QuickBooks Alternatives When You Need an API, Not an App
Why platform teams outgrow QuickBooks, what "API, not an app" actually requires, and which alternatives fit which job.
QuickBooks Online yra pajėgi smulkiojo verslo apskaitos programa, turinti didelę naudotojų bazę, „OAuth 2.0 REST API“, „webhooks“ mechanizmą ir solidią kūrėjų ekosistemą. Dauguma komandų, ieškančių alternatyvos, nėra juo nepatenkintos kaip programėle. Jos susidūrė su kita problema: joms reikia, kad apskaitą tvarkytų programinė įranga, o ne žmogus, tačiau QuickBooks yra pritaikyta prielaidai, kad tą daro žmogus.
Šis straipsnis yra būtent apie šį nesuderinamumą ir tai, ką naudoti vietoje to. Jei esate smulkusis verslas, renkantis buhalterinės apskaitos programą, QuickBooks jums gali tapti puikiu pasirinkimu ir visa tai jums netaikoma.
Kur pasireiškia nesuderinamumas
Viena API jungtis prilygsta vienai įmonės rinkmenai. QuickBooks API taikymo sritis apibrėžta vienai įmonei, identifikuojamai pagal sritį (realm). Platforma, kuriai reikia 300 pardavėjų subjektų apskaitos, turi valdyti 300 jungčių ir 300 prenumeratų, o ne vieną paskyrą su 300 įmonių jos viduje. Paprastai būtent šis vienintelis faktas užbaigia vertinimą.
API yra programėlės priedas, o ne produktas. Funkcijos atsiranda vartotojo sąsajoje ir pasiekia API pagal savo grafiku nustatytą laiką. Kai visa jūsų integracija priklauso nuo tam tikros funkcijos pasiekiamumo per užklausas, teiginys „pasiekiama programėlėje“ nereiškia to paties, kas pasiekiama per API.
Srauto ribojimas (throttling) pritaikytas sinchronizavimui, o ne operacijų srautui. QuickBooks ribos yra aprašytos dokumentacijoje kaip 500 užklausų per minutę vienai įmonei, taikant griežtesnius apribojimus paketinėms (batch) ir ataskaitų galiniams punktams (endpoints). Naujausius duomenis tikrinkite oficialioje „Intuit“ kūrėjų dokumentacijoje. Tai yra dosnu sinchronizuojant vieno verslo įrašus, tačiau tampa visai kitu iššūkiu, kai jūsų platforma realiuoju laiku registruoja įrašus tūkstančiams įmonių.
ES tarpvalstybiniai mokesčiai turi spragų. „Intuit“ palaikymo medžiagoje nurodoma, kad QuickBooks nėra standartinės procedūros IOSS PVM registravimui, ir patariama kreiptis į buhalterį arba apskaitininką. Platformai, parduodančiai prekes per ES sienas, nuotolinė prekyba ir „One Stop Shop“ (OSS) tvarkymas nėra kraštutinis atvejis, todėl prieš pradedant kurti verta tai patvirtinti jūsų konkrečioms šalims.
Nė vienas iš šių dalykų nėra trūkumas. Tai pasekmė to, kad buvo sukurta puiki programa verslui, kuris samdosi buhalterį.
Ko iš tikrųjų reikalauja principas „API, o ne programėlė“
Prieš lyginant alternatyvas, naudinga įvardyti, ko iš tikrųjų prašo platformų kūrėjai, nes „turi API“ atitinka beveik viskas.
- Visapusiškas padengimas. Viskas, ką gali atlikti programa, turi būti pasiekiama per užklausas. „Nordlet“ pozicija čia tokia: programa neturi jokių privačių galinių punktų – vartotojo sąsaja veikia tais pačiais galiniais punktais, kuriuos gauna išoriniai paslaugų vartotojai.
- Kelios įmonės po viena paskyra. Daugelio subjektų apskaita be daugybės prenumeratų.
- Idempotentiniai įrašai. Pakartota užklausa negali sukurti antros sąskaitos faktūros arba dubliuotojo žurnalo įrašo.
- Įvykių perdavimas. „Webhooks“, kurie suveikia pasikeitus būsenai, kad jūsų sistema reaguotų, o ne apklausinėtų duomenis.
- Užtikrinti apskaitos invariantai. Nesubalansuoti įrašai atmetami, uždaryti laikotarpiai užrakinami, o įregistruoti dokumentai nebetvarkomi.
- Mokesčiai kaip duomenys, o ne kaip ekranas. Tarifai, apmokestinimo vietos nustatymo sprendimai, tikrinimo rezultatai ir registrai, pasiekiami programuojamu būdu.
- Smėlio dėžė (sandbox), atitinkanti gamybinę aplinką, ir neribotas testavimo įmonių skaičius, kad integravimo testai nieko nekainuotų.
Vertinkite bet kurią alternatyvą pagal šį sąrašą, o ne pagal funkcijų lentelę.
Alternatyvos pagal jūsų siekiamą tikslą
| Jūsų situacija | Rinkitės | Kodėl |
|---|---|---|
| Jūsų platforma privalo tvarkyti kelių nuomininkų apskaitą | Integruotą apskaitos API, tokią kaip „Nordlet“ | Kelios įmonės po viena paskyra, mokėjimas pagal naudojimą (metered pricing), apskaitos taisyklės vykdomos serverio pusėje |
| Jūsų klientai tvarko apskaitą QuickBooks ir jūs su jais integruojatės | Likite prie QuickBooks API arba naudokite agregatorių | Apskaita priklauso klientui, todėl teisinga integruotis ten, kur jis yra |
| Jums reikia apskaitos duomenų keliose apskaitos programose vienu metu | Agregatorių, pavyzdžiui, „Codat“, „Rutter“ arba „Merge“ | Viena sąsaja per daugelį pagrindinių sistemų |
| Jums reikia realiojo laiko piniginės likučių, o ne įstatymų nustatytos apskaitos | Didžiosios knygos infrastruktūrą, pvz., „Modern Treasury Ledgers“ | Sukurta pralaidumui ir nekintamumui, o ne mokesčių deklaravimui |
| Norite vienos sistemos operacijoms ir finansams | ERP, pavyzdžiui, „Odoo“ | Platus funkcionalumas, tačiau jį tenka administruoti patiems |
| Esate smulkusis verslas, turintis buhalterį | „Xero“, QuickBooks arba vietinį atitikmenį | Pati programa ir yra tikslas |
Integruota apskaitos API
Tai tiesioginis atsakymas į klausimą „API, o ne programėlė“. Apskaitos sistema tampa galine paslauga, kurią iškviečia jūsų produktas, o jūsų naudotojai niekada nemato didžiosios knygos.
„Nordlet“ sukurtas būtent šiam modeliui: nekintanti dvejybinio įrašo didžioji knyga, kurioje likutis užtikrinamas duomenų bazės trigeriu įsipareigojimo (commit) metu, nenutrūkstamas dokumentų numeravimas, laikotarpių užrakinimas, kuris atmeta įrašus, datuotus uždaryto mėnesio viduje, grąžindamas klaidą 409, kiekvieno pakeitimo audito įrašas, Idempotency-Key palaikymas, pakartotinio bandymo metu grąžinantis išsaugotą atsakymą, ir pasirašyti „webhooks“, įrašomi į operacijų išsiuntimo sritį (transactional outbox) tos pačios duomenų bazės operacijos metu. Kainodara pagrįsta sunaudojimu, o ne įmonių skaičiumi: nuo 10 eurų per mėnesį, įskaitant 3 000 užklausų, su neribotu įmonių, naudotojų ir smėlio dėžės įmonių skaičiumi kiekviename plane.
Sąžiningos ribos: „Nordlet“ yra ankstyvosios prieigos stadijoje ir bendradarbiauja su pirmaisiais partneriais; ES PVM apima tarifus kiekvienai šaliai, VIES patvirtinimą ir OSS/IOSS deklaracijų apskaičiavimą, tačiau vidaus deklaracijų paketai šiuo metu pateikiami tik trims šalims – Lietuvai (FR0600), Vokietijai (UStVA) ir Lenkijai (JPK_V7M), o darbo užmokesčio apskaita taikoma tik Lietuvai.
Agregatoriai
„Codat“, „Rutter“ ir „Merge“ suteikia vieną sąsają su bet kuria apskaitos sistema, kuria klientas jau naudojasi. Jei jūsų produkto paskirtis – skaityti arba rašyti jūsų klientų apskaitos duomenis (kreditavimas, išlaidų valdymas, analitika), tai yra tinkama kategorija, o integruota didžioji knyga netiktų. Jei jūsų platforma turi būti pagrindinė apskaitos sistema (system of record), agregatorius negali jai pasitarnauti.
Didžiosios knygos infrastruktūra
Šios kategorijos produktai seka likučius nekintamu būdu, pasižymėdami dideliu pralaidumu, tačiau neatlieka įstatymų nustatytos apskaitos. Jie puikiai tinka piniginės arba mokėjimų produktams, tačiau PVM, sąskaitų faktūrų išrašymą ir metinę atskaitomybę palieka kitoms sistemoms.
ERP
„Odoo“ ir panašūs paketai apima kur kas daugiau verslo sričių nei vien apskaita. Kompromisas platformų kūrėjams yra integracijos apimtis: išorinis „Odoo“ API veikia duomenų modelio lygiu per RPC, jos dokumentacijoje nurodoma, kad API prieiga apsiriboja tik „Custom“ kainodaros lygiu, o esami RPC galiniai punktai turėtų būti pakeisti naujesniu JSON API. Tai aptarta straipsnyje „Nordlet“ palyginus su „Odoo“ platformų kūrėjams.
Jei pereinate iš QuickBooks
Keli dalykai, kurie pastebimai užtrunka ilgiau nei tikėtasi:
- Sąskaitų plano susiejimas. Atlikite tai apgalvotai ir išsaugokite senąjį sąskaitos kodą kaip nuorodos lauką naujojoje sąskaitoje. Jo prireiks, kai kas nors pasiteiraus, kodėl pasikeitė lyginamasis rodiklis.
- Pradiniai likučiai. Migruokite kaip likučius tam tikra atskaitos data, o ne kaip iš naujo paskelbtą istoriją. Saugokite senąją sistemą įskaitomą visą duomenų saugojimo laikotarpį, vietoje bandymų atkurti daugelio metų įrašus.
- Dokumentų numeravimas. Nuspręskite, ar naujos serijos tęsia senąjį numeravimą, ar pradedamos iš naujo, ir prieš pasirinkdami patikrinkite savo jurisdikcijos reikalavimus.
- Atviri elementai. Neapmokėtos sąskaitos faktūros, nepanaudoti kreditai ir iš dalies suderinti mokėjimai turi atkeliauti kaip atviri elementai, o ne kaip grynasis likutis, antra vėliau nepavyks atlikti suderinimo.
- Mokesčių laikotarpiai. Nemigruokite laikotarpio viduryje, nebent esate pasiruošę teikti vieną deklaraciją iš dviejų sistemų.
- Vieną ciklą paleiskite abu variantus. Užregistruokite tą patį mėnesį abiejose sistemose ir palyginkite bandomąjį balansą prieš išjungdami senąją sistemą.
D.U.K.
Ar yra nemokama QuickBooks alternatyva?
Yra nemokamų ir atvirojo kodo apskaitos sistemų, o „Odoo“ siūlo nemokamą lygį, ribojamą viena programa. Platformai nemokama retai kada išlieka nemokama, nes išlaidos persikelia į prieglobą, atnaujinimus, atitikties reikalavimų priežiūrą ir inžinerinį laiką, reikalingą integracijai palaikyti. Vertinkite bendrą kainą, o ne licenciją.
Kas yra geriau už QuickBooks prekyvietei (marketplace)?
Konkrečiai prekyvietės apskaitai integruota apskaitos API tinka struktūriškai geriau, nes ji gali tvarkyti daugelio subjektų apskaitą po viena paskyra, užtikrinti apskaitos taisyklių vykdymą serverio pusėje ir būti valdoma vien jūsų programinės įrangos. QuickBooks išlieka geresniu produktu vienam verslui, turinčiam buhalterį.
Ar QuickBooks turi API kūrėjams?
Taip. QuickBooks Online siūlo „OAuth 2.0 REST API“ su „webhooks“ ir kūrėjų portalą. Apribojimas naudojant platformoje yra ne API kokybė, o jos apimtis: ji sukurta integruotis su įmonės apskaita, o ne būti didžiąja knyga kito produkto viduje.
Ar galiu pasilikti QuickBooks ir pridėti apskaitos API?
Galite, ir kai kurios komandos taip darymo: pačios platformos apskaita gyvena integruotje didžiojoje knygoje, o integracijos perduoda apibendrintus žurnalus į bet kokią apskaitos sistemą, kurią naudoja kiekvienas verslo klientas. Taisyklė, kurios reikia laikytis – tik viena sistema yra tam tikro apskaitos rinkinio pagrindinis šaltinis. Kai dvi sistemos pretenduoja būti pagrindinėmis, būtent taip prasideda suderinimo problemos.
O kaip dėl „Xero“?
„Xero“ yra stipri alternatyva kaip programa ir turi gerai dokumentuotą API, tačiau ji pasižymi ta pačia struktūrine forma: prenumeratos ir API apribojimai taikomi organizacijai, o sertifikuotoms programoms taikomas 25 prijungtų organizacijų limitas. Šis palyginimas pateikiamas straipsnyje „Nordlet“ palyginus su „Xero“ integruotajai apskaitai.