Aðgerðagerðir

Aðgerðagerð (operation type) er skilgreind tegund skjala. Þið gefið henni kóða og heiti, og tilgreinið síðan hvaða bókhaldslykla skjöl af þessari tegund eiga að nota, hvort þau eiga við í virðisaukaskattsskýrslugerð og hvaða númer þau fá í gegnum skjalaröð.

Þið þurfið ekki á neinni aðgerðagerð að halda til að kerfið virki. Reikningar án aðgerðagerðar nota bókunarreglur fyrirtækisins og sjálfgefna númeraröð. Búið til aðgerðagerðir þegar mismunandi gerðir sama skjals þurfa að fara á ólíka reikninga eða í annað númerabil, til dæmis venjuleg sala, þjónustusala og afgreiðslukassasala.

Þær eru staðsettar undir Bókhald → Aðgerðagerðir. Hnappurinn Ný aðgerðagerð opnar eyðublaðið sem lýst er hér að neðan.

Eyðublaðið, reitur fyrir reit

Kóði og heiti

Kóði (code) er ykkar eigið stutta auðkenni, að hámarki 20 stafir, og hann verður að vera einstakur innan fyrirtækisins. Ekki er hægt að vista aðra tegund með söma kóða. Þetta er heitið sem birtist í villuskilaboðum, svo hafið það auðþekkjanlegt, til dæmis SALE eða KASA.

Heiti (name) er lesbæri hluti lýsingarinnar, að hámarki 200 stafir. Listar sýna þetta heiti.

Röðun (sort order) ákvarðar stöðu í listum. Lægri tölur birtast fyrst. Skiljið eftir í 0 ef ykkur er sama.

Reikningsgerð

Valfrjálst. Þegar þetta er sett sem Reikningur (Invoice), Kreditreikningur (Credit note), Forreikningur (Proforma) eða Fyrirframgreiðslureikningur (Advance invoice), má aðeins nota þessa aðgerðagerð á þá tegund skjals. Reynið þið að nota hana á aðra tegund er því hafnað með skilaboðum sem tilgreina kóðann. Skiljið þetta eftir autt til að gerðin passi við þá alla.

Greiðandi viðskiptamaður

Valfrjálst, og heiðarleg aðvörun: ekkert í kerfinu les þennan reit í dag. Hann er vistaður á aðgerðagerðinni og sýndur ykkur aftur, en ekkert skjal, engin færsla eða skýrsla notar hann. Skiljið hann eftir auðan nema þið viljið nota hann sem ykkar eigin minnisblað.

Sex reikningsreitirnir

Hver og einn af þessum reitum kemur í stað sjálfgefins reiknings sem annars kæmi úr bókunarreglum fyrirtækisins. Auður reitur þýðir "nota sjálfgefna gildið". Þeir eiga við með eftirfarandi hættum:

Reitur	Notað á	Hvað hann kemur í stað
Debetreikningur	Sölureikning, þegar hann er útgefinn	Viðskiptakröfureikningur viðskiptavinar
Kreditreikningur	Innkaupareikning, þegar hann er skráður	Viðskiptaskuldareikningur lánardrottins
Kreditreikningur	Sölureikning, þegar hann er útgefinn	Tekjureikningurinn, en aðeins þegar tekjureikningur er auður
VSK-reikningur	Sölureikning	VSK-skuldareikningur
VSK-reikningur	Innkaupareikning	VSK-kröfureikningur
Kostnaðarreikningur	Línur á innkaupareikningi	Kostnaðarreikningurinn, aðeins notaður þegar línan hefur engan eigin reikning og varan hefur það heldur ekki
Fyrirframgreiðslureikningur	Sölureikning	Reikningur fyrir mótteknar fyrirframgreiðslur
Tekjureikningur	Sölureikning	Tekjureikningurinn, og hann gengur fram yfir kreditreikning

Fánarnir

Sala og Innkaup ákvarða hvar aðgerðagerðina má nota, og þessu er fylgt eftir. Söluskjali með aðgerðagerð sem er ekki með Sölu hakaða við er hafnað með villunni "ekki söluaðgerðagerð" (not a sale operation type), og það sama á við um innkaup. Hakið að lágmarki við það sem þið þurfið.

Afskrift (Write-off), Innri hreyfing (Internal movement), Innkaupaskil (Purchase return), Söluskil (Sales return), Vörusending (Consignment), Framleiðsla (Production), Fastafjármunir inn (Asset in), Fastafjármunir út (Asset out) og Afgreiðslukassasala (Cash register sale) eru eingöngu til flokkunar. Þær eru vistaðar og sýndar, og þið getið síað eftir þeim, en engar færslur eða skýrslur breytast vegna þeirra í dag.

VSK-skrá (VAT register), hakað við sjálfgefni. Takið hak af og skjöl með þessari aðgerðagerð eru undanskilin í litáísku virðisaukaskattsskýrslunni (FR0600) og i.SAF sölu- og innkaupaskrám. Notið þetta fyrir skjalategundir sem eiga ekki að fara í VSK-skýrslur.

SAF-T, hakað við sjálfgefni. Takið hak af og skjöl með þessari aðgerðagerð eru undanskilin í SAF-T skránni.

Virkur (Active), hakað við sjálfgefni. Óvirkri aðgerðagerð er hafnað þegar skjal reynir að nota hana, með villuboðunum "Aðgerðagerð er óvirk" (Operation type is inactive). Takið af hak í stað þess að eyða tegund sem gömul skjöl vísa enn í.

Númeraröð

Aðgerðagerð hefur ekki með sér sjálfkrafa númerabil. Undir Bókhald → Skjalaraðir búið þið til röð og vísið í aðgerðagerð. Skjöl sem nota þá aðgerðagerð fá þá númer sín úr þeirri röð.

Hvar aðgerðagerðir eru notaðar

• Sölureikningar og innkaupareikningar - valdar á skjalinu; reikningarnir hér að ofan eiga þá við.
• Innflutningssniðmát fyrir Stripe - heimildar-, útgreiðslu- og þóknunarreitirnir á Stripe-sniðmáti tilgreina hver um sig aðgerðagerð. Þessir fellilistar eru tómir þar til þið búið til aðgerðagerðir hér. Sjá Innflutningur frá Stripe.

Dæmi úr raunveruleikanum

Fyrirtæki selur bæði vörur og ráðgjöf, og vill fá ráðgjafartekjur á sérstakan reikning með sínu eigin númerabili.

1. Búið til aðgerðagerð með kóðanum CONS, heitinu "Ráðgjöf", Sölu hakaða við, tekjureikning stilltan á ráðgjafartekjureikninginn og öðru skilið eftir auðu.
2. Undir Bókhald → Skjalaraðir skaltu búa til röð, til dæmis með forskeytinu KONS, og vísa henni í CONS.
3. Á nýjum sölureikningi skaltu velja CONS aðgerðagerðina. Reikningurinn fær KONS númer og tekjur hans færast á ráðgjafareikninginn í stað þess sjálfgefna.