Tuonti Stripestä

Tämä opas kattaa Stripe-maksujen tiedostotuonnin tuontipohjan kautta: mitä viedään, miten pohja määritetään ja mitä tuonti saa aikaan. API-tiedot löytyvät kohdasta Pankki- ja maksuantuonnit.

1. Vie maksuhistoria Stripestä

Avaa Stripe-hallintapaneelissa Payments → Export, valitse aikaväli, säilytä valinta All columns ja ota mukaan käyttämäsi metatiedot (Stripe vie jokaisen metatietoavaimen sarakkeena nimellä <key> (metadata), esimerkiksi orderNo (metadata)). Lataa CSV-tiedosto. Sekä tuotanto- että testitilan viennit toimivat.

Rivit, joissa ei liikkunut rahaa, ohitetaan tuonnissa: maksuyritykset, jotka epäonnistuivat, peruttiin tai jotka vaativat yhä maksutapaa, sekä veloitukset, joita ei koskaan katettu (capture).

2. Luo pankkitili Stripelle

Jokainen tuonti kohdistuu pankkitilille. Valitse kohdasta Bank vaihtoehto New bank account, valitse Type: Stripe (Stripe-tilillä ei ole IBAN-numeroa), anna sille nimeksi esimerkiksi "Stripe", valitse laskutusvaluutta ja vastaava kirjanpidon tili. Stripen saldo käyttäytyy pankkitilin tavoin: veloitukset tulevat sisään, kulut lähtevät ulos ja tilitykset siirtävät saldon varsinaiselle pankkitilillesi.

3. Luo tuontipohja

Valitse kohdasta Bank → Import templates vaihtoehto New import template, valitse tyypiksi Stripe ja anna sille nimi.

Kentät. Jokainen Stripe-viennin sarake muodostaa oman rivinsä. Laatikko Required in file osoittaa, että sarakkeen on oltava mukana lähetetyssä tiedostossa; tiedosto, josta puuttuu vaadittu sarake, hylätään ja puuttuvat nimet näytetään. 19 Card … -saraketta on poistettu valinnasta oletuksena, koska Stripe jättää ne pois joiltakin tileiltä.

Kirjanpitotili. Riveille, jotka siirtävät rahaa (Amount, Fee, Amount Refunded), voidaan määrittää kirjanpitotili, joko olemassa oleva tai samalta riviltä luotava uusi. Jokainen määritetystä kentästä syntyvä rahaliikenne kirjataan tuontihetkellä: saapuva raha debitoi Stripen pankkitiliä ja kreditoi määritettyä tiliä, lähtevä raha tekee päinvastoin, ja pankkitapahtuma merkitään täsmäytetyksi kyseiseen tositekirjaukseen. Tavanomainen määritys on:

Kenttä	Tili	Vaikutus
Fee	PSP-kuluille tarkoitettu kulutili (tilikartan mukainen)	Jokainen Stripen kulu kirjatutaan kuluksi
Amount	jätä valitsematta "Not posted"	Veloitukset pysyvät avoimina laskujen täsmäytystä varten (katso vaihe 5)
Amount Refunded	jätä valitsematta "Not posted"	Hyvitykset käsitellään hyvityslaskujen kautta (katso vaihe 5)

Luo puuttuvat asiakkaat (Create missing customers). Valitse tämä rivillä Customer Email. Jokaiselle tiedostosta löytyvälle sähköpostiosoitteelle, jolle ei vielä ole kumppania (partner), luodaan uusi asiakas: nimi otetaan kentästä Customer Description (tyhjänä sähköpostiosoite), osoite kentistä Card Address …, jos ne on täytetty. Olemassa olevat kumppanit tunnistetaan sähköpostin perusteella kirjainkoolla erottelematta, joten mitään ei luoda kahdesti.

Luo Stripe-kumppani (Create partner Stripe). Valitse tämä rivillä Fee. Tuonti luo kerran toimittajakumppanin (supplier partner) nimeltä Stripe (olemassa olevaa samannimistä kumppania käytetään uudelleen) ja kirjaa jokaisen kulukirjauksen pääkirjaan kumppaninaan Stripe, jotta kulukirjauksista näkyy, kenelle on maksettu.

Metatietokentät. Lisää yksi rivi jokaista tuonnin luettavaa metatietoavainta kohden, esimerkiksi orderNo. Näille riveille voidaan asettaa kaksi asetusta:

• Luo tai linkitä laskut (Create or link invoices) - merkitsee avaimen, joka tunnistaa tilauksen (vaihe 5). Vain yksi rivi voi kantaa tätä asetusta. Sen viereen ilmestyy luotujen laskujen arvonlisäverokanta sekä valinnainen Kataloginimike (Catalog item): kun se on valittu, jokainen tuonnin luoma laskurivi viittaa kyseiseen tuotteeseen tai palveluun, jolloin myynti kirjataan kyseisen nimikkeen tilille; riviteksti tulee silti edelleen veloituksesta.
• Yrityslippu (Company flag) - merkitsee avaimen, jonka arvo kertoo ostajan olevan yritys (true, 1, yes, company, business tai b2b). Tällaisista veloituksista luodut asiakkaat ovat yrityskumppaneita; kaikki muut ovat henkilöasiakkaita.

Tallenna pohja.

4. Tuo tiedosto

Valitse kohdassa Bank Stripe-pankkitili, tuontipohja ja tiedosto, ja napsauta sitten Import. Painike näyttää latausanimaatiota, kunnes tuonti on valmis; suuren tiedoston käsittely voi kestää minuutteja, koska laskut laskutetaan yksitellen. Tulosrivi kertoo, kuinka monta tapahtumaa tuotiin, kuinka monta oli jo olemassa, kuinka monta kirjausta tehtiin ja kuinka monta asiakasta, laskua ja hyvityslaskua luotiin. Varoituksissa luetellaan tilaukset, joita ei voitu käsitellä, sekä syyt tähän.

Saman tiedoston tuominen uudelleen on turvallista: tapahtumat tunnistetaan Stripen veloitustunnuksen perusteella, asiakkaat sähköpostiosoitteesta ja tilaukset niiden metatietoarvosta.

5. Mitä "Luo tai linkitä laskut" tekee

Veloitukset ja hyvitykset ryhmitellään valitun metatietoavaimen (tilausnumeron) arvon perusteella.

• Jos kyseiselle arvolle on jo olemassa myyntilasku, eli myyntitilaus jonka ulkoinen viite on kyseinen arvo, tai lasku jonka numero on kyseinen arvo, veloitukset täsmäytetään siihen maksuina.
• Muussa tapauksessa asiakkaalle luodaan myyntilasku: yksi rivi per veloitus, jossa on veloituksen riviteksti ja veloituksen summa alv-hintoineen pohjan arvonlisäverokannalla, päivättynä ensimmäisen veloituksen päivämäärälle. Lasku laskutetaan ja kirjanpidollistetaan välittömästi, ja veloitukset täsmäytetään siihen, joten se näkyy maksettuna. Myyntitilaus kanavalla stripe tallennetaan tilausnumeron kera, jotta seuraava tuonti linkittää olemassa olevaan luomisen sijaan.
• Jokainen ryhmän hyvitysmuutos muuttuu kyseistä laskua vastaan kohdistetuksi annetuksi hyvityslaskuksi hyvitetylle sumralle, ja hyvitystapahtuma täsmäytetään siihen.

Ryhmät, joilta puuttuu asiakassähköposti, joiden veloitukset ovat eri valuutoissa tai joiden olemassa oleva lasku on yhä luonnosvaiheessa tai jo maksettu, ohitetaan ja luetellaan varoituksissa. Niiden tapahtumat pysyvät täsmäyttämättöminä kohdassa Bank → Transactions.

Laskunumerot otetaan kuluvan vuoden sarjasta myös silloin, kun veloitukset on päivätty aiempina vuosina, jotta historialliset tuonnit eivät mene päällekkäin olemassa olevien numeroiden kanssa.

6. Pohjan alareunan kuusi valinnaista kenttää

Useimmat yritykset jättävät kaikki kuusi kenttää tyhjiksi ja tuonti toimii täsmälleen samalla tavalla. Ne on tarkoitettu kahteen erityistilanteeseen: haluat korttivaraukset tallennettaviksi tositteina tai keräät rahaa, joka kuuluu osittain jollekin toiselle.

Miksi avattavat valikot näyttävät tyhjiltä

Kolme "toimintatyyppiä" (operation type) koskevaa valikkoa listaavat toimintatyypit, jotka yrityksesi on luonut kohdassa Account → Operation types. Jos et ole luonnut yhtään, valikko on tyhjä. Kyseessä ei ole virhe; luo toimintatyyppi ensin tai jätä kenttä tyhjäksi.

Valikko Lender metadata field listaa metatiosarakkeiden nimet, jotka kirjoitit saman lomakkeen ylempänä olevaan Metadata fields -luetteloon. Lisää metatietokenttä sinne ensin, niin se ilmestyy tänne.

Osittaisen hyvityksen otsikko ja Täyden hyvityksen otsikko

Kun tuonti luo hyvityslaskun palautusta varten, nämä määrittävät sanan, joka tulostetaan kyseisen hyvityslaskun PDF-tiedoston yläosaan.

Tilanne	Käytettävä sana	Oletus
Hyvitys on pienempi kuin laskun loppusumma	Osittaisen hyvityksen otsikko (Partial refund label)	DEPOZITAS
Hyvitys vastaa laskun loppusummaa	Täyden hyvityksen otsikko (Full refund label)	ANULIAVIMAS

Muuta näitä vain, jos yrityksesi tulostaa tällaisiin asiakirjoihin eri sanoja. Ne eivät vaikuta numerointiin eivätkä kirjanpitoon.

7. Tilitykset pankkitilillesi

Maksuviennissä ei ole tilitysrivejä, joten raha, jonka Stripe lähettää todelliselle pankkitilillesi, kirjataankin tilitysraportin perusteella. Avaa Stripe-hallintapaneelissa Reports → Payouts → Payout reconciliation, itemized, lataa se ja tuo se kohdassa Bank → Settlements oikealle pankkitilillesi, minkä jälkeen kirjaat jokaisen tilityksen.

Jokaisen sellaisen tilitysrivin osalta, jonka veloituksen, kulun tai hyvityksen tämä tuonti on jo vienyt Stripe-pankkitilille, kirjaaminen siirtää kyseisen rivin nettosumman Stripe-pankkitililtä oikealle pankkitilille. Kuluja ja laskumaksuja ei kirjata toistertaan. Rivit, jotka Stripe maksoi ulos mutta joita tämä tuonti ei koskaan nähnyt, kirjataan kohdassa Bank & payment imports kuvatulla tavalla.

Jokainen tilitys näyttää kentän Difference to imported payments: tilityksen siirtämä summa miinus se, mitä Stripe-pankkitili pitää hallussaan vastaavista veloituksista ja hyvityksistä. Nolla tarkoittaa, että tilitys nollaa Stripe-tilin. Rivi, jonka erotus ei ole nolla, tai jolla on Stripe-tilillä kirjaamaton tapahtuma, lasketaan mukaan kenttään Lines to check. Maksuvienti pitää sisällään vain veloituskohtaisen hyvityssumman, joten saman veloituksen kaikkia hyvitysrivejä verrataan yhdessä tätä summaa vasten.

Jos tilitys kirjattiin ennen maksutiedoston tuontia, tuonti ohittaa kyseisen tilityksen veloitukset, kulut ja hyvitykset ja mainitsee ne varoituksissa.

8. Mistä löydät tiedot jälkikäteen

• Bank → Transactions - jokainen tuotu rahaliikenne; täsmäytetyt linkittyvät laskuun tai tositekirjaukseen.
• Invoices - luodut laskut ja hyvityslaskut, tilausnumero merkittynä lisätietoihin.
• Partners - luodut asiakkaat.
• Ledger → Journal - kulujen, maksujen ja laskujen kirjanpitokirjaukset.

Laskutus

Tiedostot enintään 10 Mt ja 50 000 tapahtumaa. Joka 10 tuotua tapahtumaa lasketaan yhtenä API-pyyntönä.