Kas yra bandomasis balansas? Ką jis aptinka, o ko nepastebi
Ką rodo bandomasis balansas, kaip jį skaityti, kokias buhalterines klaidas jis atskleidžia ir kokios kategorijos klaidų jis nemato.
Bandomasis balansas (trial balance) yra visų didžiosios knygos sąskaitų sąrašas su jų esamais likučiais: debeto likučiai viename stulpelyje, o kredito – kitame. Abi stulpelių sumos turi sutapti, nes dvejinio įrašo buhalterijoje kiekviena ūkine operacija sukuria vienodus debeto ir kredito įrašus, todėl ir jų sumos sąskaitų lygiu privalo sutapti. Tai tiltas tarp pirminių knygų ir finansinių ataskaitų: balansas ir pelno (nuostolio) ataskaita gaunami bandomojo balanso sąskaitas priskiriant prie įstatymų nustatytų formų.
Kaip jis atrodo
Mažos įmonės duomenys metų viduryje, eurais, pagal lietuvišką sąskaitų planą:
| Sąskaita | Debetas | Kreditas |
|---|---|---|
| 1220 Mašinos ir įrenginiai | 24 000 | |
| 1229 Sukauptas nusidėvėjimas | 6 000 | |
| 2040 Atsargos (perparduoti skirtos prekės) | 12 500 | |
| 2410 Pirkėjų skolos | 9 300 | |
| 2710 Bankas | 6 200 | |
| 3010 Įstatinis kapitalas | 2 500 | |
| 3410 Nepaskirstytasis pelnas (nuostolis) | 9 900 | |
| 4010 Ilgalaikės paskolos | 12 000 | |
| 4430 Tiekėjų skolos | 8 400 | |
| 4492 Mokėtinas PVM | 2 100 | |
| 5001 Paslaugų pardavimo pajamos | 38 000 | |
| 6204 Darbo užmokesčio sąnaudos | 21 300 | |
| 6209 Administracinės sąnaudos | 5 600 | |
| Iš viso | 78 900 | 78 900 |
Verta atkreipti dėmesį į tris dalykus. Balanso ir pelno (nuostolio) ataskaitos sąskaitos čia yra greta, nes bandomasis balansas sudaromas dar prieš jas atskiriant į atskiras ataskaitas. Kontrasąskaitos (1229) rodomos joms būdingoje kredito pusėje, nors priklauso turto klasei. Galiausiai, abiejų pusių bendros sumos sutampa - būtent dėl šios savybės ataskaita ir gavusi savo pavadinimą.
Ką bandomasis balansas aptinka
Istoriškai bandomasis balansas buvo ranka pildomų apskaitos knygų klaidų detektorius. Nesubalansuotas bandomasis balansas įrodo, kad didžiojoje knygoje yra bent viena iš šių klaidų:
- įrašas užregistruotas tik vienoje pusėje, o ne kitoje (registracija nutrūko pusiaukelėje);
- abiejose pusėse įrašytos skirtingos sumos (transkripcijos klaida, pavyzdžiui, debetuota 1 210, o kredituota 1 120);
- aritmetinė klaida skaičiuojant einamąjį sąskaitos likutį.
Buhalteriai sukūrė taisykles skirtumams ieškoti: jei skirtumas dalijasi iš 9, tai rodo sukeistus skaitmenis; jei dalijasi iš 2, tai gali reikšti sumą, įrašytą ne į tą pusę. Dalis specialistų karjeros praeidavo vakarus praleidžiant ties tokiomis paieškomis.
Ko jis nepastebi
Bandomojo balanso akloji zona yra viskas, kas subalansuota. Jis nemato šių dalykų:
- Praleistų operacijų. Sąskaita faktūra, kuri niekada nebuvo įtraukta, nedaro įtakos nei vienam stulpeliui.
- Dubliuotų operacijų. Įvesta dukart, subalansuota dukart.
- Neteisingų sąskaitų. Nuoma, debetuota sąnaudų sąskaitoje vietoj darbo užmokesčio, subalansuojama puikiai, tačiau pelno (nuostolio) ataskaita vis tiek bus klaidinga.
- Neteisingų sumų abiejose pusėse. 210 vietoj 2 100 abiejose pusėse išlaiko balansą.
- Neteisingos krypties. Debetas ir kreditas sukeisti vietomis abiejose įrašo eilutėse.
- Kompensuojančių klaidų. Dvi klaidos, kurios skaitmeniškai viena kitą panaikina.
Subalansuotas bandomasis balansas yra būtina, bet jokiu būdu ne pakankama teisingos apskaitos sąlyga. Klaidas, kurių jis nepastebi, aptinka kitos procedūros: banko suderinimas (ar didžiosios knygos banko likutis sutampa su banko duomenimis?), subalansuotų analitinių knygų patikra (ar konkrečių kliento sąskaitų sumos sutampa su gautinų sumų kontroline sąskaita) ir neįprastų likučių peržiūra pasibaigus laikotarpiui (pavyzdžiui, sąnaudų sąskaita su kredito likučiu arba neigiamu tapusios gautinos sumos).
Bandomasis balansas šiuolaikinėje programinėje įrangoje
Sistemoje, kurioje pati didžioji knyga neleidžia įtraukti nesubalansuotų įrašų, bandomasis balansas niekada negali būti nesubalansuotas. Nordlet užklausa POST /v1/ledger/journal/transactions/create patikrina debetus ir kreditus prieš ką nors įrašant, todėl problema, kuriai spręsti ši ataskaita buvo sukurta, struktūriškai neįmanoma. Tai nereiškia, kad pati ataskaita pasidarė nebereikalinga, tiesiog pasikeitė jos paskirtis. Bandomasis balansas tampa uždarymo peržiūros kontroliniu sąrašu: jame ieškoma ne į tą pusę nurodytų likučių, lyginama su praėjusiu laikotarpiu netikėtai pakitusioms sąskaitoms, patvirtinama, kad PVM sąskaitos sutampa su deklaracija, ir tik tada užrakinamas apskaitos laikotarpis. „Nordlet“ sistemoje tai atliekama viena užklausat POST /v1/reports/trial-balance - ji tiesiogiai maitina POST /v1/reports/financial-statements, kuri tuos pačius likučius priskiria prie įstatymų nustatytų balanso bei pelno (nuostolio) ataskaitos formų.
Nesubalansuotas, subalansuotas ir po uždarymo
Vadovėliuose išskiriamos trys būsenos: nesubalansuotas bandomasis balansas (prieš periodo pabaigos koreguojamuosius įrašus), koreguotas (po jų – tai pagrindas ataskaitoms sudaryti) ir bandomasis balansas po uždarymo (kai pajamos ir sąnaudos perkeliamos į nuosavą kapitalą, paliekant tik balanso sąskaitas). Programinėje įrangoje tai ta pati ataskaita, sugeneruota skirtingais momentais, o šie terminai išliko kaip žodynas, nusakantis, kuriuo uždarymo etapu ataskaita yra peržiūrima.
D.U.K.
Kas yra bandomasis balansas paprasta kalba?
Tai dviejų stulpelių visų didžiosios knygos sąskaitų ir jų likučių sąrašas, kuriame debetai yra kairėje, o kreditai – dešinėje. Vienodos bendros sumos patvirtina, kad knygos įrašai yra subalansuoti, o pati ataskaita yra įprastas atskaitos taškas periodo pabaigos peržiūrai ir ataskaitų rengimui.
Kuo skiriasi bandomasis balansas nuo balanso?
Bandomasis balansas yra vidinis darbinis dokumentas, kuriame pateikiamos visos sąskaitos, įskaitant pajamas bei sąnaudas, pirminiu pavidalu. Balansas paima tik turto, įsipareigojimų ir nuosavo kapitalo likučius bei pateikia juos pagal apskaitos įstatymų nustatytą formą. Viena yra užklausa, o kita – oficiali ataskaita.
Ar bandomasis balansas gali būti klaidingas, net jei jis subalansuotas?
Taip – tai yra esminis jo trūkumas. Praleistos, dubliuotos, neteisingai priskirtos ar neteisingai išmatuotos operacijos vis tiek išlaiko balansą. Vienodos sumos atmeta tik vienpuses įrašų klaidas ir nieko daugiau; visa kita atlieka suderinimai ir peržiūra.
Kodėl mano apskaitos programos bandomasis balansas visada subalansuotas?
Kadangi programinė įranga registravimo metu neleidžia įtraukti nesubalansuotų įrašų, didžiojoje knygoje negali kauptis nesubalansuotos sumos. Istorinė šios ataskaitos klaidų paieškos funkcija išnyko, tačiau jos peržiūros paskirtis – pastebėti neteisingose pusėse esančius ir netikėtus likučius prieš uždarymą – išliko.
Ką reiškia pakoreguotas bandomasis balansas?
Tai bandomasis balansas, sugeneruotas po to, kai buvo užregistruoti periodo pabaigos koreguojamieji įrašai (nusidėvėjimas, kaupimai, atidėjimai). Tai versija, pagal kurią rengiamos finansinės ataskaitos; „nekoreguotas“ reiškia tą pačią ataskaitą iki šių įrašų.