Hvað er óbreytanleg höfuðbók? Endurskoðunarslóðir og hvers vegna eyðing færslna er villa

Óbreytanleg höfuðbók (immutable ledger) er höfuðbók þar sem bókkuðum færslum er aldrei breytt og þeim er aldrei eytt. Leiðréttingar eru gerðar með því að bæta við nýjum færslum sem gagna eða leiðrétta þær gömlu, þannig að saga bókhaldsins er sjálf hluti af bókhaldi.

Þetta er ekki tæknileg valkvæmni. Þetta er það sem gerir bókhaldsgögn að sönnungögnum frekar en núverandi skoðun á fortíðinni - og það er ástæðan fyrir því að beiðni á borð við „bæta við eyðingarhnappi fyrir færslur í dagbók“ er beiðni sem ætti að hafna.

Hvers vegna breytingar og eyðingar brjóta allt

Endurskoðunarslóðin er varan. Tilgangur tvíþætts bókhalds er að hægt sé að sundirliða hverja stöðu í þær færslur sem mynduðu hana. Ef hægt er að breyta færslum í hljóði sýnir sundirliðunin ekkert: slóðin sýnir það sem einhver ákvað síðast að hún ætti að sýna.

Skilaðar tölur hætta að passa við bókhaldið. Virðisaukaskattskýrsla sem skilað er í mars vitnar í tölur marsmánaðar. Breyttu reikningi frá mars í júní og höfuðbókin þín stemmir ekki lengur við skjal sem þegar hefur verið sent skattyfirvöldum. Enginn tekur eftir þessu fyrr en við afstemmingu, og þá er orsökin margra mánaða gömul viðskipti.

Fjársvik verða ósýnileg. Að greina handafskipti byggist á því að geta séð að einhverju hafi verið breytt. Þar sem hægt er að breyta færslum beint í töflunni er ekkert að sjá - sem er einmitt ástæðan þess vegna skattyfirvöld um alla Evrópu krefjast þess að bókhaldsgögn séu auðgreinanleg ef átt hefur við þau (tamper-evident), og hvers vegna nokkur lönd vottun reikningsskilahugbúnað sérstaklega á þessum eiginleika.

Dreifð staða sundrast. Ef reikningur var sendur viðskiptavini, fluttur út í bankaskjal, sendur á rafrænan reikning og lesinn af forritaskilum samstarfsaðila, þá breytir það engu um þeirra eintak þótt þú breytir þínu. Þú hefur ekki leiðrétt villu, þú hefur búið til misræmi.

Hvernig leiðréttingar virka í raun

Sérhver lögmæt leiðrétting er viðbót:

Aðstæður	Rétt leið
Röng færslu í dagbók	Bókfærðu andstöðu hennar og síðan réttu færsluna
Röng fjárhæð á reikningi	Gefðu út kreditreikning, og síðan nýjan reikning ef þörf krefur
Rangt tímabil	Bókfærðu á núverandi opnu tímabili, með dagsetningu þess dags sem leiðréttingin átti sér stað
Áætlun úr gildi gengin	Snúðu við handbókun, bókfærðu raunverulega stöðu - sjá áfallnar tekjur

Niðurstaðan lesst eins og saga: svona héldum við að málin stæðu, svona fengum við að vita betur, svona er leiðréttingin. Endurskoðandi sem spyr „hvað varð um reikning S-1041?“ fær tæmandi svar í stað tölu sem hefur alltaf, að því er virðist, verið sú tala.

Kostnaðurinn er sá að höfuðbókin geymir mistök að eilífu. Það er kjálinn - fyrirtæki sem er með bókhald sem sýnir engar leiðréttingar er annað hvort ótrúlega heppið eða það er að breyta færslum.

Hvað óbreytanleiki er ekki

• Ekki „ekki hægt að laga neitt“. Hægt er að leiðrétta hvað sem er; það er gert með því að bæta við, en ekki skrifa yfir.
• Ekki keðjubókun (blockchain). Dulritunartenging er ein leið til að tryggja að hægt sé að sjá hvort átt hafi verið við gögn; tengd höfuðbók (relational ledger) þar sem aðeins er hægt að bæta við færslum, ásamt ströngum hömlum og endurskoðunarskrá, gefur þér þessa eiginleika bókhaldsins án flækjustigsins sem fylgir dreifðri samstöðu.
• Ekki það sama og endurskoðunarskrá. Endurskoðunarskrá skráir hver gerði hvað. Óbreytanleiki þýðir að sjálf bókhaldsgögnin breytast ekki. Þig vantar hvort tveggja, og þau svara mismunandi spurningum.
• Á ekki við um drög. Reikningsdrög eru vinnuskjal og má breyta að vild. Óbreytanleiki hefst við útgáfu - það augnablik þegar skjalið verður raunverulegt fyrir einhvern annan.

Hvernig Nordlet framfylgir þessu

Þrjár leiðir, allar kerfisbundnar frekar en hefðbundnar:

Bókaðar færslur eru eingöngu viðbætur. Færslur í dagbók eru skrifuð einu sinni. Það eru engin forritaskil til sem breyta eða eyða bókfærðri færslu, og POST /v1/ledger/ledger/journal/transactions/create staðfestir gögn áður en skrifað er - skuldfærslur verða að jafna kreditfærslur, reikningar verða að vera til og taka við færslum, og tímabilið verður að vera opið. Ójafnvægi í höfuðbók er ekki staða sem gagnagrunnurinn getur sýnt.

Tímabil læsast. POST /v1/ledger/periods/lock lokar mánuði, og öllum færslum með dagsetningu á læstu tímabili er hafnað - hvort sem þær koma frá handvirkri færslu, reikningi, innflutningi frá banka eða sjálfvirkri skráningu. Læsing er það sem fær skilaða skýrslu til að passa við bókhaldið til frambúðar, og opnun er sjálf endurskoðuð aðgerð. Greinin um tímabil í bókhaldi fer yfir vinnuferlið.

Allt er endurskoðað. Aðgerðir sem breyta stöðu skrifa í endurskoðunarskrá með upplýsingum um aðila, aðgerð, einingu og breytingu (diff) - þar með talið sjálfvirkar aðgerðir, sem skrá kerfisaðila í stað þess að láta líta út fyrir að mannvera hafi gert það. Þegar samstæðuspeglun býr til reikning sýna skrár beggja fyrirtækja það.

Skjöl fylgja sömu reglu: útgáfa sölureiknings úthlutar númeri úr óslitinn röð og bókar; að leiðrétta hann eftir á þýðir kreditreikningur, aldrei breyting. Upprunalegi reikningurinn, kreditreikningurinn og staðan sem af því hlýst sjást öll á sögu viðskiptavinarins.

Drög að skjölum eru fullkomlega breytanleg og eyðing er mjúk eyðing (soft delete) - deletedAt tímatimplill sem felur færsluna fyrir virkum leitum en varðveitir hana.

FAQ

Hvað er óbreytanleg höfuðbók?

Bókhaldshöfuðbók þar sem bókkuðum færslum er aldrei breytt eða eytt. Leiðréttingar eru gerðar með því að bæta við færslum sem snúa við eða leiðrétta, þannig að öll sagan - þar með talið mistök og leiðréttingar á þeim - er áfram hluti af færslunum.

Hvers vegna get ég ekki bara eytt rangri færslu í dagbók?

Vegna þess að færslan gæti þegar verið birt í skilaðri skattaskýrslu, skjali sendu til viðskiptavinar eða færslum í öðru kerfi. Eyðing veldur því að bókhaldið þitt stangast á við allt þetta í hljóði. Með því að snúa henni við leiðréttist tölurnar á meðan sönnungögn um það sem gerðist haldast.

Krefst óbreytanleg höfuðbók keðjubókunar (blockchain)?

Nei. Keðjubókun er ein leið til að gera gögn auðgreinanleg ef átt hefur verið við þau. Hönnun á gagnagrunni þar sem aðeins er hægt að bæta við færslum, ásamt ströngum jafnvægishömlum, tímabilalæsingum og endurskoðunarskrá, skilar þeim bókhaldi sem skiptir máli án flækjustigsins sem fylgir dreifðri samstöðu.

Get ég breytt reikningsdrögum?

Já. Óbreytanleiki gildir frá því augnabliki sem skjal er gefið út og verður raunverulegt fyrir einhvern annan. Drög eru vinnuskjöl og má breyta eða eyða að vild.

Hvernig leiðrétti ég færslu á lokuðu tímabili?

Bókfærðu leiðréttinguna á núverandi opnu tímabili, dagsettri þann dag sem leiðréttingin átti sér stað. Ef tilkynntar tölur lokaða tímabilsins voru verulega rangar er valkosturinn sá að opna það vísvitandi aftur, leiðrétta, skila skýrslu aftur og læsa aftur - endurskoðuð aðgerð, sem er heiðarlega leiðin til að endurflytja tölur.