Flutningur úr öðru kerfi

Þegar fyrirtæki flytur yfir í Nordlet úr öðru bókhaldskerfi byrjar bókhald þess ekki á núllviðmiði. Innflutningsforrit sögulegs bókhalds tekur allt sem gamla kerfið skilur eftir og skráir það í einu kalli og einni gagnagrunnsfærslu: ef ein röð stendst ekki staðfestingu er engu vistað. Hægt er að keyra sama pakka í gegnum sérstakan staðfestingarendapunkt á undan, sem framkvæmir allar athuganir og afturkallar breytingar ef eitthvað fer úrskeiðis.

POST /v1/migration/books/validate   # staðfestir allt, skrifar ekkert
POST /v1/migration/books/import     # skrifar allt eða ekkert

Vefforritið er með sömu tvo hnappa undir Reikningur → Flutningur (límdu JSON inn eða hlaðdu upp skrá). API-lykillinn þarf að hafa ledger:write heimild ásamt ritheimild fyrir alla hluta sem þú notar (partners:write, catalog:write, sales:write, purchases:write, assets:write, inventory:write). Báðir endapunktar taka við gagnagrunnum allt að 32 MB að stærð.

Skiptingardagurinn (Cut-over date)

Veldu skiptingardaginn: fyrsta daginn sem fyrirtækið er rekið í Nordlet. Allt sem er á undan honum verður eftir í gamla kerfinu (eða kemur yfir sem saga, sjá hér að neðan); allt frá þeim degi og áfram er skráð í Nordlet í gegnum venjulega endapunkta. Allar fjárhæðir í pakkanum eru miðaðar við „daginn fyrir skiptingardag“: lokarstaða jafnaðarprófsins, reikningar sem eru enn ógreiddir, vörur sem eru enn til á hillunni og eignirnar sem eru enn á eignaskrá.

Áður en flutt er inn skaltu gera eftirfarandi í Nordlet:

1. Búðu til fyrirtækið og sæktu sniðmát aðalbókarinnar (ledger/accounts/apply-template) - eða tilgreindu þá reikninga sem þig vantar í accounts hluta pakkans.
2. Búðu til að minnsta kosti eitt vöruhús (inventory/warehouses/create) ef þ tú flytur inn birgðir.
3. Keyrðu pakkann í gegnum migration/books/validate þar til hann skilar engum villum og þú samþykkir aðvaranir hans.

Pakkinn

Hver hluti er valfrjáls; hafðu þá með sem eiga við. Allar tilvísanir á milli hluta eru gerðar með kóða (reikningskóði, viðskiptamainakóði, vörunóði, eignaflokkakóði, vöruhúskóði), og kóði getur annað hvort vísað í færslu sem þegar er til í Nordlet eða færslu sem er stofnuð í fyrri hluta sama pakka.

{
  "cutoverDate": "2026-01-01",
  "source": "Rivilė GAMA",
  "accounts": [
    { "code": "6210", "name": "Advertising expenses", "type": "expense", "parentCode": "6" }
  ],
  "partners": [
    { "code": "301111222", "name": "UAB Klientas", "vatCode": "LT100001112223", "isCustomer": true },
    { "code": "302222333", "name": "UAB Tiekėjas", "isCustomer": false, "isSupplier": true }
  ],
  "items": [
    { "code": "SKU-1", "name": "Widget", "type": "product", "unit": "vnt", "vatRatePercent": "21" }
  ],
  "assetGroups": [
    { "code": "TRANSP", "name": "Vehicles", "assetAccountCode": "1230", "depreciationAccountCode": "1239",
      "defaultUsefulLifeMonths": 60 }
  ],
  "openingBalances": {
    "balancingAccountCode": "3410",
    "entries": [
      { "accountCode": "2710", "debit": "5000.00" },
      { "accountCode": "2410", "debit": "1500.00" },
      { "accountCode": "2040", "debit": "300.00" },
      { "accountCode": "1230", "debit": "12000.00" },
      { "accountCode": "1239", "credit": "2400.00" },
      { "accountCode": "4430", "credit": "700.00" },
      { "accountCode": "3010", "credit": "10000.00" }
    ]
  },
  "openReceivables": [
    { "partnerCode": "301111222", "number": "SF-1050", "issueDate": "2025-12-10", "dueDate": "2026-01-09",
      "grossTotal": "1210.00", "vatTotal": "210.00" },
    { "partnerCode": "301111222", "number": "SF-1049", "issueDate": "2025-11-20",
      "grossTotal": "500.00", "outstanding": "290.00" }
  ],
  "openPayables": [
    { "partnerCode": "302222333", "documentNumber": "T-77", "documentDate": "2025-12-15", "grossTotal": "700.00" }
  ],
  "fixedAssets": [
    { "groupCode": "TRANSP", "code": "CAR-1", "name": "Delivery van", "acquisitionDate": "2025-01-01",
      "acquisitionCost": "12000.00", "accumulatedDepreciation": "2400.00", "depreciatedMonths": 12 }
  ],
  "stock": [
    { "itemCode": "SKU-1", "quantity": "30", "unitCost": "10" }
  ]
}

Fjárhæðir eru tugabrotstrengir, eins og gengur og gerist í API. source er frjáls texti sem birtist í lýsingu upphafsstöðufærslunnar og í athugasemdum fluttra reikninga.

accounts

Raðir í aðalbók: code, name, type (asset, liability, equity, income, expense), ásamt valfrjálsum reitum parentCode og isPostable. Kóðar sem eru þegar til eru látnir vera óbreyttir og taldir sem existing. Notaðu þetta þegar aðalbók gamla kerfisins er frábrugðin sniðmátinu, eða slepptu þessu og beittu sniðmátinu fyrst.

partners og items

Viðskiptavinir, lánardrottnar og vörur úr vörulista, auðkenndir með code. Í Litháen er viðskiptamannakóðinn venjulega fyrirtækjanúmerið; fyrir einstaklinga má nota hvaða kóða sem er sem er einsleitur innan fyrirtækisins. Núverandi kóðum er sleppt, þeir eru ekki uppfærðir. Vörur taka við type (product eða service), unit, barcode, vatRatePercent, salePriceExclVat, purchasePriceExclVat.

openingBalances

Lokalstaða jafnaðarprófs úr gamla kerfinu, ein röð á hvern reikning: accountCode með annaðhvort debit eða credit. Raðirnar eru bókaðar sem ein færslubókarfærsla dagsett á openingBalances.date (sjálfgefið er skiptingardagurinn) með skjalagerðinni migration_opening. Raðir verða að vísa í reikninga sem hægt er að bóka á.

Færslan verður að stemma. Ef jafnaðarpróf gamla kerfisins stemmir ekki - vegna sléttunar, hagnaðar sem var aldrei ráðstafað á eigið fé, eða vöntunar á reikningi - skaltu gefa upp balancingAccountCode (venjulega yfirfærðan hagnað, 3410 í litáíska sniðmátinu) og mismunurinn er bókaður þar; svörunin gefur upp fjárhæðina sem balancingAmount.

Aðeins ein upphafsstöðufærsla má vera til á hvert fyrirtæki. Annar innflutningur með openingBalances er hafnaður (409). Leiðréttingar eftir á eru venjulegar handvirkar færslubókarfærslur (ledger/journal/transactions/create); bókaðar færslur eru óbreytanlegar, þannig að frumfærslan stendur eins og hún var flutt inn.

journal - öll sagan í stað staðna eða til viðbótar við þær

Ef þú vilt fá færslur gamla kerfisins inn í Nordlet (svo skýrslur fyrir fyrri tímabil virki), sendu þær hingað: eitt hlutur á hverja færslu með date, valfrjálsri description og reference, og entries færslum með accountCode + debit/credit. Hver færsla verður að stemma út af fyrir sig. Þær eru bókaðar með skjalagerðinni migration.

Dagsetningar verða að vera fyrir skiptingardaginn. Þegar pakkinn hefur einnig að geyma openingBalances, verður saga að vera dagsett á eða eftir openingBalances.date - venjulegt mynstrið er staðan í upphafi síðasta fjárhagsárs ásamt færslum þess árs, og skiptingardagurinn á fyrsta degi yfirstandandi árs. Ekki senda stöður og sögu fyrir sama tímabil: stöðurnar væru þá taldar tvisvar.

Hver mánuður sem snertist við upphafsstöðum eða sögunni verður að vera opið bókhaldstímabil (annars fæst 409).

openReceivables og openPayables

Reikningar sem voru enn ógreiddir (að hluta eða toppi) við skiptingardag. Þeir eru stofnaðir sem útlátnir sölureikningar og skráðir innkaupareikningar með paidAmount = grossTotal − outstanding, þannig að bankapörun (bank/transactions/match, bank/transactions/suggest-matches), aldursgreining skulda og greiðsluvefvefir virka á þá eins og alla aðra reikninga.

• outstanding er sjálfgefið grossTotal; vatTotal er sjálfgefið 0 (nettóupphæðin er reiknuð út).
• dueDate er sjálfgefið skjaladagsetningin.
• currency er sjálfgefið gjaldeyrisreikningur fyrirtækisins. Fyrir annan gjaldeyri en grunnmynt fyrirtækisins er
• krafist fxRate - einingar þess gjaldmiðils á 1 einingu grunnmyntarinnar, sama regla og í restinni af API - og það er vistað á reikningnum svo síðari greiðslur reikni út raunverulegan gengismun rétt.
• Númer sölureiknings number er fullt númer gamla kerfisins og verður að vera einstakt innan fyrirtækisins.
• Innkaupareikningar eru einstakir á hvern viðskiptamann og documentNumber.
• Reikningarnar eru ekki bókaðir aftur: kröfu-/skuldastaða þeirra er þegar hluti af upphafsstöðum. Þeir eru
• tengdir upphafsstöðufærslunni, sem er ástæðan fyrir því að openPayables krefst openingBalances í sama pakka.
• Reikningslínur eru ekki fluttar inn; reikningurinn geymir eingöngu samtölur. Gamla kerfið er áfram heimildin fyrir
• línuupplýsingum og virðisaukaskattsskýrslum tímabila fyrir skiptingardag.

Ef gamla kerfið hélt utan um stöður viðskiptamanna án opinna lína skal stofna einn reikning á hvern viðskiptamann fyrir stöðuna (til dæmis númer OB-301111222) svo hægt sé að gera upp.

Númeraröð heldur áfram. Þegar fluttur sölureikningsnúmer er á formi PREFIX-N og útgáfudagur þess fellur á skiptingardagsárið, er númeraröðin fyrir það forskeyti og ár stillt á N + 1 (aldrei lækkuð). Svörunin telur upp tilurð numberSeries; í öðrum tilvikum skaltu stilla röðina sjálfur með reference/series/create ({ documentType: "sale_invoice", prefix, year, startAt }).

assetGroups og fixedAssets

Fastafjármunir koma yfir með afskriftum sínum fram að þessu: acquisitionCost, salvageValue, accumulatedDepreciation, depreciatedMonths og usefulLifeMonths (eða sjálfgefið gildi flokksins). Línulega keyrslan (assets/depreciation/post) heldur áfram af eftirstandandi verði yfir eftirstandandi mánuði. Eignir þar sem safnafskrift jafnast nú þegar á við afskrifanlegt verð eru stofnaðar sem fully_depreciated. Engu er bókað - kostnaðurinn og safnafskriftin eru hluti af upphafsstöðum.

Flokkar eru auðkenndir með code og þurfa assetAccountCode og depreciationAccountCode (sjálfgefinn kostnaðarreikningur 6206).

stock

Birgðir á lager á hverja vöru: itemCode, quantity, unitCost (kostnaður á einingu í EUR) og valfrjálst warehouseCode (sjálfgefið: sjálfgefið vöruhús), lotNumber og expiryDate fyrir lotu- eða raðnúmeramerktar vörur. Hver röð verður að komandi birgðahreyfingu dagsettri á skiptingardaginn með skjalagerðinni migration og hefur í för með sér FIFO-lag á þeim kostnaði. Engu er bókað - birgðaverðmætið er hluti af upphafsstöðum.

Athuganir og aðvaranir

Staðfestingarendapunkturinn bregst (422) við vantar reikninga, reikninga sem ekki er hægt að bóka á, óstemmdar færslur, óþekkta viðskiptamanna-/vöru-/flokka-/vöruhúskóða, tvíteknir kóðar eða númer innan pakkans, útistandandi fjárhæðir umfram brúttó, safnafskrift umfram afskrifanlegt verð, og vantar gengi. Númer eða kóðar sem þegar eru til í Nordlet skila 422.

Ofan á það bera báðir endapunktar saman undirbókhald við aðalbókarfærslurnar í sama pakka og skila mismuninum sem warnings (aðvörunum) í stað villna:

• heildarútistandandi openReceivables á móti stöðunni á kröfireikningnum (sales.receivable bókunarregla, 2410 sjálfgefið);
• heildarútistandandi openPayables á móti skuldareikningnum (purchases.payables, 4430);
• heildarkostnaður stock á móti birgðareikningnum (inventory.stock, 2040);
• per eignaflokk, kostnaður eigna á móti eignareikningi flokksins og safnafskrift þeirra á móti afskriftarreikningnum.

Aðvörun þýðir að undirbókhald gamla kerfisins og aðalbók stemma ekki. Lagfærðu pakkann (eða samþykktu mismuninn með vitað vopn í höndunum) áður en þú flytur inn.

Svörunin

{
  "dryRun": false,
  "cutoverDate": "2026-01-01",
  "accounts": { "created": 1, "existing": 0 },
  "partners": { "created": 2, "existing": 0 },
  "items": { "created": 1, "existing": 0 },
  "assetGroups": { "created": 1, "existing": 0 },
  "openingBalances": { "journalTransactionId": "…", "date": "2026-01-01", "entries": 8,
                        "debitTotal": "18800.00", "creditTotal": "18800.00", "balancingAmount": "5700.00" },
  "journal": { "transactions": 0, "entries": 0 },
  "openReceivables": { "created": 2, "outstandingTotal": "1500.00" },
  "openPayables": { "created": 1, "outstandingTotal": "700.00" },
  "fixedAssets": { "created": 1, "costTotal": "12000.00", "accumulatedDepreciationTotal": "2400.00" },
  "stock": { "movements": 1, "costTotal": "300.00" },
  "numberSeries": [],
  "warnings": []
}

dryRun: true auðkennir prófunarkeyrslu; þar er journalTransactionId gildið null. Innflutningur er skráður í endurskoðunarslóðina sem migration.imported með sömu samantekt.

Eftir innflutninginn

• Læstu tímabilunum fyrir skiptingardaginn (ledger/periods/lock) svo ekkert sé skráð inn í flutta sögu fyrir slysni.
• Berðu jafnaðarprófið og efnahagsreikninginn saman miðað við skiptingardaginn við lokaskýrslur gamla kerfisins.
• Haltu áfram með eðlilegt flæði: gefðu út reikninga, flyttu inn bankayfirlit, paraðu greiðslur - fluttir opnir reikningar
• gera upp eins og hverjir aðrir reikningar.

Það sem innflutningsforritið nær ekki yfir: reikningslínur og virðisaukaskattsskýrslur fyrri tímabila (geymdu þær í gamla kerfinu eða skjalasafni þess), launasögu og önnur skjöl en reikninga (pantanir, farmbréf, samninga).