Mis on kahekordne raamatupidamine? Koos tehingukirjete näidetega

Kahekordne raamatupidamine (double-entry bookkeeping) kajastab iga tehingut kaks korda: kord väärtuse algallika ja kord selle sihtkoha kohta. Iga kanne koosneb deebetitest ja kreedititest, mille kogusummad peavad olema võrdsed. Kui müüte teenuseid 1000 € eest, ei märgi raamatupidamine lihtsalt üles summat "teenitud 1000" - samas kandes kajastatakse nii nõuete suurenemist kui ka müügitulu suurenemist tasakaalus olevate summadega.

See üksainus reegel - deebet võrdub alati kreeditiga - on kogu süsteemi alus. Kõik muu raamatupidamises rajaneb sellel.

Põhiidee: igal tehingul on kaks poolt

Ettevõttes ei teki raha eikuskilt ega kao jäljetult, see liigub. Müük muudab tehtud töö nõudeks kliendi vastu. Laekumine muudab selle nõude pangajäägiks. Laen muudab pangajäägi kasvu kohustuseks. Kahekordne raamatupidamine teeb liikumise mõlemad pooled üheselt nähtavaks:

• Mis saadi (deebetpool)
• Mis anti või kellel on nüüd nõue (kreeditpool)

Kuna mõlemad pooled kajastatakse alati, kirjeldavad raamatupidamisandmed ettevõtte täielikku seisu igal ajahetkel, mitte ainult sularajaseisu. Just see võimaldab bilanssi tuletada pearaamatust (general ledger), selle asemel et seda käsitsi kokku panna, ning sel põhjusel kehtib raamatupidamisvõrrand alati.

Toimemehhanism

Iga tehing salvestatakse põhiraamatu kande ehk pearaamatu kande (journal entry) kaudu: see sisaldab kuupäeva, selgitust ja vähemalt kahte rida. Igal real on kontoplaanist valitud konto ning deebeti- või kreedetisumma. Kanne on kehtiv ainult siis, kui deebetite ja kreeditite kogusummad on võrdsed.

See, milline pool kontot kasvatab, sõltub konto tüübist: varad ja kulud suurenevad deebetiga, kohustused, omakapital ja tulud suurenevad kreedetiga. Täielikud reeglid koos spikriga leiate artiklist Deebetid ja kreedetid selgitatuna.

Praktilised näited

Leedu teenuseettevõte, summad eurodes, käibemaks standardmääraga 21%. Kontonoodid pärinevad Leedu standardkontoplaanist.

1. Koostatakse müügiarve summas 1000 € + käibemaks:

Konto	Deebet	Kreedit
2410 Nõuded ostjate vastu (Trade receivables)	1,210
5001 Teenuste müügitulu (Service revenue)		1,000
4492 Makstav käibemaks (VAT payable)		210

Tulud kajastatakse nende teenimise, mitte tasumise hetkel. Kliendi võlg ja riigile tasumisele kuuluv käibemaks on raamatupidamises esimesest päevast alates.

2. Klient tasub arve:

Konto	Deebet	Kreedit
2710 Pank (Bank)	1,210
2410 Nõuded ostjate vastu (Trade receivables)		1,210

Siin ei teki uut tulu - tulu kajastati juba esimeses kandes. See kanne muudab lihtsalt ühe vara (nõude) teiseks varaks (pangajäägiks). Ühekordne raamatupidamine ajab need kaks hetke segamini, kuid kahekordne raamatupidamine hoiab neil vahet, mis ongi tekkepõhise ja kassapõhise raamatupidamise keskne teema.

3. Saadakse tarnija arve summas 121 €, mis sisaldab käibemaksu:

Konto	Deebet	Kreedit
6209 Administratiivkulud (Administrative expenses)	100
2441 Nõuded käibemaksu osas (VAT receivable)	21
4430 Võlad tarnijatele (Trade payables)		121

Kolm rida, endiselt tasakaalus: 100 + 21 = 121. Kandel võib olla ükskõik mitu rida seni, kuni summad klapivad - palgaarvestuse kanded sisaldavad sageli viit või enamat rida.

4. Ostetakse masin hinnaga 6000 € pangaülekandega:

Konto	Deebet	Kreedit
1220 Masinad ja seadmed (Machinery and equipment)	6,000
2710 Pank (Bank)		6,000

Pange tähele, mida ei juhtunud: kulu ei tekkinud. Ettevõte vahetas ühe vara teise vastu. Kulu tekib aja jooksul järk-järgult kulumina korrigeerimiskannete kaudu.

Mida kahekordne raamatupidamine teile tagab

• Terviklik pilt. Varasid, kohustusi ja omakapitali jälgitakse pidevalt, mistõttu bilanss ja kasumiaruanne tulenevad pearaamatust mehaaniliselt.
• Sisseehitatud vigade tuvastamine. Kui raamatupidamine pole tasakaalus, on midagi valesti ning proovibilanss toob selle esile. Ühekordses raamatupidamises puudub igasugune analoogne hoiatusmehhanism.
• Auditeeritav jälgitavus. Iga saldo jaguneb seda tekitanud kanneteks. Küsimusele "Miks on makstav käibemaks 2100 €?" on olemas täpne raderaline vastus.
• Vastupanupunkt manipuleerimisele. Tehingu varjamine eeldab vähemalt kahe konto järjepidevat võltsimist ning tasakaaluhäire oht kasvab iga katsumusega.

Need on põhjused, miks iga raamatupidamisstandard, iga maksuhaldur ja iga tõsiseltvõetav raamatupidamistarkvara eeldab kahekordset raamatupidamist. Võrdlust alternatiiviga käsitletakse artiklis Ühekordne versus kahekordne raamatupidamine.

See meetod on vana just seetõttu, et see töötab: see oli Veneetsia kaupmeeste seas standardpraktika juba siis, kui Luca Pacioli selle 1 aldrig494. aastal kirja pani, ning miski pole alates sellest ajast põhilisist muutumatust parandanud.

Kuidas tarkvara seda tagab

Käsiraamatupidamises on reegel, et "deebet peab võrduma kreeditiga", distsipliini küsimus. Hästi üles ehitatud süsteemis on see aga reegel, mida ei saa rikkuda. Nordleti pearaamatu API lükkab tagasi kõik tehingud, mille read ei ole tasakaalus: POST /v1/ledger/journal/transactions/create nõuab vähemalt kahte rida ja valideerib summad enne andmete salvestamist. Enamikke kandeid ei sisestatagi käsitsi - müügiarved, ostuarved, palgaarvestus ja pangatehingud postituvad automaatselt seadistatud reeglite alusel, luues pearaamatusse igaüks tasakaalus kande. Tasakaalust väljas raamatupidamine ei ole andmebaasis esindatav olek.

FAQ

Mis on kahekordne raamatupidamine lihtsas keeles?

Iga tehing kajastatakse vähemalt kahel kontol - mis saadi ja kust see tuli -, kusjuures deebetite ja kreeditite kogusummad on võrdsed. Kuna mõlemad pooled salvestatakse alati, kirjeldab raamatupidamine kogu ettevõtet, mitte ainult sularajaseisu.

Miks peavad deebetid ja kreedetid võrdsed olema?

Kuna tehing on väärtuse liikumine ja liikumisel on alati algallikas ning sihtkoht. Võrdsed deebetid ja kreedetid on viis, kuidas raamatupidamine kajastab mõlemat poolt. Kui need erinevad, jäi osa liikumisest kajastamata - see on viga ning just tasakaaluhäire toob selle esile.

Kas väikeettevõte vajab kahekordset raamatupidamist?

Iga osaühing vajab seda sisuliselt alati: kohustuslikud finantsaruanded tuletatakse kahekordse raamatupidamise pearaamatust ning EL-i riikide raamatupidamisseadused eeldavad seda. Ainult kõige väiksemad füüsilisest isikust ettevõtjad saavad hakkama kassapõhise ühekordse arvestusega seni, kuni nad ei vaja bilanssi, laenu või auditit.

Kas kahekordne raamatupidamine tähendab kõigi asjade kahekordset salvestamist?

Ei. Tehing salvestatakse üks kord ühe kandena, kuid kandel on kaks poolt. Midagi ei dubleerita; mõlemad pooled kirjeldavad sama sündmust erinevatest vaatenurkadest.

Kes leiutas kahekordse raamatupidamise?

See kujunes välja Itaalia kaupmeeste seas 13. ja 14. sajandil ning Luca Pacioli süstematiseeris ja avaldas selle meetodi 1494. aastal. See on elanud üle viis sajandit sisuliselt muutumatul kujul, sest tasakaaluinvariant on andmebaasis sama kasulik kui kunagi Veneetsia raamatupidamises.