QuickBooks alternatīvas, kad ir nepieciešams API, nevis lietotne

Kāpēc platformu komandas pāraug QuickBooks, kas patiesībā ir nepieciešams „API, nevis lietotne“ un kuras alternatīvas kuram uzdevumam ir piemērotas.

QuickBooks Online ir spējīga mazā biznesa grāmatvedības lietotne ar plašu lietotāju bāzi, OAuth 2.0 REST API, tīmekļa āķiem (webhooks) un ievērojamu izstrādātāju ekosistēmu. Lielākā daļa komandu, kas meklē alternatīvu, nav vīlušās pašā lietotnē. Viņas ir saskārušās ar citu problēmu: viņām ir nepieciešams, lai grāmatvedību kārtotu programmatūra, nevis cilvēks, bet QuickBooks ir veidots, balstoties uz pieņēmumu, ka to dara cilvēks.

Šis raksts ir par šo neatbilstību un to, ko izmantot tās vietā. Ja esat mazais uzņēmums, kas izvēlas grāmatvedības programmatūru, QuickBooks varētu būt pareizā izvēle, un nekas no šeit rakstītā uz jums neattiecas.

Kur parādās neatbilstība

Viens API savienojums ir viens uzņēmuma fails. QuickBooks API darbības joma attiecas uz vienu uzņēmumu, ko identificē apgabals (realm). Platformai, kurai nepieciešama grāmatvedība 300 pārdevēju vienībām, ir jāpārvalda 300 savienojumi un 300 abonementi, nevis viens konts ar 300 uzņēmumiem tajā. Šis fakts parasti ir tas, kas izbeidz novērtēšanu.

API ir lietotnes papildinājums, nevis produkts. Funkcijas nonāk saskarnē un sasniedz API pēc sava grafika. Kad visa jūsu integrācija ir atkarīga no tā, ka funkciju var izsaukt, „pieejams lietotnē“ nav tas pats, kas pieejams.

Droselēšana (throttling) ir paredzēta sinhronizācijai, nevis darījumu plūsmai. QuickBooks limiti parasti ir dokumentēti kā 500 pieprasījumi minūtē vienam uzņēmumam, ar stingrākiem limitiem pakešu (batch) un atskaišu galapunktiem; apstipriniet pašreizējos rādītājus saskaņā ar Intuit pašu izstrādātāju dokumentāciju. Tas ir dāsni, lai sinhronizētu viena uzņēmuma ierakstus, bet pavisam kas cits, kad jūsu platforma reāllaikā iegrāmato datus tūkstošiem uzņēmumu.

ES pārrobežu nodokļiem ir nepilnības. Intuit atbalsta materiāli norāda, ka QuickBooks nav standarta procedūras IOSS PVN reģistrēšanai un iesaka lietotājiem vērsties pie grāmatveža vai revidenta. Platformai, kas pārdod preces pāri ES robežām, distances tirdzniecība un vienas pieturas aģentūras (OSS) apstrāde nav malējais gadījums, tāpēc pirms izstrādes ir vērts to apstiprināt attiecībā uz jūsu konkrētajām valstīm.

Tie nav defekti. Tās ir sekas tam, ka ir izveidota lieliska lietotne uzņēmumiem, kuros strādā grāmatvedis.

Kas patiesībā ir nepieciešams no „API, nevis lietotnes“

Pirms alternatīvu salīdzināšanas ir lietderīgi nosaukt to, ko platformu komandas patiesībā prasa, jo „ir API“ atbilst gandrīz viss.

Pilns pārklājums. Visu, ko lietotne var paveikt, var izsaukt. Nordlet nostāja šeit ir tāda, ka lietotnei nav privātu galapunktu - saskarne darbojas uz tiem pašiem galapunktiem, ko saņem ārējie izsaucēji.
Vairāki uzņēmumi zem viena konta. Grāmatvedība daudzām vienībām bez daudziem abonementiem.
Idempotenti ieraksti. Atkārtots pieprasījums nevar izveidot otro rēķinu vai dubultu žurnāla ierakstu.
Notikumu piegāde. Tīmekļa āķi (webhooks), kas iedarbojas uz stāvokļa izmaiņām, lai jūsu sistēma reaģētu, nevis aptaujātu (poll).
Ieviestas grāmatvedības nevainīgības prasības. Nelīdzsvaroti ieraksti tiek noraidīti, slēgti periodi ir bloķēti, iegrāmatoti dokumenti nav labojami.
Nodokļi kā dati, nevis ekrāns. Programmatiski sasniedzamas likmes, piegādes vietas lēmumi, validācijas rezultāti un reģistri.
Ražošanai atbilstoša smilšu kaste (sandbox) un neierobežots testa uzņēmumu skaits, lai integrācijas testi būtu lēti.

Novērtējiet jebkuru alternatīvu pret šo sarakstu, nevis pret funkciju matricu.

Alternatīvas atbilstoši jūsu mērķim

Jūsu situācija	Izvēlieties	Kāpēc
Jūsu platformai ir jāpārvalda grāmatvedība daudziem nomniekiem	Iegultais grāmatvedības API, piemēram, Nordlet	Vairāki uzņēmumi zem viena konta, metriska cenu noteikšana, servera pusē ieviesti grāmatvedības noteikumi
Jūsu klienti kārto grāmatvedību QuickBooks un jūs integrējaties ar viņiem	Palieciet pie QuickBooks API vai izmantojiet agregatoru	Grāmatvedība pieder klientam; tikšanās ar viņu tur ir pareizā rīcība
Jums ir nepieciešama grāmatvedība vairākās grāmatvedības lietotnēs vienlaikus	Agregators, piemēram, Codat, Rutter vai Merge	Viena saskarne starp daudzām apakšā esošajām sistēmām
Jums ir nepieciešami reāllaika maka (wallet) atlikumi, nevis obligātā grāmatvedība	Virsgrāmatas infrastruktūra, piemēram, Modern Treasury Ledgers	Izveidots caurlaidībai un nemainīgumam, nevis nodokļu deklarāciju iesniegšanai
Jūs vēlaties vienu sistēmu operācijām un finansēm	ERP, piemēram, Odoo	Plašums, par maksu to uzturot pašam
Jūs esat mazais uzņēmums ar grāmatvedi	Xero, QuickBooks vai vietējais ekvivalents	Lietotne ir galvenais mērķis

Iegultais grāmatvedības API

Tā ir tieša atbilde uz jautājumu „API, nevis lietotne“. Grāmatvedības sistēma kļūst par fona pakalpojumu, ko jūsu produkts izsauc, un jūsu lietotāji nekad neredz virsgrāmatu.

Nordlet ir izveidots šim nolūkam: nemainīga dubultieraksta virsgrāmata, kurā bilanci fiksēšanas brīdī nodrošina datu bāzes trigeris, nepārtraukta dokumentu numerācija, periodu bloķēšana, kas noraida ierakstus ar datumu slēgtā mēnesī, atgriežot 409, katras mutācijas audita ieraksts, Idempotency-Key atbalsts, kas atkārtota pieprasījuma gadījumā atgriež saglabāto atbildi, un parakstīti tīmekļa āķi, kas tiek ierakstīti transakciju izplūdes rindā (outbox) tajā pašā datu bāzes transakcijā, kurā notiek izmaiņas. Cenu noteikšana ir balstīta uz patēriņu, nevis uz uzņēmumu skaitu: sākot no 10 € mēnesī, iekļaujot 3000 pieprasījumus, ar neierobežotu uzņēmumu, lietotāju un smilšu kastes uzņēmumu skaitu katrā plānā.

Godīgie ierobežojumi: Nordlet ir agrīnas piekļuves stadijā un piesaista dizaina partnerus; ES PVN ietver valstu likmes, VIES validāciju un OSS/IOSS deklarāciju aprēķinu, taču vietējās deklarāciju pakotnes šobrīd ir pieejamas trim valstīm - Lietuvai (FR0600), Vācijai (UStVA) un Polijai (JPK_V7M), bet darba samaksas aprēķins ir pieejams tikai Lietuvai.

Agregatori

Codat, Rutter un Merge nodrošina vienu saskarni neatkarīgi no tā, kuru grāmatvedības sistēmu katrs klienti jau izmanto. Ja jūsu produkta uzdevums ir lasīt vai rakstīt klientu grāmatvedības datus - kreditēšana, izdevumu pārvaldība, analītika -, šī ir pareizā kategorija, un egultā virsgrāmata būtu nepareizā izvēle. Ja jūsu platformai ir jābūt patiesības avota sistēmai (system of record), agregators tāds nevar būt.

Virsgrāmatas infrastruktūra

Šīs kategorijas produkti nemainīgi izseko atlikumus ar lielu caurlaidību, neveicot likumā noteikto grāmatvedību. Tie ir lieliski piemēroti zem maka vai maksājumu produkta, bet PVN, rēķinu izrakstīšanu un gada pārskatus atstāj citu sistēmu ziņā.

ERP

Odoo un līdzīgi komplekti aptver daudz lielāku biznesa daļu nekā tikai grāmatvedību. Kompromiss platformu izstrādātājiem ir integrācijas virsma: Odoo ārējais API darbojas datu modeļa līmenī, izmantojot RPC, tās dokumentācija norāda, ka API piekļuve ir ierobežota ar pielāgotu (Custom) cenu līmeni, un pašreizējie RPC galapunkti ir paredzēti aizstāšanai ar jaunāku JSON API. Tas ir apskatīts rakstā Nordlet pret Odoo platformu izstrādātājiem.

Ja migrējat prom no QuickBooks

Dažas lietas, kas droši vien aizņems ilgāku laiku, nekā gaidīts:

Kontu plāna kartēšana. Veiciet to apzināti un saglabājiet veco konta kodu kā references lauku jaunajā kontā. Tas būs nepieciešams, kad kāds jautās, kāpēc salīdzinošais rādītājs ir mainījies.
Sākuma atlikumi. Migrējiet kā atlikumus uz noteiktu datumu, nevis kā atkārtoti iegrāmatotu vēsturi. Saglabājiet veco sistēmu lasāmā stāvoklī datu glabāšanas periodā, tā vietā, lai mēģinātu atkārtot gadiem ilgus ierakstus.
Dokumentu numerācija. Izlemiet, vai jaunā sērija turpina veco numerāciju vai sāk no jauna, un pirms izvēles pārbaudiet prasības savā jurisdikcijā.
Atvērtās pozīcijas. Neapmaksāti rēķini, neizmantoti kredīti un daļēji saskaņoti maksājumi ir jāpārnes kā atvērtas pozīcijas, nevis kā neto atlikumi, pretējā gadījumā vēlāk saskaņošana nedarbosies.
Nodokļu periodi. Nemigrējiet perioda vidū, ja neesat gatavs iesniegt vienu deklarāciju no divām sistēmām.
Darbiniet abas sistēmas vienu ciklu. Iegrāmatojiet vienu un to pašu mēnesi abās sistēmās un salīdziniet apgrozījuma pārskatu pirms vecās sistēmas izslēgšanas.

FAQ

Vai ir bezmaksas QuickBooks alternatīva?

Ir bezmaksas un atvērtā koda grāmatvedības sistēmas, un Odoo piedāvā bezmaksas līmeni, kas ierobežots ar vienu lietotni. Platformai bezmaksas risinājums reti paliek bezmaksas, jo izmaksas pāriet uz mitināšanu, jauninājumiem, atbilstības atjauninājumiem un inženierijas laiku, lai uzturētu integrāciju strādājošu. Novērtējiet kopējās izmaksas, nevis licenci.

Kas ir labāks par QuickBooks tirgus laukumam (marketplace)?

Konkrēti tirgus laukuma grāmatvedībai iegultais grāmatvedības API ir labāka strukturālā izvēle, jo tas var kārtot grāmatvedību daudzām vienībām zem viena konta, ieviest grāmatvedības noteikumus servera pusē un to var pilnībā vadīt jūsu programmatūra. QuickBooks joprojām ir labāks produkts vienam uzņēmumam ar grāmatvedi.

Vai QuickBooks ir API izstrādātājiem?

Jā. QuickBooks Online piedāvā OAuth 2.0 REST API ar tīmekļa āķiem un izstrādātāju portālu. Ierobežojums platformas izmantošanai nav API kvalitāte, bet gan tās darbības joma: tas ir paredzēts integrācijai ar uzņēmuma grāmatvedību, nevis kā virsgrāmata cita produkta iekšienē.

Vai es varu saglabāt QuickBooks un pievienot grāmatvedības API?

Jūs varat, un dažas komandas to dara: pašas platformas grāmatvedība atrodas iegultajā virsgrāmatā, savukārt integrācijas nosūta kopsavilkuma žurnālus uz jebkuru grāmatvedības sistēmu, ko izmanto katrs uzņēmuma klients. Pamatlikme, kuras jāturas: precīzviena sistēma ir patiesības avots jebkuram konkrētajam grāmatvedības kopumam. Divas sistēmas, kas abas pretendē uz autoritatīvu statusu, ir iemesls, kāpēc sākas saskaņošanas problēmas.

Kā ir ar Xero?

Xero ir spēcīga alternatīva kā lietotne, un tai ir labi dokumentēts API, taču tam ir tāda pati struktūra: abonementi un API limiti attiecas uz organizāciju, un nesertificētām lietotnēm ir 25 savienotu organizāciju limits. Salīdzinājums ir aprakstīts rakstā Nordlet pret Xero iegultajai grāmatvedībai.