Hvað er VIES? Staðfesting virðisaukaskattsnúmera í ESB

VIES (VAT Information Exchange System) er þjónusta Evrópunefndarinnar til að kanna hvort virðisaukaskattsnúmer (vsk-númer) innan ESB sé gilt. Þú gefur upp landskóða og númer, og kerfið segir þér til um hvort númerið sé virkt fyrir viðskipti milli aðildarríkja, auk þess sem það skilar oft skráðu nafni og heimilisfangi.

Þetta er ekki gagnagrunnur sem nefndin heldur úti. VIES er endurvarpi (relay): hver fyrirspurn er send í rauntíma til þess skattyfirvalds í viðkomandi landi sem gaf númerið út, og svarið kemur þaðan. Sú uppbygging skýrir nánast allt um hvernig VIES virkar í framkvæmd, þar með talið truflanir á þjónustunni.

Af hverju staðfesting skiptir máli

Frá gildistöku „skyndilausna“ (quick fixes) ESB árið 2020 hefur gilt vsk-númer viðskiptavinar verið efnislegt skilyrði fyrir því að beita núllskattþrepi á vörusölu milli aðildarríkja - en ekki einhver formsatriði sem hægt er að ganga frá síðar.

Afleiðingin er bein: ef þú selur vörur til fyrirtækis innan ESB og í ljós kemur að vsk-númer þess er ógilt, verður sala skattskyld á þínu innlenda skattþrepi. Þú berð ábyrgð á þeim vsk., af eigin framlegð, á sölu þar sem þú innheimtir engan vsk. Viðskiptavinurinn mun ekki samþykkja afturvirka kröfu, og þegar endurskoðun kemst að þessu getur sambandið verið ára gamalt.

Sömu rök eiga við um skiptingu skattskyldu (reverse charge) vegna þjónustu: kerfið byggir á því að viðskiptavinurinn sé skattskyldur aðili og vsk-númer hans er sönnunin fyrir því.

Hvað VIES staðfestir - og hvað ekki

Það sem kerfið staðfestir: Númerið er gilt á þeim tíma sem fyrirspurnin er gerð og það er skrátt fyrir viðskiptum milli aðildarríkja.

Það sem kerfið staðfestir ekki:

• Að sá sem þú ert í viðskiptum við sé í raun það fyrirtæki sem á númerið. VIES mun ekki láta þig vita ef beiðnin um reikning kemur frá svikara.
• Að númerið hafi verið gilt í fortíðinni eða verði það á morgun. Þetta er svarið sem gildir á einum tilteknum tíma.
• Nokgjörð um lánshæfi eða lögmæti viðskipta.
• Samræmi á nafni og heimilisfangi - sum aðildarríki skila upplýsingum um söluaðilann en önnur ekki, eftir því sem þeim sýnist best hentugt samkvæmt innlendum reglum.

Staðfesting er því nauðsynleg athugun en ekki fullnægjandi ein og sér. Mismunur á nafni í VIES og í þínum bókhaldsgögnum kallar á handvirka skoðun áður en þú gefur út reikning með núllskatti: það gæti verið heiti til aðgreiningar (trading name), skipulagsbreyting á samstæðu eða hreinlega rangt fyrirtæki.

Vandamálið í rekstri: VIES liggur niðri

Vegna þess að fyrirspurnum er beint áfram til innlendra kerfa getur bilun í einstöku aðildarríki gert það að verkum að númer frá því landi verða óstaðfestanleg á meðan allt annað virkar. Áætlað viðhald er birt fyrir fram, en óvæntar bilanir eru það ekki.

Þetta vekur upp raunverulega hönnunarspurningu: Hvað gerir þú þegar viðskiptavinur vill kaupa en VIES svarar ekki?

Að loka á sölu er einfaldasta svarið, en það er rangt. Það gerir uppitíma utanaðkomandi þjónustu háðan tekjum þínum og skattareglur krefjast ekki augnabliksathugunar - þær krefjast þess að þú hafir sýnt eðlilega aðgæslu og getir sýnt fram á það með gögnum. Starfshættirnir sem virka eru eftirfarandi:

1. Geymdu staðfestingar í skyndiminni (cache) með eðlilegum líftíma í stað þess að gera fyrirspurn í hvert skipti sem viðskipti eiga sér stað.
2. Endurathugaðu áður en það skiptir máli - þegar reikningur er gefinn út á grundvelli eldri niðurstöðu.
3. Lokaðu aldrei á söluna vegna bilunar. Skráðu að þjónustunni hafi ekki verið hægt að ná sambandi við.
4. Beindu óvissutilvikum í handvirka biðröð - ógildar niðurstöður, þjónustubilanir, misræmi í nöfnum.
5. Vistaðu svarið, ekki bara niðurstöðuna, svo þig geti sannað hvað þér var sagt og hvenær.

Þetta síðasta atriði breytir athugun í sönnunargagn. „Við staðfestum þetta“ hefur mun minna gildi við endurskoðun en vistuð svörun með tímastimpli og auðkenni beiðninnar sem þjónustan skilaði.

Hvernig Nordlet útfærir þetta

Staðfesting keyrir sjálfkrafa þegar búið er til eða breytt viðskiptamanni með vsk-númeri - breytingin kveikir á athugun - og hægt er að kalla beint í hana með POST /v1/partners/validate-vat, annað hvort með vsk-númeri eða auðkenni viðskiptamanns.

Niðurstaðan er vistuð í skyndiminni við viðskiptamanninn ásamt tímastimpli og fullu svarskeyti frá VIES. Niðurstöður sem eru eldri en 30 daga eru sjálfkrafa endurstaðfestar áður en reikningur er gefinn út, þannig að sönnunargagnið sem fest er á reikninginn sé nýlegt en ekki mánaðargamalt.

Ekkert lokast. Ógilt númer, þjónusta sem nærst ekki í eða nafn sem passar ekki við skráðan aðili opnar í staðinn færslu í vsk-skoðunarbiðröð (VAT review queue) í stað þess að stöðva söluna:

• invalid - VIES segir að númerið sé ógilt
• service_error - Ekki náðist í VIES eða villa kom upp
• name_mismatch - VIES skilaði nafni söluaðila sem á ekki við neitt marktækt samræmi við gögn um viðskiptamanninn, eftir að búið er að hreinsa burt félagaform og brottraðir stafi (diacritics)

Úr skoðunum er leyst með ákvörðun og valkvæðri athugasemd - staðfest gilder, staðfest ógildur, eða felld niður - í gegnum /v1/partners/vat-reviews/resolve, og síðari gild athugun lokar opinni skoðun sjálfkrafa. Vefslóðaratburðir (webhook events) vat_review.opened og vat_review.resolved leyfa kerfum að bregðast við í stað þess að senda stöðugar fyrirspurnir (poll).

Að lokum, hver útgefinn reikningur læsir fastri vsk-sönnunarmynd (VAT evidence snapshot): svarskeyti VIES, tímastimpli þess, beiðniauðkenni, útgáfu skattatöflunnar og staðsetningarmerkjum sem notuð voru. Sú skyndimynd er það sem gerir það að verkum að hægt er að endurtaka ákvörðun sem tekin var fyrir tveimur árum með þeim gögnum sem til staðar voru þá - sem er raunveruleg spurning endurskoðunarinnar.

FAQ

Hvað er VIES?

Upplýsingaskiptakerfi ESB um virðisaukaskatt (VAT Information Exchange System), sem er netþjónusta sem kannar hvort vsk-númer innan ESB sé gilt. Kerfið miðlar hverri fyrirspurn áfram til þess skattyfirvalds sem gaf númerið út og skilar svarinu þeirra, stundum með skráðu nafni og heimilisfangi.

Er lagaleg skylda að athuga vsk-númer í VIES?

Fyrir núllskattþrep á vörusölu milli aðildarríkja er gilt vsk-númer viðskiptavinar efnislegt skilyrði, þannig að athugun er leiðin til að staðfesta það. Skattyfirvöld búast við eðlilegri aðgæslu og sönnunum fyrir henni; ef ekki er athugað situr þú uppi með ábyrgð á vsk. sem þú innheimtir aldrei.

Hvað þýðir það ef VIES skilar engu nafni eða heimilisfangi?

Að viðkomandi aðildarríki hafi valið að gefa þær upplýsingar ekki upp - nokkur ríki gera það ekki. Gilt svar án nafns er samt sem áður gilt svar; það gefur þér einfaldlega færri atriði til að bera saman við gögnin þín.

Hvað á ég að gera ef VIES er óaðgengilegt?

Ekki loka á söluna. Skráðu bilunina, haltu áfram á þeim gögnum sem þú hefur og endurstaðfestu þegar þjónustan kemur aftur á netið. Beindu málinu í skoðunarbiðröð svo mannlegur aðili staðfesti það í stað þess að láta það hverfa.

Hvers oft ætti að endurstaðfesta vsk-númer?

Að minnsta kosti áður en treyst er á númerið vegna sölu undir núllskattþrepi. Algeng nálgun er að geyma staðfestingar í skyndiminni í um 30 daga og endurathuga þegar gefinn er út reikningur á grundvelli eldri niðurstöðu - viðskiptavinir afskrá sig enda úr vsk-kerfinu og sú athugun sem skiptir máli er sú sem er næst sölunni.