Kas yra buhalterinis įrašas? Tipai ir praktiniai pavyzdžiai

Buhalterinis įrašas (journal entry) yra apskaitos vienetas dvejinio įrašo apskaitoje: viena datuota, aprašyta, subalansuota debetų ir kreditų suma, užfiksuojanti vieną ūkinį įvykį. Viskas apskaitoje - kiekvienas likutis, kiekvienas finansinių ataskaitų eilutės skaičius - susideda iš buhalterinių įrašų ir nieko daugiau. Jei įvykis nevirto buhalteriniu įrašu, apskaitos prasme jo nebuvo.

Įrašo struktūra

Kiekvienas buhalterinis įrašas susideda iš tų pačių dalių:

• Data - data, kuriai priskiriamas įvykis ir kuri nulemia jo ataskaitinį laikotarpį. Nebūtinai ta diena, kurią įrašas buvo suvestas į sistemą.
• Aprašymas - kas įvyko, parašyta žodžiais, kuriuos tikrintojas supras ir po dvejų metų.
• Eilutės - bent dvi, kuriose nurodoma sąskaitų plano sąskaita, kurioje galima registruoti operacijas, bei debeto arba kredito suma. Bendra debetų suma turi sutapti su bendra kreditų suma.
• Nuoroda - pirminis dokumentas: sąskaitos faktūros numeris, darbo užmokesčio žiniaraštis, banko išrašo eilutė. Tai ryšys, leidžiantis atlikti įrašo auditą.

Minimalus pavyzdys - klientas apmoka sąskaitą faktūrą S-1038, sumos eurais:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2710 Bankas	2 400
2410 Pirkėjų skolos		2 400

Sudėtiniai įrašai

Įrašai neapsiriboja dviem eilutėmis - jie subalansuojami bendrai, o ne poromis. Mėnesinis darbo užmokestis už 5 000 € priskaičiuotą bruto atlyginimą užregistruojamas kaip vienas sudėtinis įrašas:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6204 Darbo užmokesčio sąnaudos	5 000,00
6205 Socialinio draudimo sąnaudos (darbdavio)	88,50
4460 Mokėtinas grynas darbo užmokestis		3 025,00
4461 Mokėtinas gyventojų pajamų mokestis		1 000,00
4463 Mokėtinas socialinis draudimas		1 063,50

Vienas įvykis, penkios eilutės, ir vis tiek subalansuota: po 5 088,50 € kiekvienoje pusėje - darbo užmokesčio sąnaudos bei darbdavio socialinis draudimas debeto pusėje; grynas atlyginimas, išskaičiuotas pajamų mokestis ir socialinis draudimas (darbuotojo išskaičiuotas ir darbdavio savasis) kredito pusėje. Skaidymas į dirbtines dviejų eilučių poras tik nuslėptų faktą, kad tai yra vienas įvykis. (Tarifai pavyzdžiui supaprastinti.)

Buhalterinių įrašų tipai

Standartiniai įrašai fiksuoja kasdienius įvykius - pardavimus, pirkimus, mokėjimus. Šiuolaikinėse sistemose didžioji dauguma jų generuojama iš dokumentų automatiškai: išrašius sąskaitą faktūrą sukuriamas įrašas, importavus banko išrašą sukuriami mokėjimo įrašai.

Pradiniai įrašai perkelia likučius į naujus finansinius metus arba inicializuoja naują sistemą senosios uždarymo likučiais - tai vienintelis atvejis, kai ilgas likučių sąrašas užregistruojamas vienu įrašu.

Koreguojantys įrašai laikotarpio pabaigoje sulygina apskaitą su ekonomine tikrove: nusidėvėjimas, kaupiamosios ir būsimųjų laikotarpių pajamos bei sąnaudos, atidėjiniai. Paprastai datuojami paskutine laikotarpio diena.

Uždarantys įrašai metų pabaigoje nunulina pajamų ir sąnaudų sąskaitas, o skirtumą - metų pelną - perkelia į nuosavą kapitalą (sąskaita 3420 Lietuvos sąskaitų plane). Po uždarymo pelno (nuostolio) ataskaitos sąskaitos naujus metus pradeda tuščios, o finansinės būklės ataskaitos (balanso) sąskaitos perkelia likučius į kitą laikotarpį.

Anuliuojantys įrašai (reversing entries) yra ankstesnio įrašo atspindys, registruojamas jam panaikinti. Papildomos apskaitos (append-only ledger) sistemoje korekcijos atliekamos būtent taip: klaidingas įrašas lieka registre, anuliuojantis įrašas lieka registre, o audito sekas rodo abu. Trynimas nėra koregavimas - tai istorijos naikinimas.

Rankiniai įrašai yra liekamoji kategorija: viskas, ką asmuo užregistruoja tiesiogiai, o ne per dokumentų srautą. Tinkamai veikiančioje sistemoje jie yra reti, ir kiekvienas jų nusipelno aprašymo, pakankamai išsamaus audito klausimams atlaikyti.

Praktinis pavyzdys: nuo įvykio iki įrašo

Liepos 1 d. įmonė sumoka 1 200 € iš anksto už metinį draudimą. Du įrašai, skirti šešių mėnesių skirtumu, papasakoja visą istoriją:

Mokėjimo metu (liepos 1 d.) - tai turtas, o ne sąnaudos, nes vienuolika mėnesių draudimo apsaugos vis dar yra ekonominis išteklius:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
29 Būsimųjų laikotarpių sąnaudos	1 200
2710 Bankas		1 200

Kiekvieno mėnesio pabaigoje koreguojantis įrašas vieno mėnesio draudimo apsaugą paverčia sąnaudomis:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
6209 Administracinės sąnaudos	100
29 Būsimųjų laikotarpių sąnaudos		100

Tai kaupimo principo apskaita miniatiūroje: pinigai išėjo liepos mėnesį, tačiau sąnaudos priskiriamos kiekvienam mėnesiui, kuris sunaudojo draudimo apsaugą.

Buhalteriniai įrašai API

Sistemoje Nordlet rankinis buhalterinis įrašas atliekamas vienu kreipiniu: POST /v1/ledger/journal/transactions/create priima datą, aprašymą ir nuo 2 iki 200 eilučių, kurių kiekviena turi { accountCode, debit, credit }, su pasirinktiniais sąnaudų centrų ir projektų matmenimis eilutėje. API patikrina viską, ko reikalauja apskaitos taisyklės - sąskaitos turi egzistuoti ir jose turi būti leidinė registruoti operacijas, debetai turi sutapti su kreditais, o datos laikotarpis turi būti atviras - kitu atveju įrašas atmetamas. Užregistruoti įrašai yra nekeičiami; korekcijos atliekamos naujais įrašais. Dokumentais pagrįsti įrašai (pardavimai, pirkimai, darbo užmokestis, banko importas) registruojami per tą patį mechanizmą taikant registravimo taisykles, todėl didžioji knyga turi vieną įrašo formą nepriklausomai nuo šaltinio, o POST /v1/reports/general-journal pateikia juos visus chronologine tvarka.

D.U.K.

Kas yra buhalterinis įrašas paprasta kalba?

Datuotas, subalansuotas vieno ūkinio įvykio įrašas: bent dvi eilutės, kurių kiekviena debetuoja arba kredituoja sąskaitą, o bendros sumos abiejose pusėse sutampa. Buhalteriniai įrašas yra vienintelis būdas kažkam patekti į apskaitą.

Kiek eilučių gali turėti buhalterinis įrašas?

Mažiausiai dvi; be to, tiek, kiek reikia įvykiui - darbo užmokesčio ir PVM įrašai paprastai turi penkias ar daugiau eilučių. Reikalavimas yra tas, kad bendra debetų suma sutaptų su bendra kreditų suma, o ne tai, kad eilutės eitų poromis.

Kuo skiriasi buhalterinis įrašas (journal entry) ir ūkinė operacija (transaction)?

Praktikoje šie terminai vartojami kaip sinonimai. Kai kurios sistemos (įskaitant Nordlet) datuotą įvykį vadina operacija (transaction), o jo eilutes - įrašais (entries) - struktūra ta pati, skiriasi tik terminija.

Ar turiu rašyti buhalterinius įrašus kiekvienam pardavimui?

Ne - tai atlieka programinė įranga. Sąskaitos faktūros išrašymas, sąskaitos gavimas, banko išrašo importavimas - visa tai generuoja įrašus per registravimo taisykles. Rankiniai buhalteriniai įrašai skirti tam, ko nepadengia joks dokumentų srautas: koregavimams, taisytaivėms, pradiniams likučiams.

Kaip ištaisyti klaidingą buhalterinį įrašą?

Užregistruokite jį anuliuojantį (atvirkštinį) įrašą, tuomet užregistruokite teisingą įrašą. Papildomos apskaitos (append-only ledger) sistemoje klaida, anuliavimas ir pataisymas lieka matomi - o to ir nori matyti auditorius. Užregistruotų įrašų redagavimas arba trynimas sunaikina audito seką.