Mis on VIES? EL-i käibemaksukohustuslase numbrite valideerimine

VIES (VAT Information Exchange System) on Euroopa Komisjoni teenus, mille abil saab kontrollida, kas EL-i käibemaksukohustuslase number (KMKR-number) kehtib. Sisestate riigikoodi ja numbri ning süsteem vastab, kas see number on praegu ühendusesiseseks kaubanduseks registreeritud, tagastades sageli ka registreeritud nime ja aadressi.

See ei ole andmebaas, mida Komisjon ise haldab. VIES on edastussõlm: iga päring suunatakse reaalajas selle numbri väljastanud riigi maksuhaldurile ning vastus tuleb otse neilt. See arhitektuur selgitab peaaegu kõike VIES-i toimimise kohta praktikas, sealhulgas selle katkestusi.

Miks on valideerimine oluline

Alates 2020. aasta EL-i kiirmeetmetest (quick fixes) on kliendi kehtiv KMKR-number ühendusesisese tarne maksuvabastuse (nullmäära) sisuline tingimus, mitte pelgalt hilisemaks korrastamiseks mõeldud formaalsus.

Tagajärg on otsene: kui müüte kaupa EL-i ettevõttele, kelle KMKR-number osutub kehtetuks, maksustatakse tarne teie riigis kehtiva siseriikliku määraga. Olete kohustatud selle käibemaksu oma kasumist tasuma tehingult, millele te käibemaksu ei lisanud. Klient ei nõustu tagantjärele esitatud arvega ja selleks ajaks, kui maksuaudit selle avastab, võib ärisuhe olla juba aastaid vana.

Sama põhimõte kehtib ka teenuste pöördmaksustamise puhul: see mehhanism eeldab, et klient on maksukohustuslane, ja tema KMKR-number on selle tõendiks.

Mida VIES kinnitab ja mida mitte

Mida see kinnitab: number kehtib päringu tegemise hetkel ja on registreeritud ühendusesiseste tehingute tegemiseks.

Mida see ei kinnita:

• Et isik, kellega te asju ajate, on selle numbri tegelik omanik. VIES ei ütle teile, kas arvet nõudev isik on kelm.
• Et number kehtis minevikus või kehtib homme. Tegemist on konkreetse hetke seisuga.
• Midagi ettevõtte maksevõime ega äritegevuse seaduslikkuse kohta.
• Nime- ja aadressiandmete ühtsust – mõned liikmesriigid tagastavad ettevõtja andmed, teised aga riigi valikul ei tagasta midagi.

Valideerimine on seega vajalik kontroll, kuid mitte piisav. Kui VIES-i andmed ja teie kliendibaasi kirje nimes ei klapi, tasub enne arvele nullmära rakendamist olukorda inimtöötajal kontrollida: tegemist võib olla ärinime, kontserni ümberkorralduse või hoopis vale ettevõttega.

Töökorralduslik probleem: VIES-i katkestused

Kuna päringud suunatakse edasi riiklikesse süsteemidesse, muudab üheainsa liikmesriigi katkestus selle riigi numbrid kontrollimatuks, samal ajal kui ülejäänud süsteem toimib. Plaanilistest hooldustöödest antakse teada, kuid plaanivabadest katkestustest mitte.

See tekitab reaalse disainiküsimuse: mida teha, kui klient soovib osta, aga VIES ei vasta?

Müügi blokeerimine on naiivne vastus ja see on vale. See muudab välise teenuse kättesaadavuse teie tulude sõltuvuseks ning maksureeglid ei nõua hetkelist kontrolli – need nõuavad, et olete astunud mõistlikud sammud ja suudate neid tõendada. Toimiv töövõte on järgmine:

1. Salvestage valideerimistulemused vahemällu (cache) mõistliku elueaga, selle asemel et iga tehingu puhul uuesti päringut teha.
2. Kontrollige uuesti enne otsustavat hetke – enne aegunud tulemuse põhjal arve väljastamist.
3. Ärge kunagi blokeerige müüki teenuse katkestuse tõttu. Registreerige, et teenus polnud kättesaadav.
4. Suunake ebakindlad juhud inimpõhisesse järjekorda – kehtetud tulemused, teenusetõrked, nimesobimatused.
5. Salvestage vastus, mitte ainult tulemus, et saaksite tõestada, mida teile öeldi ja millal.

Viimane punkt muudab tavalise kontrolli tõendmaterjaliks. Auditil on lausel „Me kontrollisime seda“ palju väiksem kaal kui salvestatud vastusel koos ajatempli ja teenuse tagastatud päringuidentifikaatoriga.

Kuidas Nordlet seda rakendab

Valideerimine toimub partneri andmete loomisel või muutmisel automaatselt (KMKR-koodiga partneri lisamine või muutmine käivitab kontrolli) ning seda saab käivitada ka otse päringuga POST /v1/partners/validate-vat, kasutades kas KMKR-koodi või partneri ID-d.

Tulemus salvestatakse vahemällu partneri juurde koos ajatempli ja VIES-i täieliku vastuseandmetega (response payload). Tulemused, mis on vanemad kui 30 päeva, valideeritakse enne arve väljastamist automaatselt uuesti, nii et arvele külmutatud tõend on ajakohane, mitte mitu kuud vana.

Miski ei blokeeri müüki. Kehtetu number, kättesaamatu teenus või registreeritud ettevõtja nimega mittesobiv nimi avab müügi peatamise asemel kirje käibemaksu ülevaatuse järjekorras (VAT review queue):

• invalid – VIES teatab, et number kehtetu
• service_error – VIES oli kättesaamatu või tagastas vea
• name_mismatch – VIES tagastas ettevõtja nime, millel puudub pärast õiguslike vormide ja diakriitikute eemaldamist sisuline kattuvus teie kliendibaasi kirjega

Ülevaatuste lahendamiseks kasutatakse otsust ja valikulist märkust – kinnitatud kehtivaks, kinnitatud kehtetuks või tagasi lükatud – API kaudu /v1/partners/vat-reviews/resolve ja hilisem edukas kontroll sulgeb avatud ülevaatuse automaatselt. Veebisündmused (webhooks) vat_review.opened ja vat_review.resolved võimaldavad platvormil reageerida, selle asemel et pidevalt andmeid pärida (polling).

Lõpuks külmutab iga väljastatud arve käibemaksu tõendite hetketõmmise (VAT evidence snapshot): VIES-i vastuseandmed, selle ajatempli, päringu identifikaatori, maksumäärade tabeli versiooni ja kasutatud asukohasignaalid. See hetketõmmis võimaldab kaks aastat tagasi langetatud otsust taasesitada tollaste sisendandmetega, mis ongi tegelik auditi küsimus.

FAQ

Mis on VIES?

EL-i käibemaksuinfo vahetussüsteem (VAT Information Exchange System), mis on veebiteenus EL-i käibemaksukohustuslase numbri kehtivuse kontrollimiseks. See suunab iga päringu edasi numbri väljastanud riigi maksuhaldurile ja tagastab nende vastuse, mõnikord koos registreeritud nime ja aadressiga.

Kas KMKR-numbri kontrollimine VIES-is on seadusega nõutud?

Ühendusesiseste tarnete nullmäära rakendamiseks on kliendi kehtiv KMKR-number sisuline tingimus, mistõttu on kontrollimine viis selle tõendamiseks. Liikmesriigid eeldavad mõistlikku kontrollimist ja selle tõendeid; kontrollimata jätmine jätab teile kohustuse maksta käibemaksu, mida te kunagi ei lisanud.

Mida tähendab, kui VIES ei tagasta nime ega aadressi?

Seda, et numbri väljastanud liikmesriik on otsustanud neid andmeid mitte avaldada (mitmed riigid ei tee seda). Kehtiv vastus ilma nimeta on endiselt kehtiv vastus; see annab teile lihtsalt vähem andmeid, mida teise andmebaasiga võrrelda.

Mida ma pean tegema, kui VIES ei ole kättesaadav?

Ärge blokeerige müüki. Registreerige tõrge, jätkake olemasolevate tõendite alusel ja kontrollige uuesti, kui teenus taas toimib. Suunake juhtum ülevaatuse järjekorras, et inimtöötaja selle kinnitaks, selle asemel et lasta sel lihtsalt kaduda.

Kui tihti tuleb KMKR-numbreid uuesti valideerida?

Vähemalt enne numbrile tuginemist nullmääraga tarne tegemisel. Tavaline praktika on salvestada valideerimistulemused vahemällu ligikaudu 30 päevaks ja kontrollida uuesti arve väljastamisel, kui tulemus on vananenud – kliendid kaotavad aeg-ajalt oma registreeringu ja kõige olulisem on kontroll, mis on tarnele kõige lähemal.