Kas yra mokėjimų suderinimas? Kaip PSP išmokas suderinti su didžiąja knyga

Mokėjimų suderinimas (payment reconciliation) yra procesas, kurio metu mokėjimų paslaugų teikėjo (PSP) išmokėtas lėšas palyginate su tuo, ką klientai jums iš tikrųjų buvo skolingi. Tai kitoks procesas nei banko sąskaitų suderinimas ir kur kas sudėtingesnis, nes PSP išmoka niekuomet nėra viena įmoka už vieną sąskaitą faktūrą.

Pagrindinis šio reiškinio požymis: pardavėte prekių už 10 000 €, o į banko sąskaitą atkeliavo 9 712,40 €. Abiem atvejais sumos yra teisingos. Viskas, kas slypi tarp šių dviejų skaičių, ir yra tai, ką paaiškina šis suderinimas.

Kodėl išmoka niekuomet nesutampa su pardavimais

Viena „Stripe“, „Adyen“ ar „PayPal“ išmoka yra grynoji sumų grupė (net batch). Per laikotarpį nuo kliento mokėjimo atlikimo iki pinigų įskaitymo PSP atliko šiuos veiksmus:

• suagregavo daugybę mokėjimų per atsiskaitymo laikotarpį,
• išskaičiavo savo mokesčius už kiekvieną operaciją,
• išskaičiavo pinigų grąžinimus ir ginčus (chargebacks), įvykusius tuo pačiu laikotarpiu,
• tikėtina, kad sulaikė tam tikrą rezervą,
• o likutį pervedė po kelių dienų viena bendra pinigų perlaida.

Taigi banko išraše matoma viena eilutė - 9 712,40 €, o didžiojoje knygoje registruojamos dešimtys sąskaitų faktūrų, ir nė viena iš jų neatitinka šios sumos. Tiesiogiai sulyginti išmokos su sąskaitomis faktūromis neįmanoma, todėl išmoką pirmiausia reikia išskaidyti.

Išskaidymas

Atsiskaitymų grupė skirstoma į kategorijas, o kiekviena kategorija didžiojoje knygoje reiškia vis kitką:

Kategorija	Kas tai yra	Poveikis didžiajai knygai
Mokėjimai (Charges)	Klientų įmokos	Padengia gautinas sumas
Grąžinimai (Refunds)	Klientams grąžinti pinigai	Anuliuoja padengtą gautiną sumą
Mokesčiai (Fees)	PSP komisiniai	Sąnaudos
Ginčai (Chargebacks)	Atšaukti ginčytini mokėjimai	Atnaujina gautiną sumą ir prideda mokestį
Koregavimai / rezervai (Adjustments / reserves)	Laiko ir rizikos sulaikytos sumos	PSP skolinga suma (balansas)

Tapatybė, kuri privalo galioti:

Bendri mokėjimai − grąžinimai − mokesčiai − ginčai ± koregavimai = Grynoji išmoka

Jei ši tapatybė nesutampa, atsiskaitymų grupė buvo importuota nepilnai – o toks patikrinimas yra vertingesnis už bet kokį atskirų eilučių sutapimą, nes jis įrodo, kad jokia suma nebuvo tyliai prarasta.

Įrašai

Registruojant atsiskaitymų grupę, kurią sudaro 10 000 € bendrų mokėjimų, 250 € mokesčių ir 37,60 € grąžinimų:

Sąskaita	Debetas	Kreditas
2710 Bankas	9 712,40
6800 Finansinės sąnaudos (PSP mokesčiai)	250,00
5000 Pajamos / gautinų sumų anuliavimas (grąžinimai)	37,60
2410 Pirkėjų skolos (gautinos sumos)		10 000,00

Šį įrašą perskaitysite taip: pirkėjų skolos už 10 000 € yra padengtos, PSP pasiliko 250 €, 37,60 € buvo grąžinti klientams, o 9 712,40 € pasiekė banką. Mokestis yra realios sąnaudos, kurios niekada neatsispindi jokiose klientų sąskaitose faktūrose – būtent todėl bendrosios pajamos ir banko įplaukos skiriasi, o atliekant suderinimą tik pagal banko eilutę yra nutylimos tiek pajamos, tiek sąnaudos.

Prekyvietėms (marketplaces) taikomas dar vienas lygmuo. Jei išmokoje yra pardavėjams priklausančių pinigų, platformos pajamos yra tik jos komisinis mokestis, o likusi dalis yra mokėtina suma (liability). Nordlet registravimo taisyklės tai apima naudodamos specialius raktus – settlements.fees, settlements.commissionRevenue, settlements.sellerPayable ir settlements.suspense – todėl išskaidyta išmoka komisinį mokestį įtraukia į pajamas, o pardavėjo dalį priskiria mokėtinoms sumoms, neleisdama dirbtinai išpūsti platformos pajamų.

Kaip tai atlieka Nordlet

Procesas susideda iš trijų galinių punktų (endpoints):

1. Importavimas. POST /v1/bank/settlements/import perskaito „Stripe“ išmokų suderinimo ataskaitą ir sukuria atsiskaitymų grupę (nurodydama teikėją, išmokos ID, valiutą, bendrą sumą, mokesčius ir grynąją sumą) su viena eilute kiekvienai susijusiai operacijai, kuriai priskirta atitinkama kategorija. Grupės yra unikalios pagal teikėją ir išmokos ID, todėl iš naujo importuojant tą pačią atskaitą neįmanoma jos įskaityti dvigubai.
2. Suderinimas. POST /v1/bank/settlements/match susieja mokėjimų ir grąžinimų eilutes su pardavimo sąskaitomis faktūromis, kurioms jos priklauso. Eilutėms priskiriamas suderinimo statusas: unmatched (nesuderinta), matched (suderinta automatiškai pagal ataskaitoje nurodytą užsakymo arba sąskaitos faktūros numerį) arba manual (sprendimą priėmė darbuotojas). Mokesčių ir koregavimų eilutės specialiai nėra pritaikytos derinti su sąskaitomis faktūromis – bandymai tai padaryti yra atmetami, o ne atspėjami.
3. Registravimas. POST /v1/bank/settlements/post per aukščiau aprašytas registravimo taisykles įrašo visos grupės didžiosios knygos operacijas ir pakeičia grupės statusą iš imported į posted. Nesuderintos įplaukos patenka į laikinųjų sumų sąskaitą (suspense account), o ne prievarta priskiriamos sąskaitai faktūrai – tai yra matoma ir tyčia nemaloni situacija, kol problema nėra išspręsta.

Jei išmokos valiuta skiriasi nuo įmonės bazinės valiutos, ji užregistruojama be rankinio įsikišimo. Žurnalo įrašas sukuriamas bazine valiuta: grupė konvertuojama pagal registravimo dienos kursą, gautinos sumos panaikinamos pagal kursą, kuris galiojo išrašant kiekvieną sąskaitą faktūrą, o skirtumas tarp šių dviejų kursų užregistruojamas kaip realizuotas valiutos kurso pelnas arba nuostolis. Vienintelis atvejis, kuris vis dar atmetamas, yra viena išmoka, kurios eilutėse sumaišytos kelios valiutos.

Užregistruota grupė yra susiejama su gaunama banko išrašo eilute tikroje banko sąskaitoje. Skiltyje Bankas → Suderinimo taisyklės (Bank → Match rules) nurodote, kaip išmoka atrodys jūsų išraše: tekstą, kurį eilutė visada turi turėti, ir, pasirinktinai, joje esantį išmokos ID priešdėlį. Importavus išrašą, taisyklę atitinkanti eilutė sujungiama su savo grupe pagal išmokos ID arba priderinant grupės grynąją bendrą sumą jūsų nustatytame dienų intervale. Tokiu atveju banko eilutėje iškart pateikiamas atsiskaitymo žurnalo įrašas ir nereikia laukti antrojo, pasikartojančio įrašo, o komandos POST /v1/bank/settlements/link ir /unlink leidžia rankiniu būdu nustatyti arba pataisyti šį ryšį.

Kaip tai atlikti nepriekaištingai

• Suderinkite kiekvieną išmoką atskirai, o ne kas mėnesį. Išmoka yra natūralus apskaitos vienetas; mėnesio išmokų suagregavimas prieš pradedant suderinimą sunaikina tapatybės patikrinimą, kuris padeda lengvai rasti klaidas.
• Niekada neregistruokite grynosios sumos kaip pajamų. Tai pati dažniausia apskaitos klaida platformų apskaitoje: 9 712,40 € pajamų įtraukimas sumažina tiek pardavimus, tiek sąnaudas, iškreipia bendrąjį pelningumą ir dažniausiai sumažina PVM, nes PVM priklauso mokėti nuo bendros sumos, kurią sumokėjo klientas, o ne nuo tos, kurią pervedė PSP.
• Stebėkite laiko tarpą. Birželio 30 d. priimtas ir liepos 3 d. išmokėtas mokėjimas priklauso birželio mėnesio pajamoms ir liepos mėnesio pinigų srautams. Laikotarpio pabaigoje šis skirtumas lieka kaip gautina suma iš PSP – tai realūs pinigai, esantys kito asmens sąskaitoje.
• Suderinkite grąžinimus su pradiniu pardavimu. Nesusietas pinigų grąžinimas palieka padengtą sąskaitą faktūrą atrodančią kaip apmokėtą, o pajamas – dirbtinai padidintas.

D.U.K.

Kuo skiriasi mokėjimų suderinimas nuo banko sąskaitų suderinimo?

Banko sąskaitų suderinimas eilutė po eilutės palygina jūsų didžiąją knygą su banko išrašu. Mokėjimų suderinimas yra ankstesnis žingsnis: jis išskaičiuoja vieną PSP išmoką į daugybę už jos slypinčių mokėjimų, grąžinimų ir mokesčių, kad šias banko eilutes apskritai būtų galima paaiškinti.

Kodėl mano „Stripe“ išmoka nesutampa su pardavimais?

Nes išmoka yra grynoji sumų grupė: bendri mokėjimai, iš kurių atimti mokesčiai, grąžinimai, ginčai ir bet kokie rezervai, išmokėti pagal PSP tvarkaraštį, o ne pagal sąskaitos faktūros išrašymo datą. Norint sulyginti šiuos du skaitmenis, kiekvienas iš šių komponentų turi būti apskaitytas atskirai.

Ar PSP mokesčiai turi būti gryninami iš pajamų?

Ne. Pajamos yra bendra suma, kurią sumokėjo klientas, o PSP mokestis yra pinigų surinkimo sąnaudos. Šių sumų gryninimas sumažina pajamas ir sąnaudas, iškreipia maržas ir dažniausiai neteisingai atspindi PVM traktavimą.

Kaip tvarkomi prekyviečių (marketplaces) padalinimai?

Platformos pajamos yra jos komisinė dalis; pardavėjo dalis yra mokėtina suma, kol ji bus išmokėta. Visos išmokos registravimas kaip pajamų dalies didžiuliu mastu išpučia platformos uždarbį – atskiros komisinių pajamų ir pardavėjams mokėtinų sumų registravimo taisyklės sukurtos tam, kad šios dalys būtų griežtai atskirtos.

Kas nutinka nesuderintoms atsiskaitymų eilutėms?

Jos patenka į laikinųjų sumų sąskaitą, o ne prievarta priskiriamos sąskaitai faktūrai. Tai padeda išlaikyti didžiosios knygos balansą ir padaro problemą matomą; laikinųjų sumų sąskaitos likutis yra taisytinų darbų sąrašas, kuris turi būti tuščias prieš uždarant finansinį laikotarpį.