurodytas dydis.
• Atšauktas tiekimą. Paslauga nebuvo suteikta, tačiau sąskaita faktūra jau buvo išrašyta.
• Neteisingas klientas. Sąskaita faktūra išrašyta netam subjektui: išrašykite pilną kreditinę sąskaitą faktūrą ir pateikite naują sąskaitą tikrajam gavėjui.

Testas paprastas: jei suma, kurią klientas teisėtai privalo sumokėti, yra mažesnė nei nurodyta išrašytoje sąskaitoje faktūroje, jums reikia kreditinės sąskaitos faktūros.

Kokį poveikį ji daro didžiajai knygai

Kreditinė sąskaita faktūra yra koraktyvas (veidrodinis atspindys) tos sąskaitos faktūros, kurią ji taiso. Kredituojant 200 € plius 21 % PVM nuo 1 000 € sąskaitos faktūros:

Sąskaita	Debetas	Kreditinė
5001 Paslaugų pardavimo pajamos	200
4492 Mokėtinas PVM	42
2410 Pirkėjų skolos (gautinos sumos)		242

Pajamos sumažėja, valstybei mokėtinas PVM sumažėja, o kliento skola sumažėja bendra suma (bruto). Palyginkite tai su pradiniu pardavimo įrašu gautinose sumose - tos pačios trys sąskaitos, tik priešingos pusės.

Atkreipkite dėmesį, kad PVM sumažėjimas įvyksta čia, per dokumentą, o ne pakoreguojant jau pateiktą deklaraciją. Štai kodėl kreditinė sąskaita faktūra yra svarbi mokesčiams, o ne vien santykiams su klientu.

Praktiniai pavyzdžiai

Prekių grąžinimas. Klientas grąžina 3 prekes iš 10, kurių kiekviena įkainota po 100 €. Išrašoma kreditinė sąskaita faktūra 300 € neto, 63 € PVM, 363 € bruto sumai. Jei prekės fiziškai grįžta į atsargas, atsargų judėjimas yra atskiras procesas - tų 3 prekių savikaina grįžta į atsargas ir išminusuojama iš parduotų prekių savikainos, taip atstatant bendrąjį pelną į tokį lygį, koks jis turėjo būti.

Neteisinga kaina. Sąskaita išrašyta po 120 € už vienetą 50-čiai vienetų, o sutarta kaina buvo 100 €. Kredituokite tik skirtumą: 20 × 50 = 1 000 € neto plius PVM. Nekredituokite visos sąskaitos ir neišrašykite naujos, nebent pati sąskaita faktūra yra klaidinga ne vien tik sumos prasme - dalinė kreditinė sąskaita faktūra palieka švaresnį audito pėdsaką nei visiškas atšaukimas ir pakartotinis sąskaitos išrašymas.

Pilnas atšaukimas. Tiekimas visai neįvyko. Pilnai kredituokite sąskaitą faktūrą, nurodydami nuorodą į ją, ir gautina suma nukrinta iki nulio.

Kliento naudai aptikta klaida vėlai. Toks pats traktavimas nepriklausomai nuo to, kada ji aptinkama - kreditinė sąskaita faktūra datuojama jos išrašymo dieną ir patenka į to laikotarpio PVM deklaraciją.

Kam kreditinė sąskaita faktūra nėra skirta

• Per mažai išrašytai sąskaitai faktūrai. Tam reikalinga antra sąskaita faktūra skirtumui padengti, o ne kreditinė sąskaita faktūra - tokiu atveju jūs didinate reikalavimą, o ne jį mažinate.
• Klientui, kuris tiesiog neketina sumokėti. Tai yra beviltiška skola ir jai taikomas kitoks mechanizmas su kitomis PVM sąlygomis. Kreditinės sąskaitos faktūros išrašymas neapmokėtai sąskaitai padengti yra dažna ir brangi klaida: taip panaikinamos realiai uždirbtos pajamos ir grąžinamas PVM, kurio tokiu būdu susigrąžinti galbūt neturite teisės. Skola buvo reali; kliento nesugebėjimas sumokėti nepanaikina įvykusio pardavimo.

Teisinė pusė

Pagal ES PVM taisykles, dokumentas, kuris koreguoja pirminę sąskaitą faktūrą, pats yra traktuojamas kaip sąskaita faktūra (2006/112/EB direktyva, 219 straipsnis). Praktiškai tai reiškia, kad kreditinė sąskaita faktūra privalo:

• turėti savo nuoseklų numerį, dažniausiai tam skirtoje serijoje;
• nedviprasmiškai nurodyti nuorodą į pirminę sąskaitą faktūrą - jos numerį ir datą;
• pateikti tokius pačius rekvizitus kaip ir sąskaita faktūra: šalis, PVM mokėtojo kodus, kredituojamą sumą pagal PVM tarifus ir PVM sumą;
• nurodyti koregavimo priežastį, kurią kelios valstybės narės reikalauja nurodyti aiškiai ir tiesiogiai.

Valstybės narės skiriasi smulkesnėmis sąlygomis - ypač tuo, kada tiekėjas gali sumažinti pardavimo PVM ir ar klientas privalo patvirtinti šį koregavimą. Privalomų rekvizitų sąrašą rasite skyriuje sąskaitos faktūros privalomi laukai.

Kaip su tuo tvarkosi Nordlet

Kreditinė sąskaita faktūra yra pardavimo sąskaita faktūra su type: 'credit_note', sukuriama per POST /v1/sales/invoices/create, kur creditedInvoiceId nurodo į pirminę sąskaitą. Ši nuoroda yra privaloma: be jos kreditinė sąskaita faktūra bus atmesta, o pirminė sąskaita privalo būti išrašyta to paties kliento (ne ištrinta). Pirminė sąskaita faktūra, išrašyta prieš pradėjimandėti Nordlet, įvardijama naudojant creditedInvoiceReference (jos numerį) ir creditedInvoiceDate (jos išrašymo datą). Bet kuriuo atveju kreditinės sąskaitos faktūros PDF faile ir e. sąskaitoje nurodoma koreguojama sąskaita faktūra, todėl audito pėdsakas nuo koregavimo iki pirminio dokumento yra struktūrinis, o ne tik pastaba aprašo lauke.

Išrašymo metu kreditinė sąskaita faktūra veikia kaip pilnavertis dokumentas: ji gauna numerį iš savo serijos, užregistruoja stornuojančius didžiosios knygos įrašus, sumažina gautinas sumas bei PVM prievoles ir teisingu ženklu pasirodo PVM deklaracijoje bei Lietuvos i.SAF registre. Ji keliauja tais pačiais kanalais kaip ir sąskaita faktūra - PDF formatu, el. paštu, per Peppol tinklą (kaip UBL CreditNote su tipo kodu 381) bei per nacionalinius e. sąskaitų faktūrų šliuzus.

Kadangi didžioji knyga yra papildoma tik naujais įrašais, saugomais užrakintame apskaitos laikotarpyje, pirminė sąskaita faktūra niekada nėra paliečiama: kliento istorijoje matoma sąskaita faktūra, kreditinė sąskaita faktūra ir iš to išplaukiantis likutis. Jei pirminė sąskaita yra užrakintame laikotarpyje, kreditinė sąskaita faktūra tiesiog patenka į atvirąjį laikotarpį - koregavimas datuojamas jo įvykimo dieną, o tai yra sąžiningas ir teisingas apskaitos traktavimas.

Tarpgrupinėje prekyboje išrašyta kreditinė sąskaita faktūra taip pat automatiškai atsispindi dukterinėje (ar susijusioje) įmonėje kaip pirkimo kreditinės sąskaitos juodraštis, užtikrinant, kad abiejų grupės šalių duomenys sutaptų.

D.U.K.

Kuo skiriasi kreditinė sąskaita faktūra nuo pinigų grąžinimo (refund)?

Kreditinė sąskaita faktūra yra dokumentas, kuris sumažina tai, ką klientas turi sumokėti; pinigų grąžinimas yra faktinis lėšų pervedimas atgal klientui. Kreditinė sąskaita faktūra gali būti padengta pinigų grąžinimu arba užskaitant ją prieš būsimą sąskaitą faktūrą - šie du veiksmai yra atskiri, o kreditinė sąskaita faktūra eina pirma.

Ar galiu tiesiog ištrinti arba pakoreguoti neteisingą sąskaitą faktūrą?

Tikrai ne, kai ji jau yra išrašyta. Klientas turi jos kopiją, numeris priklauso teisiškai privalomai sekai, o sumos jau buvo deklaruotos. Jos redagavimas sugadina audito pėdsaką ir išbalansuoja jūsų apskaitą lyginant su pateiktomis deklaracijomis. Išrašykite kreditinę sąskaitą faktūrą.

Ar kreditinė sąskaita faktūra sumažina PVM?

Taip - tai yra didelė dalis jos paskirties. Ji sumažina jūsų mokėtiną pardavimo PVM tuo laikotarpiu, kurį yra išrašoma kreditinė sąskaita faktūra. Nacionalinės taisyklės tam tikrais atvejais prideda papildomų sąlygų, ypač kalbant apie koregavimus, susijusius su neapmokėjimu.

Ar galima išrašyti kreditinę sąskaitą faktūrą didesnei sumai nei pirminė sąskaita faktūra?

Ne. Kreditinė sąskaita faktūra koreguoja konkrečią sąskaitą faktūrą ir negali viršyti jos sumos. Jei klientui esate skolingi daugiau nei vienos sąskaitos faktūros vertę, kredituokite kiekvieną sąskaitą atskirai arba sutvarkykite skirtumą kaip atskirą komercinį susitarimą.

Ar turėčiau naudoti kreditinę sąskaitą faktūrą neapmokėtai sąskaitai faktūrai padengti?

Ne. Neapmokėjimas nėra priežastis anuliuoti realiai įvykusį pardavimą. Tam naudokite abejotinų skolų atidėjinius, o jei skola tampa beviltiška - beviltiškų skolų pripažinimo procesą, kuris turi savo specifines sąlygas PVM susigrąžinimui.