Kas ir divpusējā grāmatvedība? Ar grāmatojumu piemēriem
Kā darbojas divpusējā grāmatvedība, kāpēc katrs darījums iegrāmato vienādus debetus un kredītus un ko tas dod - ar praktiskiem grāmatojumu piemēriem.
Divpusējā grāmatvedība (double-entry bookkeeping) reģistrē katru darījumu divas reizes: vienu reizi par to, no kurienes nāca vērtība, un otru reizi par to, kur tā nonāca. Katrs ieraksts sastāv no debetiem un kredītiem, kuru summām ir jāsakrīt. Ja pārdodat pakalpojumus par 1 000 €, grāmatvedībā neatzīmē tikai "nopelnīts 1 000", bet gan to, ka palielinājās debitoru parādi un palielinājās ieņēmumi, un tas viss vienā ierakstā ar summām, kas sabalansējas.
Šis viens nosacījums - debeti vienmēr ir vienādi ar kredītiem - ir visa sistēma. Viss pārējais grāmatvedībā ir balstīts uz to.
Pamatideja: katram darījumam ir divas puses
Nauda uzņēmumā nekad neparādās un nepazūd; tā pārvietojas. Pārdošana pārvērš padarīto darbu prasījumā pret klientu. Maksājums pārvērš šo prasījumu bankas konta atlikumā. Aizdevums pārvērš bankas konta atlikuma pieaugumu saistībās. Divpusējā grāmatvedība padara redzamas abas katras kustības puses:
- Kas tika saņemts (debita puse)
- Kas tika dots vai kam tagad ir prasījums (kredīta puse)
Tā kā abas puses vienmēr tiek reģistrētas, grāmatvedības dati atspoguļo pilnu uzņēmuma stāvokli jebkurā brīdī, nevis tikai naudas līdzekļus. Tieši tas ļauj bilanci iegūt no virsgrāmatas (general ledger), nevis sastādīt to ar rokām, un tas ir iemesls, kāpēc grāmatvedības vienādojums vienmēr saglabājas spēkā.
Mehānika
Katrs darījums tiek reģistrēts kā grāmatojums: datums, apraksts un vismaz divas rindas. Katra rinda norāda kontu no kontu plāna un ietver debita vai kredīta summu. Ieraksts ir derīgs tikai tad, ja kopējie debeti ir vienādi ar kopējiem kredītiem.
Tas, kura puse palielina kontu, ir atkarīga no konta veida - aktīvi un izmaksas pieaug ar debetiem, savukārt saistības, pašu kapitāls un ieņēmumi pieaug ar kredītiem. Pilni noteikumi un špikeris ir atrodami sadaļā Debeti un kredīti vienkāršā valodā.
Praktiski piemēri
Lietuvas pakalpojumu uzņēmums, summas eiro, PVN likme standartlikme 21%. Kontu kodiem ir izmantots standarta Lietuvas kontu plāns.
1. Izrakstiet pārdošanas rēķinu par 1 000 € + PVN:
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 2410 Pircēju parādi (Trade receivables) | 1 210 | |
| 5001 Pakalpojumu ieņēmumi | 1 000 | |
| 4492 Maksājamais PVN (VAT payable) | 210 |
Ieņēmumi tiek atzīti tad, kad tie ir nopelnīti, nevis tad, kad par tiem samaksā. Klienta parāds un valstij maksājamais PVN ir grāmatvedībā jau no pirmās dienas.
2. Klients samaksā:
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 2710 Banka | 1 210 | |
| 2410 Pircēju parādi (Trade receivables) | 1 210 |
Šeit nav ieņēmumu - ieņēmumi tika reģistrēti 1. ierakstā. Šis ieraksts tikai pārvērš vienu aktīvu (debitoru parādu) citā (bankas konta atlikumā). Vienkāršās grāmatvedības sistēmas jauc šos divus brīžus kopā, savukārt divpusējā grāmatvedība tos tur atsevišķi, un tā ir visa naudas plūsmes un uzkrāšanas principa grāmatvedības būtība.
3. Saņemiet piegādātāja rēķinu par 121 €, ieskaitot PVN:
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 6209 Administratīvie izdevumi | 100 | |
| 2441 Debetējamais PVN (VAT receivable) | 21 | |
| 4430 Piegādātāju parādi (Trade payables) | 121 |
Trīs rindas, un bilance joprojām sakrīt: 100 + 21 = 121. Ierakstos var būt jebkurš rindu skaits, ja vien kopsummas sakrīt, piemēram, darba samaksas grāmatojumos parasti ir piecas vai vairāk rindas.
4. Iegādājieties iekārtu par 6 000 €, veicot bankas pārskaitījumu:
| Konts | Debets | Kredīts |
|---|---|---|
| 1220 Iekārtas un mašīnas | 6 000 | |
| 2710 Banka | 6 000 |
Ievērojiet, kas nenotika: nebija izdevumu. Uzņēmums samainīja vienu aktīvu pret citu. Izdevumi rodas pakāpeniski, nolietojuma veidā, izmantojot korekciju grāmatojumus.
Ko jūs iegūstat ar divpusējo grāmatvedību
- Pilnīgu priekšstatu. Aktīvi, saistības un kapitāls tiek uzskaitīti nepārtraukti, tāpēc bilance un peļņas vai zaudējumu aprēķins izriet no virsgrāmatas automātiski.
- Iebūvētu kļūdu detektēšanu. Ja grāmatvedības dati nesakrīt, kaut kas nav kārtībā, un grozījumu apgrozījuma pārskats (trial balance) to parādīs. Vienkāršās grāmatvedības ierakstiem nav līdzīgas brīdinājuma sistēmas.
- Audita liecības. Katrs atlikums sadalās ierakstos, kas to veidojuši. Uz jautājumu "Kāpēc maksājamais PVN ir 2 100 €?" ir precīza atbilde pa rindām.
- Noturību pret manipulācijām. Lai noslēptu darījumu, ir konsekventi jāuzrāda nepatiesi dati vismaz divos kontos, un nelīdzsvarotības risks aug ar katru manipulāciju.
Šie ir iemesli, kāpēc visi grāmatvedības standarti, visas nodokļu iestādes un visas nopietnās grāmatvedības programmatūras izmanto divpusējo grāmatvedību. Salīdzinājums ar alternatīvu ir apskatīts sadaļā Vienkāršā un divpusējā grāmatvedība.
Šī metode ir senlaicīga tieši tāpēc, ka tā darbojas: tā jau bija standarta prakse Venēcijas tirgotāju vidū, kad Luka Pačioli to aprakstīja 1494. gadā, un nekas kopš tā laika nav uzlabojis šo pamatprincipu.
Kā programmatūras to nodrošina
Manuālajā grāmatvedībā "debetiem ir jābūt vienādiem ar kredītiem" ir pašdisciplīna. Labi izstrādātā sistēmā tas ir ierobežojums, kuru nav iespējams pārkāpt. Nordlet virsgrāmatas API noraida jebkuru darījumu, kura rindas nav sabalansētas: POST /v1/ledger/journal/transactions/create pieprasa vismaz divas rindas un validē kopsummas, pirms kaut kas tiek ierakstīts. Lielākā daļa ierakstu netiek ievadīti manuāli - pārdošanas rēķini, pirkumu rēķini, darba samaksa un bankas darījumi tiek grāmatoti automātiski, izmantojot konfigurējamus grāmatošanas noteikumus, no kuriem katrs virsgrāmatā izveido sabalansētu ierakstu. Nesabalansēta grāmatvedība nav stāvoklis, ko datu bāze varētu attēlot.
FAQ
Kas ir divpusējā grāmatvedība vienkāršiem vārdiem?
Katrs darījums tiek reģistrēts vismaz divos kontos - kas tika saņemts un no kurienes tas nāca - ar vienādām debita un kredīta kopsummām. Tā kā abas puses vienmēr tiek reģistrētas, grāmatvedība atspoguļo visu uzņēmumu, nevis tikai tā naudu.
Kāpēc debetiem ir jābūt vienādiem ar kredītiem?
Tā kā darījums ir vērtības kustība, un kustībai ir avots un galamērķis. Vienādi debeti un kredīti ir veids, kā grāmatvedība uzrāda abus šos aspektus. Ja tie atšķiras, daļa no kustības netika reģistrēta - tā ir kļūda, un tieši nevienlīdzība to atklāj.
Vai mazajam uzņēmumam ir nepieciešama divpusējā grāmatvedība?
Faktiski tas ir nepieciešams jebkurai kapitālsabiedrībai: obligātie finanšu pārskati tiek iegūti no divpusējās grāmatvedības virsgrāmatas, un grāmatvedības likumdošana ES valstīs to paredz. Tikai paši mazākie individuālie komersanti var iztikt ar vienkāršā ieraksta naudas uzskaiti - līdz brīdim, kad viņiem ir nepieciešama bilance, kredīts vai audits.
Vai divpusējā grāmatvedība nozīmē visu reģistrēšanu divas reizes?
Nē. Darījums tiek reģistrēts vienu reizi kā viens ieraksts, bet šim ierakstam ir divas puses. Nekas netiek dublēts; abas puses sniedz atšķirīgu informāciju par vienu un to pašu notikumu.
Kas izgudroja divpusējo grāmatvedību?
Tā attīstījās Itālijas tirgotāju vidū 13. un 14. gadsimtā; Luka Pačioli sistemātiski apkopoja un publicēja šo metodi 1494. gadā. Tā ir saglabājusies piecus gadsimtus būtībā nemainīga, jo līdzsvara princips ir tikpat noderīgs datubāzē, cik tas bija Venēcijas virsgrāmatā.