Kas yra priminimų procesas (dunning)? Mokėjimo priminimų lygiai, kurie iš tikrųjų padeda sulaukti sąskaitų apmokėjimo

Mokėjimo priminimų procesas (dunning) yra sistemingas praleistų sąskaitų faktūrų išieškojimas: tai apibrėžta priminimų seka, kurių kiekvienas yra griežtesnis už praėjusį, o suveikimą lemia vėlavimo trukmė, o ne tai, kiek kas nors supyko. Šis terminas senas (kilęs iš anglų k. veiksmažodžio to dun, reiškiančio reikalauti apmokėjimo), o pati praktika dar senesnė, tačiau jos egzistavimo priežastis yra šiuolaikinė - dauguma sąskaitų faktūrų apmokamos pavėluotai tiesiog todėl, kad niekas neprašė, o prašymas pagal grafiką surenka daugiau pinigų nei tiesiog geras prašymas.

Visa esmė slypi žodyje sistemingas. Pavienis procesas vaikosi garsiausiai triukšmaujančios problemos, užmiršta tyliąsias ir leidžia visiems išvengti nemalonaus pokalbio.

Kodėl sąskaitos faktūros lieka neapmokėtos

Prieš kuriant eskalavimo grandinę, verta suprasti, su kuo tiksliai kovojate. Pavėluotas mokėjimas turi keturias priežastis, ir tik viena iš jų yra susijusi su priminimų problema:

1. Administracinė - sąskaita faktūra niekada nebuvo patvirtinta, pateko ne tam žmogui arba praleido mokėjimų ciklą. Tai dažniausia priežastis, ir vienas priminimas ją išsprendžia.
2. Ginčytina - klientas nesutinka su suma, pristatymu ar sąlygomis. Jokie priminimai nepadės; čia reikia sprendimo, o ne spaudimo.
3. Tyčinė - klientas valdo savo pinigų srautus tempdamas laiką tiekėjų sąskaita. Eskalavimas veikia, nes jie teikia pirmenybę tam, kas labiausiai spaudus.
4. Nemoki - jie negali sumokėti. Čia svarbus greitis, nes konkuruojate su kiekvienu kitu kreditoriumi. Tai jau yra abejotina skola.

Geras priminimų procesas greitai atskiria šiuos atvejus. Jo pirmoji užduotis nėra išieškoti - jo užduotis yra išsiaiškinti, su kuria iš keturių situacijų turite reikalų.

Keturių lygių grandinė

Laiko tarpai apskaičiuoti taikant 30 dienų terminą; pritaikykite juos pagal savo sąlygas.

0 lygis - Prieš mokėjimo terminą (likus 5 dienoms iki termino pabaigos). Mandagus priminimas, kad „tai sueina kitą savaitę“. Tai ne priminimas, o priemonė, kuri pagauna visą administracinę kategoriją dar prieš jai tampant vėluojančia. Tai pats efektyvus pranešimas visoje sekoje, kurio dauguma įmonių niekada neišsiunčia.

1 lygis - Iškart po termino (nuo +3 iki +7 dienos). Draugiškas, faktinis pranešimas, kuriame daroma prielaida, kad įvyko apsirikimas: nurodomas sąskaitos faktūros numeris, suma, mokėjimo terminas, rekvizitai ir pridedama sąskaitos faktūros kopija. Jokių grasinimų, nes dar nėra dėl ko grasinti.

2 lygis - Praėjus dviem ar trims savaitėms po termino (+21 diena). Griežtesnis ir konkretesnis. Pakartokite sąlygas, tiesiogiai paklauskite, ar nėra problemų dėl sąskaitos faktūros, ir nurodykite datą, iki kurios tikitės apmokėjimo. Čia turi išaiškėti galimas ginčas - jei klientas turi pretenzijų, jas turite gauti dabar, o ne 90-ąją dieną.

3 lygis - Praėjus maždaug 45 dienoms. Oficialus pranešimas. Aiškiai išdėstomos pasekmės: įstatyminės delspinigiai už pavėluotą mokėjimą, sustabdytas prekių ar paslaugų tiekimas ir perdavimas išieškojimui. Dažnai tai yra pirmas pranešimas, kurį realiai perskaito gyvas žmogus kliento pusėje.

4 lygis - 60 ir daugiau dienų. Paskutinis reikalavimas prieš imantis veiksmų, o tuomet jau veikiama: teisinis ieškinys, išieškojimo agentūra arba nurašymas. Visos šios grandinės patikimumas priklauso nuo to, ar šis žingsnis yra realus. Procesas, kuris pasiekia paskutinį reikalavimą ir nieko nedaro, puikiai išmoko klientus, ko verti jūsų priminimai.

Visame šiame procese: nustokite tiekti prekes ar paslaugas tuo momentu, kai tęsimas paverčia išieškojimo problemą didesne problema. Tai komercinis sprendimas, kurį finansų skyrius turėtų inicijuoti priverstinai, o ne priimti vienas pats.

Ką jums suteikia įstatymai ES

Jūs ne tik mandagiai prašote. 2011 m. vasario 16 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyva 2011/7/ES dėl kovos su pavėluotu mokėjimu, atliekamu pagal komercines sutartis, suteikia B2B kreditoriams teisę, kai mokėjimas vėluoja:

• Įstatymines palūkanas, kurių dydis lygus ECB bazinei palūkanų normai plius mažiausiai aštuoni procentiniai punktai, be jokios pareigos iš anksto siųsti priminimą;
• Ne mažesnę kaip 40 EUR fiksuotą išieškojimo išlaidų kompensaciją, automatiškai, papildomai prie palūkanų;
• Kompensaciją už pagrįstas išieškojimo išlaidas, viršijančias tą fiksuuotą sumą.

Numatyti mokėjimo terminai yra ribojami (apytikriai 30 dienų, susitarimu pratęsiami iki 60 dienų, o ilgesni terminai galimi tik tada, kai tai nėra akivaizdžiai nesąžininga). Valstybės narės šias detales įgyvendina skirtingai, todėl prieš cituodami skaičius patikrinkite nacionalinius teisės aktus, tačiau pati teisė yra tai, dėl ko neturite derėtis, o jos paminėjimas 3 lygyje yra teisėtas, o ne agresyvus veiksmas.

Veikiančio proceso kūrimas

• Vykdyti pagal vėluojamas dienas, o ne sąskaitos faktūros datą. Kiekvieno kliento sąlygos skirtingos; grandinė privalo jų paisyti, antra ji sukurs tik triukšmą.
• Segmentuoti pagal vertę ir riziką. 90 EUR sąskaita faktūra nenusipelnė skambučio telefonu; 9,000 EUR sąskaita nusipelno jo jau 2 lygyje. Išieškokite pagal rizikos mastą, o ne chronologiją.
• Automatiškai sustabdyti ginčus. Kaip ginčytina pažymėta sąskaita faktūra turi iškristi iš grandinės, antra išsiųsite paskutinį reikalavimą dėl sąskaitos, apie kurią jau žinote, kad ji ginčijama - tai greičiausias būdas sugriauti santykius su klientu dėl jūsų pačių padarytos klaidos.
• Siųsti nuo konkretaus asmens, o ne sistemos adreso. Atsakymų rodikliai labai skiriasi tarp noreply@ ir asmens vardu siunčiamo laiško, o tikslas yra gauti atsakymą.
• Įtraukti viską, ko reikia apmokėjimui. Sąskaitos PDF, suma, nuoroda, IBAN. Kiekvienas papildomas žingsnis prideda dar vieną savaitę.
• Eskaluoti kanalą, o ne vien toną. El. laiškas -> el. laiškas plius skambutis -> laiškas paštu. Skambutis telefonu 2 lygyje duoda geresnių rezultatų nei dar trys el. laiškai.

Vykdymas iš didžiosios knygos

Mokėjimo priminimai Nordlet sistemoje šiuo metu nėra įgyvendinti - aukščiau aprašyta automatinė grandinė yra planuojama funkcija, ir šiame straipsnyje labiau aprašoma praktika, o ne jau veikiantis produktas. Tai aiškiai pasakyti yra svarbiau nei reikšti ką kita.

Tai, kas egzistuoja dabar, yra duomenys, kuriais remiasi šis procesas:

• POST /v1/reports/debt-aging { side: 'receivables' } - partnerių grupių duomenys (einamieji, 1–30, 31–60, 61–90, virš 90 dienų), kurie tiesiogiai atitinka grandinės lygius; žr. senėjimo ataskaitas.
• POST /v1/sales/invoices/list filtruojamas pagal mokėjimo statusą - patys atviri įrašai su mokėjimo terminais.
• Žiniatinklio kabliuko (webhook) įvykis sale_invoice.paid - kad platforma, vykdanti savo priminimų logicą, iš karto žinotų, kada nustoti ieškoti, o tai yra ta dalis, kurią dauguma pačių sukurtų sprendimų atlieka neteisingai.
• POST /v1/sales/invoices/send - sąskaitos faktūros PDF siuntimas klientui el. paštu.

Kitaip tariant, platforma šiandien gali įgyvendinti šią grandinę API viršuje, reaguodama į įvykius, o ne atlikdama periodines užklausas (polling), o planavimo lygmuo yra tai, ką Nordlet planuoja pridėti.

D.U.K.

Ką apskaitoje reiškia priminimų procesas (dunning)?

Tai sistemingas praleistų sąskaitų faktūrų išieškojimo procesas naudojant vis griežtėjančius priminimus - apibrėžta seka, kuri suveikia pagal vėlavimo dienas, o ne chaotiškas vaikymasis. „Priminimo laiškas“ ir „mokėjimo priminimas“ apibūdina atskirus pranešimus šioje sekoje.

Kiek mokėjimo priminimų reikėtų išsiųsti?

Nuo trijų iki keturių lygių apima daugumą verslų: mandagus pranešimas prieš terminą, draugiškas priminimas, griežtas priminimas, išaiškinantis galimus ginčus, ir oficialus galutinis reikalavimas. Didesnis lygių skaičius iš esmės tik atitolina momentą, kai imamasi veiksmų, o tai susilpnina visą procesą.

Ar ES galiu taikyti palūkanas už pavėluotus mokėjimus?

B2B sandoriams - taip. Direktyva 2011/7/ES suteikia kreditoriams teisę į įstatymines palūkanas (ECB bazinė palūkanų norma plius mažiausiai aštuoni punktai) ir ne mažesnę kaip 40 EUR fiksuotą išieškojimo išlaidų kompensaciją, nereikalaujant išankstinio priminimo. Nacionalinis įgyvendinimas gali skirtis, todėl prieš nurodant konkrečius skaičius klientui patikrinkite vietines taisykles.

Kada turėtų baigtis priminimų siuntimas ir prasidėti išieškojimas?

Kai grandinė yra išnaudota ir klientas nei sumokėjo, nei reagavo - paprastai praėjus maždaug 60–90 dienų po termino. Sprendimo taškas yra įsitraukimas, o ne tik vėlavimo trukmė: klientas, aptarinėjantis mokėjimo planą, juda į priekį, o tylintis klientas 60-ąją dieną retai kada pagerėja sulaukęs penktojo el. laiško.

Ar priminimų siuntimas turi įtakos apskaitai?

Ne. Priminimai nekeičia gautinos sumos, pajamų ar PVM - tai yra komunikacija. Apskaitos įrašus keičia tik abejotinų skolų atidėjimas arba galiausiai nurašymas; visa tai aprašyta skyriuje apie abejotinas skolas.