Yksinkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito: Miksi pääkirjat voittivat

Yksinkertainen kirjanpito (single-entry bookkeeping) kirjaa jokaisen tapahtuman kerran: rahaa sisään tai ulos, päivättynä ja luokiteltuna. Se on kassapäiväkirja - shekkivihon rekisterin, tulo- ja menotaulukon tai useimpien henkilökohtaisten budjetointisovellusten muoto. Kahdenkertainen kirjanpito kirjaa jokaisen tapahtuman tasapainotettuina debeteinä ja krediteinä vähintään kahdelle tilille. Niiden välinen kilpailu ratkesi vuosisatoja sitten kaikissa merkittävissä yrityksissä, mutta sen ymmärtäminen, miksi, on nopein tapa ymmärtää, mitä kirjanpitojärjestelmät oikeastaan tekevät.

Miltä yksinkertainen kirjanpito näyttää

Freelancerin viikoittainen kassapäiväkirja euroina:

Päivämäärä	Kuvaus	Sisään	Ulos
03-10	Asiakasmaksu, lasku 14	1 210
03-11	Ohjelmistotilaus		29
03-12	Työtilavuokra		250
03-13	Asiakasmaksu, lasku 15	605

Yksinkertainen, luettava ja tämän tyyppiselle yritykselle - välittömät maksut, ei varastoa, ei velkoja - lähes riittävä. Laske sarakkeiden summat yhteen, ja käytössäsi on kassatulos; luovuta lista tilitoimistolle tilikauden päättyessä, ja verot tulevat hoidetuiksi. Tästä syystä yksinkertainen kirjanpito säilyy kaikkein pienimmillä toimijoilla: toiminimillä ja yksityisyrittäjillä, joilla on kassaperusteinen verotus (katso kassaperusteinen vs suoriteperusteinen kirjanpito), eikä lainsäädäntö vaadi enempää.

Mihin se ei rakenteellisesti pysty

Rajoitukset eivät johdu vaivannäöstä, vaan tiedosta, jota ei koskaan tallennettu.

• Ei tasetta. Kassapäiväkirja seuraa yhtä varallisuuserää: käteistä. Myyntisaamiset, varasto, kalusto, velat, arvonlisäverovelat - mikään näistä ei löydy kirjauksista. Kun esitetään kysymys "mikä tämän yrityksen arvo on?", yksinkertainen kirjanpito ei anna vastausta, koska omaomaisuus on varat miinus velat, eikä se seuraa kumpaakaan. Kirjanpidon yhtälöä ei voida edes kirjoittaa muistiin.
• Ei virheentunnistusta. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa puutteellinen tai väärin näppäilty kirjaus rikkoo debet- ja kredit-tasapainon, ja saldotase tuo sen esiin. Yksinkertaisessa kirjanpidossa ei ole sisäistä eheyttä, jota voisi rikkoa - jätä tapahtuma pois tai kirjoita luku 520 luvun 250 sijaan, ja kirjanpito pysyy aivan yhtä uskottavana kuin ennenkin. Kirjanpito ei voi tietää, että se on väärin.
• Ei erottelua voiton ja rahavirran välillä. Saatu laina näyttää tulolta; koneen ostaminen näyttää kululta; maksamaton lasku ei näytä miltään. Kassapäiväkirja sekoittaa tuloksen likviditeettiin - eli sen saman eron, jonka vuoksi suoriteperusteinen kirjanpito on olemassa.
• Ei kunnollista tilintarkastusjälkeä. Saldot eivät hajoa saataviksi ja velvoitteiksi; tarkastusta ei voi tehdä muuta kuin tiliotetta vasten, jota kassapäiväkirja vain toisintaa.

Jokainen puuttuva ominaisuus johtaa samaan juurisyyhyn: yksinkertainen kirjanpito kirjaa yhden varallisuuserän liikkeitä, kun taas kahdenkertainen kirjanpito kirjaa jokaisen tapahtuman täydellisen kaksipuolisen rakenteen.

Miksi pääkirjat voittivat

Kahdenkertaisen kirjanpidon kustannukset - enemmän kirjaustyötä, opittavia sääntöjä - toivat ominaisuuksia, joista ei voitu tinkiä yritysten kasvaessa yhden omistajan muistia suuremmiksi:

1. Kattavuus. Luottomyynnit, velat, varasto ja velvoitteet ovat kirjoissa heti, kun ne ovat olemassa todellisuudessa.
2. Itsetarkistus. Tasapainoinvariantti muuttaa monet kirjausvirheet havaittaviksi epäjohdonmukaisuuksiksi.
3. Johdettavat laskelmat. Tase ja tuloslaskelma muodostuvat pääkirjasta mekaanisesti - luottamus laskelmiin palautuu luottamukseksi kirjauksiin.
4. Vastuuvelvollisuus etäältä. Sijoittajat, luotonantajat, veroviranomaiset ja tuomioistuimet voivat luottaa kirjanpitoon, jonka jokainen luku voidaan purkaa jäljitettäviksi kirjauksiksi. Tästä syystä yhtiölainsäädäntö eri puolilla EU:ta käytännössä edellyttää kahdenkertaista kirjanpitoa: lakisääteisiä suoriteperusteisia tilinpäätöksiä ei yksinkertaisesti voi tuottaa kassapäiväkirjasta.

Tälle väitteelle löytyy moderni kaiku ohjelmistotekniikasta: ylikirjoitettava muuttuva tila verrattuna pelkkään lisäyslokiin (append-only event log), josta tila johdetaan. Kahdenkertainen kirjanpito on tapahtumalokisuunnittelu viisi vuosisataa etuajassa - kirjaa tapahtumat täydellisesti ja muuttumattomasti, laske jokainen saldo niistä, ja korjaaminen tarkoittaa uutta tasapainottavaa tapahtumaa, ei koskaan muokkausta. Juuri näin hyvin rakennettu kirjanpitotietokanta mallintaa pääkirjan, ja siksi insinöörit yleensä tunnistavat kahdenkertaisen kirjanpidon hyväksi skeemasuunnitteluksi, kun se muotoillaan sillä tavoin.

Valinta nykypäivänä

Rehellinen päätöstaulukko on lyhyt. Jos olet toiminimiyrittäjä, jolla on välittömät maksut, ei varastoa eikä muita velvoitteita kuin ensi kuun vuokra - kassapäiväkirja on laillinen, riittävä ja halpa. Kaikki muut tarvitsevat pääkirjan, ja perinteinen vastaansanominen (kirjanpitotyön määrä) on vanhentunut: API-ensimmäisessä (API-first) järjestelmässä kahdenkertaiset kirjaukset tekevät itsensä. Nordletissa laskun lähettäminen, tiliotteen tuonti tai palkanlaskenta kirjaa kukin tasapainotetun kirjauksensa automaattisesti; POST /v1/ledger/journal/transactions/create hylkää kaiken, mikä ei ole tasapainossa, ja tilinpäätökset johtuvat pääkirjasta pyynnöstä. Saat kahdenkertaisen kirjanpidon takeet yksinkertaisen kirjanpidon vaatimalla vaivalla - mikä ratkaisee sen, mitä kilpailusta oli jäljellä.

FAQ

Mitä on yksinkertainen kirjanpito?

Jokaisen tapahtuman kirjaamista kerran rahana sisään tai ulos - luokiteltuna kassapäiväkirjana. Se seuraa vain kassavirtoja: ei myyntisaamisia, ei velkoja, ei muita varoja kuin pankkisaldo, ei tasetta.

Kuka voi laillisesti käyttää yksinkertaista kirjanpitoa?

Pienimmät yhtiöittämättömät yritykset - toiminimet ja yksityisyrittäjät, joilla on kansallisen lainsäädännön sallimissa rajoissa kassaperusteinen verotus. Yritykset eivät voi: lakisääteiset tilinpäätökset vaativat suoriteperusteisen kahdenkertaisen pääkirjan.

Mikä on kahdenkertaisen kirjanpidon tärkein etu yksinkertaiseen verrattuna?

Kattavuus itsetarkistuksella: jokainen tapahtuma kirjataan molemmin puolin, joten velat ja varat ovat kirjoissa, virheet tulevat esiin epätasapainona ja tilinpäätökset voidaan laskea sen sijaan, että ne kootaan käsin. Yksinkertainen kirjanpito ei tarjoa mitään näistä.

Voiko yksinkertainen kirjanpito havaita virheitä?

Rakenteellisesti ei. Ilman tasapainoinvarianttia unohdettu tai väärin näppäilty tapahtuma jättää kirjanpidon sisäisesti yhdenmukaiseksi. Kahdenkertainen kirjanpito muuttaa monet tällaiset virheet havaittaviksi epäjohdonmukaisuuksiksi - tämä itsetarkistusominaisuus on keskeinen syy sille, miksi siitä tuli standardi.

Onko kahdenkertainen kirjanpito vaivan arvoista pienyritykselle?

Takeet ovat aina olleet vaivan arvoisia; työn määrä oli esteenä. Nykyaikaiset ohjelmistot kirjaavat kahdenkertaiset kirjaukset automaattisesti laskuista, pankkisyötteistä ja palkanlaskennasta, joten käytännön kustannusero on kadonnut - samalla kun ero siinä, mitä kirjanpito voi kertoa, on edelleen yhtä suuri kuin ennenkin.