Kas yra ilgalaikio turto registras?

Ilgalaikio turto registras yra išsamus kiekvieno įmonės valdomo ilgalaikio turto vieneto apskaitos žurnalas: kas tai per turtas, kiek jis kainavo, kada buvo įsigytas, kaip jis nusidėvi, kokia jo dabartinė vertė ir kur jis yra. Didžiojoje knygoje rodoma viena suma - 18 000 € vertės įrengimai. Registre pateikiami visi keturiasdešimt už šios sumos besislapstančių įrengimų.

Šis ryšys yra lygiai tokia pati analitinio žurnalo ir kontrolinės sąskaitos struktūra kaip ir gautinų bei mokėtinų sumų atveju, ir ji egzistuoja dėl tų pačių priežasčių: vienas bendras likutis negali atsakyti į jokį klausimą, kurį žmonės iš tikrųjų užduoda apie šį turtą.

Ką jis registruoja

Kiekvienam turto vienetui, mažiausiai:

Laukelis	Kodėl tai svarbu
Unikalus kodas ir aprašymas	Identifikavimui ir sutrikinėjimui su fiziniu daiktu
Turto grupė / klasė	Nustato sąskaitas ir nusidėvėjimo politiką
Įsigijimo data ir įsigijimo kaina	Viso proceso atskaitos taškas
Nusidėvėjimo pradžios data	Dažnai vėlesnė nei įsigijimo data - kada turtas buvo paruoštas naudoti
Naudojimo trukmė ir metodas	Nusidėvėjimo skaičiavimo pagrindas
Likvidacinė vertė	Turto įsigijimo kainos dalis, kuri nenusidėvi
Sukauptas nusidėvėjimas	Iki šiol priskaičiuotas nusidėvėjimas
Likutinė vertė	Įsigijimo kaina, atėmus sukauptą nusidėvėjimą
Didžiosios knygos sąskaitos	Turto, sukaupto nusidėvėjimo, sąnaudų
Būsena	Aktyvus, visiškai nusidėvėjęs, nurašytas
Vieta ir materialiai atsakingas asmuo	Fiziniam patikrinimui, kurio niekas nemėgsta
Tiekėjas ir sąskaitos faktūros nuoroda	Audito sekai iki pat pirkimo

Vėlesni įvykiai taip pat priklauso čia: turto vertės pagerinimai, prailginantys jo tarnavimo laiką, perkainojimai, vertės sumažėjimai (nuvertėjimai), perkėlimai tarp padalinių bei nurašymas, nurodant datą ir gautas pajamas.

Kodėl jis egzistuoja

Nusidėvėjimą reikia skaičiuoti kiekvienam turtui atskirai. Dvi skirtingais mėnesiais įsigytos mašinos, kurių tarnavimo laikas skirtingas, negali būti nudėvimos nuo bendro likučio. Registras ir yra pats skaičiavimas.

Finansinėms ataskaitoms reikalingi atskleidimai. ES Apskaitos direktyva reikalauja ilgalaikio turto pokyčių ataskaitų - pradinės įsigijimo kainos, įsigijimų, nurašymų, galutinės įsigijimo kainos ir tų pačių duomenų sukauptam nusidėvėjimui. Visa tai paimama iš registro, o ne iš didžiosios knygos.

Mokesčių taisyklės skiriasi nuo apskaitos taisyklių. Įstatymų nustatyti normatyvai ir tarnavimo laikas retai sutampa su jūsų apskaitos politika, todėl registre dažnai vedamos abi bazės.

Turtas pasimeta. Ne perkeltine prasme - nešiojamieji kompiuteriai, įrankiai ir įranga fiziškai dingsta, o registras su nurodytomis vietomis ir atsakingais asmenimis yra vienintelis būdas tai aptikti. Periodinis fizinis patikrinimas palyginant su registru yra standartinė kontrolės priemonė, ir tai paprastai būna pirmas kartas, kai kas nors pastebi, kad "turtas", kurio nusidėvėjimas vis dar skaičiuojamas, iš tikrųjų buvo nurašytas prieš dvejus metus.

Nurašymus būtina apskaityti. Norint išregistruoti turtą, reikia žinoti ir jo įsigijimo kainą, ir sukauptą nusidėvėjimą, bei pelną ar nuostolį, susidariusį palyginus su gautomis pajamomis. Neturėdami registro, negalite apskaičiuoti nieko iš to.

Svarbiausias suderinimas

Registras privalo sutapti su didžiąja knyga abiem kryptimis:

Σ registro įsigijimo kainos           = turto sąskaitų likutis (12xx)
Σ registro sukauptas nusidėvėjimas    = sukaupto nusidėvėjimo sąskaitų likutis (1229, 1239 …)
Σ registro likutinė vertė             = balansinė vertė balansacijoje

Atlikite šį suderinimą kiekvieną periodą. Nesutapimas reiškia, kad kažkas buvo užregistruota ilgalaikio turto sąskaitoje nepraėjus per registrą - žurnalo įrašas tiesiogiai į sąskaitą 1220, per klaidą į sąnaudas nurašytas turto pirkimas arba nurašymas, užregistruotas tik vienoje pusėje. Visi trys atvejai yra dažni; visus tris atskirai ištaisyti iš karto yra pigu, o rekonstruoti po metų - brangu.

Kapitalizavimo riba

Ne kiekvienas ilgalaikis daiktas patenka į registrą. 15 € kainuojantis segtuvas tarnauja dešimtmetį, tačiau jis nėra ilgalaikis turtas - jo sekimas kainuotų brangiau nei jo pakeitimas kasmet.

Įmonės nusistato kapitalizavimo ribą: viskas, kas yra žemiau jos, keliauja tiesiai į sąnaudas. Reikia žinoti du dalykus. Lietuvoje ši riba yra susijusi su pelno mokesčio taisyklėmis, kurios nustato minimalias vertes pagal turto kategorijas. Apskaitos politiką ir mokesčių taisyklę reikia suderinti sąmoningai, o ne tikėtis, kad jos sutaps savaime. Be to, ribos taikomos vienam vienetui, o ne visai sąskaitai faktūrai: nusipirkti penkiasdešimt 200 € kainuojančių kėdžių yra penkiasdešimt pirkimų žemiau nustatytos ribos, o ne vienas 10 000 € vertės turto vienetas, nebent jos iš tikrųjų funkcionuoja kaip vienas nedalomas vienetas.

Nustačius per žemą ribą, registras bus užverstas smulkmenomis, kurių niekas niekada netikrins. Nustačius per aukštą, iš balansų išnyks realus turtas.

Kaip tai įgyvendinta Nordlet sistemoje

Registras yra assets (turto) modulis, sudarytas iš dviejų lygių.

Turto grupės (Asset groups) apibrėžia politiką: turto sąskaitą, sukaupto nusidėvėjimo sąskaitą, sąnaudų sąskaitą (pagal nutylėjimą 6206) ir numatytąjį naudingą tarnavimo laiką. Vieną kartą sukonfigūravę "Mašinas" ar "IT įrangą", visi tai grupei priskirti turto vienetai paveldi apskaitos nuostatas – būtent tai užtikrina registro nuoseklumą jam augant.

Turto vienetai (Assets) kuriami per POST /v1/assets/assets/create, nurodant kodą, pavadinimą, įsigijimo datą, nusidėvėjimo pradžios datą, įsigijimo kainą, likvidacinę vertę ir naudingą tarnavimo laiką mėnesiais. /assets/list ir /assets/get grąžina kiekvieną turto vienetą su visa jo įsigijimo kaina, sukauptu nusidėvėjimu, likutine verte, nudėvėtais mėnesiais ir būsena (tai ir yra registro vaizdas), o /assets/modernize registruoja pagerinimą, pridedant tiek kainą, tiek tarnavimo laiką, kad vėlesnis nusidėvėjimas automatiškai reaguotų į šį pokytį.

Nusidėvėjimas skaičiuojamas kas mėnesį, taikant peržiūros ir patvirtinimo (preview-then-post) žingsnius. Kadangi periodas tam pačiam turto vienetui gali būti patvirtintas tik vieną kartą (tai užtikrina duomenų bazės apribojimas, o ne vien programinė logika), registras ir didžioji knyga negali išsiskripti dėl pakartotinio paleidimo. Turtas pats pereina į būseną fully_depreciated (visiškai nusidėvėjęs), o jam pasibaigus – į disposed (nurašytas). POST /v1/assets/assets/dispose registruoja pardavimą, nurašymą ar likvidavimą, nurodant datą ir pajamas: sistema išregistruoja įsigijimo kainą ir sukauptą nusidėvėjimą, likutinę vertę užregistruoja kaip nurašymo nuostolį, o gautas pajamas – kaip nurašymo pelną gautinų sumų atžvilgiu (pagal apskaitos taisykles assets.disposalLoss, assets.disposalGain ir assets.disposalProceeds), ir turto nusidėvėjimas sustoja. Prieš nurašant turtą, nusidėvėjimas privalo būti apskaičiuotas už kiekvieną mėnesį iki nurašymo mėnesio imtinai. Programėlės turto kortelės puslapis turi lygiai tokią pačią formą. Tokio turto, kuriam nebeliko nenudėvėtų mėnesių, modernizavimas turi pratęsti tarnavimo laiką bent vienu mėnesiu, kad jo kaina galėtų toliau dėvėtis.

Sąžiningos ribos, kurias verta žinoti prieš pradedant pasikliauti sistema: nusidėvėjimas skaičiuojamas tik tiesiniu metodu; nėra atskiros mokesčių nusidėvėjimo bazės, todėl skirtingas mokestinis tarnavimo laikas sekamas už modulio ribų; perkainojimas ir vertės sumažėjimas nėra įgyvendinti; o fiziniai atributai – vieta, atsakingas asmuo, serijos numeris – nemodeliuojami niekaip kitaip, kaip tik per laisvo teksto pastabų laukelį, todėl fiziniam patikrinimui naudojamam registrui šiuos duomenis reikės vesti šalia.

D.U.K.

Kas yra ilgalaikio turto registras?

Tai išsamus apskaitos žurnalas, kuriame registruojamas kiekvienas įmonės valdomas ilgalaikio turto vienetas – jo kaina, įsigijimo data, nusidėvėjimo metodas ir trukmė, sukauptas nusidėvėjimas, likutinė vertė bei būsena. Tai analitinis žurnalas, slepiantis už ilgalaikio turto likučių didžiojoje knygoje.

Ar ilgalaikio turto registras yra privalomas pagal įstatymus?

Tiesiogiai ar netiesiogiai – taip, daugumai įmonių. Finansinės atskaitos standartai reikalauja ilgalaikio turto judėjimo atskleidimų, o mokesčių taisyklės reikalauja nusidėvėjimo apskaitos kiekvienam turto vienetui. Nė vienas iš šių reikalavimų neįmanomas be registro, net jei jokie teisės aktai tiesiogiai neįvardija pačio dokumento pavadinimo.

Kuo skiriasi registras nuo didžiosios knygos?

Didžiojoje knygoje kaupiami apibendrinti likučiai kiekvienai ilgalaikio turto sąskaitai, o registre – atskiri šiuos likučius sudarantys turto vienetai. Jie privalo sutapti, o nesutapimas tarp jų yra kontrolės klaida, kurią privaloma ištirti.

Kas yra kapitalizavimo riba?

Minimali vertė, kurią pasiekęs pirkinys registruojamas kaip ilgalaikis turtas, o ne iškart nurašomas į sąnaudas. Ji neleidžia užversti registro nereikšmingais daiktais, o kai kuriose šalyse, įskaitant Lietuvą, ji yra susijusi su mokesčių taisyklėmis, nustatančiomis minimalias vertes pagal turto kategorijas.

Kaip dažnai turėtų būti tikrinamas ilgalaikis turtas?

Suderinimą su didžiąja knyga atlikite kiekvieną periodą, o fizinį patikrinimą – bent kartą per metus. Fizinis patikrinimas yra vienintelis būdas aptikti turtą, kuris buvo nurašytas, pavogtas ar perkeltas be jokio įrašo apskaitoje ir kuriam kitu atveju vis dar būtų skaičiuojamas nusidėvėjimas.