Kas yra didžioji knyga? Struktūra, pavyzdžiai ir kaip ją modeliuoja programinė įranga

Didžioji knyga (general ledger) yra išsamus visų įmonės apskaitoje įvykusių operacijų rinkinys: visos sąskaitos ir visi jose kada nors užregistruoti debeto bei kredito įrašai. Balansas, pelno (nuostolių) ataskaita, PVM deklaracija – visos šios ataskaitos yra vaizdai, sugeneruoti iš didžiosios knygos. Tai nėra viena ataskaita tarp daugelio; tai yra duomenų rinkinys, iš kurio sugeneruojamos ataskaitos.

Struktūra: sąskaitos -> ūkinės operacijos -> įrašai

Didžioji knyga susideda iš trijų lygmenų:

1. Sąskaitos – kategorijos, apibrėžtos sąskaitų plane: bankas, gautinos sumos, įstatinis kapitalas, paslaugų pajamos, darbo užmokesčio sąnaudos. Kiekviena jų turi kodą, pavadinimą ir tipą (turtas, įsipareigojimai, nuosavas kapitalas, pajamos, sąnaudos).
2. Ūkinės operacijos (transactions) – verslo įvykiai: kovo 12 d. išrašyta sąskaita faktūra, kovo 15 d. banko mokėjimas. Kiekviena operacija turi datą ir aprašymą.
3. Įrašai (entries) – eilutės operacijos viduje: ši sąskaita debetuojama arba kredituojama tam tikra suma. Operacija turi bent dvi įrašų eilutes, o jų debetai ir kreditai sutampa – tai yra dvejybinis įrašas.

Sąskaitos likutis yra ne kas kita, kaip visų joje užregistruotų įrašų suma. Paklausus „kodėl gautinos sumos sudaro 9 300 €?“, knyga pateikia tikslų sąskaitų faktūrų ir mokėjimų sąrašą, iš kurio susideda ši suma. Šis išskaidomumas yra esminė didžiosios knygos savybė – kiekvieną finansinių ataskaitų skaičių galima atsekti iki konkrečių įrašų.

Didžiosios knygos sąskaita popieriuje

Tradicinis vaizdavimo būdas yra T tipo sąskaita. Gautinos sumos (2410) per mėnesį:

Data	Aprašymas	Debetas	Kreditas
03-01	Pradinis likutis	4 200
03-12	Sąskaita faktūra S-1041	1 210
03-15	Mokėjimas, sąskaita S-1038		2 400
03-28	Sąskaita faktūra S-1042	605
	Galutinis likutis	3 615

Kiekviena čia esanti eilutė yra vienos ūkinės operacijos pusė, o kita pusė yra kitoje sąskaitos puslapyje (pajamos ir PVM už sąskaitas faktūras, bankas už mokėjimą). Vieno sąskaitos istorijos skaitymas tokiu būdu išlieka greičiausias būdas atsakyti į klausimą „kas čia nutiko“, todėl kiekviena apskaitos sistema pateikia didžiosios knygos detaliąją ataskaitą.

Analitiniai registrai (subledgers): detalių atskyrimas

Praktikoje didelės apimties detalės saugomos analitiniuose registruose (subledgers), kurie apibendrinami didžiojoje knygoje. Pirkėjų skolos seka sąskaitas pagal klientus, tiekėjų skolos seka sąskaitas pagal tiekėjus, atsargos seka kiekius ir savikainas pagal prekes, o darbo užmokestis – sumas pagal darbuotojus. Didžiojoje knygoje saugomos kontrolinės sumos – viena gautinų sumų suma, viena mokėtinų sumų suma, o analitiniame registre – išsamus iššifravimas. Jei analitinio registro suma ir kontrolinė sąskaita nesutampa, kažkas buvo užregistruota vienur, bet ne kitur; šio skirtumo radimas yra įprasta apskaitos laikotarpio uždarymo dalis.

Kaip programinė įranga modeliuoja knygą

Atmetus terminologiją, didžioji knyga yra paprastas ir griežtas duomenų modelis:

• accounts lentelė – kodas, pavadinimas, tipas, vieta sąskaitų plano hierarchijoje;
• transactions lentelė – data, aprašymas, nuoroda į pirminį dokumentą;
• entries lentelė – operacijos ID, sąskaitos ID, debetas, kreditad.

Visi kiti duomenys yra išvestiniai. Likučiai yra įrašų sumos; bandomasis balansas yra ši suma, sugrupuota pagal sąskaitas; balansas yra bandomasis balansas, suderintas su įstatymų nustatyta forma. Gerai suprojektuotos sistemos įrašų lentelę traktuoja kaip tik įrašomą (append-only): užregistruoti įrašai niekada nėra koreguojami ar trinami, o klaidos taisymai atliekami registruojant koreguojančius (anksčiau buvusius panaikinančius) įrašus. Dėl to didžioji knyga tampa audito pėdsaku, o ne keičiama skaičiuokle – pačių knygų istorija yra neatsiejama knygų dalis.

Tiksliai taip didžiąją knygą modeliuoja Nordlet. Sąskaitos, žurnalo operacijos ir žurnalo įrašai yra pirmo lygio API objektai: POST /v1/ledger/accounts/list grąžina sąskaitų planą, POST /v1/ledger/journal/transactions/create užregistruoja subalansuotą operaciją (nesubalansuotos yra atmetamos dar prieš jas įrašant), o kiekvienas dokumentas – pardavimo sąskaita faktūra, pirkimas, darbo užmokesčio žiniaraštis, banko importas – įregistruojamas į tą pačią didžiąją knygą pagal konfigūruojamas taisykles. Skaitymo pusę sudaro ataskaitų rinkinys: POST /v1/reports/general-journal chronologine tvarka išveda operacijas, POST /v1/reports/gl-detail atkuria aukščiau parodytą sąskaitos vaizdą, o POST /v1/reports/trial-balance pateikia santrauką. Užregistruoti įrašai yra nekintami, o į užrakintus laikotarpius įrašų kelti negalima – tik į įrašymą orientuotos knygos principas yra griežtai taikomas, o ne tik numanomas.

Didžioji knyga ir bendrasis žurnalas

Tai du pavadinimai, reiškiantys du to paties duomenų rinkinio rikiavimo būdus. Bendrasis žurnalas yra chronologinis – kiekviena operacija jo registravimo datos tvarka. Didžioji knyga yra tie patys įrašai, sugrupuoti pagal sąskaitas. Istoriškai tai buvo dvi fizinės knygos, o registravimas reiškė duomenų kopijavimą iš vienos į kitą; programinėje įrangoje tai yra dvi užklausos tai pačiai įrašų lentelei. Šis skirtumas išliko ataskaitų pavadinimuose, o ne pačiuose duomenyse.

D.U.K.

Kas yra didžioji knyga paprasta kalba?

Tai pagrindinis visų įmonės sąskaitų ir jose užregistruotų debeto bei kredito įrašų rinkinys. Finansinės ataskaitos nėra rašomos rankiniu būdu – jos yra sugeneruojamos iš didžiosios knygos.

Kuo skiriasi didžioji knyga nuo bendrojo žurnalo?

Tai tie patys įrašai, pateikti dviem skirtingais būdais: žurnalas sudarytas chronologine tvarka, o didžioji knyga sugrupuota pagal sąskaitas. Šiuolaikinėje programinėje įrangoje abu variantai yra to paties duomenų rinkinio peržiūros.

Kas yra analitinis registras (subledger)?

Detalių apskaitos knyga, kurios duomenys apibendrinami vienoje didžiosios knygos kontrolinėje sąskaitoje – pavyzdžiui, pirkėjų sąskaitos faktūros, sudarančios gautinų sumų likutį, tiekėjų sąskaitos, sudarančios mokėtinų sumų likutį, arba atsargų kortelės, sudarančios atsargų likutį. Didžioji knyga išlieka lengvai skaitoma, o detalė – visada pasiekiama.

Ar didžiosios knygos įrašus galima redaguoti?

Gerai suprojektuotoje sistemoje – ne. Užregistruoti įrašai yra tik įrašomi; klaidos ištaisomos įregistruojant atvirkštinį įrašą, todėl pats taisymas taip pat palieka pėdsaką apskaitoje. Sistemos, leidžiančios tyliai redaguoti jau užregistruotus įrašus, negali sukurti patikimo audito pėdsako.

Kaip likučiai patenka į didžiąją knygą?

Jie nepatenka – likučiai nėra saugomi, jie yra apskaičiuojami. Sąskaitos likutis yra visų jos įrašų suma, todėl kiekvieną ataskaitoje pateiktą skaičių galima atsekti iki jį sukūrusių ūkinių operacijų.