Απλογραφική έναντι Διπλογραφικής Τήρησης Βιβλίων: Γιατί τα Καθολικά Κέρδισαν

Η απλογραφική τήρηση βιβλίων καταγράφει κάθε συναλλαγή μία φορά: είσπραξη ή πληρωμή χρημάτων, με ημερομηνία και κατηγοριοποίηση. Πρόκειται για ένα βιβλίο ταμείου, δηλαδή τη μορφή ενός στελέχους επιταγών, ενός λογιστικού φύλλου εσόδων και εξόδων ή των περισσότερων εφαρμογών προσωπικού προϋπολογισμού. Η διπλογραφική καταγράφει κάθε συναλλαγή ως ισόποσες χρεώσεις και πιστώσεις σε τουλάχιστον δύο λογαριασμούς. Η διαμάχη μεταξύ τους έληξε αιώνες πριν για οποιαδήποτε επιχείρηση αξίζει λόγου, αλλά η κατανόηση του γιατί αποτελεί τον συντομότερο δρόμο για να κατανοήσετε σε τι χρησιμεύουν πραγματικά τα λογιστικά συστήματα.

Πώς μοιάζει η απλογραφική τήρηση

Το βιβλίο ταμείου ενός ελεύθερου επαγγελματία για μία εβδομάδα, σε ευρώ:

Ημερομηνία	Περιγραφή	Είσπραξη	Πληρωμή
03-10	Πληρωμή πελάτη, τιμολόγιο 14	1.210
03-11	Συνδρομή λογισμικού		29
03-12	Ενοίκιο συνεργατικού χώρου		250
03-14	Πληρωμή πελάτη, τιμολόγιο 15	605

Απλό, ευανάγνωστο και, για μια επιχείρηση αυτού του τύπου - άμεσες πληρωμές, χωρίς αποθέματα, χωρίς χρέη - σχεδόν επαρκές. Αθροίζετε τις στήλες και έχετε το ταμειακό αποτέλεσμα. Παραδίδετε τη λίστα σε έναν λογιστή στο τέλος του έτους και υποβάλλονται οι φόροι. Γι' αυτόν τον λόγο η απλογραφική τήρηση επιβιώνει στο μικρότερο άκρο της αγοράς: σε ατομικές επιχειρήσεις και αυτοαπασχολούμενους με φορολογικά αρχεία ταμειακής βάσης (βλ. ταμειακή βάση έναντι δεδουλευμένης λογιστικής), όπου ο νόμος δεν απαιτεί κάτι παραπάνω.

Τι δεν μπορεί να κάνει εκ κατασκευής

Τα όρια δεν αφορούν τον απαιτούμενο κόπο, αλλά πληροφορίες που δεν καταγράφηκαν ποτέ.

• Χωρίς ισολογισμό. Το βιβλίο ταμείου παρακολουθεί ένα περιουσιακό στοιχείο: τα διαθέσιμα. Απαιτήσεις, αποθέματα, εξοπλισμός, χρέη, οφειλόμενος ΦΠΑ, τίποτα από αυτά δεν υπάρχει στα αρχεία. Αν ρωτήσετε «πόσο αξίζει αυτή η επιχείρηση;», η απλογραφική μέθοδος δεν έχει απάντηση, επειδή τα ίδια κεφάλαια είναι τα στοιχεία ενεργητικού μείον τις υποχρεώσεις και δεν παρακολουθεί κανένα από τα δύο. Η λογιστική εξίσωση δεν μπορεί καν να γραφτεί.
• Χωρίς εντοπισμό σφαλμάτων. Στη διπλογραφική μέθοδο, μια ελλιπής ή λανθασμένη καταχώριση διαταράσσει την ισορροπία χρέωσης και πίστωσης και ένα ισοζύγιο την αποκαλύπτει. Μια απλογραφική λίστα δεν έχει εσωτερική συνοχή για να παραβιαστεί. Αν παραλείψετε μια συναλλαγή ή πληκτρολογήσετε 520 αντί για 250, τα βιβλία παραμένουν απολύτως πιθανό να φαίνονται σωστά. Το αρχείο δεν μπορεί να γνωρίζει ότι είναι λάθος.
• Χωρίς διαχωρισμός του κέρδους από τις ταμειακές ροές. Ένα δάνειο που λαμβάνεται μοιάζει με έσοδο, η αγορά ενός μηχανήματος μοιάζει με έξοδο και ένα απλήρωτο τιμολόγιο δεν μοιάζει με τίποτα. Το βιβλίο ταμείου συγχέει την απόδοση με τη ρευστότητα, δηλαδή ακριβώς τη διάκριση που υπάρχει για να εξυπηρετεί η δεδουλευμένη λογιστική (accrual accounting).
• Χωρίς αξιόπιστο ελεγκτικό ίχνος. Τα υπόλοιπα δεν αναλύονται σε απαιτήσεις και υποχρεώσεις. Δεν υπάρχει τίποτα για συμφωνία, εκτός από την κίνηση της τράπεζας, την οποία το βιβλίο ταμείου απλώς επαναλαμβάνει.

Κάθε χαμένη δυνατότητα πηγάζει από την ίδια ρίζα: η απλογραφική καταγράφει κινήσεις ενός περιουσιακού στοιχείου, ενώ η διπλογραφική καταγράφει την πλήρη αμφίπλευρη δομή κάθε γεγονότος.

Γιατί τα καθολικά κέρδισαν

Το κόστος της διπλογραφικής μεθόδου - περισσότερη καταγραφή, κανόνες προς εκμάθηση - απέδωσε χαρακτηριστικά που αποδείχθηκαν αδιαπραγμάτευτα καθώς οι επιχειρήσεις μεγάλωναν πέρα από τη μνήμη ενός και μόνο ιδιοκτητών:

1. Πληρότητα. Οι πιστωτικές πωλήσεις, τα χρέη, τα αποθέματα και οι υποχρεώσεις υπάρχουν στα βιβλία τη στιγμή ακριβώς που υπάρχουν και στην πραγματικότητα.
2. Αυτοέλεγχος. Το αναλλοίωτο της ισορροπίας μετατρέπει πολλά σφάλματα καταγραφής σε ανιχνεύσιμες ασυνέπειες.
3. Παραγώγιμες καταστάσεις. Ο ισολογισμός και η κατάσταση αποτελεσμάτων προκύπτουν μηχανικά από το γενικό καθολικό. Η εμπιστοσύνη στις οικονομικές καταστάσεις ανάγεται στην εμπιστοσύνη στις καταχωρίσεις.
4. Λογοδοσία από απόσταση. Επενδυτές, δανειστές, φορολογικές αρχές και δικαστήρια μπορούν να βασίζονται σε βιβλία των οποίων κάθε αριθμός αναλύεται σε ανιχνεύσιμες καταχωρίσεις. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το εταιρικό δίκαιο σε ολόκληρη την ΕΕ επιβάλλει ουσιαστικά τη διπλογραφική μέθοδο: οι νόμιμες δεδουλευμένες καταστάσεις απλούστατα δεν μπορούν να παραχθούν από ένα βιβλίο ταμείου.

Υπάρχει μια σύγχρονη αν αντήχηση αυτού του επιχειρήματος στη μηχανική λογισμικού: η μεταβλητή κατάσταση που αντικαθίσταται έναντι ενός καταγραφικού αρχείου γεγονότων (event log) μόνο προσθήκης (append-only) από το οποίο παράγεται η κατάσταση. Η διπλογραφική μέθοδος είναι ο σχεδιασμός αρχείου γεγονότων, πέντε αιώνες νωρίτερα. Καταγράψτε τα γεγονότα πλήρως και αμετάκλητα, υπολογίστε κάθε υπόλοιπο από αυτά και η διόρθωση σημαίνει ένα νέο αντισταθμιστικό γεγονός, ποτέ μια τροποποίηση. Αυτός είναι ακριβώς ο τρόπος με τον οποίο μια καλά σχεδιασμένη λογιστική βάση δεδομένων μοντελοποιεί το καθολικό και ο λόγος για τον οποίο οι μηχανικοί τείνουν να αναγνωρίζουν τη διπλογραφική μέθοδο ως καλό σχεδιασμό σχήματος μόλις τεθεί με αυτόν τον τρόπο.

Η σημερινή επιλογή

Ο ειλικρινής πίνακας αποφάσεων είναι σύντομος. Αν είστε ατομικός επιχειρηματίας με άμεσες πληρωμές, χωρίς αποθέματα και χωρίς υποχρεώσεις πέρα από το ενοίκιο του επόμενου μήνα, ένα βιβλίο ταμείου είναι νόμιμο, επαρκές και φθηνό. Όλοι οι υπόλοιποι χρειάζονται ένα καθολικό και η παραδοσιακή ένσταση (ο εργασιακός φόρτος της τήρησης βιβλίων) έχει ξεπεραστεί. Σε ένα σύστημα που βασίζεται σε API, οι διπλές εγγραφές γράφονται μόνες τους. Στο Nordlet, η έκδοση ενός τιμολογίου, η εισαγωγή μιας τραπεζικής κίνησης ή η εκτέλεση της μισθοδοσίας καταχωρίζουν αυτόματα την ισορροπημένη εγγραφή τους. Η εντολή POST /v1/ledger/journal/transactions/create απορρίπτει οτιδήποτε δεν είναι ισορροπημένο και οι οικονομικές καταστάσεις παράγονται από το καθολικό κατά παραγγελία. Απολαμβάνετε τις εγγυήσεις της διπλογραφικής μεθόδου με τον κόπο της απλογραφικής, γεγονός που κλείνει οριστικά ό,τι είχε απομείνει από τη διαμάχη.

FAQ

Τι είναι η απλογραφική τήρηση βιβλίων;

Η καταγραφή κάθε συναλλαγής μία φορά, ως είσπραξη ή πληρωμή χρημάτων, δηλαδή ένα κατηγοριοποιημένο βιβλίο ταμείου. Παρακολουθεί αποκλειστικά τις ταμειακές κινήσεις: δεν υπάρχουν απαιτήσεις, χρέη, περιουσιακά στοιχεία πέραν του τραπεζικού υπολοίπου, ούτε ισολογισμός.

Ποιος μπορεί να χρησιμοποιεί δικαιωματικά την απλογραφική τήρηση βιβλίων;

Οι μικρότερες μη ενσωματωμένες επιχειρήσεις, δηλαδή ατομικές επιχειρήσεις και αυτοαπασχολούμενοι με φορολογικά αρχεία ταμειακής βάσης όπου το εθνικό δίκαιο το επιτρέπει. Οι εταιρείες δεν μπορούν: οι νόμιμες οικονομικές καταστάσεις απαιτούν δεδουλευμένο διπλογραφικό καθολικό.

Ποιο είναι το κύριο πλεονέκτημα της διπλογραφικής έναντι της απλογραφικής μεθόδου;

Η πληρότητα σε συνδυασμό με τον αυτοέλεγχο: κάθε γεγονός καταγράφεται και από τις δύο πλευρές του, οπότε τα χρέη και τα περιουσιακά στοιχεία υπάρχουν στα βιβλία, τα σφάλματα εμφανίζονται ως ανισορροπίες και οι οικονομικές καταστάσεις μπορούν να υπολογιστούν αντί απλώς να συνταχθούν. Η απλογραφική μέθοδος δεν προσφέρει τίποτα από αυτά.

Μπορούν τα απλογραφικά βιβλία να εντοπίσουν σφάλματα;

Εκ κατασκευής, όχι. Χωρίς το αναλλοίωτο της ισορροπίας, μια παραλειφθείσα ή λανθασμένα πληκτρολογημένη συναλλαγή αφήνει τα αρχεία εσωτερικά συνεπή. Η διπλογραφική μετατρέπει πολλά τέτοια λάθη σε ανιχνεύσιμες ασυνέπειες. Αυτή η ιδιότητα αυτοελέγχου αποτελεί βασικό λόγο για τον οποίο κατέστη το πρότυπο.

Αξίζει η διπλογραφική τήρηση βιβλίων για μια μικρή επιχείρηση;

Οι εγγυήσεις άξιζαν πάντα. Το εμπόδιο ήταν ο φόρτος εργασίας. Το σύγχρονο λογισμικό καταχωρίζει αυτόματα τις διπλές εγγραφές από τιμολόγια, τραπεζικά δεδομένα και μισθοδοσία, οπότε η πρακτική διαφορά κόστους έχει εξαλειφθεί, ενώ η διαφορά ως προς το τι μπορούν να σας πουν τα βιβλία παραμένει τεράστια όσο ποτέ.